CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TM-DV VIETIT
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy và chức năng nhiệm vụ các phòng ban của Công ty TNHH
ban của Công ty TNHH TM-DV VIETIT
2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy
Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH TM-DV VIETIT
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
a. Giám đốc
Chức năng: là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm cao nhất của công
ty trước pháp luật, các đối tác khách hàng về mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Giám đốc có thể tự xem xét quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể, hoặc sáp nhập các đơn vị trực thuộc.
Nhiệm vụ: Hoạch định chiến lược kinh doanh và lãnh đạo thực hiện kế hoạch
kinh doanh của công ty. Quản lý và giám sát mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty
Thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả, thiết lập các mối quan hệ mật thiết trong tổ chức cũng như giữa tổ chức và bên ngồi, chủ trì các cuộc họp định kì trong cơng ty, xem xét các báo cáo, thông báo, cơng văn… của các bộ phận chức năng.
b. Phịng Kinh doanh
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến
cơng tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của công ty. Đồng thời, lập kế hoạch triển khai và thực hiện.
Nhiệm vụ: Tiến hành nghiên cứu thị trường để nắm bắt những biến động của
thị trường cũng như là các yêu cầu và mong muốn của khách hàng, xác định sự thỏa mãn của khách hàng.
Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ và sản phẩm của cơng ty, giúp cho cơng ty có thể tăng cường lợi nhuận và ngày càng phát triển. Chăm sóc và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Xây dựng kế hoạch phát triển các lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm mới và các sản phẩm riêng của công ty. Tổng hợp, lập kế hoạch các chương trình và các phương án kinh doanh. Là người trực tiếp thay mặt Giám đốc để đàm phán và thực hiện các hợp đồng kinh doanh.
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kỹ thuật, công nghệ, đưa ra những ý tưởng sáng tạo mới và những dịch vụ mới cho công ty. Thực hiện,
kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm (dịch vụ) của dự án. Hỗ trợ các phịng ban khác về vấn đề chun mơn kỹ thuật.
Nhiệm vụ: Phụ trách về kỹ thuật và các dự án. Quản lý hệ thống mạng nội bộ,
phần mềm chuyển giao của công ty; khắc phục sự cố máy tính nội bộ. Quản lý, đăng ký, gia hạn và phục hồi các vấn đề liên quan tới domain và hosting.
Lập trình viên địi hỏi phải có trình độ lập trình chun sâu, am hiểu về các thuật tốn lập trình để có thể viết được các thuật toán cho các website hoạt động hiệu quả.
Nhân viên thiết kế độ họa (design) phải thành thạo và chuyên sâu về thiết kế, photoshop; có khả năng sáng tạo để có thể thiết kế ra những bản demo website đẹp mắt, thu hút người xem.
Nhân viên marketing online phải biết sử dụng thành thạo máy tính, am hiểu về hoạt động của các cơng cụ như Facebook, Google…Có ý tưởng sáng tạo và khả năng viết bài tốt để có thể viết ra những bài thật hay, thật hấp dẫn cho khách hàng.
Siêng năng, trung thực, có tính trách nhiệm để hồn thành đúng thời hạn cơng việc được giao, từ đó tạo lịng tin đến với khách hàng.
d. Phịng Hành chính
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hạch tốn kế tốn. Giám sát hoạt động kinh doanh, quản lý tồn bộ nguồn tài chính của cơng ty, phân tích và tính hiệu quả kinh tế xác định các chỉ tiêu giao nộp ngân sách. Tham mưu cho Giám đốc về tuyển dụng và quản lý nhân sự.
Nhiệm vụ: Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao về hành chính, nhân sự và
kế tốn.
Hành chính nhân sự: chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự và các chính sách cho nhân viên. Thực hiện cơng tác hành chính tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Xây dựng kế hoạch và biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
Kế toán: Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế tốn thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của cơng ty. Kiểm tra, kiểm tốn nội bộ trong công ty. Theo dõi công nợ của công ty,
30 phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác. Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê hàng năm. Báo cáo tài chính hàng ngày, tháng, quý, năm trước Giám đốc.
2.1.4.3 Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH TM-DV VIETIT thuộc cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng.
Ưu điểm: Phát huy được năng lực chuyên môn của từng cá nhân trong các bộ
phận chức năng. Giám đốc kiểm soát được mọi hoạt động của công ty, giúp cho công tác quản lý được thuận tiện hơn. Công việc được phân chia rõ ràng giữa các thành viên trong công ty, công việc không bị chồng chéo lên nhau.
Nhược điểm: Chính vì cơ cấu tổ chức bộ máy thuộc cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng nên đã vi phạm chế độ một thủ trưởng. Trong mơ hình này thì người lãnh đạo cao nhất phải chịu áp lực và trách nhiệm lớn. Không phát huy hết năng lực sáng tạo của nhân viên, vì mỗi nhân viên chỉ làm đúng cơng việc trong phịng ban của mình. Chưa có sự phân chia rõ ràng ở Phịng Hành chính.