CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
2. QUẢN LÝ DỰ ÁN
3.3 Cách thức lựa chọn cơ cấu tổ chức đối với từng loại dự án
Sự thành công của dự án có mối liên hệ chặt chế với mức độ tự chủ và trao quyền hạn cho nhà quản lý dự án đối với dự án do anh ta quản lý. Tuy nhiên những nghiên cứu này mới chỉ cho chúng ta biết những gì là điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các dự án tức là các nghiên cứu mới xét đến các yêu cầu của dự án chứ chƣa tính đến các yêu cầu của công ty. Dự án đƣợc coi là thành cơng khi đóng góp cho sự phát triển của cơng ty cho nên lựa chọn một cơ cấu tổ chức dự án phù hợp cần phải xét đến cả các yêu cầu của công ty và đặc điểm của dự án.
Về phía cơng ty, vấn đề quan trọng cần phải xem xét là mức độ quan trọng của dự án đối với sự thành công của công ty? Tỷ lệ phần trăm khối lƣợng cơng việc chính của cơng ty liên quan đến dự án? Dự án càng quan trọng và
26
càng có ý nghĩa chiến lƣợc đối với các hoạt động kinh doanh của công ty càng đòi hỏi phải đƣợc ƣu tiên nguồn lực thực hiện cho nên cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách hoặc ma trận dự án là lựa chọn hợp lý. Hoặc nếu trên 75% khối công việc thƣờng xuyên của công ty liên quan đến dự án (sản phẩm chính của cơng ty là các dự án đơn chiếc nhƣ trong ngành xây dựng, đóng tầu, tƣ vấn) khi đó cơng ty nên tổ chức thành các đội dự án. Nếu một cơng ty vừa có các sản phẩm đại trà vừa có các dự án thì cơ cấu tổ chức dạng ma trận là phù hợp. Nếu công ty thi thoảng mới có dự án khi đó cơ cấu quản lý dự án khơng chính thức có thể đƣợc xem xét. Các nhóm biệt phái có thể đƣợc thành lập khi có yêu cầu để thực hiện các nhiệm vụ đột xuất và cơng ty có thể th ngoài thực hiện dự án. Vấn đề thứ hai cần xem xét là mức độ sẵn có của nguồn lực. Cơ cấu tổ chức dạng ma trận cho phép chia sẻ nguồn lực giữa các dự án và các lĩnh vực chuyên môn trong khi vẫn duy trì đƣợc một cơ chế quản lý dự án chính thức. Nếu một cơng ty khơng thể phân bổ nguồn chất xám cốt lõi của mình cho từng dự án riêng lẻ thì cơ cấu tổ chức dạng ma trận là một lựa chọn hợp lý. Công ty có thể thành lập các đội dự án chuyên trách tuy nhiên sẽ thuê ngoài thực hiện khi nguồn lực khơng cho phép. Nhiều cơng ty do ln có rất nhiều dự án phải thực hiện cho nên đã thành lập văn phòng quản lý dự án để hỗ trợ cho công tác quản lý dự án. Cơ cấu dự án chuyên trách hoặc ma trận dự án phù hợp cho những dự án quy mơ lớn, có tầm quan trọng về chiến lƣợc, dự án có nhiều đổi mới liên quan đến phát triển sản phẩm/công nghệ mới, các dự án phức tạp liên quan đến nhiều đối tác tham gia từ bên ngoài đặc biệt là phải duy trì mối liên hệ liên tục với khách hàng để nắm bắt đƣợc yêu cầu của họ, yêu cầu về nguồn lực ổn định trong suốt quá trình thực hiện dự án. Các đội dự án chuyên trách cũng đƣợc áp dụng cho các dự án có tính cấp bách cao mà địi hỏi mọi thành viên phải làm việc liên tục cho dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Cơ cấu chức năng cũng phù hợp với những dự án khi mà một bộ phận chức năng có lợi ích chính trong việc thực hiện dự án. Lãnh đạo cấp cao của bộ phận đó sẽ chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động dự án. Ví dụ dự án di chuyển nhà máy đến một địa điểm sản xuất mới sẽ do phịng sản xuất chịu trách nhiệm chính. Dự án nâng cấp hệ thống thơng tin quản lý sẽ do phịng cơng nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án. Dự án đánh giá hiệu quả và tác động của các hoạt động marketing sẽ do phòng marketing đảm nhiệm. Phần lớn khối lƣợng công việc của dự án sẽ đƣợc tiến hành trong phạm vi của bộ phận đó và sự phối hợp hoạt động với các phịng ban khác sẽ thơng qua kênh quản lý hiện thời của công ty.
27
Trong thực tế các công ty không quá cứng nhắc trong việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức nào đó cho một dự án cụ thể mà thƣờng áp dụng một cơ cấu tổ chức tƣơng đối linh hoạt và có thể điều chỉnh khi nảy sinh vấn đề hoặc có trục trặc để làm cho mơ hình quản lý dự án phù hợp với u cầu của dự án và điều kiện thực hiện của công ty.
28
CÂU HỎI CHƢƠNG 1
1/ Hãy nêu các đặc điểm của dự án để phân biệt dự án khác với các hoạt động vẫn diễn ra thƣờng xuyên trong công ty?
2/ Cho biết các hoạt động sau hoạt động nào là dự án, hoạt động nào là hoạt động nghiệp vụ bình thƣờng?
1.1 Nấu tiệc cho đám cƣới 1.2 Nấu cơm ăn hằng ngày 1.3 Xây nhà mới
1.4 Xây các căn hộ chung cƣ theo kế hoạch hằng năm của thành phố 1.5 Nghiên cứu một đề tài khoa học mới
1.6 Dạy học theo kế hoạch hằng năm của nhà trƣờng 1.7 Hƣớng dẫn luận văn cho sinh viên
1.8 Chế tạo xe ơ tơ chạy bằng năng lƣợng gió 1.9 Sản xuất một lơ xe đạp mới
1.10 Viết một phần mềm mới do cơ quan đặt hàng
1.11 Áp dụng một phần mềm trong các hoạt động hằng ngày tại cơ quan 1.12 Chế tạo một loại xe máy mới
1.13 Sản xuất xe máy theo thiết kế có sẵn, theo kế hoạch đƣợc giao 1.14 Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất công nghệ mới
3/ Trong chu kỳ sống của dự án, giai đoạn nào của dự án là quan trọng nhất? Vì sao?
4/ Trong những điều kiện nào thì cơ cấu ma trận phù hợp hơn cơ cấu dự án chuyên trách?
29