4 .KIỂM SỐT CHI PHÍ
4.1 Phân tích kết quả thực hiện dự án về chi phí
Kiểm sốt chi phí là q trình theo dõi tình hình thực hiện dự án để cập nhật ngân sách dự án và quản lý thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án. Cập nhật ngân sách dự án liên quan đến việc ghi chép chi phí thực tế đã chi ra cho đến thời điểm hiện tại.
Theo dõi các khoản chi của các quỹ mà không gắn với khối lƣợng cơng việc hồn thành tƣơng ứng với các khoản chi tiêu đó sẽ ít mang ý nghĩa. Nội dung cơ bản của kiểm soát chi phí liên quan đến phân tích mối quan hệ giữa việc sử dụng các quỹ và khối lƣợng cơng việc đã hồn thành. Vấn đề cốt lõi của kiểm soát chi phí là quản lý kế hoạch ngân sách đã đƣợc thông qua và quản lý những thay đổi trong kế hoạch ngân sách. Nội dung kiểm sốt chi phí dự án bao gồm:
Tác động đến các nhân tố gây ra sự thay đổi trong kế hoạch ngân sách đã đƣợc chấp thuận.
Đảm bảo rằng mọi đề nghị thay đổi đều đƣợc xem xét một cách kịp thời Quản lý các thay đổi khi chúng sảy ra
Đảm bảo rằng chi tiêu không vƣợt quá ngân sách cho phép trong từng giai đoạn và cho cả dự án.
Theo dõi kết quả thực hiện về chi phí để nhằm tách biệt và hiểu sâu các chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch đã thống nhất.
Theo dõi khối lƣợng cơng việc hồn thanh với chi phí đã chi ra
Hạn chế những thay đổi chƣa đƣợc chấp thuận trong các báo cáo tài chính và báo cáo sử dụng nguồn lực.
Thông báo cho các chủ thể dự án về những thay đổi đã đƣợc chấp thuận và chi phí tƣơng ứng
Tiến hành các biện pháp để đƣa mức bội chi về trong giới hạn ngân sách cho phép.
Phân tích kết quả thực hiện dự án về chi phí
Sử dụng chỉ tiêu giá trị tạo ra (EV – Earned Value) để tính tốn chênh lệch chi phí (Cost variance) và chỉ số hiệu quả thực hiện chi phí (cost performance index) nhằm đánh giá kết quả thực hiện dự án về chi phí. Trạng
60
thái hiện thời của dự án có thể xác định cho giai đoạn thực hiện gần đây nhất, hoặc cho tất cả các giai đoạn thực hiện cho đến thời điểm đánh giá, hoặc ƣớc tính cho đến khi dự án kết thúc. Phân tích chi phí dựa trên hai thƣớc đo sau:
Giá trị tạo ra (EV) – giá trị kế hoạch của các cơng việc thực tế đã hồn thành (tên cũ là BCWP). Đây chính là giá trị kế hoạch của khối lƣợng cơng việc thực tế đã hồn thành tính đến thời điểm báo cáo.
Chi phí thực tế (AC – Actual Costs) – chi phí thực tế của các cơng việc đã hồn thành (ACWP). Chi phí thực tế của khối lƣợng công việc thực tế đã hồn thành tính đến thời điểm báo cáo. So sánh giá trị tạo ra (EV) với chi phí thực tế (AC) cho chúng ta biết mức độ chênh lệch về chi phí thực hiện (CV = EV - AC). Chênh lệch dƣơng chỉ cho chúng ta biết là chi phí thực tế ít hơn so với kế hoạch, cịn chênh lệch âm cho thấy chi phí thực tế chi nhiều hơn so với kế hoạch. Chênh lệch chi phí cho chúng ta biết đánh giá chung về tình hình thực hiện tất cả các hoạt động trong thực tế từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hiện thời.
Chỉ số hiệu quả thực hiện chi phí (CPI – Cost Performance Index)
Các nhà quản lý thực tiễn đôi khi muốn so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạchvà họ sử dụng một thƣớc đo tƣơng đối gọi là chỉ số thực hiện chi phí: CPI = EV/AC. Chỉ số thực hiện chi phí đƣợc biểu diễn dƣới dạng phần trăm và cho chúng ta biết đƣợc rằng so với chi phí kế hoạch thì chi phí thực tế là ít hơn hay nhiều hơn bao nhiêu phần trăm.
Ý nghĩa của chỉ số thực hiện chi phí:
Chỉ số CPI
>1.00
Chi phí thực tế ít hơn chi phí kế hoạch
=1.00
Chi phí thực tế ít bằng với chi phí kế hoạch
61