1.2. Cơ sở lý luận
1.2.2. Các loại lãng phí trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Khái niệm
Theo quan điểm sản xuất tinh gọn, hoạt động sản xuất gồm các hoạt động tạo ra giá trị và các hoạt động không tạo ra giá trị.
26
Koskela (1994) đã định nghĩa hoạt động gia tăng giá trị là hoạt động chuyển đổi vật chất và/hoặc thông tin theo hướng mà khách hàng yêu cầu. Hoạt động khơng có giá trị (cịn gọi là lãng phí) là hoạt động có thể mất thời gian, tài nguyên hoặc không gian nhưng không gia tăng thêm giá trị.
Formoso và cộng sự (1999) cũng định nghĩa hoạt động phi giá trị gia tăng (lãng phí) là bất kỳ tổn thất nào do các hoạt động tạo ra chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp nhưng không thêm bất kỳ giá trị nào vào sản phẩm dịch vụ theo quan điểm của khách hàng. Như vậy, lãng phí trong sản xuất, cung ứng dịch vụ được hiểu là “hoạt động không tạo thêm giá trị cho chuỗi cung ứng”. Khách hàng khơng thanh tốn cho các khoản phát sinh thêm nhưng không làm tăng thêm giá trị cho họ. Tương tự, nhà quản lý chuỗi cung ứng cũng muốn hạn chế tối đa lãng phí cho các hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng và doanh nghiệp.
1.2.2.2. Các loại lãng phí
Lợi nhuận là mục tiêu để hoạt động và tồn tại của mỗi doanh nghiệp. Lợi nhuận của doanh nghiệp gắn liền với chi phí sản xuất, chất lượng sản phẩm, doanh thu, khách hàng … Doanh nghiệp nào cũng hiểu rằng để tăng lợi nhuận thì ngồi việc tăng doanh thu, tăng sản lượng hàng bán được cần phải giảm chi phí, kiểm sốt lãng phí trong q trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Các loại lãng phí sẽ thường xuyên xảy ra ở mọi bộ phận sản xuất hay phi sản xuất. Đặc biệt đối với khu vực phi sản xuất tại các khối Văn phịng của doanh nghiệp thì các lãng phí khó định lượng hơn
1-Lãng phí do làm sai
Lỗi này lại dẫn đến rất nhiều lãng phí, như lãng phí về thời gian, lãng phí về tiền bạc, điều đáng nói là gây ra rất nhiều bực bội cho bạn, cho đồng nghiệp, cho lãnh đạo,làm trễ việc của tổ chức.
2-Lãng phí do làm quá thừa
Lỗi này là một trong những lỗi hay mắc phải nhất của nhân viên Văn phòng, đặc biệt là khi làm báo cáo. Khi cấp trên giao cho làm một cái báo cáo để xem tình hình tuần thế nào mà bạn dành 2 ngày. Làm thật chi tiết, chỉnh chu đến từng câu từ.
27
Nhưng cấp trên thì chỉ xem qua có 5 phút. Đó là lãng phí, nếu đây là một báo cáo mang tính quan trọng thì khác. Một số ví dụ tiêu biểu cho loại lãng phí này: Lưu quá nhiều tài liệu mà không bao giờ đọc in quá nhiều báo cáo, mà không ai cần Lưu nhiều nhạc, ảnh, và các thứ khác vào trong máy tính Viết báo cáo rất dài mà khơng ai quan tâm…
3-Lãng phí do đợi chờ
Lỗi này cũng rất hay gặp trong Văn phòng. Khi ta cần làm báo cáo tuần mà phải chờ dữ liệu tổng hợp của nhân viên. Khi ta muốn tiến hành cải tiến mà phải đợi qua một hàng dài phê duyệt. Nhiều khi duyệt xong, hết cả hứng cải tiến. Máy tính, thiết bị cũ, nên thời gian đăng nhập vào lâu. Đợi có người phụ giúp, đợi cấp trên cho phép, đợi hướng dẫn…
4-Những việc không tạo ra giá trị thặng dƣ
Mình phải làm hoặc làm nhiều, nhưng đơi khi lại khơng tạo ra giá trị gì cho khách hàng. Ví dụ như: Nhập dữ liệu đến hai lần để kiểm tra Ký tá nhiều cấp Có quá nhiều quy trình kiểm tra…
5-Có nhiều quy tắc, khơng thống nhất với nhau
Các công ty lớn khối Văn phịng có quá nhiều quy tắc, có quá nhiều quy trình. Mà các quy trình này lại mâu thuẫn với quy trình cịn lại. Do đó, lãng phí trong việc tranh cãi, hoặc phê duyệt. Có q nhiều quy trình chồng chéo lẫn nhau, liên quan đến một công việc Sếp thay đổi ý kiến liên tục. Trong khi đó thời gian có nhiều biến động, do có những sự cố khơng lường trước được…
6-Lãng phí thời gian chết, rỗi, chờ đợi: Loại lãng phí này xảy ra do các cơng đoạn có tốc độ khơng đồng đều, do thiếu chi tiết, trục trặc kỹ thuật, thao tác sai…Loại lãng phí này thường bị doanh nghiệp bỏ qua mặc dù nó gắn liền với chất lượng dịch vụ cung cấp, gây ra trải nghiệm xấu với khách hàng. Một số cách có thể áp dụng như sau: Phát hiện lãng phí chờ đợi bằng việc kiểm tra mức độ chờ đợi thường xuyên, đánh giá nguyên nhân và sắp xếp lại công việc hợp lý, lên kế hoạch tạo sự cân bằng trong sản xuất và cung ứng dịch vụ.
28
7-Lãng phí về vận chuyển, di chuyển: Nguồn gốc của loại lãng phí này là do phương tiện vận tải chạy không đủ tải, không sử dụng ở hiệu suất cao nhất, việc luân chuyển các sản phẩm vừa gây lãng phí lưu trữ mà cịn gây lãng phí vận chuyển. Loại lãng phí này chiếm một tỷ trọng khơng nhỏ trong các loại lãng phí. Muốn giảm lãng phí do vận chuyển các doanh nghiệp cần: Thay đổi quan điểm vận chuyển là lãng phí; sắp xếp lại dây chuyền, công đoạn sản xuất và cung ứng dịch vụ cụm nhỏ theo dạng chữ U; tuyển dụng và đào tạo nhân viên đa kỹ năng; quy định tư thế hợp lý để thao tác sản xuất…
Lãng phí này xuất hiện trong khu phi sản suất – khối văn phòng thường do di chuyển vòng vịng, văn phịng được thiết kế khơng hợp lý: lối đi lại khơng thơng thống, vịng vịng, các phịng ban hay tương tác thì ngồi q xa nhau, máy móc sắp đặt khơng hợp lý…
8-Lãng phí q trình: Là lãng phí gây ra do nhiều quy trình làm việc chưa
hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho người lao động. Điều này khơng những gây lãng phí lớn mà cịn làm hạn chế năng lực của người lao động và tạo cơ hội cho những khuyết tật phát sinh. Loại lãng phí này là nguồn gốc của nhiều loại lãng phí khác và chiếm tỷ trọng lớn. Cách hạn chế lãng phí do q trình: Thiết kế q trình và bố trí thiết bị hợp lý, đánh giá mục đích nhiệm vụ của từng quá trình và loại bỏ các quy trình thừa; sử dụng kỹ thuật “back door” để phát hiện lãng phí…
9-Lãng phí nguồn nhân lực: là một loại lãng phí rất nghiêm trọng và xảy ra
ở hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam. Công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp hiện nay cũng đang ẩn chứa rất nhiều những lãng phí đáng tiếc, đơi khi cịn xảy ra tiêu cực. Tình trạng lãng phí nguồn nhân lực có thể coi là đáng báo động, khiến doanh nghiệp không tận dụng và khai thác được tối đa nguồn tài ngun đầy sức sáng tạo đó chính là con người, gây lãng phí nguồn nhân lực và vật lực của doanh nghiệp, gây nên những tổn thất kinh tế và làm suy giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp. Không chịu trao quyền, nên thiếu quyền hạn để xử lý nhân viên giỏi nhưng khơng có điều kiện phát huy… Nếu các cấp quản lý và lãnh đạo cùng có ý thức về việc loại bỏ lãng phí và doanh
29
nghiệp có giải pháp hỗ trợ phù hợp thì lãng phí này có thể bị loại hồn tồn. Cách thức để loại bỏ lãng phí nguồn nhân lực: giao đúng người đúng việc, tăng trao quyền cho nhân viên, giảm quản lý sát sao, tăng đào tạo và tự đào tạo; xây dựng kế hoạch định biên gắn liền với nhu cầu hiện tại và tuyển dụng đủ định biên; tạo hành vi và định hướng tăng NSLĐ, giảm lãng phí tại doanh nghiệp tới từng nhân viên…
1.2.2.3. Lợi ích của việc phát hiện lãng phí
Phát hiện và nhận diện các loại lãng phí sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra những lỗ hổng quản trị, từ đó có cơ hội thay đổi, cải tiến nhằm làm giảm những hoạt động không hiệu quả và đảm bảo được các mục tiêu:
– Sản xuất vừa đúng lúc, đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn và đúng số lượng yêu cầu;
– Bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả cao;
– Đánh giá và sử dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình hoạt động; – Sản xuất mà khơng có hàng bị sai lỗi;
– Các sản phẩm được sản xuất ra có khả năng cạnh tranh cao trên thị trường; – Nâng cao năng suất lao động, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và hướng tới mục tiêu phát triển bền vững cho doanh nghiệp;
– Tạo động lực thúc đẩy người lao động có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đồn kết và tạo ý thức ln hướng tới giảm thiểu các lãng phí.