1. Căn cứ pháp lý
- Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm sốt TTHC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 48/2013/NĐ-CP và Nghị định số 92/2017/NĐ-CP): Điều 16, 17, 23, 24, 25, 26.
- Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát TTHC: Chương III (từ Điều 12 đến Điều 16), Chương IV (từ Điều 17 đến Điều 20).
2. Các hình thứccơng khai và trách nhiệm cơng khai TTHC
Theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 63/2010/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, việc cơng khai TTHC gồm ba hình thức cơng khai bắt buộc là:
- Một là, công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC.
- Hai là, công khai trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnhtrên cơ sở kết nối, tích hợp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC.
Hai hình thức công khai này thuộc trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh thực hiện (do đó sẽ khơng giới thiệu trong chương trình tập huấn hơm nay). - Ba là, công khai tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận, giải quyết TTHC thông qua việc niêm yết hoặc sử dụng các hình thức điện tử phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật trên cơ sở Quyết định công bố TTHC hoặc kết xuất, kết nối, tích hợp dữ liệu TTHC trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC. Đây là hình thức cơng khai thuộc trách nhiệm thực hiện của tất cả các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết TTHC trên địa bàn tỉnh, trong đó có UBND cấp huyện và UBND cấp xã. Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chịu trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện công khai TTHC tại các cơ quan, đơn vị. Do đó, trong Hội nghị tập huấn hơm nay chúng tơi sẽ tập trung trao đổi về hình thức cơng khai này.
Ngồi các hình thức cơng khai bắt buộc nêu trên, pháp luật khuyến khích các hình thức khác phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị và đối tượng thực hiện TTHC.
3. Công khai TTHC tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận, giải quyết TTHC quyết TTHC
3.1. Phạm vi công khai
Đầy đủ TTHC thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của cơ quan theo Quyết định công bố của Chủ tịch UBND tỉnh.
3.2. Yêu cầu công khai
- Việc công khai TTHC phải được tổ chức thực hiện kịp thời, đảm bảo TTHC được công khai đúng ngày Quyết định cơng bố có hiệu lực thi hành; không công khai các TTHC đã hết hiệu lực thi hành.
- Việc cơng khai TTHC phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ các TTHC và bộ phận tạo thành TTHC theo Quyết định công bố và dữ liệu được kết xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia đối với TTHC trong Quyết định công bố danh mục TTHC; tạo thuận lợi tối đa cho tổ chức, cá nhân tiếp cận, tìm hiểu và thực hiện TTHC; bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đồng thời có cơ sở, điều kiện để thực hiện quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC của cán bộ, công chức nhà nước.
- Trong trường hợp các TTHC được cơng khai có mẫu đơn, mẫu tờ khai thì các mẫu đơn, mẫu tờ khai phải được đính kèm ngay sau TTHC; bản giấy TTHC được niêm yết công khai phải bảo đảm không bị hư hỏng, rách nát, hoen ố; trường hợp cơng khai dưới hình thức điện tử thì mẫu đơn, mẫu tờ khai phải sẵn sàng để cung cấp cho cá nhân, tổ chức thực hiện khi có yêu cầu.
3.3. Cách thức công khai
Như đã giới thiệu ở trên, việc công khai TTHC tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp tiếp nhận, giải quyết TTHCđược thực hiện bằng một trong hai hình thức là thơng qua việc niêm yết hoặc sử dụng các hình thức điện tử phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật.
Đây là một quy định mới tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP của Văn phịng Chính phủ so với quy định trước đó tại Thơng tư số 05/2014/TT-BTP của Bộ Tư pháp, theo đó đã bổ sung thêm một hình thức cơng khai tại trụ sở cơ quan, đơn vị là hình thức điện tử để đơn vị có thể lựa chọn một trong hai hình thức này, thay vì chỉ quy định cứng một hình thức quy nhất là niêm yết bằng bản giấy như trước.
3.3.1. Cách thức niêm yết TTHC
Các cơ quan, đơn vị thực hiện niêm yết TTHC trên bảngtheo cách thức thống nhất như sau:
- Tùy theo điều kiện cụ thể của cơ quan thực hiện niêm yết, có thể sử dụng bảng gắn trên tường, bảng trụ xoay, bảng di động,…
- Vị trí đặt bảng phải thích hợp, khơng q cao hoặc quá thấp để cá nhân dễ đọc, dễ tiếp cận. Nơi đặt bảng phải có khoảng trống đủ rộng để người đọc có thể tìm hiểu, trao đổi, ghi chép; khơng dùng kính, màng nhựa, lưới thép hoặc cửa có khóa… để che chắn.
- Bảng niêm yết có kích thước thích hợp để niêm yết đầy đủ các TTHC và nội dung hướng dẫn về việc gửi phản ánh, kiến nghị.
- TTHC gắn trên Bảng niêm yết được chia thành tập theo từng lĩnh vực, theo kết cấu sau đây:
+ Trên cùng là tờ Danh mục TTHC theo lĩnh vực được thiết kế theo hình thức bảng biểu, gồm 3 cột là: cột “số thứ tự”, cột “tên TTHC”, cột “trang”.
+ Tiếp theo là nội dung của từng TTHC theo đúng số thứ tự ở tờ Danh mục.
Tất cả được in một mặt trên trang giấy tối thiểu là khổ A4, kèm theo mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có); sử dụng phơng chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman), cỡ chữ tối thiểu là 14 theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6009:2001.
Lưu ý:Hướng dẫn cụ thể về cách thức niêm yết TTHC đề nghị xem kỹ tại Phụ lục IV kèm theo Thơng tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phịng Chính phủ.
3.3.2. Cách thức công khai TTHC bằng phương tiện điện tử
- Cơ quan, đơn vị sử dụng hình thức điện tử phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan thực hiện TTHC.
- Vị trí đặt thiết bị điện tử phải cho phép người sử dụng tự tra cứu các thông tin về TTHC theo yêu cầu.
- Nội dung công khai phải cho phép hiển thị các nội dung chi tiết của tất cả các TTHC thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của cơ quan, đơn vị.
4. Tình hình thực hiện cơng khai TTHC tại UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh hiện nay cấp xã trên địa bàn tỉnh hiện nay
Hiện nay, qua công tác theo dõi, kiểm tra, thẩm định kết quả tự đánh giá, chấm điểm chỉ số CCHC hàng năm, cũng như qua thực hiện chế độ thông tin báo cáo về cơng tác kiểm sốt TTHC, Văn phịng UBND tỉnh thấy 100% UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh đều thực hiện công khai TTHC tại trụ sở cơ quan (tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả giải quyết TTHC, gọi tắt là Bộ phận Một cửa) bằng hình thức niêm yết TTHCtrên bảng gắn trên tường hoặc bảng di động (số bảng này trong năm 2014, 2015 đã được cơ quan kiểm sốt TTHC của tỉnh, lúc đó thuộc Sở Tư pháp trang bị đồng bộ cho toàn bộ 161/161 UBND cấp xã). Tại một số Bộ phận Một cửa cấp huyện cịn trang bị thêm thiết bị điện tử có kết nối internet, cho phép người dân tra cứu TTHC đã được công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC, nhưng vẫn đồng thời cung cấp cả hình thức cơng khai TTHC bằng bảng niêm yết, nhằm tăng khả năng tiếp cận thông tin về TTHC cho mọi đối tượng.
Nhìn chung, việc cơng khai TTHC bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ các TTHC và bộ phận tạo thành TTHC theo Quyết định công bố của Chủ tịch UBND tỉnh, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tiếp cận, tìm hiểu và thực hiện TTHC, bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đồng thời có cơ sở, điều kiện để thực hiện quyền giám sát quá trình tiếp nhận, giải quyết TTHC của cán bộ, công chức nhà nước.
Tuy nhiên, công tác niêm yết công khai TTHC ở cấp huyện và đặc biệt là cấp xã vẫn đang tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục như: Rất phổ biến là tình trạng khơng cập nhật kịp thời các Quyết định công bố TTHC hoặc Quyết định công bố Danh mục TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh có TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã, dẫn đến việc cơng khai bị thiếu nhiều TTHC, trong khi đó lại vẫn cơng khai cả những TTHC đã hết hiệu lực thi hành, cá biệt cịn có một số đơn vị cấp xã còn niêm yết nguyên trạng Bộ TTHC
được công bố năm 2014 mà đến nay, hầu như đã bị thay thế hoàn toàn; một số cơ quan, đơn vị không tuân thủ đúng cách thức niêm yết như: khơng có tờ Danh mục TTHC; khơng đánh số trang; in 2 mặt giấy; cỡ chữ nhỏ hơn tiêu chuẩn (nhỏ hơn cỡ 14), thậm chí nhiều đơn vị khơng thực hiện theo cách thức được hướng dẫn mà niêm yết nguyên cả Quyết định công bố TTHC nhận được lên bảng, như vậy là hồn tồn khơng đáp ứng được u cầu của việc công khai TTHC. Một số đơn vị đặt bảng ở vị trí chật hẹp, khơng có khơng gian hoặc khơng có khả năng để người dân được tiếp cận; bản giấy để bụi bẩn, cũ nát, hoen ố; nhiều lĩnh vực TTHC bị che lấp bởi các thông tin, giấy tờ không phải là TTHC; một số đơn vị nhầm lẫn giữa nội dung TTHC cần niêm yết với nội dung quy trình ISO của đơn vị...
Những sai phạm trên đã làm giảm hiệu quả của việc công khai TTHC, không đáp ứng yêu cầu công khai, minh bạch và tạo thuận lợi tối đa cho người dân tiếp cận, tìm hiểu quy định về TTHC để thực hiện khi có nhu cầu cũng như để giám sát việc thực hiện TTHC của cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức nhà nước. Tình trạng trên đã được Văn phòng UBND tỉnh chấn chỉnh nhiều lần, thông qua việc ban hành các văn bản chỉ đạo, điều hành, công tác kiểm tra, chấm điểm chỉ số CCHC hàng năm nhưng chưa có nhiều biến chuyển tích cực.
Một số cơ quan, công chức nêu lý do của thực trạng trên là khó tiếp cận các Quyết định công bố của Chủ tịch UBND tỉnh. Đây là lý do hồn tồn khơng chính đáng, vì hiện nay, tồn bộ các Quyết định công bố TTHC/ Danh mục TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh đều có phần nơi nhận và đều được gửi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến 100% UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn toàn tỉnh. Ngồi ra, Trung tâm Phục vụ hành chính cơng và Kiểm soát TTHC thuộc Văn phịng UBND tỉnh ln cung cấp bản mềm vào địa chỉ email đã đăng ký của các đồng chí cán bộ đầu mối kiểm soát TTHC cấp huyện đối với các Quyết định cơng bố TTHC mà có liên quan đến Bộ TTHC cấp huyện và cấp xã.
Do đó, lãnh đạo UBND cấp huyện, UBND cấp xã khi nhận được các Quyết định công bố TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh (cũng như các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Văn phịng UBND tỉnh về cơng tác kiểm sốt TTHC), cần thống nhất chuyển cho đồng chí cán bộ đầu mối kiểm sốt TTHC của đơn vị mình để tham mưu xử lý, đồng thời cần quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi,nhất là về thời gian cho cán bộ đầu mối hoàn thành tốt nhiệm vụ cũng như bảo đảm chi trả khoản tiền hỗ trợ cán bộ đầu mối kiểm soát TTHC theo quy định của tỉnh, để động viên, khích lệ tinh thần làm việc của họ. Mặt khác, đề nghị các đồng chí lãnh đạo UBND cấp huyện, UBND cấp xã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, bố trí kinh phí thỏa đáng cho cơng tác niêm yết TTHC cũng như cơng tác kiểm sốt TTHC nói chung.
Đề nghị các đồng chí cán bộ đầu mối kiểm sốt TTHC cũng cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực và chủ động trong nghiên cứu văn bản để tham mưu lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong triển khai thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của cấp trên. Thực ra, cấp huyện và nhất là cấp xã, nhiệm vụ cơng tác kiểm sốt TTHC rất nhẹ nhàng so với cấp tỉnh, chủ yếu chỉ là
trách nhiệm tổ chức thực hiện TTHC thông qua công khai TTHC và giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân. Ở cấp tỉnh còn phải thực hiện rất nhiều nhiệm vụ nặng nề khác, trong đó có nhiệm vụ cơng bố TTHC một cách thường xuyên và với khối lượng rất lớn, mà khơng phải tất cả, thậm chí là chỉ có rất ít Quyết định cơng bố TTHC của Chủ tịch UBND tỉnh là có liên quan đến Bộ TTHC cấp huyện, cấp xã. Do đó, nếu cấp cơ sở khơng thực hiện cơng khai TTHC đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định sẽ là sự lãng phí rất lớn công sức đã bỏ ra ở cấp tỉnh và cả ở Trung ương (Bộ trưởng các Bộ đã ban hành các Quyết định công bố TTHC làm cơ sở cho Chủ tịch UBND cấp tỉnh ban hành các Quyết định công bố TTHC để thực hiện tại địa phương), điều đó có nghĩa là người dân, tổ chức chưa được hưởng lợi đầy đủ những quyền lợi mà công cuộc cải cách đem lại.
Trong các bộ chỉ số chấm điểm hiện tại của UBND tỉnh như: Bộ chỉ số CCHC, Bộ chỉ số hiệu quả quản trị và hành chính cơng và trong các phiếu điều tra về chỉ số sự hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước đều thiết kế nhiệm vụ công khai TTHC là một tiêu chí thành phần với điểm số khá cao. Tuy nhiên, trong thời gian qua, sở dĩ chưa đạt hiệu quả khuyến khích và răn đe cao (khuyến khích những đơn vị làm tốt và trừ điểm nặng đối với những đơn vị làm chưa tốt), một phần là vì cấp huyện thẩm định kết quả thực hiện của cấp xã còn chưa chặt chẽ, nghiêm minh. Do đó, chúng tơi đang nghiên cứu tham mưu UBND tỉnh sửa đổi một số quy định trong các bộ chỉ số trên, theo hướng Tổ thẩm định của tỉnh có thể sẽ thẩm định trực tiếp hoặc xem xét lại việc thẩm định của UBND cấp huyện đối với kết quả thực hiện của UBND cấp xã. Và tin rằng, bằng biện pháp như vậy thì việc thực hiện ở cấp dưới, nhất là cấp xã, sẽ có sự chuyển biến tích cực hơn.