II Thực trạng hoạt động nhập khẩu của cơng ty
4 Phơng thức nhập khẩu của công ty
Nh ở phần đặc điểm của hoạt động nhập khẩu của công ty ta đã biết hiện tại công ty chỉ sử dụng một phơng thức nhập khẩu trực tiếp mà cha sử dụng các phơng thức nhập khẩu khác.
Với phơng thức này công ty là ngời trực tiếp thực hiện tất cả công việc liên quan tới công tác nhập khẩu từ việc thiết lập mối quan hệ bạn hàng nhập khẩu cho tới khi cơng tác nhập khẩu hồn thành.
Do đặc thù của hàng hố kinh doanh của cơng ty là hàng hố thờng đợc mua với khối lợng lớn, chất lợng đồng đều. Vì vậy vận dụng phơng thức nhập khẩu này cũng tơng đối thích hợp với q trình nhập khẩu của cơng ty.
Do chỉ sử dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp nên chi phí cho hoạt động nhập khẩu của cơng ty sẽ cao thậm chí cịn rất cao, vì mỗi khi có sự thay đổi về hợp đồng thì cơng ty thờng phải gặp gỡ trực tiếp với đối tác để bàn bạc.
5. Qui trình nhập khẩu của cơng ty.
5.1.Đặc điểm của qui trình nhập khẩu của cơng ty.
Qui trình nhập khẩu của cơng ty bao gồm rất nhiều công việc nh: xác định nhu cầu, nghiên cứu thị trờng, giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Hợp đồng nhập khẩu của công ty hiện tại dựa trên các hợp đồng mẫu hoặc hợp đồng đã ký từ trớc, chính điều này làm cho những điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu của công ty thờng không đợc chặt chẽ gây khó khăn cho cơng ty khi thực hiện hợp đồng hoặc khi có tranh chấp xảy ra.
5.2 Qui trình nhập khẩu của cơng ty.
Qui trình nhập khẩu của cơng ty bao gồm các công việc sau: B
Hàng hố mà cơng ty nhập về là hàng hố dùng để kinh doanh chứ không phải dùng cho hoạt động sản xuất, do đó xác định đợc nhu cầu của thị trờng về hàng hố của cơng ty đó cũng chính là nhu cầu hàng hố cần nhập.
Do đặc điểm của hàng hoá kinh doanh của cơng ty là hàng hố dễ cháy nổ, địi hỏi cao trong cơng tác bảo quản và xếp dỡ. Hơn nữa hầu hết hàng hố của cơng ty là ngun vật liệu đầu vào cho sản xuất nên khách hàng của công ty thờng là các công ty lớn. Các chỉ tiêu về chất lợng hàng hố thờng khơng thay đổi mà chủ yếu là thay đổi giá cả. Vấn đề đặt ra đối với công ty là cần phải xác định đợc nhu cầu cụ thể, thực tế của các khách hàng này để đa ra đợc lợng hàng hoá cụ thể cần nhập khẩu.
Để thực hiện tốt mục tiêu trên các nhân viên và ban lãnh đạo công ty phải hoạch định kế hoạch nhập khẩu dựa trên lợng cầu thực tế của các khách hàng truyền thống mua với giá trị lớn trong năm trớc, kết hợp với dự báo tăng trởng trong năm tới để điều chỉnh lợng hàng nhập khẩu đúng, đủ và kịp thời. Nh vậy lợng hàng cần nhập khẩu sẽ đợc thực hiện theo công thức sau:
B
ớc 2: Nghiên cứu thị trờng nớc nhập khẩu và chọn đối tác kinh doanh. Để có thể định ra đợc chiến lợc kinh doanh nói chung và chiến lợc nhập khẩu nói riêng, đồng thời để xác định đợc chính xác lợng hàng hố cần nhập khẩu địi hỏi cơng tác nghiên cứu thị trờng phải đợc tiến hành một cách liên tục và hiệu quả. Nhng hiện tại công tác nghiên cứu thị trờng ở cơng ty vẫn cịn hạn hẹp và chỉ sử dụng phơng pháp nghiên cứu tại bàn, cha tổ chức cho nhân viên đi nghiên cứu thị trờng trong và ngồi nớc. Do đó nguồn thơng tin cơng ty có đợc là những nguồn thơng tin thứ cấp và do chính đối tác cung cấp, vì thế nguồn thơng tin đơi khi khơng có tính xác thực và khơng cập nhật.
B
ớc 3: Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp động nhập khẩu.
Do chỉ sử dụng phơng thức giao dịch trực tiếp nên cơng ty phải hồn tồn chịu trách nhiệm trớc kết quả vịng đàm phán, hơn nữa đối tác của cơng là các cơng ty ở nớc ngồi cho nên khi đàm phán công ty sẽ phải thuê phiên dịch, thuê chuyên gia t vấn về kinh tế, và công ty thờng phải sang quốc gia của phía đối tác để đàm phán nên chi phí đi lại cho các cuộc đàm phán này cũng sẽ lớn hơn. Từ đó cho ta thấy phơng thức giao dịch của cơng ty hiện nay cịn cha hiệu quả, cha tận dụng đợc hết lợi thế của các phơng thức hiện nay mà các doanh nghiệp đang sử dụng.
Hợp đồng nhập khẩu của công ty thờng đợc lập dựa trên các hợp đồng đã ký trớc đây hoặc hợp đồng mẫu có sẵn, điều đó làm cho các điều khoản của hợp đồng không đợc chặt chẽ, cha thực sự phù hợp với hàng hố mà cơng ty nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu của cơng ty bản chính thờng đợc viết bằng tiếng Anh còn hợp đồng đợc viết bằng các tiếng khác thờng đợc dùng làm hợp đồng phụ. Nh đã nói ở trên
Lợng cần nhập khẩu = tổng cầu về mặt hàng đó + dự báo thay đổi trong năm (trong năm) (trong năm)
thì nhân viên của cơng ty có trình độ tiếng Anh cịn thấp làm cho nhiều khi đã hiểu sai về những điều khoản của hợp đồng.
B
ớc 4: thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Để thực hiện đợc hợp đồng nhập khẩu công ty thờng tiến hành nhập khẩu theo các bớc sau:
Xin giấy phép nhập khẩu. Hiện tại các loại hàng hố mà cơng ty cần phải xin giấy phép nhập khẩu là các loại hố chất có tiền chất ma t, hố chất liên quan đến chế tạo bom nguyên tử hoặc hoá chất do Bộ y tế quản lý nh: KMnO4, Anhidrich ftalic, H2SO4, HCl....Với các hoá chất chịu sự quản lý của các cơ quan trong nớc thì cơng ty phải xin giấy phép tại Bộ cơng nghiệp.
Mở L/C (nếu thanh tốn bằng L/C). Việc thanh tốn của cơng ty thờng đợc thực hiện thơng qua hai ngân hàng đại diện của mình là Sài Gịn Thơng Tín chi nhánh Hà Nội và Ngoại Thơng Việt Nam chi nhánh Hà Nội. Thờng thì việc thanh tốn qua ngân hàng Ngoại Thơng với các đối tác là ngời Nhật, Hàn Quốc và Singapore. Còn các đối tác Trung Quốc do họ đã làm ăn với ta từ lâu do vậy họ th- ờng khơng địi hỏi nhiều về ngân hàng đứng ra thanh toán.
Với việc thanh toán bằng TT, D/P sẽ lập một th chuyển tiền gửi đến ngân hàng đại diện của mình nhờ gửi trả một số tiền cho ngời xuất khẩu và khi đó cơng ty phải trả một khoản phí dịch vụ cho ngân hàng.
Với việc thanh tốn bằng L/C đầu tiên cơng ty sẽ phải đến ngân hàng đại diện của mình xin mở một th tín dụng và tiến hành ký quỹ, nh ở trên đã nói cơng ty thờng phải ký quỹ 100% giá trị hợp đồng và phải trả cho ngân hàng một khoản phí tuỳ theo giá trị của hợp đồng.
Trong năm 2002 cơng ty chỉ có một ngân hàng đại diện là Sài Gịn Thơng tín đến năm 2003 cơng ty đã có thêm một ngân hàng mới là Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam.
Thuê phơng tiện vận chuyển (nếu có). Hiện nay cơng ty thực hiện hoạt động nhập khẩu theo điều kiện DAF, CIF: Đối với điều kiện CIF thờng công ty qui định là CIF Hải Phịng hoặc CIF Sài Gịn do đó thờng cơng ty uỷ thác cho ngời bán thuê phơng tiện vận chuyển đến cảng biển mà công ty chỉ định, tại cảng biển Việt Nam công ty uỷ thác cho hãng vận tải tại cảng biển nhận hàng với hãng tàu và giám sát quá trình giao hàng. Với điều kiện DAF là DAF Đồng Đăng hoặc Hữu Nghị. Trong trờng hợp nhập khẩu với điều kiện giao hàng là DAF công ty thờng phải đứng ra thuê phơng tiện vận chuyển từ cửa khẩu của Việt Nam vận chuỷên hàng hoá về kho và giám sát q trình giao hàng.
Mua bảo hiểm : cơng ty uỷ thác cho ngời bán mua bảo hiểm cho lơ hàng của mình theo điều kiện CIF, do đó nhiều khi xảy ra rủi ro công ty đợc bồi thờng với tổn thất thấp đây là điểm hạn chế của công ty.
Làm thủ tục hải quan: hiện nay bớc làm thủ tục hải quan tại các cửa khẩu nh: Hữu Nghị, Đồng Đăng còn mất rất nhiều thời gian và tốn kém, còn tại các cảng biển thì cơng ty đã uỷ thác cho cơng ty vận tải ở cảng làm tất cả mọi thủ tục, do đó nó diễn ra một các dễ dàng hơn. Cịn hai cửa khẩu trên cơng ty cha chọn đợc hãng vận tải uỷ thác nên phải cử nhân viên của mình trực tiếp đi làm thủ tục hải quan, th- ờng mỗi chuyến đi nhận hàng của công ty tại các cửa khẩu này mất từ hai ngày trở lên và chi phí cho mỗi tấn hàng trung bình khoảng 1 triệu đồng.
Nhận hàng: việc nhận hàng có thể đợc thực hiện tại cửa khẩu hoặc từ công ty vận chuyển. Trong qúa trình nhận hàng do trình độ của nhân viên khi đi nhận hàng có hạn cho nên nhiều khi nhận hàng về mới phát hiện ra hàng bị vỡ, và vỏ bao không đúng qui định nh trong hợp đồng (vỏ bao bị bẩn). Từ đó cho thấy cơng tác nhận hàng và kiểm tra chất lợng hàng hố của cơng ty tiến hành cha tốt.
Thanh toán: tuỳ vào điều kiện thanh toán trong hợp đồng tiến hành thanh toán cho phù hợp, cơng ty thờng lựa chọn các phơng thức thanh tốn sau:
Thanh tốn bằng phơng thức chuyển tiền khi đó cơng ty u cầu ngân hàng phục vụ mình (Sài Gịn Thơng Tín) chuyển một số tiền nhất định cho ngời bán ở n- ớc ngồi hoặc đại diện của ngời bán.
Thanh tốn bằng phơng thức nhờ thu mà cụ thể là hình thức nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ, với phơng thức này sau khi công ty chấp nhận trả tiền cho ngời bán thì ngân hàng phục vụ ngời bán mới giao cho công ty bộ chứng từ để nhận hàng. Ngời bán yêu cầu phơng thức thanh toán này là các đối tác Nhật Bản, Hàn Quốc...vì họ cho rằng đây là công ty TNHH nên độ tin cậy là khơng cao.
Thanh tốn bằng tín dụng chứng từ đối với các khách hàng là: Nichimen, Mitsui và Linker... khi đó cơng ty sẽ u cầu ngân hàng phục vụ mình mở một th tín dụng cam kết trả tiền cho ngời bán do đó cơng ty sẽ phải đặt cọc một khoản tín dụng thờng công ty phải đặt cọc 100% giá trị của lô hàng.
B
ớc 5: giải quyết tranh chấp và khiếu nại
Trong hợp đồng của cơng ty thờng ghi khi có tranh chấp xảy ra các bên sẽ tự giải quyết. Vì vậy trong trờng hợp các bên khơng tự giải quyết đợc thì sẽ làm thế nào thì họ khơng để ý tới.
III. Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩucủa công ty. của công ty.
1. Những thành tựu đã đạt đ ợc.Thị tr ờng nhập khẩu. Thị tr ờng nhập khẩu.
Thị trờng nhập khẩu của công ty đã và đang ngày càng đợc mở rộng hơn, từ chỗ chỉ nhập khẩu từ thị trờng Trung Quốc năm 2002, đến nay công ty đã mở rộng đợc sang các thị trờng khác nh: Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore...
Với thị trờng Trung Quốc công ty đã tạo đợc niềm tin đối với các đối tác này, do đó họ đã cho cơng ty thanh tốn chậm và giá trị nhập khẩu từ thị trờng này ngày càng lớn.
Thị trờng Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore: là những thị trờng mà hàng hố của họ có hàm lợng kỹ thuật cao, cơng ty có quan hệ với các thị trờng này là hồn tồn hợp lý vì đất nớc ta đang tiến hành cơng nghiệp hố hiện đại hoá nhu cầu về các hàng hố có chất lợng cao làm yếu tố đầu vào là điều không thể phủ nhận.
Môi tr ờng kinh doanh và các đối thủ cạnh tranh.
Để có thể tồn tại và kinh doanh đợc trong cơ chế thị trờng thì việc duy trì và thiết lập một hệ thống bán hàng tin cậy và ổn định là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của công ty. Hiện tại công ty đã thiết lập đợc mối quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà máy xí nghiệp, trờng học, trung tâm thí nghiệm...
Mặc dù là doanh nghiệp có qui mơ nhỏ nhng cơng ty ln luôn quan tâm đầy đủ tới đời sống vật chất và tinh thần cho công nhân viên, đối với nhân viên tham gia vào nghiệp vụ xuất nhập khẩu thờng xuyên thì đợc công ty cử đi học các lớp nghiệp vụ về hoạt động này.
Môi trờng kinh doanh của công ty khơng phải là hồn tồn thuận lợi mà cũng gặp khơng ít khó khăn do đặc điểm của mặt hàng hố chất là nguồn đầu vào khơng thể thiếu cho các ngành cơng nghiệp nên đã có rất nhiều đơn vị Nhà nớc và t nhân hoạt động trong cùng lĩnh vực này. Để có thể cạnh tranh đợc với các doanh nghiệp Nhà nớc là rất khó do các doanh nghiệp này đợc sự bảo hộ từ phía Chính Phủ, họ đợc ngân sách Nhà nớc cấp vốn chứ khơng tồn tại hình thức huy động vốn nh của công ty. Tuy nhiên là một doanh nghiệp qui mơ nhỏ, cơng ty cũng có những lợi thế nhất định trong cạnh tranh đặc biệt là trong cơ cấu tổ chức (đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt), giúp cho cơng ty có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lợc nhập khẩu của mình cho phù hợp với sự thay đổi thờng xuyên của thị trờng.
Kết quả kinh doanh nhập khẩu .
Do có một chiến lợc đúng đắn nên cơng ty đã đạt đợc những kết quả nhất định. Năm 2002 giá trị nhập khẩu là 2146,7 triệu VNĐ đến năm 2003 giá trị nhập khẩu đã lên tới 12497,137 triệu VNĐ. Tơng ứng với nó là doanh thu từ hoạt động nhập khẩu cũng tăng từ 3114,55 triệu VNĐ (năm 2002) lên 14262,946 triệu VNĐ
(năm 2003). Với kết quả này hoạt động kinh doanh nhập khẩu đã đem lại lợi nhuận cho công ty trong gần hai năm hoạt động là 115,589 triệu VNĐ và đóng góp cho ngân sách Nhà nớc hơn 1tỷ VNĐ . Để có đợc điều này cơng ty đã cố gắng ngay từ khâu đàm phán, ký hợp đồng, kiểm tra bảo quản, vận chuyển ... Và những thành tựu trên tạo tiền đề cho cơng ty có thể mạnh dạn hơn trong lĩnh vực nhập khẩu của mình, trong thời gian tới.
2. Những mặt tồn tại và nguyên nhân.
2.1 Những mặt tồn tại.
Thị tr ờng nhập khẩu của công ty.
Thị trờng nhập khẩu của cơng ty hiện vẫn bị bó hẹp ở thị trờng các nớc trong khu vực châu á, cha mở rộng sang các châu lục khác.
ở ngay chính thị trờng mà cơng ty đang nhập khẩu thì cũng bị hạn chế về số đối tác kinh doanh. Hiện công ty chỉ làm ăn với các hãng nh: Cheng Du, Beecom, Linkers, Nichimen, Behn Meyer, Mitsui, Nam Cho, Dongxing, Liuzh, OCI.
Giá trị nhập khẩu so với mua nội địa trong năm 2002 khơng cao lắm điều đó đợc thể hiện: trong năm giá trị nhập khẩu (2146,7 triệu VNĐ) chiếm khoảng 55% giá trị thu mua của cơng ty, phần cịn lại là phần của thu mua nội địa. Đến năm 2003 tỷ lệ này đã có sự thay đổi lúc này giá trị nhập khẩu chiếm 60% giá trị thu mua của công ty đến năm 2003 giá trị nhập khẩu đã có sự tăng lên so với năm 2002 nhng cịn cha ổn định.
Tiêu thụ hàng hố nhập khẩu của cơng ty.
Tiêu thụ hàng hố nhập khẩu của cơng ty chủ yếu là tiêu thụ trong nớc do đó dẫn đến thiếu ngoại tệ để thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu.
Hàng hố tiêu thụ của cơng ty nói chung và hàng hố nhập khẩu nói riêng cịn bị chiếm dụng vốn lớn.
Hàng hố nhập khẩu của cơng ty gặp phải sự cạnh tranh lớn từ các doanh nghiệp Nhà nớc, các công ty t nhân.
Công tác tổ chức nhập khẩu của công ty.
Hiện tại công tác nhập khẩu của công ty đợc tiến hành cha tốt, khâu đầu tiên trong công tác tổ chức nhập khẩu mà công ty tiến hành cha tốt phải kể đến đó là