THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG XÂY DƯNG SỐ
2.2.2 Đánh giá rủi ro
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Đánh giá rủi ro”
Câu hỏi Trả lời Khơng trả lời Có Khơng Khơng biết
1/ Đơn vị có thường xun nhận
dạng và phân tích rủi ro trong hoạt
động của mình?
1 2
2/ Việc bảo quản hệ thống dữ liệu không bị hư hỏng, mất mát có được tiến hành thường xuyên?
1 2
3/ Ban giám hiệu có đánh giá sự thay đổi các nhân tố sau đến việc
lập Báo cáo không?
3.1/ Nhân sự mới 3
3.2/ Thay đổi, ứng dụng hệ thống
thông tin? 3
3.3/ Các phòng ban mới và các
hoạt động khác? 2 1
Việc xác định mục tiêu đơn vị là tiền đề quan trọng để đánh giá rủi ro. Hoạt động phân tích và đánh giá rủi ro trong đơn vị gần như không được thực hiện. Đơn vị chỉ đánh giá rủi ro khi có nhân sự mới hoặc phịng ban mới, cịn các nhân tổ bên ngoài gần như chưa được chú ý. Điều này làm giảm hiệu quả hệ thống kiểm sốt nội bộ. Có điều này là do trường là đơn vị hành chính sự nghiệp nên đã khơng chú trọng đến việc nhận dạng và phân tích rủi ro.
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm sốt” Câu hỏi Trả lời Khơng trả lời Có Khơng Khơng biết
1/ Trong đơn vị có phân chia trách nhiệm đầy đủ: không được kiêm
nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản?
1 2
2/ Chứng từ có được đánh số liên
tục trước khi sử dụng khơng? 3 3/ Chứng từ có được lập kịp thời
ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ khơng?
1 2
4/ Có đầy đủ chứng từ phản ánh
cho tất cả các hoạt động kinh tế tài
chính phát sinh?
3
5/ Đơn vị có quy định rõ ràng về
trình tự ln chuyển các loại chứng từ khơng?
1 2
6/ Có sự kiểm tra giữa số liệu trên chứng từ với việc ghi chép trên sổ sách, phần mềm kế toán?
7/ Chứng từ kế tốn có được ghi chép trung thực và được phê duyệt bởi người có trách nghiệm khơng?
2 1
8/ Định kỳ đơn vị có tiến hành đối
chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản thực tế không?
3
9/ Đơn vị có sự đối chiếu số liệu
với kho bạc, với các đơn vị liên kết
đào tạo.
3
10/ Trong đơn vị việc kiểm tra độc
lập có được duy trì? 2 1
11/ Thành viên thực hiện kiểm tra có độc lập với đối tượng được
kiểm tra?
2 1
Việc kiểm soát hệ thống chứng từ Phịng kế tốn của đơn vị thực hiện việc lập chứng từ là khá tốt (có đầy đủ chứng từ cho các nghiệp vụ, chứng từ
được đánh số thứ tự trước khi sử dụng). Tuy nhiên kiểm soát hệ thống chứng
từ sổ sách vẫn còn nhiều điểm khiến cho hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng
hiệu quả. Cụ thể:
- Đơn vị chưa xây dựng được quy trình luân chuyển chứng từ cho rõ
ràng, hợp lý.
- Nhiều chứng từ không được lập khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ được lập khi đơn vị gần đến kỳ kiểm toán hay quyết toán. Điều này rất
Kết quả cũng cho thấy định kỳ đơn vị cũng tiến hành kiểm kê tài sản tuy nhiên việc kiểm tra tại đơn vị mang tính hình thức, chưa đạt hiệu quả cao.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện trong đơn vị khơng thường xun được duy trì. Điều này làm giảm sút tính hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Việc đối chiếu số liệu với kho bạc là một việc tốt cho hệ thống kiểm
soát nội bộ. Có thể nói, thơng qua hệ thống kho bạc nhà nước, các hoạt động
của đơn vị được kiểm soát tốt. Tuy nhiên viêc đối chiếu với số liệu tại các đơn vị liên kết đào tạo tại các tỉnh là chưa tốt.
2.2.4 - Thông tin và truyền thông
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Thông tin và truyền thông”
Câu hỏi Trả lời Không trả lời Có Khơng Khơng biết
1/ Mọi thành viên trong đơn vị có báo cáo kịp thời cho Ban Giám hiệu các sự cố ?
3
2/ Các thông tin từ các đơn vị liên kết đào tạo với trường có được tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ?
3
3/ Đơn vị có sử dụng kế tốn thủ
4/ Các sổ sách cập nhật hàng ngày có cụ thể hóa tài khoản mà chúng phản ánh?
3
4/ Sổ sách kế tốn viết tay có được phân cơng quản lý cho từng nhân viên phù hợp?
3
5/ Đơn vị có lập chứng từ riêng cho
các nghiệp vụ cần chỉnh sửa? 3 6/ Đơn vị có xác định các chu
trình kế tốn cụ thể? 3
7/ Đơn vị có sơ đồ kế tốn mơ tả về
phương pháp xử lý các nghiệp vụ? 3
8/ Đơn vị có sổ tay hướng dẫn sử
dụng và diễn giải chi tiết về mục
đích và nội dung của từng tài
khoản?
3
9/ Hệ thống sổ cái và sổ chi tiết có
được sử dụng và kế tốn có thường
xuyên đối chiếu số liệu trên hai
loại sổ này?
2 1
10/ Các hồ sơ kế tốn có được lưu
trữ trên cơ sở hiện hành 3
chính bắt buộc phải lập theo quy
định, Ban Giám hiệu có u cầu kế
tốn lập thêm các báo cáo khác để thích hợp với việc quản lý của đơn vị?
Hệ thống thông tin trong đơn vị là điều kiện không thể thiếu trong việc nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị. Hệ thống thơng tin và truyền thông trong đơn vị là tương đối tốt, các thơng tin bên trong và bên ngồi đơn vị được tiếp nhận và ghi nhận đầy đủ. Đơn vị có nhiều kênh thơng tin tuy nhiên
các bộ phận chưa liên kết với nhau để cung cấp thơng tin kịp thời.
Trong hệ thống thơng tin thì hệ thống thơng tin kế tốn là một phần quan trọng. Ban Giám hiệu cần phải xem xét, cân nhắc các thông tin này để ra các quyết định.
Trong đơn vị có nhiều chu trình kế tốn tuy nhiên tập trung vào các chu trình như chu trình thu học phí, chu trình lương, chu trình tài sản cố định, chu trình thanh tốn với các cơ sở liên kết bên ngồi. Chu trình thu học phí được thực hiện trên phần mềm thu học phí và phần mềm này hoạt động khá tốt,
kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên, chu trình tiền lương tại đơn vị cịn rất lỏng lẽo, khó cho Ban Giám hiệu có thể kiểm sốt được.
Qua khảo sát cho thấy nhìn chung các dữ liệu đầu vào của các chu trình là khá tốt. Đơn vị có đầy đủ dữ liệu đầu vào để cung cấp cho việc xử lý để có các thông tin đầu ra. Các chứng từ của đơn vị đáp ứng được nhu cầu kiểm tra, giám sát.
Quá trình xử lý dữ liệu đầu vào là một việc quan trọng trong hệ thống thơng tin kế tốn. Trong đơn vị, việc hạch toán, phân bổ và lập báo cáo được thực hiện đầy đủ, hệ thống tài khoản tổng hợp và chi tiết là đầy đủ và được đối chiếu. Việc đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết giúp đơn vị phát hiện các
sai sót để từ đó có phương pháp xử lý.
Tuy hệ thống sổ và chứng từ là đảm bảo nhưng trong đơn vị chưa có sổ tay kế tốn mơ tả cụ thể cách thức xử lý các nghiệp vụ và sơ đồ hạch toán.
Các sơ đồ kế tốn là có ích trong việc chống lại các sai sót trong hạch tốn tuy nhiên tại phịng kế tốn tại trường thì chưa lập các sơ đồ này, điều này làm cho các nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong tồn đơn vị.
Hệ thống báo cáo tài chính trong đơn vị được lập đầy đủ theo quy định tuy nhiên Ban Giám hiệu chưa được cung cấp các báo cáo kế tốn quản trị để có thể nắm bắt được kỹ hơn về đơn vị.
2.2.5 - Giám sát
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Giám sát”
Câu hỏi Trả lời Khơng trả lời Có Khơng Khơng biết
1/ Ban Giám hiệu có thường xuyên kiểm tra hoạt động và kết quả của
từng bộ phận không?
2 1
chức họp giao ban không?
3/ Ban Giám hiệu có kiểm tra lại các chứng từ thu-chi để đảm bảo
các khoản thu chi hợp với các quy
định về tài chính với các đơn vị
hành chính sự nghiệp có thu
1 2
4/ Khi có được sự tư vấn của kiểm toán về sự yếu kém của kiểm soát nội bộ, Ban Giám hiệu có sẵn lịng
điều chỉnh?
3
5/ Đơn vị có so sánh số liệu định
kỳ trên sổ sách với thực tế, giữa các năm
1 2
6/ Các hoạt động khác thường có được xét duyệt cụ thể trước khi ghi
sổ?
3
7/ Đơn vị có bộ phận kiểm sốt
nội bộ khơng? 3
8/ Cơ quan nhà nước có thường xuyên giám sát hoạt động của đơn
vị?
2 1
9/ Ban Giám hiệu có thường xuyên nhận được báo cáo về tài chính và
các biên bản thống kê kịp thời?
Việc giám sát thường xuyên trong đơn vị có điểm thuận lợi đó là sự
quản lý của kho bạc. Các khoản thu, chi ngân sách đều được kho bạc nhà
nước thông qua. Do đó địi hỏi đơn vị phải thực hiện đúng chế độ tài chính
của đơn vị.
Kết quả khảo sát cũng cho thấy là đơn vị hành chính sự nghiệp có thu nên định kỳ có sự kiểm tốn của nhà nước, tuy nhiên kiểm toán nhà nước thực hiện kiểm toán tại trường theo định kỳ là 2 năm. Và khi có sự tư vấn của kiểm tốn, ban Giám hiệu sẵn lòng điều chỉnh.
Tuy nhiên việc kiểm sốt định kỳ của đơn vị cũng có nhiều điểm làm giảm hiệu quả:
- Đơn vị khơng có bộ phận kiểm soát nội bộ. Điều này xuất phát từ đặc
điểm ngành nghề vì là đơn vị hành chính sự nghiệp nên việc lập bộ phận kiểm
sốt nội bộ chưa được chú trọng. Tuy nhiên, hiện nay, quy mơ hoạt động và các nguồn tài chính của đơn vị là khá lớn nên việc khơng có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ làm giảm hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Ban Giám hiệu trong đơn vị cũng không thường xuyên nhận được báo cáo tài chính và các bảng thống kê kịp thời để giám sát.
- Ban Giám hiệu trong đơn vị cũng không tiến hành kiểm tra lại các chứng từ thu chi để đảm bảo chúng đứng chế độ, việc kiểm tra này được thực hiện bởi kế toán trưởng(tuy nhiên việc kiểm tra là khơng thường xun). Tồn bộ chứng từ sau khi được ký duyệt, lưu chuyển thì sẽ được bảo quản. Trong