CHƢƠNG 3 : QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
2. ƢỚC TÍNH CHI PHÍ
Ƣớc tính chi phí là dự báo và ƣớc tính các nguồn lực tài chính để thực hiện các hoạt động dự án. Ƣớc tính chi phí thƣờng đƣợc biểu diễn dƣới đơn vị đo tiền tệ (ví dụ đồng), tuy nhiên trong một số trƣờng hợp cụ thể có thể dùng đơn vị đo khác, ví dụ nhƣ ngày cơng. Ƣớc tính chi phí phải đƣợc điều chỉnh liên tục trong xuốt quá trình thực hiện dự án để phản ảnh kịp thời những thông tin chi tiết sẵn có về dự án. Mức độ chính xác của ƣớc tính sẽ đƣợc nâng lên khi dự án trải qua các giai đoạn của chu kỳ sống cho nên ƣớc tính chi phí là một q trình lặp lại trong các giai đoạn thực hiện. Ví dụ dự án trong giai đoạn xác định thì độ chính xác của ƣớc tính thƣờng giao động trong khoảng ± 50%. Tuy nhiên ở giai đoạn sau khi đã có thiết kế chi tiết thì độ chính xác của ƣớc tính tăng lên và giao động trong khoảng ± 10%. Nhiều công ty đã đƣa ra chỉ dẫn cụ thể để điều chỉnh ƣớc tính chi phí và độ chính xác dự kiến của ƣớc tính chi phí.
2.1 Nguyên tắc ƣớc tính
Ngƣời ƣớc tính am hiểu sâu về hoạt động. Sử dụng nhiều ngƣời cùng tham gia ƣớc tính. Ƣớc tính trong điều kiện bình thƣờng.
Các ƣớc tính là độc lập với nhau.
Các ƣớc tính chi phí thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạt động.
2.2 Phƣơng pháp ƣớc tính
2.2.1 Ƣớc tính dựa trên đánh giá của các chuyên gia.
Một phƣơng pháp ƣớc tính đƣợc cho là tin cậy nhất chính là ƣớc tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện các hoạt động ở các dự án tƣơng tự trƣớc đó. Các ƣớc tính chi phí của các chun gia sau đó đƣợc tổng hợp lại thành ƣớc tính chung về chi phí cho thực hiện từng hoạt động.
2.2.2 Phƣơng pháp tƣơng tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn.
Dựa trên tính tƣơng tự với dự án trƣớc trên các khía cạnh nhƣ thời hạn hồn thành, kinh phí, quy mơ, mức độ phức tạp, để làm cơ sở cho việc ƣớc tính chi phí thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnh phù hợp cho dự án mới.
55
Phƣơng pháp tƣơng tự có thể áp dụng cho tồn bộ dự án, từng hạng mục dự án, và cho từng hoạt động cụ thể.
1. Phương pháp tham số.
Phƣơng pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lƣợng để ƣớc tính chi phí thực hiện hoạt động. Ví dụ dựa trên số liệu quá khứ về chi phí để thực hiện một đơn vị khối lƣợng cơng việc chúng ta có thể ƣớc tính đƣợc tổng chi phí thực hiện cơng việc đó bằng cách nhân đơn giá chi phí để thực hiện một đơn vị khối lƣợng công việc với tổng khối lƣợng công việc thực hiện. Ví dụ giá thành xây thơ một mét vuông sàn xây dựng là 3 triệu đồng, nhƣ vậy để xây thơ 500 mét vng sàn xây dựng thì tổng chi phí là 1 tỷ 500 triệu đồng (= 3 triệu X 500 = 1,500 triệu đồng).
2. Phương pháp ước tính ba điểm.
Ƣớc tính chi phí thực hiện một cơng việc có thể chính xác hơn nếu chúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện cơng việc đó và dải khơng chắc chắn của chi phí hiện cơng việc. Khái niệm ƣớc tính ba điểm là một kỹ thuật áp dụng bắt nguồn từ PERT sử dụng ba ƣớc tính để xác định gần đúng cho chi phí thực hiện một hoạt động.
Chi phí có khả năng sảy ra nhất (Cm). Là chi phí thực hiện cơng việc trong điều kiện bình thƣờng về phân bổ các nguồn lực, năng suất lao động, sự mong đợi về mức độ sẵn sàng cho hoạt động và các điều kiện thực hiện khác
Chi phí thực hiện trong điều kiện tốt nhất (Co). là chi phí thực hiện cơng việc trong điều kiện thuận lợi nhất
Chi phí thực hiện trong điều kiện khó khăn nhất (Cp) là chi phí thực hiện trong tình trạng kém thuận lợi nhất. Chi phí trung bình thực hiện cơng việc tính đƣợc bằng cách lấy trung bình có trọng số của ba ƣớc tính trên theo cơng thức sau: C = (Co + 4Cm + Cp)/6.
3. Phân tích dự phịng.
Ƣớc tính chi phí thực hiện cơng việc có thể bao gồm cả chi phí dự phịng áp dụng cho mức độ rủi ro trong q trình thực hiện cơng việc. Chi phí dự phịng có thể xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chi phí thực hiện cơng việc hoặc theo một phƣơng pháp định lƣợng thống kê nào đó. Chi phí dự phịng có thể xác định cho cả dự án (dự phịng quản lý) và cho từng công việc (dự phòng ngân sách) và phải đƣợc ghi chép rõ ràng trong tài liệu về quản lý chi phí dự án. Việc ƣớc tính chi phí thực hiện dự án có thể tiến hành từ trên xuống (top – down) hoặc từ dƣới lên (bottom – up). Ƣớc tính từ trên xuống là ƣớc tính tổng chi phí thực hiện tồn bộ dự án do các chuyên gia có kinh nghiệm
56
về các dự án tƣơng tự và/hoặc do các nhà quản lý cấp cao tiến hành đƣa ra ƣớc tính. Ƣớc tính từ trên xuống thƣờng đƣợc áp dụng trong những trƣờng hợp, ví dụ nhƣ: dự án chiến lƣợc quan trọng (các dự án nghiên cứu – phát triển), dự án có mức độ khơng chắc chắn cao, dự án nhỏ nội bộ, dự án có phạm vi thƣờng xuyên thay đổi (ví dụ các dự án về phát triển hệ thống thơng tin). Ƣớc tính từ dƣới lên là xuất phát từ các yếu tố chi tiết của dự án nhƣ từ các gói cơng việc trong WBS và các hoạt động trong sơ đồ mạng dự án phát triển từ phƣơng pháp đƣờng găng để ƣớc tính chi phí thực hiện từng hoạt động rồi tổng hợp nên thành ƣớc tính tổng chi phí thực hiện cả dự án. Ƣớc tính từ dƣới lên thƣờng đƣợc áp dụng trong các trƣờng hợp nhƣ do yêu cầu của quản lý phải ƣớc tính chi tiết, do các dự án ký kết hợp đồng cần phải ƣớc tính chi tiết, do khách hàng yêu cầu phải giải trình chi tiết về chi phí thực hiện dự án. Một phƣơng pháp ƣớc tính đƣợc áp dụng phổ biến trong thực tế là kết hợp đồng thời cả ƣớc tính từ trên xuống và ƣớc tính từ dƣới lên: đƣa ra ƣớc tính sơ bộ từ trên xuống, phát triển chi tiết WBS rồi tiến hành ƣớc tính từ dƣới lên, phát triển tiến độ và ngân sách thực hiện, kết hợp với ƣớc tính từ trên xuống và điều chỉnh các khác biệt và thống nhất để lấy làm ƣớc tính chính thức cuối cùng