- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
2. Phân tích thơng tin thích hợp và khơng thích hợp
Phân biệt thơng tin thích hợp và khơng thích hợp là cơ sở để đƣa ra các quyết định ngắn hạn có ý nghĩa quan trọng đối với các cấp quản tr ị trong quá trình thu thập và xử lý các thơng tin kế tốn quản trị.
Giảm đƣợc thời gian và chi phí cho q trình xử lý các thơng tin đƣa ra quyết định tác nghiệp hàng ngày. Mặt khác hạn chế các trƣờng hợp quá tải về thông tin từ khâu thu nhận cho tới tiến trình xử lý. Trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng phát triển, yếu tố nhanh và xử lý kịp thời thông tin đƣợc coi là những tiêu thức quan trọng của các nhà quản trị trong việc điều hành doanh nghiệp.
2.1. Phân tích thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Trong tất cả các thông tin thu thập để xử lý đƣa ra quyết định ngắn hạn, thƣờng chia thành 2 dạng: Thơng tin thích hợp và thơng tin khơng thích hợp. Do vậy nhiệ m vụ đầu tiên của các nhà quản trị khi đƣa ra quyết định ngắn hạn cần phải phân loại thông tin trên cơ sở tổng hợp và nhận diện.
Thơng tin thích hợp đó là những thơng tin thƣờng liên quan đến chi phí của các phƣơng án kinh doanh. Chi phí của các phƣơng án thƣờng đƣợc so sánh với nhau, từ đó chọn ra một phƣơng án có chi phí thấp nhất. Thơng tin về chi phí của các phƣơng án đƣợc coi là thông tin cơ bản nhất, do vậy để phân tích, đánh giá chính xác chi phí của từng phƣơng án cần phải hiểu rõ bản chất, quy luật của các yếu tố chi phí phát sinh.
Bên cạnh thơng tin về chi phí đó là doanh thu, thu nhậ p của từng phƣơ ng án cụ thể. Do vậy cần phân tích doanh thu thƣờng xuyên của các phƣơ ng án, thu nhập sau khi thanh lý các tài sản của các phƣơng án, những khoả n thu nh ập bất thƣờng khác nếu có. Doanh thu cũng là một trong những nguyên nhân cơ bản để tăng lợi nhuận của các phƣơng án, do vậy đều là thông tin quan trọng để đƣa ra quyết định ngắn hạ n. Tuy nhiên có những phƣơng án cả doanh thu và chi phí đề u t ăng, do vậ y cần so sánh tốc độ tăng của doanh thu với tốc độ tăng của chi phí để đƣa ra các quyết định chính xác.
Để thành cơng trong việc đƣa ra các quyết định ngắn hạn, các nhà quản trị cần sử dụng các phƣơng pháp thích hợp để phân tích và đánh giá, song những thơng tin đó cũng dựa một phần vào kỹ năng quản trị doanh nghiệp trên thƣơng tr ƣờng. Trƣớc hết độ tin cậy của các quyết định ngắn hạn thƣờ ng phụ thuộc vào hệ thống thơng tin kế tốn quản trị cung cấp trong doanh nghiệp. Q trình thu thập thơng tin kế toán quản trị cần đảm bảo nh ững yêu cầu nhƣ: Phù hợp, kịp thời, chính xác.
138
Sau khi đã phân tích và đánh giá thơng tin thích hợp cần đạt đƣợc những tiêu chuẩn sau:
Thơng tin có liên quan đến tƣơng lai khơng? Vì các quyết định ngắn hạn phục vụ trong thời gian tới, hoạt động kinh doanh sắp xảy ra.
Thơng tin phải có sự khác biệt giữa các phƣơng án nhằm thuận tiện cho quá trình xem xét.
Thơng tin có cần thiết cho những dự báo tƣơng lai không.
Thông tin phục vụ cho những loại quyết định nào chuẩn bị xảy ra trong doanh nghiệp.
Các khoản chi phí chìm và các khoản thu chi khơng chênh lệch không phải là thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn.
Khi nhận diện thơng tin thích hợp để đƣa ra các quyết định ngắn hạn, cần dựa vào những cơ sở khoa học chung, song mỗi tình huống cần dựa vào điều kiện c ụ thể. Có những thơng tin về chi phí ln là thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn nhƣ chi phí cơ hội, chi phí khác biệt.
Ví dụ: Một doanh nghiệp có khả năng ký kết hợp đồng với 4 Công ty. Do
điều kiện vốn có hạn, doanh nghiệp chỉ đƣợc phép lựa chọn 1 trong 4 hợp đồng. Hãy tiến hành phân tích chi phí để lựa chọn hợp đồng sẽ ký kết. Biết các thơng tin về chi phí, doanh thu với các Cơng ty nhƣ sau:
Chỉ tiêu Công ty 1 Công ty 2 Công ty 3 Công ty 4
Doanh thu 2.000.000 3.000.000 2.500.000 4.000.000
Chi phí 1.500.000 2.700.000 2.150.000 3.580.000
Bài giải
Chỉ tiêu Công ty 1 Công ty 2 Công ty 3 Công ty 4
Doanh thu 2.000.000 3.000.000 2.500.000 4.000.000
Chi phí 1.800.000 2.700.000 2.150.000 3.580.000
Lợi nhuận 200.000 300.000 350.000 420 000
Chi phí cơ hội 420.000 420.000 420.000 350.000
139
Nhận xét: Qua bảng tính trên, ta thấy khi xét đến chi phí cơ hội thì: với Cơng ty 1, 2, 3 thì chi phí cơ hội là lợi nhuận của Cơng ty 4 và chi phí cơ hội của Công ty 4 là lợi nhuận của Cơng ty 3. Khi đã tính cả chi phí c ơ hội thì Cơng ty 4 vẫn đạt mức lợi nhuận cao nhất, vì vậy, doanh nghiệp nên ký kết hợp đồng với Công ty 4.
Thông thƣờng khi đƣa ra quyết định ngắn hạn đảm bảo độ tin cậy cao, các nhà quản trị thƣờng vận dụng các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Tổng hợp tất cả các thông tin về chi phí, doanh thu, thu nhập có
liên quan đến phƣơng án kinh doanh.
Bƣớc 2: Chọn lọc các thông tin thích hợp và loại bỏ các thơng tin khơng
thích hợp, nhằm cho phƣơng án kinh doanh không bị nhiễu bởi nhiều thơng tin.
Bƣớc 3: Phân tích, đánh giá các thơng tin thích hợ p đã giữ lại. Kế t hợp nhiều kỹ năng khác nhau, trong đó có kỹ năng nhạy bén của nhà quản trị để lựa chọn thông tin sáng suốt nhất, cơ sở đƣa ra quyết định.
Bƣớc 4: Ra quyết định dựa trên thơng tin thích hợp phân tích ở bƣớc 3. Quyết định chính là sự điều hành của ngƣời lãnh đạo đối vớ i các hoạt động kinh doanh đang và sắp diễn ra nhằm đảm bảo thu đƣợc lợi nhuận cao nhất.
2.2. Phân tích thơng tin khơng thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn
Thơng tin khơng thích hợp trong các phƣơng án kinh doanh thƣờng đƣợc loại bỏ trong q trình phân tích, đánh giá để đƣa ra các quyết định ngắn hạn. Thông tin khơng thích hợp là những thơng tin khơng thỏa mãn các yêu cầu và điều kiện ở phần trên. Cụ thể đó là những thơng tin:
Chi phí chìm là thơng tin khơng thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn. Thực chất chi phí chìm đó là những khoản chi phí đã xảy trong quá khứ mà doanh nghiệp không thể trách đƣợc cho dù chọn bất kỳ phƣơng án kinh doanh nào.
Ví dụ: Số tiền đã trả về quyền sử dụng đất của một doanh nghi ệp trong thời
hạn 49 năm, do vậy khi doanh nghiệp thực hiện bất kỳ một phƣơng án kinh doanh nào đều phải chịu số tiền đó, chi phí về quyền sử dụng đất đƣợc coi là chi phí chìm. Hoặc doanh nghiệp đã xây dựng nhà xƣởng để sản xuất sản phẩm, chi phí khấ u hao nhà xƣởng cũng đƣợc coi là chi phí chìm, vì khi doanh nghiệp chọn bất kỳ công nghệ sản xuất hiện đại hay thủ cơng đều phải chịu chi phí khấu hao nhà xƣởng.
Các khoản chi phí và doanh thu trong tƣơng lai không chênh lệch giữa các phƣơng án đều đƣợc coi là thơng tin khơng thích hợp trong việc đƣa ra quyết định
140
kinh doanh. Các khoản chi phí trong tƣơng lai khơng chênh lệnh nhau giữa các phƣơng án trong những tình huống cụ thể cũng là những thơng tin khơng thích hợp trong việc đƣa ra các quyết định ngắn hạn.
Ví dụ 1: Cơng ty Hoàng Sơn đang lựa chọn 1 trong 2 phƣơng án: Mua máy mới hiện đại thay cho máy cũ đang sử dụng. Các thông tin về máy mới, máy cũ nhƣ sau: (đơn vị tính: triệu đồng).
Máy cũ Máy mới hiện đại
Giá ban đầu: 525 Giá ban đầu: 600
Giá trị còn lại trên sổ kê toán: 420
Thời gian sử dụng: 8 năm Thời gian sử dụng: 8 năm
Giá trị hiện tại: 270
Giá trị trong 8 năm tới: 0 Giá trị trong 8 năm tới: 0
Chi phí biến đổi hàng năm hoạt động: 1035 CP biến đổi hàng năm hoạt động: 900 Doanh thu dự kiến hàng năm: 1 500 Doanh thu dự kiến hàng năm: 1 500
Yêu cầu: Hãy phân tích các thơng tin chi phí, doanh thu để chọn 1 trong 2
phƣơng án tối ƣu nhất?
Bài giải:
Bƣớc 1:
Theo tài liệu trên các thơng tin thích hợp bao gồm: o Chi phí biến đổi để hoạt động hàng
năm. o Chi phí khấu hao máy. o Giá bán máy cũ. o Giá mua máy mới.
Các thơng tin khơng thích hợp bao gồm: o Doanh thu hàng năm.
o Giá trị thanh lý khi hết thời hạn sử dụng. o Giá trị cịn lại trên sổ kế tốn.
Bƣớc 2: Với tài liệu trên để đi tới quyết định lựa chọn phƣơng án mua máy mới hay vẫn sử dụng máy cũ cần nhận diện và loại bỏ các thông tin. Trƣớc hết ta thấy”giá trị cịn lại trên sổ kế tốn”của máy cũ là yếu tố chi phí chìm do vậy
141
cần loại bỏ thơng tin này. Giá trị cịn lại của máy cũ: 420 triệu đồng là khoản chi phí khơng tránh đƣợc cho dù ta chọn bất kỳ phƣơng án nào. Trƣờng hợp máy cũ đƣợc giữ lại sử dụng thì khoản chi phí này đƣợc coi là chi phí khấu hao. Trƣờng hợp mang đi bán thì khoản chi phí này đƣợc tính vào chi phí nhƣợng bán. Để phân tích các thơng tin, chọn phƣơng án tối ƣu, ta lập bảng sau:
Tổng hợp chi phí và doanh thu qua 8 năm hoạt động
Chỉ tiêu Sử dụng máy cũ Mua máy mới Chênh lệch Doanh thu 12.000 12.000 0 Chi phí hoạt động 8.280 7.200 1.080
Chi phí khấu hao máy mới 600 - 600
Khấu hao máy cũ hoặc xóa bỏ
sổ kế toán máy cũ 420 420 0
Giá bán máy cũ 270 270
Lợi nhuận 3.300 4.050 750
Từ bảng phân tích trên ta thấy phƣơng án mua máy mới mang lại lợi nhuận cao hơn phƣơng án mua máy cũ là 750 triệu đồng. Do vậy nhà quản trị nên chọn phƣơng án mua máy mới.
Chỉ tiêu Phƣơng án ban
đầu
Sử dụng thiết bị bổ sung
Doanh thu 300.000 300.000
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 100.000 100.000
Chi phí nhân cơng trực tiếp 75.000 50.000
Biến phí sản xuất chung 25.000 25.000
Định phí hoạt động hàng năm 50.000 50.000
Chi phí khấu hao thiết bị mới 20.000
Ví dụ 2: Cơng ty may EFH đang sử dụng công nghệ bán thủ công. Giám đốc Công ty đang lựa chọn một trong 2 phƣơng án: Mua thiết bị bổ sung cho công nghệ bán thủ công nhằm giảm bớt sức lao động của công nhân hay vẫn giữ nguyên phƣơng án ban đầu. Phịng kế hoạch dự tính mua thiết bị bổ sung 200 triệu đồng, sử dụng trong 10 năm. Các thơng tin về doanh thu, chi phí liên quan đến 2 phƣơng án nhƣ sau: (đơn vị tính: triệu đồng).
142
Căn cứ vào bảng phân tích trên ta thấy, việc sử dụng thiết bị bổ sung đã làm cho chi phí nhân cơng trực tiếp tiết kiệm đƣợc 25.000 triệu đồng so với phƣơng án ban đầu. Tuy nhiên mua thiết bị bổ sung phát sinh các khoản chi phí khấu hao mới 20.000 triệu đồng. Đó là những thơng tin khác biệt trong tình huống này, cịn lại tất cả các thơng tin là nhƣ nhau, do vậy ta cần phân tích những thơng tin khác biệt: Chỉ tiêu Phƣơng án Sử dụng thiết bị Chênh lệch ban đầu bổ sung
Chi phí nhân cơng trực tiếp 75.000 50.000 – 25.000
Chi phí khấu hao thiết bị bổ sung 20.000 20.000
Chi phí tiết kiệm hàng năm do sử dụng
thiết bị bổ sung – 5.000
Nhƣ vậy, quá trình phân tích các thơng tin khác biệt sẽ đơn giản hơn để đƣa ra quyết định nhanh và chính xác. Qua bảng phân tích trên, ta thấy doanh nghiệp nên chọn phƣơng án mua thiết bị bổ sung tiết kiệm chi phí là 5.000 triệu đồng và đó cũng chính là mức lợi nhuận tăng thêm.