Tên NV Mã NV Giờ vào Giờ ra Giờ giải lao
Nghiêm Minh Phú 090 07:49 17:02 3 tiếng
Nguyễn Hữu Hiếu 125 07:52 16:49 2 tiếng
Phan Văn Quảng 138 07:55 17:49 45 phút
Nguyễn Thái Bình 390 07:58 16:50 15 phút
Nguyễn Đức Tùng 284 08:05 17:10 20 phút
Bùi Nguyễn Đức Anh 323 07:49 17:02 15 phút
Dương Thanh Hiền 322 07:48 17:05 20 phút
(Nguồn: Phòng Nhân sự) 3.2.1.3. Nội dung giải pháp
Giảm thời gian chờ đợi KH bằng cách gọi điện hẹn gặp và xác nhận thời gian trước cuộc hẹn, có thể tăng thời gian bán hàng hữu ích bằng 3 cách: (1) Tăng thời gian làm việc, giảm thời gian dành cho cá nhân. (2) Giảm thời gian quản lý hành chính. (3) Giảm thời gian đi lại giữa những KH.
Phương pháp phân loại KH theo ABC: Phân nhóm KH theo thứ hạng A, B, C dựa trên mức độ đóng góp doanh số bán hàng của KH, ví dụ như sau: 15% lượng KH tạo ra 55% doanh số (KH A); 20% lượng KH tiếp theo tạo ra 30% doanh số bán hàng (KH B); 65% lượng KH còn lại chỉ tạo ra 15% doanh số bán hàng (KH C).
Với việc phân nhóm này, nhân viên bán hàng sẽ phân bổ những nỗ lực, thời gian, các chương trình khuyến mãi bán hàng, tiếp thi…theo mức độ ưu tiên cho các nhóm KH với số lượng ít nhưng tạo ra doanh số lớn. Điểm yếu của biện pháp này là xác đinh mức độ ưu tiên, phân bổ nỗ lực bán hàng dựa trên kết quả kinh doanh hiện tại mà không quan tâm đến phát triển những cơ hội tiềm năng trong tương lai.
3.2.1.4. Dự kiến các kết quả thu được từ giải pháp quản lý thời gian tìm kiếm khách hàng
Việc áp dụng các giải pháp này sẽ làm giảm thời gian cho việc quản lý hành chính, kế hoạch thăm viếng, chăm sóc KH thơng qua biện pháp phân nhóm KH sẽ tối ưu hóa thời gian đi lại của nhân viên. Đồng thời giải pháp này cũng hạn chế sự trì trệ trong tác phong làm việc của nhân viên. Và kết quả cuối cùng là tăng thời gian bán hàng hữu ích, tăng doanh số bán hàng.
3.2.2. Xây dựng quy trình lập kế hoạch kinh doanh
3.2.2.1. Lý do giải pháp
Lập kế hoạch kinh doanh là một công việc quan trọng dẫn tới thành công của bất cứ cơng ty nào, nhưng nó càng đặc biệt quan trọng đối với Cơng ty HĐLand. Khi khơng có một kế hoạch kinh doanh bài bản, cơng ty có thể trở nên rối trí khi khơng biết phải tập trung vào cái gì, khi phát triển đến một giai đoạn nào đó. Mục tiêu rõ ràng giúp cơng ty tập trung hướng nỗ lực vào đó, và kết quả dễ dàng đạt được. Để lập mục tiêu ngắn hạn là trước tiên hãy cân nhắc mục tiêu dài hạn. Ví dụ công ty trong 2 năm tới mong muốn “Tăng doanh số bán hàng”, “Mở rộng mạng lưới” đây là những mục tiêu tốt, nhưng nó q mơ hồ vì khơng cung cấp phương thức nào để đánh giá mức độ thành công. Sau khi xác đinh mục tiêu, công ty phải sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự quan trọng. Như vậy khi xây dựng đánh giá lựa chọn các chiến lược kinh doanh, công ty sẽ ưu tiên thỏa mãn các mục tiêu có tính chất quan trọng trước.
Đó là đối với kế hoạch kinh doanh của cơng ty. Nhưng để hồn thành và đạt được mục tiêu đó thì phải bắt đầu từ mỗi một chuyên viên kinh doanh ( sales ). Theo đó, mỗi nhân viên cũng nên tự lập ra cho mình một quy trình, một kế hoạch kinh doanh, cũng như thiết lập mục tiêu của bản thân để làm sao phù hợp với năng lực và mục tiêu chung của công ty.
3.2.2.2. Căn cứ giải pháp
Từ thực trạng trong công tác lập kế hoạch kinh doanh của cơng ty cịn hết sức đơn giản chưa thực sự hiệu quả, khi chỉ xem xét dựa trên những số liệu bán hàng của các tháng, q trước đó. Bởi vì thực tế cịn nhiều yếu tố cần được xem xét khi lập kế hoạch kinh doanh. Một kế hoạch tốt phải được xuất phát từ việc phân tích chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất phát từ thi trường, KH đến kênh phân phối, nguồn lực của công ty, đối thủ cạnh tranh. Muốn lập các mục tiêu dài hạn thì trước hết phải làm tốt các mục tiêu ngắn hạn, xác đinh các mục tiêu ưu tiên quan trọng sẽ được thực hiện trước. Vì vậy cần có một giải pháp để có thể thiết lập được một kế hoạch kinh doanh hoàn hảo.
Đối với mỗi chuyên viên kinh doanh thì việc lập ra mục tiêu và kế hoạch hành động còn đang khá mơ hồ và chưa thực sự nghiêm túc. Điều này vừa làm ảnh hưởng
tới tinh thần, trí lực, chất lượng cơng việc của nhân viên. Từ đó kéo theo mục tiêu bản thân khơng hồn thành và ảnh hưởng cả đến mục tiêu chung của công ty.
3.2.2.3. Nội dung giải pháp
Các phịng kinh doanh của cơng ty lập kế hoạch bán hàng chi tiết. Phòng kinh doanh chiu trách nhiệm về kế hoạch bán hàng và tổ chức thực hiện, phân công nhiệm vụ cụ thể đối với từng nhân viên.
Công ty điều hành việc phân phối, bán hàng theo kế hoạch đã ban hành, đồng thời tiến hành đàm phán, thỏa thuận với các CĐT để có được nguồn cung BĐS đa dạng, đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của KH, cũng như tạo ra nhiều “cơ hội” cho các nhân viên kinh doanh bán được hàng để đạt được mục tiêu đặt ra.
Bước 1: Các trưởng phòng kinh doanh lập kế hoạch bán hàng cụ thể cho phịng ban của mình. Vì đặc điểm các dự án khác nhau ( bao gồm về đinh hướng, tiềm năng, thi trường khu vực,…) cũng như khả năng khác nhau giữa các nhân viên ( kỹ năng, tính cách, cách làm việc,… ) nên mỗi phịng kinh doanh sẽ có kế hoạch bán hàng khác nhau so với các phòng kinh doanh khác.
Bước 2: Vào cuối mỗi tuần, mỗi team sẽ tự họp với nhau, trao đổi về sản phẩm, về cách làm việc, hoặc tâm sự với nhau về những khó khăn đang mắc phải, hay chia sẽ những kinh nghiệm, kiến thức của bản thân cho những thành viên còn lại học hỏi, trau dồi. Vào thứ 2 hàng tuần (hoặc trước các ngày mở bán/ sau khi kết thúc một dự án) sẽ có buổi họp phịng, báo cáo công việc và bày tỏ quan điểm, cảm nhận của mình đối với sản phẩm, đối với thi trường tuần qua. Cấp trưởng phòng và quản lý lúc này sẽ nhận lại thông tin của nhân viên, đồng thời chỉ ra những lỗi đang mắc phải, những yếu điểm của nhân viên, kèm theo đưa ra cách giải quyết vấn đề cho các bạn. Tiếp sau đó là phổ biến về cơng việc tuần tới: vạch ra chiến lược kinh doanh trong tuần/ trong tháng, đưa ra chỉ tiêu cho từng team, từng nhân viên.
Bước 3: Kế hoạch kinh doanh sau khi được ban quản lí thơng qua sẽ được triển khai thực hiện. Cơng việc và nhiệm vụ cụ thể đối với từng nhân viên sẽ có bộ phận thư ký của phịng ghi chú lại, ứng với đó sẽ có những mức phạt/ thưởng dựa trên chỉ tiêu đề ra. Mỗi cuối ngày, nhân viên sẽ báo cáo lại quá trình làm việc kèm hiệu quả cho quản lý kiểm tra, để điều chỉnh kip thời những lỗi sai đang còn mắc phải.
số lượng KH gọi đến, (2) Sổ lượng KH đang chăm sóc, (3) Số lượng KH đi dự án/ đến văn phòng, (4) Danh sách KH đang quan tâm đến dự án, (5) Các giao dich phát sinh. Đối với các giao dich phát sinh hay đã ra hợp đồng sẽ được báo cáo lên cấp quản lí. Đi cùng báo cáo là trao đổi cùng sếp những thắc mắc về dự án cũng như những khó khăn khi trao đổi với KH.
3.2.2.4. Dự kiến các kết quả thu được từ giải pháp xây dựng quy trình lập kế hoạch chi tiết:
Công ty sẽ phác họa được gần hơn thực tế với những mục tiêu và mục đích kinh doanh của mình. Cơng ty cũng xác đinh được điểm yếu, điểm mạnh của nguồn lực hiện có, từ đó tập trung vào mục tiêu bằng cách sử dụng những thông tin cũng như các yếu tố nội tại (nhân sự, tài chính, chiến lược kinh doanh…) phù hợp. Một kế hoạch kinh doanh tốt có thể giúp cơng ty phát hiện ra những điều bỏ sót hoặc những điểm yếu trong q trình lập kế hoạch. Sau cùng, có thể đánh giá, đo lường mức độ thành công của công việc kinh doanh của công ty, từ đó tạo tiền đề cho việc xây dựng các mục tiêu dài hạn hơn trong 5 – 10 năm tới.
Đối với mỗi nhân viên thì việc lập kế hoạch cho bản thân mình, hoạch đinh ra mục tiêu và chiến lược rõ ràng sẽ giúp cho họ hồn thành cơng việc đúng tiến độ, đúng mong muốn.
3.2.3. Xây dựng lại lực lượng bán hàng
3.2.3.1. Lý do giải pháp
Để có được một lực lượng bán hàng có chất lượng, ta phải xác đinh nhu cầu cần thiết với đội ngũ đó. Một đội ngũ nhân viên có trình độ thì họ cần phải có khả năng thu nhận thông tin về sản phẩm, hiểu biết những kiến thức liên quan về sản phẩm cũng như phải có một mức độ hiểu biết nhất đinh về đối thủ cạnh tranh. Sau đó ta tiến hành đào tạo, gắn họ với các công việc cụ thể hàng ngày để họ nắm được nội dung và yêu cầu của công việc, từ đó có thể tìm nhiều phương thức để làm tốt chúng. Đặc biệt, nhân viên bán hàng cần có một khả năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý KH tốt, để từ đó có thể phát triển nhu cầu hiện tại và tương lai của KH.
Hiện nay tại cơng ty tình trạng nhân viên bán hàng xin nghỉ việc vào các quý I trong năm khá cao, các tháng sau tết doanh số ln thấp, vì lượng KH ít có nhu cầu vào thời điểm này, nhân viên dễ nản. Khi đó cơng ty phải tuyển dụng gấp một lượng
lớn các nhân viên kinh doanh mới, do đó mà một vài tiêu chí cần có ở nhân viên dễ bi bỏ qua. Bên cạnh đó cơng tác đào tạo cũng phải ln song hành với tuyển dụng. Vì vậy xây dựng một một lực lượng bán hàng có chất lượng, có trình độ, nhưng cũng cần phải có những tính cách phù hợp với nghề bán hàng. Do đó việc sắp xếp, tổ chức lại lượng bán hàng ngay từ bây giờ là hết sức cần thiết, trước mắt cần làm tốt các giải pháp về tiêu chí tuyển dụng và huấn luyện nhân viên.
3.2.3.2. Căn cứ giải pháp
Căn cứ vào đặc điểm của thi trường mục tiêu và vi trí mong muốn của doanh nghiệp trên thi trường đó mà xác đinh mục tiêu của lực lượng bán hàng. Có thể nói phương thức bán hàng trực tiếp cho KH là một công cụ tiếp xúc và giao tiếp đắt tiền nhất mà một doanh nghiệp có thể sử dụng. Tuy nhiên, bán hàng trực tiếp có thể là một cơng cụ có hiệu quả cao trong những giai đoạn nhất đinh của quá trình mua hàng, như giai đoạn huấn luyện người mua, thương lượng và hoàn tất giao dich kinh doanh.
Các đại diện bán hàng thực hiện một trong các nhiệm vụ sau đây: 1. Thăm dị, tức là tìm kiếm và gây dựng quan hệ để có những KH mới. 2. Cung cấp thông tin cho KH về các sản phẩm và dich vụ.
3. Bán hàng, là tiếp xúc, giới thiệu, giải đáp thắc mắc, hoàn tất vụ giao dich. 4. Thực hiện dich vụ cho KH như tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật, thỏa thuận về việc tài
trợ, đảm bảo giao hàng nhanh chóng. 5. Thu thập thơng tin về KH.
6. Phân bổ sản phẩm cho KH trong những lúc khan hiếm.
Các doanh nghiệp thường đưa ra những mục tiêu khác nhau cho lực lượng bán hàng của mình. Các mục tiêu phải thật cụ thể, như dành 80% thời gian cho những KH hiện có và 20% cho những KH tiềm năng, 70% cho những sản phẩm đã ổn đinh và 30% cho những sản phẩm mới. Ngày nay các doanh nghiệp chủ trương phát triển hệ thống marketing đinh hướng theo thi trường, vì thế các lực lượng bán hàng cần tập trung vào thi trường và hướng đến KH nhiều hơn. Quan điểm truyền thống cho rằng công việc của nhân viên bán hàng phải bán được thật nhiều hàng, còn bộ phận marketing chiu trách nhiệm về chiến lược marketing và khả năng sinh lời. Quan điểm hiện đại thì cho rằng nhân viên bán hàng cần phải biết phân tích số
liệu tiêu thụ, ước lượng tiềm năng của thi trường, thu thập thông tin, xây dựng các chiến lược và chương
trình marketing.
3.2.3.3. Nội dung giải pháp
Xây dựng tiêu chí tuyển dụng phù hợp:
Sự cân bằng: Số lần chuyển chỗ làm, việc thay đổi chỗ ở hay nơi học hành, sự quan tâm và sở thích được duy trì bao lâu, sự dễ thích nghi và hịa nhập về văn hóa xã hội.
Sự cần cù: Sự tiến bộ đều đặn trong công việc và mức lương, làm việc theo lề thói có sẵn hay thích sự sáng tạo, sự chăm chút trong công việc và sự chuyên cần.
Động cơ: Người ứng viên có động cơ kiếm tiền, thăng tiến như thế nào, quan niệm về nghề bán hàng, động cơ thay đổi nơi làm việc hay vi trí cơng việc.
Tính kiên trì: Cách thức vượt thử thách trong cơng việc và cuộc sống, việc duy trì cơng tác và học tập như thế nào, khả năng chiu đựng và giải quyết khó khăn.
Khả năng hịa nhập: Ứng viên có từng tham gia những hoạt động mang tính tập thể hay xã hội hay không, sự thân thiết với đồng nghiệp cũ, sự thành cơng trong giao tiếp, quan hệ gia đình – bạn bè...
Ngồi ra các tiêu chuẩn về bằng cấp, chuyên môn dành cho nhân viên cũng phải rõ ràng, phù hợp với thực tế công việc, tránh tuyển dụng tràn lan, làm mất thời gian, tốn nhiều chi phí, và mất cơng sức phải đào tạo lại.
Huấn luyện nhân viên:
Đối với lực lượng bán hàng hiện tại: Cần huấn luyện khi có những vấn đề sau:
1. Nhân viên phải nắm bắt kip thời những chính sách mới, luật ban hành của Nhà nước để tư vấn cho KH.
2. Các đối thủ có phương pháp kinh doanh mới đòi hỏi phải huấn luyện kỹ năng ứng phó.
3. Các nhân viên làm được một thời gian có khả năng trì trệ và hình thành những thói quen khơng tốt.
4. Sự cạnh tranh gay gắt về thi trường, sản phẩm và KH. 5. Các kỹ thuật mới giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
6. Cơng ty có chính sách hoặc sản phẩm mới địi hỏi nhân viên phải nắm bắt kip thời.
Tăng cường kiến thức và kinh nghiệm về kinh doanh, về công ty và sản phẩm, giúp nhân viên hội nhập và phát triển khả năng trong mơi trường mới. Ví dụ:
Nhân viên mới sẽ do nhà quản tri bán hàng hay người huấn luyện thực tế chiu trách nhiệm huấn luyện và quản lý. Sau một khoảng thời gian ngắn, những người vừa mới được tuyển dụng và huấn luyện này sẽ trực tiếp giao dich với KH, trưởng phịng sẽ giám sát q trình này.
Cho nhân viên mới thực tập làm việc trong khoảng thời gian ngắn có sự giám sát và huấn luyện của người phụ trách trực tiếp, sau khi được đánh giá về năng lực và thái độ, nếu đạt người nhân viên mới này sẽ được gửi đi đào tạo theo chương trình được thiết kế theo tiêu chuẩn và thời gian phù hợp.
Thực tế nếu nhân viên Công ty HĐLand được tuyển chọn và đào tạo như theo quy trình trên, thì cơng ty sẽ có một nguồn lực chất lượng, giỏi chun mơn, nghiệp vụ, lực lượng bán hàng của công ty cũng sẽ dễ dàng hơn khi thực hiện các mục tiêu mà cấp trên đề ra.
3.2.3.4. Dự kiến các kết quả thu được từ giải pháp xây dựng lại lực lượng bán hàng
Giải pháp này nhằm tạo ra một lực lượng bán hàng có chất lượng, có trình độ, hiểu biết về sản phẩm, có kỹ năng phù hợp, công ty tuyển được đúng người, tránh việc tuyển dụng tràn lan, tuyển những nhân viên khơng thích hợp với cơng việc, khơng đủ tố chất phù hợp cho công việc.
Với lực lượng bán hàng hiện tại, sẽ luôn được nâng cao về chuyên môn, nghiệp vụ, cập nhập các kỹ năng, hiểu biết thêm về sản phẩm, đối thủ cạnh tranh,