3.2. Những vấn đề về phát triển văn hóa doanh nghiệp
3.2.1. Đối với Công ty Cổ phần Sách Alpha
3.2.1.1. Nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp cho cán bộ
nhân viên
Lòng tin của nhân viên đối với doanh nghiệp làm nên tất cả, nếu thiếu lịng tin thì nhân viên trong cơng ty khơng thể làm việc một cách chuyên tâm và hiệu quả. Cấp trên thiếu niềm tin vào cấp dưới của mình sẽ tiêu tốn nhiều thời gian vào kiểm tra họ. Tệ hại hơn, vì thiếu niềm tin vào tương lai theo
kiểu suy nghĩ “quan nhất thời, dân vạn đại”, nhân viên sẽ tận dụng lợi thế
của mình để vun vén cho bản thân càng nhiều càng tốt. Đây chính là mầm mống cho sự tranh chấp về lao động. Bởi vậy, để khắc phục thực trạng hay
luân chuyển công tác của nhân viên trong công ty. Alpha Books cần tạo cho
nhân viên lý tưởng niềm tin, cần xây dựng tinh thần văn hóa doanh nghiệp
cho tồn thể cán bộ trong cơng ty học tập và làm theo.
Tinh thần VHDN là phức thể các giá trị, các chuẩn mực có khả năng định hướng, điều chỉnh suy nghĩ, tình cảm và hành vi của các thành viên trong
doanh nghiệp. tinh thần văn hóa doanh nghiệp thể hiện qua các yếu tố sau đây: Tinh thần trách nhiệm, tự chủ, năng động, sáng tạo của các thành viên trong doanh nghiệp.
Tinh thần dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước công việc, nhiệm vụ của mình.
Tính mục đích: Văn hóa là hệ các giá trị, chuẩn mực làm cơ sở giúp cá
nhân xác định mục đích và tiêu chuẩn hành động.
Tinh thần đoàn kết: Đặc trưng của VHDN là sự chia sẻ, thống nhất, gắn
bó, đồn kết giữa các cá nhân tạo thành một chỉnh thể thống nhất trong sự đa
dạng để thực hiện mục tiêu chung.
Chức năng tâm lý của tinh thần VHDN có các chức năng cơ bản sau:
Tạo ra bản sắc để phân biệt doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
Điều quan trọng nữa là các thành viên coi doanh nghiệp là của mình, của
“chúng tơi” là một gia đình đúng nghĩa.
Tạo ra những quy định, nguyên tắc ứng xử thống nhất trong hành động.
Tạo ra nội lực và động lực phát triển bên trong mỗi doanh nghiệp, mỗi thành viên. Duy trì và củng cố những hành vi, hoạt động đúng mực.
Mặc dù văn hóa là sản phẩm của tập thể, của nhóm người cùng lao
động, cùng sinh sống tạo ra. Nhưng nhà quản lý đóng vai trị khởi xướng và
tạo điều kiện duy trì và củng cố các đặc điểm cấu thành nên tinh thần văn hóa của doanh nghiệp, muốn vậy nhà quản lý cần có đầu óc cởi mở, thiện chí chấp nhận sự đa dạng phong phú của các cá nhân đồng thời cần có những cơ chế
biện pháp như sau:
Đây là mơ hình giá trị văn hóa kết hợp văn hóa hợp tác với văn hóa
kiểm sốt; Mơ hình văn hóa này tập trung vào yếu tố con người và tổ chức, hay nói các khác đây là mơi trường văn hóa hướng nội. Điều này hồn tồn
phù hợp với điều kiện kinh doanh của Công ty Cổ phần Sách Alpha. Triết lý kinh doanh lấy con người làm nền tảng và động lực phát triển.
Đào tạo VHDN cho nhân viên mới ngay từ khi bắt đầu mới vào thực
tập, thử việc và làm việc, kiểm tra nhận thức VHDN thông qua các đợt thi nâng bậc, nâng lương, tuyển chọn vị trí. Thường xun điều tra và có số liệu
đánh giá hiệu quả của VH doanh nghiệp mang lại.
Truyền thông VHDN tới mọi cán bộ CNV thông qua truyền thông trực tiếp và trên các bài báo nội bộ của Alpha News. Tổ chức các buổi tọa đàm tuyên truyền về VHDN nhằm nâng cao nhận thức về VHDN cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, giúp họ hiểu rõ vai trò, tác dụng của VHDN, giúp họ tự nhận thức thông qua các bài học thực tế
Xác lập được mơ hình văn hóa doanh nghiệp cần được xây dựng theo chiến lược dài hạn.
Bảng 3.2: Mơ hình hoạt động văn hóa doanh nghiệp tại Alpha Books
ĐẠO ĐỨC CHUYÊN NGHIỆP ĐOÀN KẾT HIỆU QUẢ TRUNG THỰC
(Nguồn: Định hướng mơ hình VHDN cơng ty giai đoạn 2016 – 2020)
Cần có cơ chế tuyển dụng có trình độ chuyên môn và thái độ cởi mở,
dám chấp nhận sự khác nhau trong cách nhìn nhận, đánh giá cũng như khác nhau trong lối sống.
Cần xây dựng những điển hình, những tấm gương tốt để mọi người học tập noi theo. Những thủ tục cách làm hay cần được bảo tồn và biến thành truyền thống của doanh nghiệp như: Ngày Reading Day, Hành trình Alphis thân thiện, Ngày Alpha cảm ơn, Ngày Alpha Men, Alpha Woman....
Tổ chức quá trình học tập, trao đổi để cá nhân làm quen và chia sẻ với những giá trị, chuẩn mực của nhóm. Chia sẻ kiến thức thông qua:
Học hỏi thơng qua tham quan nhìn và “bắt chước”
Kèm cặp trực tiếp, bồi dưỡng, đào tạo
Học tập và chia sẻ tri thức mới: Khả năng tiếp tục học tập giữ cho
nhân viên luôn tiến lên trong sự nghiệp và trong mọi sự thay đổi. Hầu hết mọi
người đều muốn học và phát triển kỹ năng trong cơng việc, hãy khuyến khích
những thử nghiệm và chấp nhận những rủi ro hợp lý để phát triển kỹ năng của họ. Hãy hiểu với tư cách cá nhân. Hỏi NV xem điều gì là động lực của họ? Hỏi về mục tiêu và sự nghiệp mà họ đang hướng tới? Lập kế hoạch phát triển với mỗi cá nhân và phải chắc chắn rằng bạn có thể giúp họ thực hiện kế hốch
đó. Các ngày Reading Day và họp kế hoạch hàng quý là cơ hội cho doanh
nghiệp có thể chính thức kế hoạch hóa cho mỗi người. Doanh nghiệp có thể tạo ra sự nghiệp tốt cho các nhân viên. Trong các buổi họp nên:
Giao nhiệm vụ và ủy thác dự án
Viết báo cáo, thư, ghi chú và đánh giá hoạt động
Lên kế hoạch và thực hiện các dự án
Giải quyết vấn đề và theo dõi tiếp theo để tiến bộ hơn
Quản lý cuộc họp
Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm
Hội thảo chuyên đề cho doanh nghiệp
Các cuộc thi liên quan đến tri thức, kỹ năng
Thực hiện các chương trình chia sẻ kinh nghiệm
Kiểm tra nhận thức của từng nhân viên
Cần tìm hiểu và phát huy những nét văn hóa, chuẩn mực truyền thống vốn có trong mỗi cộng đồng mà các cá nhân là những đại diện cho nhóm, phịng ban, khối và doanh nghiệp mình.
Sau khi đã nâng cao nhận thức của các cán bộ, nhân viên trong công ty, lãnh đạo cần hướng cho nhân viên làm việc để hồn thành mục đích mà tập đồn đã đề ra.
Làm cho công ty trở thành nơi mà mọi người muốn làm việc, đảm bảo rằng nhân viên được khen ngợi vì làm tốt với mức tiền thưởng hợp lý và kịp thời, cơ hội thăng tiến cũng như quan tâm đến thời gian nghỉ ngơi và những
kỳ nghỉ để giải tỏa những căng thẳng cho họ, giúp họ được thực sự làm chủ
trong công việc kinh doanh, nhìn thấy chính họ nhiều hơn trong công việc
đang làm chính là chìa khóa tạo ra động lực cho nhân viên làm việc ở mức
hiệu quả cao nhất.
3.2.1.2. Xây dựng các chuẩn mực cho từng vị trí trong doanh nghiệp
nhiều DN trên thế giới, không phải vô cớ mà các thông báo tuyển dụng của các công ty lớn nhỏ đều đề cập đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, cơ hội thăng tiến. Về đối nội, phong cách làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc của người lao động. Về đối ngoại, tác phong làm việc chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt và sự tin cậy cao của các đối tác và khách hàng.
Nội dung chuẩn mực cho các vị trí tại Alpha Books
Lãnh đạo cấp cao: (Tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc).
Đây là bộ phận lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp, họ là những người chèo lái và điều hành doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trở ngại, đối phó với nhiều thách thức. Họ ln cần có sự thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi, sự sáng suốt, hiểu rõ thực chất của vấn đề. Khả năng bao qt tồn diện, tầm nhìn vượt ra ngồi những gì thường thấy. Kỹ năng giao tiếp, kết
nối tất cả các cấp của tổ chức.
Lãnh đạo cấp trung: (Cấp Giám đốc khối, giám đốc dự án trưởng
phòng). Họ là những người tuyến sau giúp cho những nhà quản lý cấp cao
truyền tải những chiến lược, kế hoạch thực thi của doanh nghiệp trong từng thời kỳ cụ thể. Họ phải am hiểu, thực hành và hoàn thành chu trình lãnh đạo. Hồn thiện lãnh đạo đồng cấp trước khi cạnh tranh với họ. Chia sẻ gánh nặng với cấp trên. Sẵn sàng làm việc người khác không làm. Không ngừng tiến bộ. Lãnh đạo bản thân xuất sắc.
Lãnh đạo cấp dƣới: (Cấp trưởng nhóm, nhân viên). Phát triển theo
đúng sở trường của mình, hướng chun mơn hóa. Muốn người khác làm gì, bản thân hãy làm gương. Nhóm lãnh đạo hiệu quả hơn một người lãnh đạo.Tổ chức cần các lãnh đạo ở mọi cấp. Lãnh đạo cấp một thành công đều là điều kiện để lãnh đạo ở cấp cao hơn.
Cụ thể, Alpha Books cần thực hiện một số biện pháp sau:
của nhân viên. Luôn nhắc nhở họ về triết lý kinh doanh coi khách hàng là thượng đế, mỗi Alphis là một đại diện cho hình ảnh cơng ty về giao tiếp, trung thực, trách nhiệm. Cần có chế tài xử lý rõ ràng, cụ thể và nghiêm khắc với những nhân viên phục vụ ý thức kém để mất lòng tin của khách hàng và đối tác. Cần có khen thưởng kịp thời về vật chất cũng như tinh thần đối với nhân viên mang lại thành cơng, làm hài lịng khách hàng.
Quản lý, giám sát việc thực hiện thời giờ làm việc, nghỉ ngơi chặt chẽ hơn. Nghiêm cấm tình trạng dùng điện thoại của doanh nghiệp vào việc riêng. Cần xây dựng tác phong nhanh chóng trong giải quyết cơng việc, khơng kéo dài gây chậm trễ trong quá trình thực hiện.
Kết quả tổng kết và điều tra nhu cầu của việc đào tạo đội ngũ nhân sự của Alpha Books cho thấy sự tăng trưởng theo hướng rất tích cực.
Bảng 3.3: Tổng kết đào tạo nhân sự tại Alpha Books Tỉ lệ % 100 73 65 62 60 60 50 30 27 18 0- 2005 – 2010 2011 – 2015 2016 – 2020 Giai đoạn
(Nguồn: Lộ trình kế hoạch đào tạo nhân sự Alpha Books ). Lãnh đạo cấp cao
Lãnh đạo cấp trung
Nhân viên
Giai đoạn đầu thành lập 2005 – 2010: Đây là giai đoạn công ty mới thành lập với số lượng nhân sự cịn ít người, chỉ 25 thành viên ban lãnh đạo đã đề cao việc đào tạo về chuyên môn, năng lực ở bộ phận quản lý cấp cao (với 45%) và cấp trung (với 30%). Các nhân viên được đào tạo những kỹ năng và kiến thức cơ bản của một người khởi nghiệp, xây dựng doanh nghiệp
thời gian đầu như thế nào?
Giai đoạn 2011 – 2015 tiếp tục bổ sung tăng cường cho đội ngũ lãnh đạo kế cận, một mặt duy trì các khóa học, đào tạo cán bộ cấp cao (với 60%) cơng ty đã tăng cường bổ sung các khóa học điều hành doanh nghiệp, kinh nghiệm quản lý, giám đốc điều hành cho lãnh đạo cấp trung (với 60%), tỷ lệ số lượng đã ngang với bộ phận cấp cao.
Giai đoạn tới 2016 – 2020, công ty hướng đề cao đào tạo đội ngũ nhân viên kế cận và lãnh đạo cấp trung với mục đích tăng cường đội ngũ nhân sự kế cận, có đủ năng lực chun mơn và giao tiếp, lãnh đạo để duy trì mức tăng trưởng đều đạt mục tiêu đề ra.
Với mức kế hoạch đề ra cho đào tạo lãnh đạo cấp trung (với 73%) và nhân viên (với 62%) đã cho thấy Alpha Books đang thực sự đầu tư cho sự phát triển bền vững trong tương lai khi có sự chuẩn bị khá hoàn thiện cho việc đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự có chất lượng.
3.2.1.3. Định hướng không ngừng học hỏi và tiếp thu có chọn lọc các giá trị văn hóa mới
Ngồi các giá trị văn hóa có trước cần được duy trì và phát huy thì điều quan trọng là cần học hỏi các giá trị văn hóa mới. Mở rộng thị trường, sẽ có thêm nhiều đối tác, khách hàng là điều kiện thuận lợi để công ty học hỏi các giá trị mới từ đối tác bạn, khu vực, đất nước nhằm bổ sung vào hệ thống giá trị của DN mình.
VHDN chịu ảnh hưởng rất nhiều của quan điểm quản trị doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp bên cạnh việc xác định hướng xây dựng cần có sự trao đổi học hỏi rất nhiều từ các doanh nghiệp cùng ngành, khác ngành hoặc thậm chí là đặc điểm của các doanh nghiệp ở các quốc qia khác.
Nói đến VHDN, mọi người hay nghĩ đến các hoạt động ngoại khoá. Văn hoá được hiểu là trong mọi hoạt động của đời sống công ty, trong cũng
như ngồi cơng việc. Có thể tạm chia thành hai loại: văn hố “làm” và văn
hoá “chơi”.
Văn hoá “làm” được thể hiện trong các hoạt động chính thức của cơng
ty. Đó chính là những chuẩn mực trong công việc, là các giá trị cốt lõi như
“làm việc hết mình”, “tận tụy với khách hàng”, “tơn trọng tự do dân chủ”, “khuyến khích sáng tạo”… Những nguyên tắc, chuẩn mực này quy định và
điều hồ mọi hoạt động trong cơng ty.
Văn hoá “chơi” được thể hiện trong các hoạt động ngoại khóa (phong
trào), không liên quan trực tiếp đến kinh doanh nhưng có ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong việc gắn kết mọi người, giải tỏa sức ép, rèn luyện thân thể và tinh thần. Công ty nhận thức rằng, để duy trì một tốc độ tăng trưởng cao, sự sắp xếp tổ chức tốt đến đâu cũng chưa đủ. Để mọi người gắn kết với nhau, một mơi trường văn hố doanh nghiệp phong phú, rộng mở là khơng thể thiếu. Điều đó tạo nên giữa khác biệt của văn hóa Alpha...
Mỗi năm, ở Alpha đều diễn ra rất nhiều hoạt động văn hóa tinh thần mang tính truyền thống như: Ngày hội cuối năm, thi Gương mặt Alpha Kids, thi đấu thể thao bóng đá, đêm kịch Gala, ngày Alpha Men, ngày hội trăng rằm, các giải thể thao: Bóng bàn, Cầu lơng, giải cờ vua, cờ tướng … cùng hàng loạt hoạt động văn hóa thể thao khác. Các thành viên của Alpha gặp gỡ nhau, cùng vui chơi và giao lưu, tăng cường tình đồn kết và hiểu biết lẫn nhau, cùng thư giãn thoải mái sau những giờ làm việc căng thẳng.
VHDN đã tạo cho cơng ty một khơng khí làm việc như trong một gia đình, các thành viên gắn bó với nhau chặt chẽ. Lãnh đạo của công ty luôn quan tâm đến các thành viên. Thậm chí ngay cả trong những chuyện riêng tư của họ như cưới xin, ma chay, ốm đau, sinh con... cũng đều được lãnh đạo thăm hỏi chu đáo. Vì làm việc suốt đời cho cơng ty nên công nhân và người lao động sẽ được tạo điều kiện để học hỏi và đào tạo từ nguồn vốn của công ty. Nâng cao năng suất, chất lượng và đào tạo con người được coi là hai đặc
trưng cơ bản của văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản.
Sự thống nhất giữa doanh nghiệp và người làm trong doanh nghiệp đã tạo cho mọi thành viên sự trung thành cao. Tất cả đều quan tâm đến sự sống cịn của doanh nghiệp, do đó dẫn đến sự tăng trưởng cao.
Việc tiếp thu cần có chọn lọc để khơng bị “đồng hóa”, giữ được những nét văn hóa có tính truyền thống của DN mình. Lãnh đạo cần định hướng điều
này cho nhân viên.
Bên cạnh đó, khơng ngừng học hỏi giao lưu giữa có doanh nghiệp khác trong ngành và ngoài ngành nhằm mục tiêu giao lưu, trao đổi và học hỏi trong việc thúc đẩy hoạt động kinh doanh và bổ sung VHDN. Alpha có thể nghiên cứu những hình thức học hỏi kinh nghiệm như sau:
Những kinh nghiệm tập thể của doanh nghiệp: Đây là những kinh
nghiệm có được khi xử lý các vấn đề chung. Sau đó chúng được tuyên truyền và phổ biến chung trong toàn đơn vị và tiếp tục được truyền lại cho các thế hệ nhân viên mới. Đó có thể là những kinh nghiệm về giao dịch với khách hàng,