3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quan hệ báo chí
3.3.3. Ban hành và triển khai có hiệu quả hệ thống văn bản, hướng dẫn về công
truyền thông ở các đơn vị
Hàng năm, ĐHQGHN tổ chức hội nghị thường niên về công tác truyền thông và quản trị thương hiệu nhằm đánh giá kết quả hoạt động này trong thời gian qua và đề ra nhiệm vụ cho thời gian tới. Theo quan sát, lãnh đạo của phần lớn đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN chưa đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của hoạt động
truyền thơng, quan hệ báo chí đối với hình ảnh, danh tiếng của đơn vị nói riêng và của ĐHQGHN nói chung.
Cùng với đó, nội dung đăng tải trên Cổng thông tin điện tử cũng như thiết kế mỹ thuật của bộ nhận diện thương hiệu tại các đơn vị cũng chưa có sự thống nhất, đồng bộ và tuân thủ nguyên tắc thương hiệu Mẹ - Con do ĐHQGHN quy định, dẫn đến tình trạng một bộ phận công chúng hiểu chưa đúng về cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN và các đơn vị thành viên, trực thuộc. Do đó, việc ban hành các văn bản, hướng dẫn, yêu cầu lãnh đạo các đơn vị chủ động bám sát và triển khai truyền thông đồng bộ tại đơn vị là cần thiết.
Hiện nay, công tác truyền thông và quản trị thương hiệu ở hầu hết các đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN chủ yếu thực hiện theo sự vụ, chưa có kế hoạch cụ thể, chi tiết. Chính vì vậy, sản phẩm truyền thông chưa tương xứng với vị thế của đơn vị, sự phối hợp giữa các bộ phận trong hoạt động truyền thông chưa nhịp nhàng, chuyên nghiệp. Việc ĐHQGHN ban hành kế hoạch chung theo năm sẽ làm tiền đề, cơ sở để các đơn vị thành viên và trực thuộc xây dựng các chương trình, kế hoạch truyền thơng nhất quán và đồng bộ với ĐHQGHN.
Vị trí của người làm QHCC trong tổ chức có thể được gọi dưới những cái tên khác nhau, ví dụ như Nhân viên báo chí (PR Press Officer), Chun gia thơng tin cơng chúng (Public Information Specialist), Chuyên viên quan hệ báo chí (Media Relation Professional), Quản lý QHCC (PR Manager), Nhân viên truyền thông (Communication Officer), Cán bộ công vụ (Public Affairs Officers)...dù dưới tên gọi nào, họ cũng có nhiệm vụ tương tự giống nhau, đó là xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp với công chúng của tổ chức đó, xây dựng sự hiểu biết lẫn nhau và tăng cường, bảo vệ uy tín cho tổ chức.
Tuỳ theo đặc thù của từng tổ chức mà bộ phận QHCC của tổ chức đó có thể lớn hay nhỏ. Một số tổ chức có thể chỉ có một người duy nhất đảm nhận toàn bộ nhiệm vụ QHCC, một số tổ chức có thể có hăn một ban QHCC gồm 2030 người với những bộ phận chuyên biệt khác nhau, ví dụ như ban QHCC của một trường đại học ở Mỹ có thể có các giám đốc phụ trách phần tin tức, phần xuất bản, phần quan hệ với cựu sinh viên, phần phát triển. Dưới họ là các nhân viên chuyên về viết, biên tập, ảnh, tổ chức sự kiện, gây quỹ. Toàn bộ ban này được đặt dưới sự lãnh đạo của một vị phó chủ tịch phụ trách quan hệ của nhà trường. Hoặc một tập đồn có thể có ban QHCC có quy mơ lớn
hơn, phân chia thành nhiều bộ phận hơn ban QHCC của trường đại học. Đặt dưới sự chỉ đạo của vị phó chủ tịch phụ trách QHCC của tập đồn là các giám đốc phụ trách bộ phận nghiên cứu lập kế hoạch, bộ phận hoạt động, bộ phận quan hệ với chính phủ, bộ phận quan hệ quốc tế, bộ phận dịch vụ thông tin. Bên dưới các giám đốc là các chuyên viên phân tích, lập kế hoạch, những người phụ trách quan hệ ở từng vùng, từng khu vực, hoặc phụ trách các lĩnh vực chuyên biệt như báo chí, xuất bản...