I Khái quát chung về công ty
2 Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận trực thuộc.
thuộc.
2.1. Đặc điểm hệ thống tổ chức của công ty.
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuât kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo tốt công tác quản lý, đồng thời đảm bảo sự tồn tại và phát triển, đứng vững trên thị tr- ờng, công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý gọn nhẹ: quản lý theo chế độ một thủ trởng, đứng đầu là giám đốc. Giám đốc là ngời có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý chức năng, với khách hàng và với các cán bộ công nhân viên trong công ty. Tiếp theo là hệ thống các bộ phận chức năng gồm các phịng ban: phịng chun mơn kỹ thuật, phòng kinh doanh, phịng tổ chức hàng chính, phịng kế tốn.
Mối quan hệ giữa ban đốc và các phòng ban đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH THơNG MạI & sản xuất Việt Trung
(Nguồn: phịng tổ chức của cơng ty)
2.2 Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận và phịng ban trong cơng ty.
Giám đốc: vừa là ngời đại diện cho công ty, vừa là ngời đại diện cho cơng nhân. Giám đốc cũng là ngời có quyền cao nhất quyết định chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng kế hoạch đã đề ra và tuân thủ chính sách pháp luật của Nhà nớc, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và các cổ đông trong Công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong hệ thống
Ban giám đốc
P. kỹ
thuật P. kế toán P. kinh doanh P. tổ chức Kho
Bộ phận nhập
pháp lý, giám đốc đại diện cho cơng ty, khi Giám đốc vắng mặt có thể uỷ quyền cho phó Giám đốc đại diện cho cơng ty để điều hành cơng việc.
Phó Giám đốc: là ngời giúp việc đắc lực của giám đốc và thay mặt Giám
đốc điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt.
Phịng chun mơn kỹ thuật: phịng này có nhiệm vụ là kiểm tra và xử lý
về mặt kỹ thuật đồng thời cố vấn cho Giám đốc và Trởng phòng kinh doanh về mặt kỹ thuật khi ký kết hợp đồng. Ngoài ra phịng phải chịu hồn tồn trách nhiệm về tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá nhập, xuất kho.
Phịng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí sắp xếp, quản
lý cơng nhân viên, ký kết các hợp đồng lao động, tham mu, nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty, theo dõi việc thực hiện các nội qui và giải quyết chế độ cho ngời lao động. Bên cạnh đó phịng ln ln theo dõi bố trí hợp lý đội ngũ công nhân viên trong công ty, chịu trách nhiệm về tài sản trong công ty, xây dựng các phơng án bảo vệ, an ninh, làm cơng tác chính trị nội bộ.
Phịng kế tốn: có nhiệm vụ lập và quản lý kế hoạch tài chính tín dụng th-
ờng kỳ, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc ghi chép ban đầu, công tác thông tin kế tốn, chế độ hạch tốn, tính tốn, tập hợp các chi phí phát sinh, theo dõi tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ kế toán để bảo đảm cho nguồn vốn sản xuất kinh doanh của cơng ty đợc bảo tồn và phát triển. Tập hợp các thơng tin, các dự tốn và quyết tốn tài chính, thực hiện việc thanh tốn thu nợ. Xây dựng kế hoạch tài chính, phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời cho lãnh đạo công ty các thông tin kinh tế cần thiết.
Bộ phận kho: do mặt hàng kinh doanh của cơng ty là hố chất và đồ thuỷ
tinh. Mà đặc điểm của hoá chất và đồ thuỷ tinh là phải bảo quản, xếp dỡ một cách rất nghiêm ngặt khơng giống với các hàng hố khác vì vậy bộ phận kho cũng đóng vai trị quan trọng trong việc bảo quản và xếp dỡ. Ngồi ra bộ phận kho này cịn có trách nhiệm thông báo với lãnh đạo công ty về số lợng hàng hố cịn hoặc hết, số l- ợng hàng hóa bị hao hụt, chất lợng của hàng hố. Kho vận có tốt mới đảm bảo cho q trình kinh doanh của cơng ty mới lu thơng tốt đợc.
Phịng kinh doanh: phòng kinh doanh là trung tâm diễn ra các hoạt động
kinh doanh của cơng ty, có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, ký kết các hợp đồng kinh tế, trực tiếp tổ chức và quản lý, tìm kiếm thơng tin thị trờng, tổ chức thu mua hoá chất cần thiết, đáp ứng nhu cầu sản xuất của các ngành công nghiệp trong nớc. Xuất bán các loại hố chất (nếu có). Trực tiếp tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh gồm cả kinh doanh trong nớc và kinh doanh xuất nhập khẩu. Trực thuộc phòng kinh doanh gồm có các bộ phận sau:
Bộ phận nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng và ký kết hợp hợp đồng nhập khẩu.
Bộ phân bán hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm thị trờng tiêu thụ, ký kết các hợp đồng bán hàng.
Bộ phận dịch vụ: cung cấp các loại hình dịch vụ nh, dịch vụ vận tải, dịch vụ t vấn khách hàng về các loại hàng hố.
Đại lý khách hàng: có nhiệm vụ bán các loại hàng hố của cơng ty và đợc h- ởng phí hoa hồng theo số lợng hàng hố bán ra. Đồng thời cung cấp các thơng tin về thị trờng, về hàng hố cho cơng ty.
2.3. Nguồn lực của doanh nghiệp.
Để có thể tồn tại và đứng vững đợc trong nền kinh tế thị trờng thì địi hỏi doanh nghiệp phải có một số nguồn lực nhất định nh:
♦ Nguồn tài chính: Do đặc điểm là cơng ty TNHH nên vốn của cơng ty là vốn đóng góp từ các cổ đơng. Khi mới thành lập cơng ty có số vốn điều lệ là 1 tỷ VNĐ.
♦ Nguồn nhân lực: Từ đặc điểm của công ty là doanh nghiệp nhỏ do đó dễ dàng thay đổi nhân sự, hiện nay cơng ty có khoảng hơn 30 nhân viên, họ đều là những ngời có trình độ đại học. Ngồi ra cơng ty cịn thờng xuyên cử nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ để nâng cao trình độ. Đây quả là một nguồn lực đáng q của cơng ty.
♦ Hình ảnh doanh nghiệp: Mặc dù mới thành lập đợc gần 2 năm nhng do nỗ lực của ban lãnh đạo và tồn thể cơng nhân viên trong Cơng ty, cộng với chiến lợc phát triển đúng đắn nên Cơng ty đã nhanh chóng chiếm lĩnh đợc thị trờng, xây dựng đợc hình ảnh Cơng ty. Sản phẩm của Cơng ty đã có mặt ở rất nhiều nhà máy lớn. Đây là yếu tố mà doanh nghiệp cần phải phát huy.