3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quan hệ báo chí
3.3.1. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo các cấp trong ĐHQGHN
Trong thời gian qua, công tác truyền thông của ĐHQGHN và của các đơn vị nhìn chung có nhiều nỗ lực, góp phần quảng bá hình ảnh, vị thế ĐHQGHN. Đội ngũ nhân sự làm công tác truyền thông của ĐHQGHN đang từng bước trưởng thành cùng mạng lưới đơng đảo cộng tác viên góp phần quảng bá rộng rãi các thành tựu, sản phẩm trong các lĩnh vực, nâng cao vị thế và uy tín của ĐHQGHN. Tuy nhiên, công tác truyền thơng của ĐHQGHN cịn một số ngun nhân, hạn chế. Một trong số đó là vai trị của người đứng đầu đơn vị chưa sát sao, đáp ứng yêu cầu của công tác này. Lãnh đạo nhiều đơn vị chưa nhận thức rõ vai trị, tầm quan trọng của cơng tác truyền thơng, chưa có nhận thức đầy đủ về nội dung cần truyền thơng và phương thức truyền thơng. Do đó, một trong những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế và nâng cao hiệu quả công tác truyền thông của ĐHQGHN, cần thống nhất tư tưởng và hành động trong tồn ĐHQGHN và nâng cao vai trị, trách nhiệm của người đứng đầu các đơn vị. Thủ trưởng đơn vị trực tiếp phụ trách công tác truyền thông và là người phát ngơn chính thức/duy nhất của đơn vị trước báo chí, cơng luận. Đồng thời, mỗi cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh và học viên đều phải nhận thức được vai trò của cơng tác truyền thơng và có ý thức bảo vệ, xây dựng hình ảnh, thương hiệu ĐHQGHN.
3.3.2. Chuyên nghiệp hóa hoạt động quan hệ với báo chí
Với chức năng tham mưu, giúp lãnh đạo ĐHQGHN tổ chức triển khai các hoạt động liên quan đến công tác truyền thông và quản trị thương hiệu của ĐHQGHN, Phòng TT&QTTH, Văn phòng ĐHQGHN có vai trị là đầu mối về công tác truyền thơng, kết nối báo chí trong ngồi ĐHQGHN, đầu mối quản lý cơng tác truyền thơng nội bộ của các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN.
Andrew – ông vua ngành thép của Mỹ cho rằng: “Tri thức của các chuyên gia chỉ chiếm 15% trong thành cơng của họ, 85% cịn lại phụ thuộc vào các mối quan hệ xã hội” [24, tr.88]. Mối quan hệ có ngay từ chính bản thân mỗi người và từ những người xung quanh. Điều quan trọng là phải biết tạo dựng những mối quan hệ đó như thế nào.
Thực tế cho thấy, mối quan hệ với giới truyền thông là mối quan hệ lâu dài. Một mối quan hệ bền vững phải có cho và nhận, phải đem lại lợi ích cho cả hai bên. Có mối quan hệ tốt với giới truyền thơng sẽ giúp việc quảng bá thương hiệu hiệu quả hơn. Với mơ hình đặc thù của ĐHQGHN, Phịng TT&QTTH, Văn phòng ĐHQGHN đã thiết lập mối quan hệ thân thiết với các phóng viên nhiều cơ quan thơng tấn, báo chí. Theo đó, các đơn vị thành viên và trực thuộc có thể chủ động kết nối với các phóng viên đó để mời dự và đưa tin về sự kiện nhưng nhất thiết cần thông tin tới Phòng TT&QTTH, Văn phịng ĐHQGHN nhằm có phương án kịp thời xử lý khủng hoảng truyền thơng nếu có.
Bên cạnh đó, Phịng TT&QTTH, Văn phịng ĐHQGHN cũng có vai trị kết nối lãnh đạo với cán bộ công chức, viên chức, người lao động trong toàn ĐHQGHN; giữa lãnh đạo với học sinh – sinh viên; giữa thầy và trò; giữa các đơn vị thành viên và trực thuộc… tạo ra sự hiểu biết, đoàn kết lẫn nhau trong nội bộ ĐHQGHN. Do đó, cần tăng cường vai trị đầu mối của Phòng TT&QTTH, Văn phịng ĐHQGHN về cơng tác truyền thơng, hoạt động quan hệ báo chí đối với các đơn vị thành viên và trực thuộc.