3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quan hệ báo chí
3.3.7. Nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự làm công tác truyền
Công tác truyền thông và quản trị thương hiệu đóng vai trị quan trọng trong hoạt động của ĐHQGHN, là một trong những công cụ triển khai kế hoạch chiến lược phát triển của ĐHQGHN thông qua việc thơng tin, quảng bá hoạt động, hình ảnh và vị thế của ĐHQGHN. Chính vì vậy, việc xây dựng mạng lưới liên kết truyền thơng trong và ngồi ĐHQGHN một cách hiệu quả nhằm phục vụ các giá trị cốt lõi giúp gia tăng giá trị và uy tín của ĐHQGHN là cần thiết. Hiện nay, tồn ĐHQGHN có hơn 90 website, gần 40 ấn phẩm truyền thông và gần 300 cán bộ làm công tác truyền thông và quản trị thương hiệu, đa phần là cán bộ kiêm nhiệm (chiếm 64%). Việc tổ chức các khóa bồi dưỡng sẽ giúp các cán bộ làm công tác truyền thông nâng cao năng lực, kỹ năng làm việc/tác nghiệp và sẽ có những tư vấn hữu ích cho lãnh đạo về các hoạt động truyền thông và quản trị thương hiệu cho đơn vị mình và cho ĐHQGHN.
Các khóa đào tạo, bồi dưỡng không chỉ giúp các học viên nâng cao kỹ năng truyền thơng và quản trị thương hiệu mà cịn góp phần gắn kết, tăng cường hiểu biết cho đội ngũ cán bộ làm công tác này giữa các đơn vị thành viên và trực thuộc ĐHQGHN, qua đó đẩy mạnh vị thế, thương hiệu của đơn vị nói riêng và ĐHQGHN nói chung.
Người làm QHCC của ĐHQGHN cần phải nâng cao chuyên mơn để có thể đảm trách những nhiệm vụ chính như sau:
- Lên kế hoạch, chương trình (Programme Planning): Trên cơ sở phân tích
những thách thức và cơ hội, xác định mục tiêu cụ thể, người làm QHCC đề xuất và lập kế hoạch hoạt động, sau đó đánh giá hiệu quả của chúng.
- Soạn thảo và biên tập các loại tài liệu (Writing and Editing): Văn bản như
thơng cáo báo chí, báo cáo thường niên, các bài báo, diễn văn, những cuốn sách nhỏ, bản tin nội bộ...
- Thiết kế và sản xuất (Design and Product): các chương trình truyền thơng đa
phương tiện, phim tài liệu.
- Quan hệ với giới truyền thông (Media Relations): thiết lập và phát triển một
mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với giới báo chí. Người làm QHCC có nhiệm vụ liên tục cung cấp thông tin cập nhật nhất về cơ quan, tổ chức của mình hoặc khách hàng tới báo chí. Cơng việc này bao gồm những hoạt động như soạn thảo thông cáo báo chí, họp báo, tổ chức các buổi gặp mặt báo chí.
- Truyền thơng: cung cấp thơng tin cho công chúng.
- Lên kế hoạch và thực hiện những sự kiện đặc biệt: như các buổi hội nghị, triển
lãm, lễ kỉ niệm, cuộc thi, giải thưởng, lễ ra mắt sản phẩm mới, họp báo.nhằm thu hút sự chú ý của các nhóm cơng chúng đặc biệt nào đó, quảng bá về một số hoạt động, sản phẩm mới.
- Nghiên cứu và đánh giá (Research and Evaluation): đánh giá các chương trình QHCC để rút kinh nghiệm, làm tiền đề cho việc xây dựng những kế hoạch sau này. Người làm QHCC sử dụng nhiều phương pháp của ngành khoa học khác để tiến hành nghiên cứu, đánh giá các nhóm cơng chúng và chương trình.
Người làm QHCC có thể chọn làm việc trong lĩnh vực QHCC trong tổ chức hoặc làm cho các công ty tư vấn, hãng QHCC chuyên nghiệp. Bạn có thể trở thành chuyên gia QHCC trong một lĩnh vực chuyên biệt như quan hệ tài chính/đầu tư hoặc y tế, khoa học. Hoặc bạn sẽ trở thành một người làm QHCC ở cấp độ quản lý, hoạch định chiến lược, tham gia vào quá trình ra quyết định. QHCC là một lĩnh vực rộng, và những phẩm chất mà người làm QHCC cần có cũng được mở rộng cùng với sự phát triển của người đó trong nghề nghiệp. Ví dụ, ở cấp độ kỹ thuật viên, bạn cần biết viết các thơng cáo báo chí, nhưng ở cấp độ quản lý, giải quyết khủng hoảng, bạn cần có đầu óc chiến lược và khả năng ứng phó với các tình huống.
Người làm QHCC phải biết cách trình bày rõ ràng, chính xác, gãy gọn, logic mọi vấn đề, biết cách làm các đối tượng công chúng khác nhau tiếp nhận được thông điệp mà người làm QHCC gửi tới họ.
Kỹ năng nói bao gồm kỹ năng trình bày vấn đề, kỹ năng thuyết phục, khả năng phát ngôn, khả năng diễn thuyết.
Kỹ năng viết bao gồm kỹ năng viết báo, diễn văn, báo cáo, sách. là những kỹ năng đòi hỏi sự rèn luyện ở mức độ cao.
Khả năng thiết lập các mối quan hệ, biết lắng nghe, biết hợp tác là phẩm chất vô cùng cần thiết đối với một người làm QHCC.
Kiến thức chuyên môn: Các kiến thức về truyền thơng, báo chí, tâm lý, tâm lý xã hội, khoa học chính trị, kinh tế và các nguyên tắc quản lý, triết học, kiến thức về xã hội, văn hóa. Các kỹ năng nghề nghiệp bao gồm: thực hiện nghiên cứu dư luận, phân tích vấn đề, kỹ năng quan hệ với báo chí và làm báo, kỹ năng tổ chức, các công việc quảng cáo, xuất bản, sản xuất phim, video, viết các bài phát biểu và diễn thuyết.
Ngoài ra, tuỳ lĩnh vực hoạt động chun mơn mà người làm QHCC cần tích lũy kiến thức trong lĩnh vực đó. Ví dụ, người làm QHCC tài chính cần có kiến thức chun mơn về tài chính. Người làm QHCC trong khoa học cần có kiến thức về khoa học.
- Vốn ngoại ngữ, khả năng tiếp cận và sử dụng công nghệ thông tin: Người làm
QHCC địi hỏi phải thơng thạo ít nhất một ngoại ngữ, thường là tiếng Anh, trên cả 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết, vì đặc điểm cơng việc QHCC là thường xun tiếp xúc với các cá nhân, tổ chức nước ngoài, cũng như những văn bản ngoại ngữ.
Bên cạnh đó, cơng việc xử lý, quản lý thơng tin địi hỏi người làm QHCC phải có hiểu biết và khả năng tiếp cận, sử dụng công nghệ thông tin Năng lực tổ chức, quản lý.
Người làm QHCC cần có óc nhạy bén và tổng hợp của một nhà tổ chức, đứng ra lập kế hoạch, tổ chức, điều hành các cuộc họp báo, các cuộc hội thảo, các sự kiện.. .Đặc biệt, với các cán bộ QHCC ở vị trí càng cao thì càng cần có khả năng quản lý. Khả năng giải quyết vấn đề.
Người làm QHCC cần có khả năng nhạy bén, linh hoạt trong mọi tình huống đe xử lý công việc, điều phối các mối quan hệ, đối phó với những tình huống bất ngờ, những cuộc khủng hoảng...
- Khả năng quản lý tài chính: Cán bộ QHCC thường phải thực hiện các chương
trình truyền thơng với kinh phí khơng nhỏ, do đó cần có khả năng quản lý nguồn tài chính một cách phù hợp để giúp chương trình đạt thành cơng.
Những phẩm chất đạo đức phù hợp:
Đối với người làm QHCC, trung thực là phẩm chất hàng đầu. Ngoài ra, người làm QHCC phải là người năng động, tích cực, chun cần, say mê nghề nghiệp, khơng ngừng học hỏi nâng cao kiến thức, chịu đựng áp lực cơng việc cao, sẵn sàng hy sinh thời gian vì cơng việc.
Tymson cho rằng nguời làm QHCC chuyên nghiệp của thế kỉ 21 cần phải vừa là người thủ lĩnh nhóm, vừa là kỹ thuật viên, vừa là người quản trị.
Ngồi những phẩm chất chung nói trên, cơng việc của người cán bộ QHCC địi hỏi những phẩm chất, năng lực cụ thể tuỳ theo vị trí cơng việc mà họ đảm nhận. Đế hiếu rõ hơn yêu cầu đối với các cán bộ QHCC chun nghiệp, có thế tham khảo mơ tả
của Tymson về những phẩm chất cần thiết của người làm QHCC ở các hãng QHCC chuyên nghiệp tại Australia.
Như vậy, người làm QHCC vừa phải có kiến thức, kỹ năng chun mơn đầy đủ qua đào tạo chuyên nghiệp, vừa phải có năng lực của nhà quản lý, đồng thời cần những phẩm chất phù hợp đế có thế hoạt động thành cơng trong lĩnh vực rộng lớn và rất năng động này.