3.1.5 .Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
3.2. Thực trạng năng xuất lao động tại khối Văn phòng GGG
3.2.2. Kết quả năng suất lao động tại khối Văn phòng Hà Nội
GGG đo lường NSLĐ cá nhân hàng tháng, từ đó thực hiện việc chi trả lương, thưởng, trích nộp bảo hiểm, các phụ cấp/phúc lợi theo bậc lương và NSLĐ.
Kết quả đánh giá NSLĐ tại Văn phòng Hà Nội từ 2019-2021 cụ thể như sau:
Bảng 3.8. Kết quả năng suất lao động tại Văn phịng Hà Nơi-GGG
Chỉ tiêu NSLĐ Giá trị giao Kết quả Đánh giá 2019 2020 2021 % HT 2019 % HT 2020 % HT 2021 1. Trƣởng phòng
Số lượng báo cáo 80 báo cáo/tháng
986 1053 1095 103% 110% 114% Thời gian phát hành báo
cáo
90% 80% 83% 85% 89% 92% 94% Tính chính xác và đầy đủ
thơng tin của các báo cáo 100% 98% 99% 100% 98% 99% 100% Tuân thủ quy trình làm
việc
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
2. Phó phịng
Số lượng báo cáo 55 báo cáo/tháng
691 772 803 105% 117% 122% Thời gian phát hành báo
cáo
90% 80% 84% 85% 89% 93% 99%
Tính chính xác và đầy đủ
thông tin của các báo cáo 100% 94% 96% 99% 94% 96% 99% Tuân thủ quy trình làm
việc
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
3. Chuyên viên
Số lượng báo cáo 30 báo cáo/tháng
360 383 399 100% 106% 111% Thời gian phát hành báo
cáo
90% 81% 85% 87% 90% 94% 97%
Tính chính xác và đầy đủ
thông tin của các báo cáo 100% 90% 94% 99% 90% 94% 99% Tuân thủ quy trình làm
việc
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
62
Qua Bảng 3.8, ta nhận thấy trong giai đoạn 2019 – 2021, NSLĐ của các chức danh tại văn phịng Hà Nội có chuyển biến tích cực. Các chỉ tiêu NSLĐ hồn thành ở mức tương đối. Trong đó:
- Chỉ tiêu tn thủ quy trình làm việc được CBCNV Cơng ty tuân thủ hết sức nghiêm ngặt, từ năm 2019 đến năm 2021 luôn đạt 100%. Điều này giúp đảm bảo các công việc được thực hiện theo đúng trình tự quy định, đảm bảo tính đúng đắn và đầy đủ các bước, các báo cáo cần được sự thông qua của tất cả các cấp lãnh đạo phê duyệt trước khi phát hành ra bên ngồi. Tn thủ quy trình làm việc sẽ góp phần giảm thiểu những sai sót về tính chính xác trong các báo cáo. Tuy nhiên nếu các quy định, quy tắc, quy trình cơng việc rườm rà thì sẽ gây tổn thất rất lớn về mặt thời gian và ảnh hưởng nghiêm trọng tới tiến độ xử lý cơng việc, từ đó làm giảm năng suất lao động.
- Chỉ tiêu Số lượng báo cáo được hồn thành qua các năm ln ở mức tăng dần và đều vượt trên 100%. Chỉ tiêu này được tính tốn dựa trên số lượng báo cáo thực tế thực hiện chia cho số lượng báo cáo theo kế hoạch phân công ban đầu. Điều này thể hiện người lao động của GGG luôn tuân thủ thực hiện các nhiệm vụ được giao, bảo đảm phục tùng và nghiêm chỉnh chấp hành theo sự phân công của các cấp lãnh đạo; đồng thời sẵn sàng xử lý tồn bộ các cơng việc, chịu trách nhiệm và thực hiện các nhiệm vụ phát sinh ngoài kế hoạch. Mặc dù càng hoàn thành được nhiều báo cáo đồng nghĩa chỉ tiêu năng suất lao động của CBCNV có xu hướng tăng nhưng lại tạo ra áp lực công việc rất lớn cho người lao động; đơi khi tính đầy đủ và chính xác trong các báo cáo được phát hành chưa được đảm bảo, có thể làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp và đúng đắn của các công việc cần xử lý.
Mặt khác, thông qua bảng trên, chỉ tiêu Thời gian phát hành báo cáo và Tính chính xác, đầy đủ thơng tin của các báo cáo thường không đạt yêu cầu:
- Tính chính xác và đầy đủ của các báo cáo thường không đạt yêu cầu,phần trăm vi phạm từ mức độ chuyên viên cho đến cấp trưởng phòng giảm dần, các sai sót trong báo cáo sẽ được cấp lãnh đạo cao hơn phát hiện và hoàn thiện trước khi phát hành trên phần mềm văn bản. Nguyên nhân không đạt yêu cầu của chỉ tiêu
63
năng suất lao động này chủ yếu tùy thuộc vào trình độ của người lao động và khả năng tiếp nhận thông tin của mỗi cá nhân trong quá trình làm việc. Ở cấp độ chuyên viên, kiến thức và kinh nghiệm làm việc thường đang cịn non trẻ và chưa có được cái nhìn tổng quát nên việc xử lý các dữ liệu quan trọng trong báo cáo thường chưa được trơi chảy và chính xác. Điều này dẫn tới cần các cấp quản lý cao hơn, có cái nhìn rộng hơn về tình hình phát triển và định hướng của Cơng ty mới có thể giúp báo cáo hồn thiện thơng tin. Ngồi ra, việc phân cơng công việc chưa hợp lý, chưa đúng người đúng việc, chưa tận dụng triệt để được ưu thế của từng người lao động trong quá trình làm việc cũng là một nguyên nhân dẫn tới những sai sót ở chỉ tiêu này. Qua các năm, tính chính xác và đầy đủ thơng tin của các báo cáo càng tăng dần thể hiện năng suất lao động của CBCNV GGG đang dần cải thiện theo chiều hướng tích cực. Tuy nhiên, các báo cáo được phát hành chỉ thông qua sự kiểm soát chủ quan của các cấp lãnh đạo chứ chưa được hệ thống hóa, chưa có quy chuẩn chung và chưa được áp dụng công nghệ/phần mềm ứng dụng nên đơi khi vẫn cịn gặp phải những sai sót.
- Chỉ tiêu Thời gian phát hành báo cáo: phần trăm số lượng báo cáo được phát hành đúng thời hạn quy định còn thấp (chỉ từ 80-90% báo cáo đảm bảo yêu cầu, đạt từ 89%-98% yêu cầu được giao) thể hiện khả năng hoàn thành công việc của CBCNV khối Văn phịng Cơng ty chưa cao, chưa đảm bảo theo đúng tiến độ. Chỉ tiêu này không đạt yêu cầu chủ yếu bị ảnh hưởng bởi chỉ tiêu Tuân thủ quy trình làm việc ở trên, quy trình của GGG mang đậm phong cách “nhà nước” quá cồng kềnh, một báo cáo phát hành cần thông qua quá nhiều các cấp ban bệ xử lý, mất nhiều thời gian chờ xử lý phê duyệt nên làm giảm tính thời sự của báo cáo, gây nhiều tổn thất kinh tế cho Công ty. Ngồi ra, việc nắm bắt thơng tin xử lý cơng việc cịn hạn chế khiến công việc bị tồn đọng, không được tiếp nhận và xử lý kịp thời dẫn tới kéo dài thời gian xử lý, làm chậm trễ tiến độ công việc. Sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận còn lỏng lẻo, thường xảy ra tình trạng “om” báo cáo khiến chu trình làm việc khơng được vận hành liên tục, vừa gây lãng phí thời gian vừa khơng đảm bảo hồn thành được nhiệm vụ được giao. Báo cáo phát hành chậm
64
không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của Công ty, gây ra các thiệt hại về mặt vật chất mà còn làm mất các cơ hội đầu tư và làm giảm tính cạnh tranh, nắm bắt cơ hội phát triển của Công ty. Qua các năm, chỉ tiêu đảm bảo thời gian phát hành báo cáo của GGG càng được nâng cao mặc dù chưa đáng kể và chưa đạt yêu cầu nhưng cũng đáng được ghi nhận trong q trình phát triển của Cơng ty. Để đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu và việc vận hành liên tục, đồng bộ của hệ thống sản xuất kinh doanh, GGG cần có những biện pháp mạnh để chấm dứt triệt để tình trạng chậm trễ các báo cáo, ví dụ như xây dựng một hệ thống quy chế, quy định vừa tuân thủ Pháp luật vừa chuẩn chỉ, đảm bảo tiêu chí gọn gàng để quy trình xử lý văn bản được tối ưu hóa; đầu tư cơng nghệ xây dựng hệ thống quản lý phân công/giao việc gắn với trách nhiệm của mỗi cá nhân để xử lý công việc ngay khi phát sinh…
GGG cần quan tâm hơn nữa đến các chỉ tiêu này đồng thời tìm ra nguyên nhân, khắc phục lỗ hổng quản trị từ đó nâng cao năng suất lao động cho từng CNCNV nói riêng và năng suất lao động tồn Cơng ty nói chung.
Tác động của lãng phí tới năng suất lao động tại GGG
3.2.2.1 Các loại lãng phí
- Quy trình làm việc chưa tối ưu
Đối với GGG quy trình làm việc được thể hiện qua các khung thể chế: quy chế, quy định, quy trình,… được ban hành. Tuy nhiên, các quy trình của GGG chưa đạt được sự tối ưu hóa, vẫn cịn nhiều sự cồng kềnh, phức tạp và rườm rà, phải thông qua rất nhiều khâu kiểm duyệt ký tá dẫn tới tốn thời gian, tiến độ công việc khơng được đảm bảo, lãng phí nhân lực và vật lực, khơng nắm bắt được thời cơ và có thể đánh mất cơ hội kinh tế của Cơng ty. Ví dụ 100% nhân viên tuyển dụng của phịng Đào tạo phải trải qua 5 vòng phỏng vấn trong khi đó có thể cắt giảm đi vịng Giảng thử cho trưởng phịng và phó phịng bởi trước đó có vịng giảng thử cho đại hội đồng thì trưởng phó phịng thơng qua vịng này đánh giá kết quả ln, hoặc cơng tác tuyển dụng vịng 1 phỏng vấn thì yêu cầu ứng viên chuẩn bị rất nhiều giấy tờ gốc. Trong khi đó giai đoạn này thì chưa cần thiết, yêu cầu này chỉ cần thiết khi ứng viên đã được nhận và hoàn thiện hồ sơ để đi trở thành nhân viên chính thức của cơng ty.
65
Bên cạnh đó, các văn bản phát hành của Công ty được tập hợp và phân quyền quản lý, xử lý công việc dựa trên một phần mềm công nghệ. Mỗi CBCNV GGG đều có tài khoản trên phần mềm đó để có thể cập nhật các văn bản, quyết định cũng như xử lý công việc khi được cấp trên phân công. Lượng văn bản phát hành trong ngày rất nhiều nên đôi khi chưa được cập nhật và phân quyền xử lý kịp thời, khi đó cơng việc có thể bị tồn ứ ảnh hưởng đến tiến độ xử lý và quá trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Ví dụ trong tờ trình duyệt thanh tốn của kế tốn với những hóa đơn mệnh giá nhỏ cũng phải trình kế tốn trưởng và giám đốc trong khi đó những hóa đơn đó phải được phân quyền cho kế tốn để đảm bảo thủ tục hành chính nhanh chóng mau lẹ mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao trong q trình làm việc.
Có thể nói chính từ quy trình làm việc cồng kềnh và rườm rà, việc nắm bắt thông tin xử lý cơng việc cịn hạn chế khiến cơng việc bị tồn đọng, không được tiếp nhận và xử lý kịp thời dẫn tới kéo dài thời gian xử lý, làm chậm trễ tiến độ công việc và gây ảnh hưởng đến hoạt động vận hành chung của Công ty. Đồng thời, sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận đơi khi cịn lỏng lẻo, các vị trí chức danh chưa được phân công theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, chưa tìm ra được điểm mạnh điểm yếu của mỗi CBCNV để tận dụng khai thác hoặc hạn chế, khiến cho chu trình làm việc khơng được vận hành liên tục. Từ đó gây lãng phí về mặt thời gian, ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất lao động và hiệu quả kinh tế của Công ty.
- Lãng phí do chất lượng nguồn nhân lực chưa cao
Tính đến hết tháng 12/2020 Tổng số lao động làm việc tại Văn phòng Hà Nội là 136 lao động, trong đó có 9 thạc sỹ và 89 CBCNV bậc đại học chính quy với kinh nghiệm dày dặn và lâu năm trong ngành F&B nói chung và lĩnh vực Nhà hàng nói riêng. Nhưng, với lượng lao động gián tiếp trên trong một công ty chuyên về dịch vụ ăn uống là quá lớn, dẫn tới hao tổn chi phí nhân sự, chi phí quản lý của Cơng ty, bộ máy quản lý cồng kềnh có thể gây tổn thất kinh tế khi Cơng ty đang phải gồng mình chống lại những tác động mạnh mẽ của dịch bệnh từ những ngày đầu của năm 2020.
66
Thực tế một số bộ phận của GGG, đặc biệt là khối lao động gián tiếp đặt tại văn phịng Hà Nội vẫn có cung cách làm việc khá lề mề, quy trình cồng kềnh với nhiều ban bệ. Một bộ phận người lao động đơi khi có ý thức làm việc khơng đúng đắn, khơng tn thủ nghiêm ngặt giờ giấc, quy định trong khi làm việc, khơng làm việc vì mình, vì tập thể mà đùn đẩy trách nhiệm, chưa có ý thức cao trong việc hồn thành nhiệm vụ được giao. Việc phân cơng công việc chưa hợp lý, chưa đúng người đúng việc cũng là một nguyên nhân gây ra lãng phí nguồn nhân lực, không khai thác được các thể mạnh của mỗi người lao động ở từng lĩnh vực. Ngồi ra Cơng ty vẫn còn chưa thống nhất về cách phân chia vị trí chức danh cơng việc cũng như chưa có những đãi ngộ phù hợp, khiến khơng khai thác triệt để được sức mạnh vô hạn của nguồn nhân lực, người giỏi thì có tâm lý chán chường, không muốn cống hiến và làm việc. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ xử lý cơng việc, năng suất lao động cá nhân nói riêng và năng suất tồn Cơng ty nói chung.
Doanh nghiệp chưa chú tâm trong công việc sáng tạo học hỏi, nắm bắt và chuyển giao công nghệ, chưa chú trọng đào tạo nguồn nhân lực quản lý có trình độ chun mơn cao và nắm vững được quy cách làm việc chuyên nghiệp. Công ty luôn bị thụ động trong một số bước của quy trình làm việc khiến tiến độ và chất lượng cơng việc không được đảm bảo, dẫn đến làm giảm năng suất lao động. Ngoài ra, kết quả đánh giá NSLĐ của các cá nhân do các cấp cán bộ quản lý trục dọc trực tiếp đánh giá, không được đo lường tự động bằng các giải pháp phần mềm nên tính chính xác chưa cao. Việc đầu tư vào một phần mềm quản lý nhân sự hoặc phần mềm đánh giá kết quả công việc, khả năng đáp ứng các vị trí chức danh là một động thái cần thiết đối với GGG. Ví dụ cơng tác ứng dụng cơng nghệ 4.0 vào phòng đào tạo bằng cách thuê bên thứ 3 viết phần mền đào tạo elearning. Tuy nhiên công ty vẫn đang lúng túng trong quá trình tìm đối tác để thực hiện dự án này.
67
3.2.2.2 Tác động của lãng phí tới năng suất lao động
Bảng 3.9. Tác động của lãng phí tới năng suất lao động
Lãng phí Chỉ tiêu NSLĐ Tác động Lãng phí do quy trình làm việc chƣa tối ƣu
Số lượng báo cáo - Gây ra tâm lý chán nản cho CBCNV trước một quy trình quá rườm rà;
- Với một quy trình q khắt khe và phải thơng qua nhiều ban bệ ký duyệt, chỉ cần 1 khâu chậm trễ thì sẽ kéo theo sự ảnh hưởng theo chuỗi, gây tổn thất về mặt thời gian và kinh tế của Công ty.
- Tăng thời gian chờ đợi;
- Gây ảnh hưởng đến tiến độ chung của Công ty - Giảm tính chuyên nghiệp
- Giảm sự hài lòng của Lãnh đạo quản lý Chất lượng báo cáo Thời gian phát hành báo cáo Lãng phí do chất lƣợng nguồn nhân lực chƣa cao
Số lượng báo cáo - Gây tồn ứ báo cáo không được xử lý;
- Gây ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc của Công ty;
- Tâm lý trì trệ trong quá trình làm việc;
- Các báo cáo có nhiều lỗi sai, gây ảnh hưởng xấu đến Công ty.
- Giảm tính chun nghiệp
- Giảm sự hài lịng của Lãnh đạo quản lý
- Gây ảnh hưởng đến tiến độ chung của Công ty Thời gian phát
hành báo cáo Chất lượng báo cáo
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)