2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
a. Giám đốc
Chức năng: là người đại diện pháp nhân, chịu trách nhiệm cao nhất của công
ty trước pháp luật, các đối tác khách hàng về mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơng ty. Giám đốc có thể tự xem xét quyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể, hoặc sáp nhập các đơn vị trực thuộc.
Nhiệm vụ: Hoạch định chiến lược kinh doanh và lãnh đạo thực hiện kế hoạch
kinh doanh của công ty. Quản lý và giám sát mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty
Thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả, thiết lập các mối quan hệ mật thiết trong tổ chức cũng như giữa tổ chức và bên ngoài, chủ trì các cuộc họp định kì trong cơng ty, xem xét các báo cáo, thông báo, công văn… của các bộ phận chức năng.
b. Phịng Kinh doanh
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc cơng ty về các vấn đề liên quan đến
cơng tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của cơng ty. Đồng thời, lập kế hoạch triển khai và thực hiện.
Nhiệm vụ: Tiến hành nghiên cứu thị trường để nắm bắt những biến động của
thị trường cũng như là các yêu cầu và mong muốn của khách hàng, xác định sự thỏa mãn của khách hàng.
Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ và sản phẩm của công ty, giúp cho cơng ty có thể tăng cường lợi nhuận và ngày càng phát triển. Chăm sóc và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
Xây dựng kế hoạch phát triển các lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm mới và các sản phẩm riêng của công ty. Tổng hợp, lập kế hoạch các chương trình và các phương án kinh doanh. Là người trực tiếp thay mặt Giám đốc để đàm phán và thực hiện các hợp đồng kinh doanh.
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc công ty về công tác kỹ thuật, công nghệ, đưa ra những ý tưởng sáng tạo mới và những dịch vụ mới cho công ty. Thực hiện,
kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm (dịch vụ) của dự án. Hỗ trợ các phòng ban khác về vấn đề chuyên môn kỹ thuật.
Nhiệm vụ: Phụ trách về kỹ thuật và các dự án. Quản lý hệ thống mạng nội bộ,
phần mềm chuyển giao của công ty; khắc phục sự cố máy tính nội bộ. Quản lý, đăng ký, gia hạn và phục hồi các vấn đề liên quan tới domain và hosting.
Lập trình viên địi hỏi phải có trình độ lập trình chun sâu, am hiểu về các thuật tốn lập trình để có thể viết được các thuật toán cho các website hoạt động hiệu quả.
Nhân viên thiết kế độ họa (design) phải thành thạo và chuyên sâu về thiết kế, photoshop; có khả năng sáng tạo để có thể thiết kế ra những bản demo website đẹp mắt, thu hút người xem.
Nhân viên marketing online phải biết sử dụng thành thạo máy tính, am hiểu về hoạt động của các cơng cụ như Facebook, Google…Có ý tưởng sáng tạo và khả năng viết bài tốt để có thể viết ra những bài thật hay, thật hấp dẫn cho khách hàng.
Siêng năng, trung thực, có tính trách nhiệm để hồn thành đúng thời hạn cơng việc được giao, từ đó tạo lịng tin đến với khách hàng.
d. Phịng Hành chính
Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hạch tốn kế toán. Giám sát hoạt động kinh doanh, quản lý tồn bộ nguồn tài chính của cơng ty, phân tích và tính hiệu quả kinh tế xác định các chỉ tiêu giao nộp ngân sách. Tham mưu cho Giám đốc về tuyển dụng và quản lý nhân sự.
Nhiệm vụ: Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao về hành chính, nhân sự và
kế tốn.
Hành chính nhân sự: chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự và các chính sách cho nhân viên. Thực hiện cơng tác hành chính tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Xây dựng kế hoạch và biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.
Kế toán: Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế tốn thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của cơng ty. Kiểm tra, kiểm tốn nội bộ trong công ty. Theo dõi công nợ của công ty,
30 phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh tốn khác. Tổ chức thực hiện công tác kiểm kê hàng năm. Báo cáo tài chính hàng ngày, tháng, quý, năm trước Giám đốc.
2.1.4.3 Nhận xét về cơ cấu tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH TM-DV VIETIT thuộc cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng.
Ưu điểm: Phát huy được năng lực chuyên môn của từng cá nhân trong các bộ
phận chức năng. Giám đốc kiểm soát được mọi hoạt động của công ty, giúp cho công tác quản lý được thuận tiện hơn. Công việc được phân chia rõ ràng giữa các thành viên trong công ty, công việc khơng bị chồng chéo lên nhau.
Nhược điểm: Chính vì cơ cấu tổ chức bộ máy thuộc cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng nên đã vi phạm chế độ một thủ trưởng. Trong mơ hình này thì người lãnh đạo cao nhất phải chịu áp lực và trách nhiệm lớn. Không phát huy hết năng lực sáng tạo của nhân viên, vì mỗi nhân viên chỉ làm đúng cơng việc trong phịng ban của mình. Chưa có sự phân chia rõ ràng ở Phịng Hành chính.
2.1.5Đặc điểm các nguồn lực của Cơng ty TNHH TM - DV VIETIT
2.1.5.1 Cơ sở vật chất
Bảng 2.5: Cơ sở vật chất của Công ty TNHH TM-DV VIETIT 2014 - 2016
ĐVT: VNĐ
Cơ sơ vật chất Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Văn phịng cơng ty 264.000.000 305.000.000 360.000.000 Máy móc, thiết bị 198.000.000 232.000.000 268.000.000 Cơng cụ, dụng cụ quản lý 120.000.000 158.000.000 210.000.000 Tổng cộng 582.000.000 695.000.000 838.000.000 Nguồn: Phịng Hành chính
31 Qua bảng số liệu thống kê cơ sở vật chất cho thấy rằng Công ty TNHH TM- DV VIETIT là một công ty được trang bị hệ thống cơ sở vật chất khá đầy đủ để phục vụ tốt nhất cho việc kinh doanh. Không những thế, qua các năm giá trị phần lớn cơ sở vật chất đều tăng. Cụ thể năm 2015 tăng 19,41% so với năm 2014 (tăng 113 triệu đồng) và năm 2016 tăng 20,57% so với năm 2015 (tăng 143 triệu đồng).
Cơng ty có sự gia tăng về cơ sở vật chất qua các năm là do thứ nhất là do công ty mở rộng văn phịng; thứ hai là do cơng ty ln có sự đầu tư cho cơ sở vật chất, máy móc thiết bị để hỗ trợ tối đa cho các phòng ban của công ty đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.
2.1.5.2 Nguồn nhân lực
Bảng 2.6: Cơ cấu nhân lực của Công ty TNHH TM-DV VIETIT 2014 - 2016
ĐVT: Người
Nguồn nhân lực Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Giám đốc 1 1 1 Phòng Kinh doanh 15 21 36 Phòng Kỹ thuật 5 7 11 Phịng Hành chính 1 1 2 Tổng cộng 22 30 50 Nguồn: Phịng Hành chính
Qua bảng số liệu thống kê về cơ cấu nhân lực của Công ty TNHH TM-DV VIETIT cho thấy quy mơ nhân lực cịn hạn chế do công ty mới thành lập không lâu. Nguồn nhân lực của công ty chủ yếu là nhân lực trẻ, năng động, có trình độ trung cấp, cao đẳng và đại học các ngành nghề như quản trị kinh doanh, marketing, cơng nghệ thơng tin...Nhìn chung thì quy mơ nhân lực của công ty ngày càng tăng lên do công ty đang mở rộng kinh doanh qua từng năm. Năm 2015 tăng 36,4% so với năm
32 2014 (tăng 8 nhân viên); trong đó Phịng Kinh doanh tăng thêm 6 nhân viên, Phòng Kỹ
thuật tăng 2 nhân viên. Năm 2016 tăng 66,7% so với năm 2015 (tăng 20 nhân viên); trong đó Phịng Kinh doanh tăng 15 nhân viên, Phòng Kỹ thuật tăng 4 nhân viên và Phịng Hành chính tăng 1 nhân viên.
2.1.5.3 Nguồn tài lực
Bảng 2.7: Cơ cấu tài chính của Cơng ty TNHH TM-DV VIETIT 2014 - 2016
ĐVT: VNĐ
Nguồn tài chính Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Vốn cố định 582.000.000 695.000.000 838.000.000 Vốn lưu động 1.575.000.000 2.023.000.000 3.068.000.000 Vốn dự phòng 215.000.000 270.000.000 390.000.000
Tổng cộng 2.372.000.000 2.988.000.000 4.296.000.000
Nguồn: Phịng Hành Chính
Qua bảng thống kê cơ cấu nguồn tài chính của Cơng ty TNHH TM-DV VIETIT cho thấy tổng các nguồn vốn của công ty tăng đều qua các năm. Cụ thể, năm 2015 tăng 616 triệu đồng so với năm 2014 (tăng 25,97%); trong đó vốn cố định tăng 113 triệu đồng, vốn lưu động tăng 448 triệu đồng, vốn dự phòng tăng 55 triệu đồng. Năm 2016 tăng 1308 triệu đồng so với năm 2015 (tăng 43,78%); trong đó vốn cố định tăng 143 triệu đồng, vốn lưu động tăng 1045 triệu đồng, vốn dự phòng tăng 120 triệu đồng.
Nguồn vốn của công ty tăng đều qua các năm là do công ty mở rộng kinh doanh nên phải đầu tư nhiều hơn về cơ sở vật chất, mở rộng văn phòng làm cho vốn cố định tăng.
Khi cơng ty mở rộng kinh doanh thì nguồn nhân lực của cơng ty tăng lên, làm cho chi phí về tiền lương tăng, ngồi ra cơng ty còn phải trả tiền cho Google, Facebook, Bộ cơng thương…và nhiều loại chi phí khác nên vốn lưu động của cơng ty cũng phải tăng để có thể giúp cơng ty có thể hoạt động tốt.
Bên cạnh đó, bất kỳ cơng ty nào ngồi vốn cố định và vốn lưu động ra thì đều phải có vốn dự phịng để có thể giúp cơng ty giải quyết được những khó khăn bất đắc dĩ mà cơng ty khơng đốn trước được. Ở Cơng ty TNHH TM-DV VIETIT thì vốn dự phịng bằng 10% tổng vốn lưu động và cố định.
2.1.5.4 Khách hàng mục tiêu
Đối tượng khách hàng mà công ty hướng đến là những doanh nghiệp, cá nhân, hộ gia đình đang kinh doanh và mới bắt đầu kinh doanh ở tất cả lĩnh vực khác nhau và có nhu cầu thiết kế website và làm marketing online để phục vụ cho việc kinh doanh của mình hiệu quả hơn.
Khách hàng mục tiêu hiện tại của công ty là các công ty đang kinh doanh ở TP.HCM và các tỉnh lân cận như Bình Dương, Đồng Nai.
Một số khách hàng mà công ty đã từng hợp tác như: Công ty TNHH công nghệ Biframework, Công ty TNHH một thành viên Mobile Pro, Công ty TNHH Thiên Minh Phú, Công ty túi xách Du Đức Thanh, Thẩm mỹ viên Hoa Nguyệt Quế…
2.1.5.5 Đối thủ cạnh tranh
Hiện nay hầu hết các công ty ở nước ta đều hoạt động theo xu hướng cơng nghệ hóa, các cơng ty đều đang dần đẩy mạnh hoạt động bán hàng của mình cả trên mạng Internet và tại các cửa hàng.
Chính vì hiểu được điều này nên có rất nhiều cơng ty về dịch vụ marketing online và thiết kế website ra đời để phục vụ cho các công ty, cửa hàng kinh doanh được hiệu quả hơn.
Sự phát triển như thế có thể nói vừa là cơ hội để Công ty TNHH TM-DV VIETIT có thể phát triển hơn, nhưng cũng vừa là thách thức rất lớn cho cơng ty vì sẽ ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh.
Một số những đối thủ cạnh tranh có thể kể đến như là Cơng ty TNHH TM- DV Nina, Công ty TNHH truyền thông Xu Hướng Số, Công ty Mắt Bão, Công ty TNHH công nghệ Web Số, Công ty TNHH thiết kế Website Việt…
2.1.6Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH TM-DV VIETIT
Bảng 2.8: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014 - 2016
ĐVT: VNĐ
Các chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
7.920.000.000 10.800.000.000 16.200.000.000
Các khoản giảm trừ - - -
Doanh thu thuần 7.920.000.000 10.800.000.000 16.200.000.000 Giá vốn hàng bán 2.376.000.000 3.240.000.000 4.860.000.000 Lợi nhuận gộp 5.544.000.000 7.560.000.000 11.340.000.000 Chi phí tài chính 150.000.000 150.000.000 150.000.000 Chi phí bán hàng 2.697.600.000 3.565.600.000 5.579.500.000 Chi phí quản lý doanh
nghiệp 1.658.400.000 1.834.400.000 2.520.500.000 Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh
1.038.000.000 2.010.000.000 3.090.000.000 Lợi nhuận trước thuế 1.038.000.000 2.010.000.000 3.090.000.000
Thuế TNDN 207.600.000 402.000.000 618.000.000
Lợi nhuận sau thuế 830.400.000 1.608.000.000 2.472.000.000
Nguồn: Phịng Hành chính
Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2014-2015 của Công ty TNHH TM-DV VIETIT ta thấy quy mô công ty ngày càng được mở rộng và lợi nhuận tăng đều qua từng năm. Điều này thể hiện qua doanh thu của công ty năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể: tổng doanh thu năm 2015 so với năm 2014 tăng 2.880
triệu đồng với tỉ lệ 36,36%; tổng doanh thu năm 2016 tăng 5.400 triệu đồng so với năm 2015, tương ứng 50%. Doanh thu năm 2016 tăng cao so với năm 2015 là do công ty đã mở rộng quy mơ, chuyển qua văn phịng mới rộng hơn và cơ cấu nhân lực cũng nhiều hơn so với năm 2015 (tăng 66,67%) và hoạt động kinh doanh cũng đã đi vào ổn định nên số lượng khách hàng cũ và mới ngày càng nhiều hơn.
Cùng với sự tăng lên về doanh thu thì các chỉ tiêu như lợi nhuận sau thuế cũng tăng. Cụ thể năm 2015 so với năm 2014 tăng 93.64% tương ứng với số tiền là 777,6 triệu đồng; năm 2016 tăng 864 triệu đồng so với năm 2015 với tỉ lệ 53,73%. Lợi nhuận năm 2014 có phần hơi thấp hơn so với các năm sau là do năm 2014 công ty mới thành lập nên phải tốn nhiều chi phí cho việc trang trí, sửa chữa văn phịng, mua trang thiết bị dụng cụ…
Do là công ty dịch vụ nên phần lớn các chi phí của cơng ty tập trung vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để đầu từ vào mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tư thêm cơ sở vật chất, chi phí sản xuất chung (điện, nước, Internet…) và trả lương nhân viên và các chi phí khác cho hoạt động bán hàng. Cụ thể chi phí bán hàng năm 2015 tăng 32,18% so với năm 2014 (tương ứng 868 triệu đồng); năm 2016 tăng 56,48% so với năm 2015 (tương ứng tăng 2013,9 triệu đồng). Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2015 tăng 10,61% so với năm 2014 (tương ứng 176 triệu đồng); năm 2016 tăng 37,40% so với năm 2015 (tương ứng 686,1 triệu đồng).
Tiếp theo là giá vốn hàng bán của công ty cũng tăng. Cụ thể năm 2015 tăng 36,36% so với năm 2014 (tương ứng 864 triệu đồng); năm 2016 tăng 50% so với năm 2015 (tương ứng 1.620 triệu đồng), năm 2016 tăng cao so với năm 2015 là do công ty phát triển thêm dịch vụ mới là marketing online. Chi phí này là chi phí cơng ty dùng để trả tiền mua hosting, tên miền, đăng ký Bộ cơng thương, trả tiền cho Google, Facebook…
Nhìn chung so với các đối thủ cùng ngành và xuất phát cùng thời điểm thì Cơng ty TNHH TM-DV VIETIT đang hoạt động khá hiệu quả và ngày càng khẳng định được vị thế của mình. Điều đó được thể hiện rõ nhất thông qua tốc độ tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận là khá cao.
2.1.7 Những thuận lợi, khó khăn của Cơng ty TNHH TM-DV VIETIT
2.1.7.1 Thuận lợi
Hiện nay đa số các công ty đều hoạt động song song hai hình thức là bán hàng tại của hàng và thông qua mạng Internet. Hầu hết các công ty đều cần xây dựng cho mình một website riêng để có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu cũng như là các sản phẩm, dịch vụ của cơng ty mình lên mạng Internet để cho nhiều khách hàng biết đến. Khi cơng ty có website để hỗ trợ cho việc kinh doanh của mình thì khách hàng có thể truy cập vào website đó để tham khảo trước các sản phẩm, giá cả trước khi đến cửa hàng xem thử. Thậm chí khách hàng có thể đặt mua hàng trực tuyến mà không cần phải đến cửa hàng, giúp cho khách hàng và người bán tiết kiệm được thời gian và chi phí. Khách hàng có thể truy cập vào website mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm để có thể chọn được những món hàng mà mình thích. Ngồi ra website giống như một của hàng nhỏ để người bán có thể trưng bày được rất nhiều sản phẩm của mình trên đó mà khơng phải tốn tiền th mặt bằng… Chính vì hiểu được những lợi ích trên nên hầu hết các cơng ty đều cần có một website cho riêng mình. Đây là cơ hội để cho Cơng ty TNHH TM-DV VIETIT ra đời để đáp ứng những nhu cầu trên.
Bên cạnh đó, các cơng ty hiện nay khơng chỉ làm marketing truyền thống mà