2.2. Nội dung quản lý hiện vật của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam
2.2.2. Quản lý hệ thống sổ sách kiểm kê hiện vật
Đối với bảo tàng nói chung và Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam nói riêng kiểm kê khoa học là một nhiệm vụ vơ cùng quan trọng, bởi vì hiện vật qua công tác kiểm kê khoa học, đăng ký
hiện vật vào hệ thống sổ sách quản lý của bảo tàng thì hiện vật bảo tàng mới trở thành tài sản quốc gia và được bảo vệ nghiêm túc bằng pháp luật. Nhận thức được tầm quan trọng của công
tác quản lý khối di sản nghệ thuật của mình, dưới sự chỉ đạo quan tâm trực tiếp của Ban Giám
đốc Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam qua các thời kỳ và lãnh đạo phòng, đội ngũ cán bộ phòng
kiểm kê - bảo quản của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam trong những năm qua đã và đang thực hiện có hiệu quả việc quản lý hiện vật - tác phẩm nghệ thuật bằng hệ thống sổ sách kiểm kê.
Nội dung công tác kiểm kê của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam gồm có các nội dung cơng việc cụ thể như sau: Tiếp nhận, đăng ký, sắp xếp, theo dõi tình hình xuất, nhập và tình trạng
thơng tin về hiện vật; Nghiên cứu xây dựng sưu tập hiện vật; Xây dựng hệ thống phiếu tra cứu
hiện vật.
Năm 2009, Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam đã tiến hành tổng kiểm kê toàn bộ hiện vật - tác phẩm nghệ thuật trong đó bao gồm cả tác phẩm nghệ thuật gốc và các phiên bản nhằm rà sốt tồn bộ số lượng, chất lượng và tình trạng hiện vật - tác phẩm nghệ thuật, để từ đó có kế
hoạch, biện pháp quản lý hiện vật ngày một hiệu quả hơn.
Về cơ bản, có thể nói hiện vật bảo tàng được lưu giữ tại Bảo tàng Mỹ thuật Việt
Nam đã được đăng ký trong sổ kiểm kê bước đầu, đánh số và phân loại theo nguyên tắc
của bảo tàng đến nay được khoảng hơn 19.000 hiện vật.
Hiện nay Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam đang sử dụng hệ thống sổ sách các loại để quản
lý hiện vật bảo tàng và các biểu mẫu, phích phiếu tra cứu hiện vật gồm có:
- Sổ kiểm kê bước đầu; - Sổ phân loại hiện vật; - Sổ hiện vật mới sưu tầm; - Sổ nhập hiện vật tạm thời;
- Sổ kiểm kê phim ảnh (dùng cho băng đĩa ghi âm, ghi hình); - Sổ tài liệu khoa học phụ;
Về hệ thống phích phiếu, biểu mẫu gồm có: - Phiếu kiểm kê khoa học;
- Phiếu ảnh;
- Bản ghi chép hiện vật; - Biên bản giao nhận; - Biên bản bàn giao;
- Lệnh xuất hiện vật và phiếu nhập hiện vật ;
- Sổ đăng ký hiện vật (còn được gọi là sổ kiểm kê bước đầu) là tài liệu pháp lý và khoa học của bảo tàng, có nội dung ghi chép tồn bộ thơng tin của hiện vật bảo tàng theo số thứ tự, (nội dung thống nhất với phiếu hiện vật hay ghi chép hiện vật) do bảo tàng quản lý.
- Sổ phân loại hiện vật theo chất liệu: ghi chép về thông tin hiện vật được phân chia
- Sổ nhập hiện vật tạm thời là sổ ghi chép toàn bộ hiện vật nhập vào kho tạm thời, theo
trình tự thời gian trước khi được xử lý để quyết định nhập vào kho cơ sở hoặc kho tham khảo.
- Sổ hiện vật mới sưu tầm: là sổ ghi chép toàn bộ hiện vật mới sưu tầm về bảo tàng do
bộ phận sưu tầm chịu trách nhiệm ghi theo trình tự thời gian, chờ đợi trước khi được đưa ra
Hội đồng xét duyệt hiện vật.
- Phiếu ảnh là loại phiếu dùng để ghi chép nội dung từng ảnh tư liệu đang được lưu
giữ bảo quản trong kho cơ sở để phục vụ cho nghiên cứu và tra cứu.
- Phiếu xuất - nhập hiện vật là phiếu ghi thông tin về việc xuất hiện vật (ghi rõ mục
đích, nội dung, số lượng hiện vật xuất) và những thông tin về việc nhập lại hiện vật được
Giám đốc bảo tàng duyệt (theo mẫu của bảo tàng). Đây là các phiếu được thực hiện khi có đầy
đủ các chữ ký của Giám đốc bảo tàng, của trưởng phòng Kiểm kê - bảo quản, người giao và
người nhận. Ngồi ra cịn có hồ sơ hiện vật và các phích tra cứu.v.v…
Có thể nói với hệ thống sổ sách, phích, phiếu khá nhiều trên đây của Bảo tàng Mỹ thuật
Việt Nam được sử dụng để quản lý hiện vật cho nên trên thực tế công tác quản lý, khai thác
thông tin hiện vật, sử dụng hiện vật để phục vụ cho cơng tác nghiên cứu khoa học trong và
ngồi bảo tàng, phục vụ cho công tác giáo dục, quảng bá của bảo tàng.v.v… cịn gặp những
khó khăn hạn chế nhất định, nhất là việc tra cứu sổ sách, tìm kiếm thơng tin đối chiếu với hiện
vật tốn rất nhiều thời gian và cơng sức, bởi vì cán bộ kiểm kê phải thực hiện công việc bằng
phương pháp thủ cơng là chính (đọc, tìm hiểu, tra cứu từng loại sổ, phích phiếu, hồ sơ hiện
vật…)
Vì vậy nhằm khắc phục dần dần những hạn chế trên đây, Ban Giám đốc Bảo tàng Mỹ
thuật Việt Nam đã quan tâm đầu tư cho công tác ứng dụng và thực hiện tin học hóa hiện vật bảo tàng, cụ thể Ban Giám đốc đã giao cho phòng kiểm kê - bảo quản phối hợp với đơn vị
công nghệ thông tin thực hiện kế hoạch “số hóa hệ thống thơng tin hiện vật bảo tàng Mỹ thuật
Việt Nam 2015 - 2017” trên cơ sở phần mềm quản lý hiện vật của Cục Di sản văn hóa cung cấp. Đến nay bảo tàng đã tiến hành nhập thông tin hiện vật vào máy tính được hơn 10.000
hiện vật - tác phẩm nghệ thuật trong tổng số hơn 20.000 hiện vật mà bảo tàng đang bảo quản
và quản lý. Cơ sở dữ liệu về hiện vật - tác phẩm nghệ thuật này sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác quản lý, tra cứu và khai thác thông tin hiện vật hiện nay tại Bảo tàng Mỹ thuật
Việt Nam để phục vụ cho các nhu cầu khai thác thơng tin của cán bộ trong và ngồi bảo tàng, phục vụ cho công tác phát huy giá trị của bảo tàng đối với cơng chúng.
Có thể nói trong những năm qua, quản lý hiện vật bằng hệ thống sổ sách, hồ sơ, phích,
phiếu hiện vật của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam được thực hiện một cách khoa học theo quy
định của bảo tàng. Toàn bộ hiện vật - tác phẩm nghệ thuật ngay từ khi sưu tầm, thu nhận về
đều được Ban Giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam tổ chức thành lập hội đồng xét duyệt
hiện vật - tác phẩm nghệ thuật nhằm đảm bảo chất lượng và tính khoa học - pháp lý cho từng hiện vật - tác phẩm nghệ thuật. Những hiện vật đã được thông qua hội đồng xét duyệt đủ điều kiện nhập kho cơ sở sẽ được lập danh sách và chuyển giao cho phòng kiểm kê - bảo quản tiếp tục thực hiện thủ tục pháp lý hóa cho chúng (như vào sổ đăng ký hiện vật, ghi số hiệu hiện
vật.v.v…) và gửi về từng kho bảo quản theo chất liệu nhằm quản lý chặt chẽ và kéo dài “tuổi thọ” cho chúng để phục vụ công tác nghiên cứu, trưng bày, giáo dục của bảo tàng.
Về công tác xuất nhập - hiện vật của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam cũng được thực hiện chặt chẽ, phân cấp rõ ràng. Giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam đươc quyền ký lệnh xuất - nhập hiện vật - tác phẩm nghệ thuật để phục vụ các khâu công tác nghiệp vụ trưng bày - triển
lãm, giáo dục hoặc bảo quản tu sửa phục chế hiện vật trong bảo tàng. Còn trường hợp đưa
hiện vật - tác phẩm nghệ thuật đi triển lãm lưu động trong nước thì trưởng đồn cơng tác phải lập danh sách hiện vật - tác phẩm nghệ thuật cụ thể để hội đồng khoa học duyệt chọn. Sau đó
trên cơ sở kết quả của hội đồng duyệt chọn tác phẩm nghệ thuật thì Giám đốc bảo tàng (tức là
Chủ tịch Hội đồng khoa học) mới ký duyệt chính thức để đưa hiện vật - tác phẩm nghệ thuật
đi phục vụ trưng bày - triển lãm lưu động.
Đối với các cuộc trưng bày - triển lãm được tổ chức ở nước ngồi thì việc đưa những
tác phẩm nghệ thuật không phải là bảo vật quốc gia được Ban Giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật
Việt Nam thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định đã được ghi rõ trong Luật Di sản văn hóa
(điều 44) tức là phải có sự bảo hiểm từ phía tiếp nhận đồng thời phải có quyết định và cấp
phép của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Tất cả các hiện vật - tác phẩm nghệ
thuật trong Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam được xuất - nhập trở lại bảo tàng đều được ghi vào
“sổ theo dõi xuất - nhập hiện vật” để phục vụ công tác quản lý và bảo quản hiện vật theo đúng nguyên tắc của bảo tàng.
Cùng với các hoạt động trên đây, từ năm 2010 đến nay nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ
quản lý hiện vật - tác phẩm nghệ thuật, cán bộ kiểm kê - bảo quản của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam dưới sự chỉ đạo quan tâm sát sao của lãnh đạo bảo tàng, nên đã đầu tư một phần kinh phí
và phương tiện, thiết bị để thực hiện đề án “kiện toàn kho cơ sở và hồ sơ hiện vật của Bảo tàng
Mỹ thuật Việt Nam”; cụ thể là đã tiến hành phối hợp với các chuyên gia đầu ngành về mỹ thuật,
các nhà nghiên cứu mỹ thuật, các họa sĩ gạo cội, người thân và gia đình họa sĩ có tác phẩm nghệ
thuật… gặp gỡ tọa đàm trao đổi bổ sung thông tin, nội dung giá trị, bối cảnh sáng tác, tác giả -
tác phẩm nghệ thuật… vào hồ sơ hiện vật, vì vậy hồ sơ hiện vật có thêm câu chuyện bằng các
phiếu ghi chuyện kể xúc tích giá trị tác phẩm nghệ thuật được đầy đủ hơn. Việc làm này cũng rất hữu ích đối với cơng tác quản lý khai thác và sử dụng hiện vật - tác phẩm nghệ thuật phục vụ
công tác nghiên cứu, trưng bày giáo dục… của bảo tàng với công chúng xã hội. Hiện nay công
việc này vẫn đang thực hiện nhằm khắc phục dần dần tình trạng tác phẩm nghệ thuật thiếu
thông tin quan trọng, thiếu văn bản trong hồ sơ hiện vật và chỉnh sửa những thơng tin chưa
chính xác như tên gọi, nguồn gốc, tác giả, năm sáng tác.v.v…
Minh chứng cho những luận giải trên đây, tác giả đã phỏng vấn bà Trần Thị Hương - Phó
Giám đốc kiêm trưởng phòng kiểm kê - bảo quản của Bảo tàng Mỹ thuật Việt Nam, bà cho biết:
“Công tác nghiên cứu thu thập bổ sung thông tin cho tác phẩm mỹ thuật của bảo tàng trong
những năm qua đã thực hiện một cách tích cực, có hiệu quả. XOng do kinh phí, điều kiện của bảo tàng mà cơng việc này cũng bị ảnh hưởng, nhất là do sự biến động về cán bộ lãnh đạo trong Ban Giám đốc, và cán bộ trong Ban Giám đốc đến tuổi nghỉ hưu chưa bổ nhiệm kịp thời, cho nên có những khoảng thời gian tưởng như không thể khắc phục được những khó khăn. Nhưng với sự nỗ lực của cán bộ trong từng bộ phận, trong đó có phịng kiểm kê - bảo quản nên đã hoàn thành được nhiệm vụ được giao, quan tâm đến các hoạt động bảo tàng ngày một tốt hơn”.