XÂY DỰNG SỐ 2 3.1 Mục tiêu
3.3.1.2 Các yêu cầu, nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1) Mọi cán bộ nhân viên trong trường phải thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ và thấy được vai trị của mình trong hệ thống.
Mọi cán bộ công nhân viên thông qua việc hiểu được vai trị của mình trong hệ thống để thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các quy định, quy trình của kiểm sốt nội bộ có liên quan.
2) Mọi rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động của trường phải được nhân dạng, đánh giá thường xuyên liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn
ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. * Căn cứ đánh giá rủi ro:
- Đánh giá rủi ro căn cứ vào hai chỉ tiêu sau:
- Xác suất sảy ra rủi ro.
- Mức độ ảnh hưởng khi sảy ra rủi ro.
- Sử dụng bảng đánh giá: Xác suất sảy ra rủi ro Cao Trung bình Thấp
Trung bình Cao Cao
Thấp Trung bình Cao
Thấp Thấp Trung bình
Thấp Trung bình Cao Mức độ ảnh hưởng của rủi ro
* Việc đánh giá phải được thường xuyên xem xét lại khi có những sự
thay đổi sau:
- Chủ trương, chính sách của Đảng.
- Mơi trường pháp lý, các quy định của Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Xây dựng, Bộ Tài chính
- Thay đổi nhân sự cấp cao
- Thay đổi hoặc ứng dụng mới hệ thống cơng nghệ thơng tin. - Các phịng ban mới.
- Tái tổ chức lại trường hoặc phân chia lại quyền hạn.
3) Kiểm sốt nội bộ là một phần khơng thể thiếu trong hoạt động của
trường. Cơ chế kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và thực hiện trong mọi
quy trình hoạt động của đơn vị.
*Cơ chế kiểm soát: là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn
duyệt, định dạng trước, báo cáo bất thường, bảo vệ tài sản, bất kiêm nhiệm,
sử dụng chỉ tiêu, đối chiếu, kiểm tra và theo dõi. a) Phê duyệt
Phê duyệt cho phép một nghiệp vụ được phát sinh và phê duyệt cho
phép tiếp cận hoặc sử dụng tài sản, thơng tin kế tốn và thông tin quản trị khác.
b) Định dạng trước
Định dạng trước được áp dụng cho các chu trình sử dụng máy tính.
Các nghiệp vụ sẽ khơng được phép xử lý trên máy tính nếu các yêu cầu không
được tuân thủ.
c) Báo cáo bất thường
Khi gặp các trường hợp bất thường phải báo cáo ngay người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền.
Đơn vị quy định rõ người có trách nhiệm xử lý.
d) Bảo vệ tài sản.
- Tài sản trong đơn vị phải được bảo vệ nhằm tránh mất mát, sử dụng
lãng phí, hư hỏng, sử dụng khơng đúng mục đích, bị phá hoại.
- Các biện pháp cần sử dụng để bảo vệ tài sản như: hạn chế tiếp xúc với tài sản (sử dụng pasword đối với các chu trình thực hiện bằng máy tính, bảo quản tốt…); định kỳ phải kiểm kê tài sản (thành lập hội đồng kiểm kê và lập
biên bản kiểm kê); bảo vệ
Đơn vị phải tách biệt 4 chức năng: phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và
ghi nhận.
f) Sử dụng chỉ tiêu
- Đơn vị phải lượng hóa các mục tiêu và các mục tiêu phải được cụ thể hóa thành các chỉ tiêu dễ theo dõi và kiểm soát.
- Định kỳ các cấp liên quan phải báo cáo tình hình thực hiện các chỉ
tiêu tại bộ phận của mình (thực hiện hàng năm)
- Sử dụng các chỉ tiêu khoán một số khoản chi để kiểm sốt tốt hơn: khốn chi phí điện thoại, khốn chi phí tiền điện, khốn chi phí xăng xe,
khốn chi phí vật tư và văn phịng phẩm.
g) Đối chiếu
- Việc đối chiếu phải kịp thời và phải được kiểm tra lại nếu có khác biệt - Phải có nhân viên theo dõi việc đối chiếu.
h) Kiểm tra và theo dõi
- Ban Giám hiệu phải tự kiểm tra và theo dõi.
- Định kỳ Ban Giám hiệu phải họp giao ban (1 tháng 2 lần).
- Ban Giám hiệu giao quyền cho bộ phận, cá nhân kiểm tra và theo dõi.
4) Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập và thực hiện một cách cụ thể, hợp lý.
- Một cán bộ không được đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo nhau.
- Không một cá nhân nào được thực hiện mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.
5) Đơn vị phải xây dựng hệ thống thơng tin nội bộ về tình hình thực
hiện thu chi ngân sách và các hoạt động khác.
- Phòng kế tốn ngồi lập các báo cáo theo quy định thì định kỳ phải lập và trình lên cho Ban Giám hiệu các báo cáo về tình hình thực hiện thu chi ngân sách (báo cáo về tình hình thu học phí, báo cáo về tình hình thanh tốn tiền giờ cho giáo viên, báo cáo về tình hình thanh tốn cho giáo viên thỉnh giảng, báo cáo về các khoản thu chi thanh toán với các cơ sở liên kết…).
6) Tất cả các cán bộ công nhân viên phải thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động của mình.
7) Để tránh trùng lắp và chồng chéo trong phân cơng trách nhiệm, các Phó Hiệu trưởng sau khi làm việc với các Trưởng phòng, Trưởng khoa, các Trung tâm trực thuộc phải báo cáo lại với Hiệu trưởng các vấn đề cần thiêt.
- Định kỳ, các Phó Hiệu trưởng phải có cuộc họp với bộ phận mình phụ trách để nắm bắt kịp thời các vấn đề.
- Định kỳ, các Phó Hiệu trưởng phải báo cáo tình hình với Hiệu trưởng. - Khi Hiệu trưởng làm việc trực tiếp với các Trưởng phòng, Trưởng khoa và Trưởng các trung tâm, Hiệu trưởng sẽ thông báo lại các vấn đề cần thiết với các Phó Hiệu trưởng.