CHƢƠNG 2 : LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
2. QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
2.2 Các bƣớc thực hiện phƣơng pháp GANTT
Biểu đồ GANTT là phƣơng pháp trình bày tiến trình thực tế cũng nhƣ kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tùy thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ. Cấu trúc của biểu đồ: Cột dọc trình bày cơng việc, thời gian tƣơng ứng để thực hiện từng cơng việc đƣợc trình bày trên trục
37
hoành. Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trƣớc sau giữa các công việc.
Biểu đồ GANTT có một số tác dụng sau:
Phƣơng pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế của từng nhiệm vụ cũng nhƣ tình hình chung của toàn bộ dự án
Dễ xây dựng, do đó, nó đƣợc sử dụng khá phổ biến.
Thơng qua biểu đồ có thể thấy đƣợc tình hình nhanh chậm của các cơng việc, và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại cơng việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng cơng việc nhằm đảm bảo tính hợp lý.
Biểu đồ thƣờng có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những vấn đề liên quan đặc biệt đến công việc.
Đôi khi ngƣời ta xây dựng 2 sơ đồ GANTT: một cho thời gian triển khai sớm nhất và một cho thời gian triển khai muộn nhất. Để xây dựng sơ đồ GANTT triển khai muộn ngƣời ta xuất phát từ sơ đồ GANTT triển khai sớm. Các cơng việc có thể triển khai muộn nhƣng thời gian bắt đầu và kết thúc dự án không đƣợc thay đổi.
Hạn chế GANTT
Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm cơng việc cần phải thực hiện thì biểu đồ GANTT khơng thể chỉ ra đủ sự tƣơng tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong nhiều trƣờng hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực hiện rất khó khăn phức tạp.
Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều công việc liên tiếp nhau.
Các bƣớc để tạo sơ đồ GANTT nhƣ sau :
- Phân tích các hoạt động (cơng việc) của dự án một cách chi tiết - Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý
- Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc
- Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bƣớc trên
38
+ Trục tung biểu diễn cơng việc, trục hồnh biễu diễn thời gian + Sử dụng các thanh ngang để biểu diễn các công việc trên sơ đồ
- Nếu có yêu cầu có thể vẽ các biểu đồ sử dụng nguồn lực theo thời gian để quản lý nguồn lực.
- Trong quá trình theo dõi dự án có thể sử dụng các ký hiệu để so sánh tiến độ công việc trên thực tế và tiến độ công việc theo hoạch định.
VD: Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí cho việc lắp đặt một thiết bị kiểm sốt ơ nhiễm khơng khí. Tuy nhiên để bảo vệ môi trƣờng địa phƣơng, các cơ quan có chức năng đã buộc nhà máy phải lắp hệ thống lọc khơng khí trong vịng 16 tuần. Nhà máy đã bị cảnh báo sẽ buộc phải đóng cửa nếu thiết bị này không đƣợc lắp đặt trong thời hạn cho phép. Do đó, để đảm bảo hoạt động của nhà máy, giám đốc muốn hệ thống này phải đƣợc lắp đặt đúng thời hạn. Những công việc của dự án lắp đặt thiết bị lọc khơng khí này đƣợc trình bày trong bảng 2.1.
Bảng 2.1 Sơ đồ GANTT theo phƣơng thức triển khai sớm
Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Đại học Kinh tế Quốc dân
Sử dụng phƣơng pháp sơ đồ Gantt để lập tiến độ cho dự án, ta nhận thấy rằng các công việc A-C-E-G-H nằm trên đƣờng găng (đƣờng găng là đƣờng dài nhất, bất cứ sự chậm trễ của các công việc trên đƣờng găng đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án).
39
Các công việc B-D-F khơng nằm trên đƣờng găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hƣởng tới thời gian hồn thành dự án. Do đó, ta có thể sắp xếp các cơng việc này theo phƣơng thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm. Phƣơng thức triển khai sớm cho phép các cơng việc có thể bắt đầu sớm nhƣ có thể, miễn là khơng ảnh hƣởng tới các cơng việc trƣớc đó.
Bảng 2.2 Sơ đồ GANTT theo phƣơng thức triển khai chậm
Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Đại học Kinh tế Quốc dân
Với phƣơng thức triển khai chậm, các cơng việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hƣởng tới thời gian hoàn thành dự án (Bảng 2). Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ (nét chấm gạch) đƣợc gọi là thời gian dự trữ.