PR nội bộ có vai trị quan trọng trong việc hình thành một mơi trường làm việc có hiệu quả xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa tổ chức và nhân viên.
Xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, truyền thơng 2 chiều với nhóm cơng chúng bên trong, tăng cường tính ảnh hưởng của doanh nghiệp để đối phó với khủng hoảng.
Các kênh thông tin nội bộ:
- Các phương tiện in ấn (tạp chí nội bộ) là ấn phẩm định kỳ, không mang tính thương mại, nhằm cung cấp thơng tin thường xuyên cho nhân viên về công việc của tổ chức mục tiêu và nhiệm vụ của cá nhân, nhắc nhỡ nhân viên thực hiện nội quy tuyên dương thành tích cá nhân của nhân viên, củng cố niềm tin giữa nhân viên và lãnh đạo.
- Mạng nội bộ. Giúp nhân viên trao đổi thông tin và nhận phản hồi nhanh thêm vào đó, mạng nội bộ cịn có thể lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp thông qua môi trường truyền thông tương tác.
- Bản tin điện tử: Là phương tiện truyền thơng qua mạng nội bộ và email có mục đích giống như tạp chí nội bộ nhưng nhấn mạnh tới người đọc để họ có thể tiếp cận nhanh và dễ dàng hơn với thông tin.
- Giao tiếp trực tiếp: Thơng qua các hình thức họp nhóm hay các hội nghị quản lý có thể giải đáp thắc mắc của nhân viên cũng như truyền tải trực tiếp các thông điệp kinh doanh.
- Bản tin: Là kênh thông tin nội bộ không thể thiếu. Bảng tin nhằm cung cấp các thông tin về sự kiện lịch họp, các quy định của doanh nghiệp.
- Bên cạnh đó cịn có một số kênh thơng tin nội bộ khác nhau như hệ thống thư viện nội bộ các phiên họp, hội nghị có truyền hình trực tiếp cho tồn thể nhân viên cùng theo dõi.
Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động quan hệ nội bộ trong quá trình xây dựng và phát triển hình ảnh ĐHQGHN nói riêng và chiến lược phát triển ĐHQGHN đến năm 2020 tầm nhìn 2030 nói chung, Đảng ủy, Ban Giám đốc ĐHQGHN đã tập trung làm tốt và đẩy mạnh hoạt động này. Cụ thể:
Quan hệ nội bộ của ĐHQGHN trong giai đoạn 2013 – 2017 tập trung vào đội ngũ cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên ĐHQGHN. Nhóm cơng chúng này không chỉ là những cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên đang công tác và học tập tại các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN mà còn là các thế hệ cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác và các cựu học sinh, sinh viên đã học tập tại ĐHQGHN. Lãnh đạo ĐHQGHN xác định rằng, việc duy trì mối quan hê tốt đẹp với nhóm cơng chúng là cựu cán bộ, giảng viên và cựu học sinh, sinh viên là một trong những hoạt động góp phần xây dựng hình ảnh hiệu quả về ĐHQGHN, là một trong những kênh quảng bá, giới thiệu uy tín nhất.
Với số lượng cán bộ, giảng viên và học sinh, sinh viên đông đảo, việc xây dựng quan hệ nội bộ sẽ gia tăng sức mạnh nội bộ, lan tỏa những thơng điệp và hình ảnh về ĐHQGHN nói chung và các đơn vị thành viên và trực thuộc nói riêng một cách chân thực và đảm bảo tính tin cậy.
Hiện tại, truyền thông nội bộ ở ĐHQGHN được thực hiện thông qua hệ thống các phương tiện thông tin truyền thơng, quảng bá hình ảnh của ĐHQGHN, bao gồm:
- Cổng Thông tin điện tử tiếng Việt (http://www.vnu.edu.vn) do Phòng TT&QTTH, Văn phịng ĐHQGHN quản lý (trung bình 150 tin, bài/tháng với các hình thức: tin bài dạng text, infographic, ảnh, video) với lượng truy cập đạt 300 ngàn đến 1 triệu lượt/tháng.
Từ năm 2014, trên Cổng Thông tin điện tử tiếng Việt đăng tải Bản tin Video tháng – điểm lại các hoạt động nổi bật hàng tháng của ĐHQGHN, đưa tin về công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Đảng ủy và Ban Giám đốc cùng các sự kiện lớn, các thành tựu, sản phẩm tiêu biểu của ĐHQGHN.
- Cổng Thông tin điện tử tiếng Anh (http://www.vnu.edu.vn/eng) do Phòng TT&QTTH, Văn phòng ĐHQGHN quản lý (trung bình 50 tin, bài/tháng).
- Bản tin ĐHQGHN do Tạp chí Khoa học phát hành (1 số/tháng).
Xuất bản các ấn phẩm (Tờ rơi, Brochure, Báo cáo thường niên…) và vật phẩm theo bộ định vị thương hiệu. Brochure và tờ rơi đều là những tài liệu dùng để truyền tải một thông điệp nào đó của tổ chức (tiểu sử, tôn chỉ hoạt động, hoạt động kinh doanh, nguồn nhân lực, thành tựu…); các sản phẩm/dịch vụ (giới thiệu sản phẩm /dịch vụ mới, tính năng, lợi ích, hướng dẫn cách sử dụng…) hay các hoạt động xã hội mà tổ chức đang thực hiện.
Brochure thường được đóng thành cuốn, kích thước nhỏ, chứa đựng được nhiều thơng tin.
Tờ rơi là những tờ riêng lẻ, cung cấp thông tin chỉ về một, hai hạng mục. Brochure và tờ rơi có thể được gửi kèm với thơng cáo báo chí hoặc phân phát cho các đối tượng đến tham gia họp báo hoặc các sự kiện. Đó được coi như tài liệu tham khảo để giúp họ hiểu rõ hơn về doanh nghiệp/ tổ chức.
ĐHQGHN đã thực hiện tốt truyền thông hiệu quả thơng qua hình tức tờ rơi trong những hội thảo, sự kiện lớn, công tác tuyển sinh,….
Báo cáo thường niên (BCTN) là một phương tiện truyền tải thông tin về các hoạt động kinh doanh, lợi nhuận và các hoạt động liên quan của tổ chức trong suốt một
năm qua cũng như kế hoạch kinh doanh, lợi nhuận, phát triển của tổ chức trong thời gian tới.
Thông qua BCTN, đơn vị giáo dục sẽ:
- Thể hiện sự minh bạch trong cung cấp thông tin đến Cộng đồng các mối quan hệ bên ngoài
- Thể hiện trách nhiệm của mình với cán bộ nhân viên
- Thu hút sự quan tâm của các tổ chức đầu tư, nhà đầu tư cá nhân mới, các cơ quan báo chí
Ngồi nội dung đầy đủ và thông tin minh bạch, sáng tạo trong bố cục để chuyển tải hiệu quả các các thơng điệp về phân tích, đánh giá cũng như tạo ấn tượng trong thiết kế để thu hút người đọc từ trang đầu đến trang cuối cũng là một công tác chuẩn bị khá quan trọng trong việc xây dựng Báo cáo thường niên. Nó thể hiện sự tơn trọng, hiểu biết, quan tâm và đầu tư đúng mức của doanh nghiệp trong công tác quan hệ với nhà đầu tư (Investor Relations). Mục đích của báo cáo thường niên của VNU là nhằm giới thiệu cho cơ quan báo chí và người đọc một cách đầy đủ các hoạt động trọng yếu và tình hình tài chính của VNU. Bởi vậy việc trình bày báo cáo thường niên cũng như các số liệu tài chính trong quá khứ phải làm sao giúp các nhà đầu tư dễ dự đốn tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của cơ sở giáo dục đại học mang tính quốc gia.
Theo kết quả khảo sát của tác giả, công tác truyền thông nội bộ ở ĐHQGHN tập trung vào các nội dung:
- Tuyên truyền về quyết tâm chính trị, sự thống nhất – One VNU, cũng như sự chỉ đạo, lãnh đạo của Ban Giám đốc ĐHQGHN trong việc xây dựng ĐHQGHN trở thành Trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao tri thức, đa ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao, trình độ cao, hướng tới chuẩn mực quốc tế.
- Tuyên truyền về nhiệm vụ, trách nhiệm và đóng góp của các đơn vị, cá nhân, các tổ chức liên quan trong việc triển khai các chủ trương, đường lối của Đảng, Chính phủ, của Đảng ủy, Ban Giám đốc ĐHQGHN trong sự nghiệp xây dựng và phát triển ĐHQGHN.
- Các sự kiện và các hoạt động nổi bật khác của ĐHQGHN.
Thực tế cho thấy, 78% đơn vị trong ĐHQGHN đều có vật phẩm hoặc ấn phẩm mang hình ảnh của VNU. Điều đó chứng tỏ độ phủ rộng của thơng tin, quảng bá ảnh ảnh của ĐHQGHN đến các đơn vị thành viên là gần như bao quát. Đây là một trong những hoạt động truyền thông nội bộ được thực hiện đồng bộ trên toàn hệ thống ĐHQGHN.
Thực trạng nhân sự phụ trách công tác truyền thông và quản trị thƣơng hiệu tại ĐHQGHN
Kết quả khảo sát cho thấy, nhân sự tham gia phụ trách truyền thông tại ĐHQGHN đúng chun ngành báo chí – truyền thơng cịn q ít so với quy định mặt bằng chung của một cơ quan, cơ sở truyền thông về cơ sở giáo dục đại học. Chưa đạt tới 12%.
- Phịng Truyền thống/Phịng Trưng bày về ĐHQGHN.
ĐHQGHN có 01 Kênh Youtube (VNU – ĐHQGHN), tính đến tháng 12/2017, trang Youtube này đã lưu trữ 300 video về ĐHQGHN.
PR nội bộ tốt là thiện chí có lợi cho cơng việc chung. Mối quan hệ của lãnh đạo và nhân viên trong PR nội bộ là một trong những điểm đánh chú ý của hoạt động PR nội bộ. Việc truyền thông đa chiều giữa lãnh đạo và các nhân viên cấp dưới giúp họ hiểu về hoạt động của nội bộ, làm họ tin tưởng vào lãnh đạo, toàn tâm khi làm việc. Một lãnh đạo gây dựng được lịng tin của nhân viên thì giúp nhân viên trung thành với công việc, giúp nhân viên hiểu được vai trị của họ trong cơng việc tốt hơn nữa, nhân viên của cơng ty thì sẽ trở thành người PR cho chính hình ảnh của cơng ty.
Ngồi ra, có một số trang Facebook về ĐHQGHN như: Đại học Quốc gia Hà Nội – VNU, ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI, Tuổi trẻ Đại học Quốc gia Hà Nội có lượng likes, lượng truy cập lớn, tuy nhiên, việc quản lý vận hành còn nhiều bất cập, việc quản trị, kiểm sốt và định hướng thơng tin cịn bỏ ngỏ. Đầu tháng 4/2017, thực hiện chỉ đạo của Giám đốc ĐHQGHN về việc đẩy mạnh công tác truyền thông nội bộ,
Phòng TT&QTTH, Văn phòng ĐHQGHN đã lập 01 Fanpage có tên là VNU – Đại học Quốc gia Hà Nội.
Đây được coi là Fanpage chính thức của ĐHQGHN, đăng tải thông tin quản lý, điều hành cũng như các hoạt động, sự kiện của ĐHQGHN. Từ khi khởi tạo đến nay, Fanpage VNU – Đại học Quốc gia Hà Nội đã thu hút 40.000 lượt xem và gần 20.000 lượt tương tác.
Cùng với đó, Văn phòng ĐHQGHN là đầu mối xây dựng quy trình quản trị thông tin, thương hiệu, thực hiện báo cáo định kỳ tình hình thơng tin báo chí nội bộ cho lãnh đạo ĐHQGHN và trực tiếp hỗ trợ xử lý sự cố, khủng hoảng truyền thông của các đơn vị thành viên, trực thuộc. Văn phòng ĐHQGHN, cụ thể Phòng TT&QTTH là đầu mối tiếp nhận và kết nối phóng viên với đầu mối thơng tin, người phát ngôn các đơn vị thành viên, trực thuộc để phối hợp xử lý thông tin, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho các cơ quan báo chí. Cơng tác xử lý khủng hoảng truyền thông được đánh giá là hiệu quả và tiết kiệm, từ năm 2013 đến nay chưa xảy ra sự cố truyền thông nghiêm trọng, mất kiểm sốt.
2.3. Hoạt động quan hệ với báo chí trong xây dựng hình ảnh Đại học Quốc gia Hà Nội
Giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2015, hoạt động quan hệ báo chí trong xây dựng hình ảnh ĐHQGHN chủ yếu theo dịng sự kiện. Bắt đầu từ năm 2015 thì hoạt động này được đẩy mạnh thơng qua các sự kiện lớn, có sự đóng góp tích cực của đội ngũ nhân sự làm công tác truyền thông tại các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN lần sự vào cuộc của phóng viên các cơ quan thơng tấn, báo chí. Hoạt động xây dựng hình ảnh ĐHQGHN ngày càng có sự đổi mới cả về nội dung lẫn hình thức thể hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, với các loại hình: báo điện tử, báo in, phát thanh và truyền hình. Tuy nhiên, trong khn khổ luận văn và những điều kiện lưu trữ, thống kê thực tế, tác giả tập trung khảo sát, nghiên cứu hoạt động xây dựng hình ảnh ĐHQGHN trên báo điện tử, phát thanh và truyền hình.
2.3.1. Xây dựng hình ảnh ĐHQGHN trên báo điện tử
Theo khảo sát của tác giả, từ năm 2016 trở về trước, việc xây dựng hình ảnh của ĐHQGHN chủ yếu bám sát các sự kiện, hoạt động cốt lõi như: hoạt động tuyển sinh theo phương thức Đánh giá năng lực hoặc thời gian diễn ra Đại hội Đảng bộ
ĐHQGHN tiến tới Đại hội Đảng các cấp. Từ năm 2017, cơng tác xây dựng hình ảnh có sự đổi mới rõ nét và toàn diện hơn trên nhiều lĩnh vực: Đào tạo, đối ngoại, chân dung cán bộ/giảng viên/nhà khoa học/sinh viên ưu tú…
Trong tiến trình thực hiện chủ trương đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo theo Nghị quyết 29-NQ/TW của BCH Trung ương Đảng, ĐHQGHN đã nghiên cứu, tham khảo mơ hình giáo dục ở các nước tiên tiến trên thế giới và áp dụng thành công đổi mới tuyển sinh đại học chính quy theo phương thức Đánh giá năng lực. Các tuyến bài liên quan đến hoạt động này chủ yếu xoay quanh những ưu việt của phương thức tuyển sinh lần đầu tiên áp dụng tại Việt Nam, đồng thời đưa ra ý kiến của các chuyên gia giáo dục về những thuận lợi, khó khăn khi triển khai vào thực tiễn.
Là năm đầu tiên áp dụng phương thức tuyển sinh mới với việc thống nhất dùng 1 bài thi đánh giá năng lực xét tuyển sinh đại học, các hoạt động truyền thông cho hoạt động này diễn ra hết sức sôi động.
Tính riêng năm 2015, chỉ riêng trong kỳ thi đợt tháng 5, đã có 47 tác phẩm báo điện tử truyền thông về sự kiện này. Trong đó, nổi bật phải kể đến tác phẩm “Hơn 45.000 thí sinh đăng ký tuyển sinh đại học theo cách mới” đăng tải trên báo điện tử
Vietnamnet. Nội dung bài viết chia 3 phần có nội dung về việc thực hiện bài thi trên 7.400 máy tính được ĐHQGHN tổ chức vào cuối tháng 5 và tháng 8. Tuy nhiên, điểm hạn chế của bài viết gần 1.000 từ này là bài viết khá dài nhưng khơng có ảnh, khơng thu hút độc giả.
Cùng chủ đề này, báo Tuổi trẻ nhấn mạnh vào việc ĐHQGHN cho mỗi thí sinh một đề thi riêng trong bài thi đánh giá năng lực với tác phẩm “Tuyển sinh vào ĐHQGHN: Mỗi thí sinh một đề thi riêng”. Ở kỳ tuyển sinh bằng bài thi đánh giá năng lực, mỗi thí sinh sẽ làm một đề thi riêng do máy tính lấy từ bộ cơ sở dữ liệu đề nguồn. Bài thi đánh giá năng lực bao gồm 140 câu hỏi trắc nghiệm trong thời gian làm bài 195 phút với 3 phần thi. Ở phần thi tự chọn, thí sinh được lựa chọn Khoa học Tự nhiên hoặc Khoa học Xã hội, nhưng sau thời gian 2 phút, nếu thí sinh khơng chọn một trong hai nội dung, máy tính sẽ mặc nhiên chọn phần Khoa học Tự nhiên. Mỗi phần thi có 40 câu hỏi trắc nghiệm lựa chọn, thời gian hạn định là 55 phút.
Đáng chú ý nhất là loạt bài trên báo Thanh Niên với nhiều nội dung như: “Ngày
mai, bắt đầu thi đánh giá năng lực”; “Năm sau, có thể thi mỗi tháng”; Bài phỏng vấn: “Tuyển sinh vào ĐH Quốc gia Hà Nội: Làm bài thi trên máy tính”. Loạt bài này đóng
vai trị quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh ĐHQGHN với việc tiên phong trong tuyển sinh bằng phương thức mới.
Năm 2016, từ tháng 2 cho đến hết tháng 8, có hơn 400 tác phẩm báo điện tử đưa tin về ĐHQGHN. Các tác phẩm nổi bật là: Trên báo Tiền phong, ngày 7/2/2016 có tác phẩm “Đại học Quốc gia Hà Nội điều chỉnh thi đánh giá năng lực”. Theo đó, năm 2016, ĐHQGHN tiếp tục áp dụng Đề án tuyển sinh đại học chính quy bằng các bài thi đánh giá năng lực nhưng có điều chỉnh một số nội dung trong đề án cho phù hợp. Tiếp đó, ngày 26/2/2016 trên báo Nông nghiệp Việt Nam có bài viết “Thêm 5 trường sử dụng kết quả của Đại học Quốc gia Hà Nội”. Nội dung bài viết đề cập đến việc sẽ có thêm 5 trường đại học sử dụng kết quả bài thi đánh giá năng lực của ĐHQGHN để tuyển sinh, đó là: Trường ĐH Tài nguyên và Môi trường, Trường ĐH Thủ đô, Trường ĐH Nguyễn Trãi, Trường ĐH Kiến trúc Đà Nẵng và Trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật