- Nhân tố nhà quản trị
3. Bản mô tả công việc (Job Description) 1 Khái niệm
3.1 Khái niệm
Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc. Hiểu một cách ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên cơng việc đó.
Bản mơ tả cơng việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau: (1). Ngƣời thực hiện cơng viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức? (2). Tại sao cơng việc đó phải đƣợc thực hiện?
(3). Mục tiêu cơng việc đó là gì?
(4). Cơng việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hồn thành? (5). Công việc đƣợc thực hiện ở đâu?
(6). Khi nào cơng việc đƣợc coi là hồn tất? (7). Phƣơng tiện, trang bị thực hiện công việc? (8). Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?
Nhƣ vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều mà nhân viên phải thực hiện. Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm nhƣ thế nào? Và các điều kiện mà nhân viên đó đƣợc thực thi.
Nói chung bản mơ tả cơng việc nhằm trả lời các câu hỏi cơ bản: Ai? Tại sao? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Bằng cách nào?
43
Hình 2.2. Bảng mơ tả cơng việc mẫu
3.2. Những nội dung chính của bản mơ tả cơng việc
Bản mơ tả cơng việc có thể tiến hành theo 4 bƣớc: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.
44
Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn
chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và cơng tác kiểm tra đánh giá? - Cơng việc đó nhằm đạt đƣợc cái gì? (Nhiệm vụ)
- Ngƣời đảm đƣơng công việc đó cần phải nỗ lực nhƣ thế nào? (Trách nhiệm)
- Kết quả công việc đƣợc đánh giá nhƣ thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ
để đặt cơng việc vào một hồn cảnh có liên quan đến các cơng việc khác trong cơ cấu tổ chức và thơng báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí cơng việc đƣợc miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những
thông tin đã thu thập thành bản mơ tả cơng việc nhằm mục đích giúp ngƣời làm cơng việc đó và ngƣời quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát đƣợc phạm vi công việc. Bản mơ tả cơng việc có thể do ngƣời làm cơng việc đó hoặc ngƣời quản lý soạn, đơi khi ngƣời quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với ngƣời đảm đƣơng công việc.
Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc: Ngƣời làm cơng việc đó và
ngƣời quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mơ tả cơng việc. Ngƣời làm cơng việc đó và ngƣời giám sát hoặc ngƣời quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết nhƣ thế nào khi ngƣời làm cơng việc đó gặp phải những vấn đề cần giải
quyết. Ngƣời quản lý cần chỉ đạo cấp dƣới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà khơng có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.