3.1.5 .Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
4.2. Đề xuất giải pháp
4.2.1. Chuẩn hóa các quy chế/quy trình làm việc
Rà sốt và phát hiện các quy trình làm việc không hợp lý hoặc chưa thuận lợi cho người lao động. Các quy định, quy trình, hướng dẫn cần được xem xét thay đổi định kỳ hàng năm theo hướng tối giảm, thực thi nhanh và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như các quy định nội bộ của Cơng ty.
Từ đó đưa ra phương án sửa đổi, bổ sung/cắt giảm các bước công việc thừa nhằm tránh lãng phí, thúc đẩy năng lực làm việc của người lao động và hạn chế tối đa những khuyết tật/sai sót phát sinh trong q trình làm việc.
Hiện nay, GGG có tổng số 172 quy chế/quy trình bao gồm: quy chế hiệu quả cơng việc; quy chế chi tiêu nội bộ; quy trình tuyển dụng lao động; (như quy chế mua sắm; quy trình xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và chế độ báo cáo; quy trình đấu thầu và phân cấp đấu thầu, quy định về an tồn bảo hộ lao động; quy trình quản lý kỹ thuật; quy trình bán hàng….).
Qua quá trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy có một số quy chế/quy trình làm việc của GGG áp dụng cho khối văn phòng chưa tối ưu và cần được chuẩn hóa nhằm nâng cao năng suất lao động. Tiêu biểu như:
- Quy chế đánh giá hiệu quả cơng việc: Hàng tháng, mỗi phịng/đơn vị báo phòng/trưởng đơn vị và Phó Giám đốc phụ trách gửi về Phịng Tổng hợp để tổng hợp trình các PGĐ nhằm thực hiện đánh giá chéo trước khi trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt xếp loại tập thể. Do cơng việc của mỗi Phịng/đơn vị đều được GĐ cũng như PGĐ phụ trách nắm bắt, theo dõi sát sao và có sự đánh giá chính xác nên việc đánh giá chéo của các PGĐ khác là không cần thiết, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ đánh giá hiệu quả công việc, kéo theo việc chậm chi trả lương gây tâm lý không tốt cho người lao động. Chính vì vậy, Cơng ty nên loại bỏ bước này trong quy trình để tối ưu hóa thời gian xử lý cơng việc.
79
- Quy trình xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và chế độ báo cáo: Phòng Kinh doanh nắm vai trị chủ trì trong q trình theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của tồn Cơng ty. Hàng tháng các bộ phận gửi báo cáo chi phí về Phòng Kinh doanh trước ngày mùng 5 để Phòng Kinh doanh tổng hợp và đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch (thực hiện trong kế hoạch hay vượt kế hoạch, lý do, hướng giải quyết). Đồng thời, các bộ phận cũng gửi báo cáo chi phí và tồn bộ chứng từ về P.TCKT để hạch toán tập trung và ra báo cáo tài chính, thời gian thường kéo dài đến mùng 10 và đôi khi có sự điều chỉnh chi phí thực hiện do các khoản chi phí trích trước, các khoản treo, các khoản chi phí khơng hợp lệ,… Khi đó, các đơn vị lại báo cáo lại chi phí cho Phịng Kinh doanh theo số P.TCKT điều chỉnh. Quy định về thời gian báo cáo chi phí khơng phù hợp khiến quy trình trở nên rườm rà, cơng việc trùng lặp và số liệu khơng đồng nhất kéo theo lãng phí nhân lực, vật lực và thời gian. Cơng ty nên xem xét lùi báo cáo chi phí của các đơn vị về Phòng Kinh doanh sau ngày mùng 10 hàng tháng, khi đó số liệu đã được thống nhất giữa các bộ phận giúp chu trình làm việc thuận tiện, tối ưu và nâng cao năng suất lao động.
Đồng thời, GGG cần xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tiên tiến bằng các quy trình ISO, định kỳ cần rà sốt và đưa ra tỷ lệ các điểm khơng phù hợp trên tổng các quy trình ISO được đánh giá và điều chỉnh kịp thời. Công ty cần xem xét thuê một đơn vị tư vấn, đánh giá và chứng nhận ISO hàng năm (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001,…) để rà sốt và phát hiện những sai sót/khuyết tật nhằm cảnh báo cho ban lãnh đạo các nguy cơ tiềm ẩn của hệ thống quản trị và có giải pháp sửa đổi/cải tiến/điều chỉnh hợp lý, kịp thời.