XÂY DỰNG SỐ 2 3.1 Mục tiêu
3.2 Giải pháp liên quan đến các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
động kiểm soát nội bộ phát huy hiệu quả tối đa trong việc quản lý và phù hợp
với sự pháp triển của trường.
3.2 - Giải pháp liên quan đến các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ. nội bộ.
Kiểm soát nội bộ là quan trọng với đơn vị. Muốn hệ thống kiểm soát
nội bộ hoạt động hiệu quả thì hệ thống kiểm sốt nội bộ phải có đầy đủ năm yếu tố (mơi trường kiểm sốt, phân tích rủi ro, hoạt động kiểm sốt, hệ thống thơng tin và truyền thơng, hoạt động giám sát) và cả năm yếu tố đó phải phát huy hết tác dụng. Các giải pháp nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2 được đề xuất dựa trên năm yếu tố này.
3.2.1 - Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt là yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm sốt nội bộ. Qua q trình nghiên cứu, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục một số nhược điểm của môi trường kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2:
- Xây dựng hệ thống các văn bản hướng dẫn cụ thể:
+ Ban hành các văn bản về quy chế, chuẩn mực và hướng dẫn cụ thể
về các hành vi được phép và không được phép;phổ biến đến mọi nhân viên.
Ở đơn vị hiện tại đã có những yêu cầu về đạo đức của nhân viên tuy
nhiên chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể các hành vi được phép và không
Văn bản hướng dẫn cụ thể sẽ làm căn cứ để các nhân viên so sánh và đánh giá, từ đó tránh được các hành vi gian lận, hành vi bị ngăn cấm. Việc xây
dựng quy chế khen thưởng và kỷ luật rõ ràng là rất quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên.
+ Xây dựng bảng mơ tả công việc cụ thể (nêu rõ yêu cầu chất lượng nhân sự, thực hiện phân định trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng) và công bố rộng rãi đến từng nhân viên
Việc xây dưng bảng mô tả công việc giúp nhân viên biết rõ nhiệm vụ cụ thể và hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong
việc hoàn thành mục tiêu. Từ bảng mơ tả cơng việc có thể xác định trách nhiệm của từng cá nhân khi có sự cố xảy ra, từ đó giúp nhà quản lý đưa ra
quyết định đúng đắn.
+ Xây dựng văn bản thống nhất quy định chi tiết về việc tuyển dụng, việc đề bạt nhân viên.
Việc tuyển dụng tại trường cịn chưa được cụ thể hóa bằng văn bản và chưa được công khai rộng rãi. Là đơn vị hành chính sự nghiệp nên việc tuyển dụng cịn bị ảnh hưởng bởi cơ chế bao cấp cũ là nhận người quen vào làm
việc tại trường, điều này gây ảnh hưởng đến việc hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. Do đó trường cần xây dựng và cụ thể bằng văn bản việc tuyển dụng nhân viên.
Việc cân nhắc đề bạt nhân viên là một việc ra quyết định quan trọng
của lãnh đạo. Nếu việc đề bạt là đúng thì sẽ phát huy hiệu quả, ngược lại sẽ
làm ảnh hưởng việc chung của đơn vị. Do vậy trường cần xây dựng quy định cụ thể về việc đề bạt nhân viên lên vị trí mới(quy định về đạo đức, quy định về bằng cấp, thâm niên, về trình độ,...)
- Chú trọng làm tốt cơng tác xây dựng dự toán, lập dự toán tại đơn vị
Đơn vị hành chính sự nghiệp nào cũng cần phải làm tốt việc dự toán
ngân sách cho năm kế hoạch vì việc lập dự tốn ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và chất lượng hoạt động của đơn vị.
Tại đơn vị, có áp lực về hạn mức kinh phí hàng năm được cấp nên có
thể dẫn đến hành vi thiếu trung thực. Do đó việc làm tốt cơng tác dự tốn là quan trọng, làm giảm áp lực về việc xin cấp hạn mức kinh phí, từ đó hạn chế hành vi thiếu trung thực và làm cho hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ được nâng cao.
3.2.2 - Đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động trong đơn vị đều có thể phát sinh ra các rủi ro và
khó kiểm sốt tất cả. Vì vậy việc đánh giá rủi ro là một việc quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, công tác này lại chưa được thực hiện ở trường Cao đẳng Xây dựng Số 2. Để nâng cao tính hiệu quả của cơng tác
đánh gía rủi ro, tơi đề xuất một số giải pháp sau:
* Ban Giám hiệu phải quan tâm và có các cuộc giao ban để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro và kiểm soát rủi ro.
Việc Ban Giám hiệu quan tâm đến việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng vì từ đó giúp Ban Giám hiệu có các phương án đối phó với rủi ro vì bất cứ
hoạt động nào cũng ẩn chứa rủi ro. Rủi ro trong đơn vị có thể đến từ bên trong hay bên ngoài (các trường đào tạo liên kết, các địa phương; kho bạc…) và đến từ bên trong đơn vị.
+ Rủi ro có thể đến từ sự thiếu đoàn kết trong nội bộ trường. Trong Ban Giám hiệu nếu có sự thiếu đồn kết, mâu thuẫn về quyền lợi có thể dẫn đến
một hay một vài cá nhân có hành động chia rẽ nội bộ từ đó ảnh hưởng đến các hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà trường.
+ Rủi ro từ kế tốn: trong q trình ghi chép, khơng thể tránh khỏi sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả báo cáo tài chính. Trong q trình hoạt động,
nhân viên kế tốn vơ tình hoặc do trình độ chuyên môn hoặc xuất phát từ nhu cầu trục lợi của một vài cá nhân cố ý làm trái quy định, nội quy.
Hệ thống kế toán trong đơn vị được chia thành nhiều chu trình (chu
trình tiền lương, chu trình thu học phí, chu trình thanh tốn (thanh tốn với các cơ sở liên kết đào tạo, các địa phương đặt hàng đào tạo), chu trình xây
dựng cơ bản, chu trình thanh, quyết tốn ngân sách nhà nước) và trong mỗi chu trình đều hàm chứa các rủi ro. Để hạn chế rủi ro trong các quy trình này,
địi hỏi Ban Giám hiệu và Kế tốn trưởng phải cùng nhau xây dựng quy trình
hạch tốn cụ thể cho từng chu trình.
+ Rủi ro xuất phát từ mối quan hệ với cán bộ nhân viên trong trường: chế độ lao động, khen thưởng, quyền lợi khơng chính đáng... là những ngun nhân khiến nhiều nhân viên có trình độ chuyển đến nơi có điều kiện tốt hơn, khơng khuyến khích được các nhân viên thi đua.
+ Rủi ro ngoài đơn vị: rủi ro đến từ các đối tác của trường (các trường liên kết đào tạo, các địa phương đào tạo theo yêu cầu...).
- Ban Giám hiệu cần có kế hoạch hoạt động để đối phó với rủi ro và kiểm
soát được rủi ro.
Trước tiên Ban Giám hiệu cần phải nêu cao vấn đề quản lý rủi ro trong
+ Thứ nhất: đề ra các biện pháp khả thi để phịng chống rủi ro. Ban
Giám hiệu có thể lựa chọn các cách sau để xử lý rủi ro:
+ Tránh rủi ro: có thể tránh rủi ro bằng việc trách không tiến hành một số hoạt động mà có rủi ro cao.
+ Giảm nhẹ rủi ro: có thể giảm nhẹ rủi ro bằng cách tăng cường hệ
thống kiểm soát nội bộ nhằm làm giảm khả năng xuất hiện của rủi ro hay giảm sự tác động tiêu cực của rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được.
+ Chuyển dịch rủi ro
+ Thứ hai: phải đề ra thời gian cụ thể để thực hiện các biện pháp phòng chống rủi ro.
+ Thứ ba: phải xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình thực hiện các biện pháp nêu trên.
- Ban Giám hiệu cần giám sát hoạt động quản lý rủi ro: xây dựng hệ
thống báo cáo thường xuyên nhằm kiểm soát chặt chẽ rủi ro; thường xuyên tổ chức kiểm tra và đánh giá việc tuân thủ chính sách quản lý rủi ro.
3.2.3 - Hoạt động kiểm soát
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ phải được tách biệt rõ ràng.
Đơn vị phải thực hiện triệt để việc phân chia quyền hạn (không cho
phép bất kỳ một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ). Việc phân chia này giúp các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào gây ra và giấu diếm sai phạm của mình.
Tại trường hiện có quy định số 641/QĐ-CDDXD2 quy định chế độ
nhiên quy định này chỉ quy định chế độ làm việc chung chứ thật chất chưa
phân cơng rõ ràng trách nhiệm của các hiệu phó và quản lý các phòng ban,
điều này dẫn đến khi có sự cố xảy ra, trách nhiệm thuộc về ai khó được xác định. Do vậy cần có văn bản quy định cụ thể quyền hạn và trách nhiệm của
hiệu trưởng, các phó hiệu trưởng và các trưởng phó các phịng ban. Thực tế tại trường nhiều trường hợp khi có các hoạt động phát sinh, thẩm quyền ký
các giấy tờ , chứng từ còn nhiều nhân viên chưa nắm bắt rõ và cịn có sự chồng chéo.
Theo cơ cấu tổ chức hiện nay, trường có 3 hiệu phó, cần phân chia rõ quyền và trách nhiệm của các hiệu phó này để nhằm tránh nội bộ mất đồn
kết và việc kiểm sốt được hiệu quả. Cụ thể:
Hiệu phó 1: chịu trách nhiệm về hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa
học. Hiệu phó 1 quản lý các khoa, thư viện, bộ phận thí nghiệm vật liệu xây dựng, phịng Quản lý học sinh sinh viên.
Hiệu phó 2: chịu trách nhiệm về tổ chức nhân sự, công tác quản trị đời sống. Hiệu phó 2 quản lý phịng Quản trị đời sống, Ban Quản lý ký túc xá,
phòng Tổ chức hành chính.
Hiệu phó 3: chịu trách nhiệm về các trung tâm trực thuộc trường và các cơ sở đào tạo liên kết. Hiệu phó 3 quản lý Trung tâm đào tạo ngành nước Phía Nam, Trung tâm tư vấn xây dựng,
Hiện nay hiệu phó 3 đồng thời là giám đốc Trung tâm đào tạo ngành nước Phía nam, điều này là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm vì định kỳ trung tâm này tạo ra lợi nhuận hàng tháng và phải báo cáo với trường thông qua hiệu phó. Hai vị trí này là một sẽ dễ dẫn đến việc báo cáo sai vì người
- Xây dựng các biện pháp kiểm soát vật chất.
Đơn vị phải giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản để chúng khỏi bị hư
hỏng, mất mát hoặc sử dụng khơng đúng mục đích.
Việc kiểm kê để đối chiếu giữa sổ sách kế tốn với tài sản hiện có bắt buộc phải được thực hiện định kỳ một cách nghiêm tức. Điều này là rất quan trọng cho đơn vị vì nó sẽ giúp đơn vị kiểm tra được thực trạng tài sản, phát hiện được các sai sót hoặc mất mát hoặc có thể giúp đơn vị phát hiện được
những hành vi đánh cắp tài sản.
- Tăng cường kiểm tra độc lập việc thực hiện giữa các bộ phận, các cá nhân.
Kiểm tra đọc lập việc thực hiện thường xun là gần như khơng có tại trường Cao đẳng Xây dựng Số 2. Việc kiểm tra độc lập là vô cùng quan trọng cho hệ thống kiểm sốt nội bộ vì nó giúp việc kiểm tra sốt xét và từ đó giúp phát hiện và ngăn ngừa gian lận sai sót trong ghi chép, xử lý nghiệp vụ.
Các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều cá nhân. Đơn vị cần yêu cầu đối chiếu giữa các cá nhân, các bộ phận
khác nhau về cùng nghiệp vụ, qua đó tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên.
Cần chú ý các điểm sau khi tiến hành kiểm tra đối chiếu:
+ Việc đối chiếu phải kịp thời và phải kiểm tra lại nếu có sự khác biệt. + Phải bố trí người theo dõi việc đối chiếu.
- Tăng cường việc đối chiếu số liệu với các đơn vị bên ngoài đặc biệt là các cơ sở liên kết đào tạo.
Là đơn vị hành chính sự nghiệp nên các khoản thu chi ngân sách nhà nước đều được thực hiện thông qua kho bạc. Đây là điểm thuận lợi cho hoạt
động kiểm soát nội bộ tại đơn vị, vì nó giúp đơn vị kiểm sốt được các khoản
thu chi này thơng qua kho bạc. Tuy nhiên các khoản thu chi, các khoản thanh toán với các đơn vị liên kết đào tạo lại chưa được tốt. Đặc biệt, càng ngày
trường càng mở rộng các hình tức đào tạo và liên kết, do đó, Ban Giám hiệu cần lựa chọn nhân sự, cách kiểm tra, đối chiếu với các cơ sở liên kết.
3.2.4 - Thông tin và truyền thông
- Xây dựng hệ thống thông tin để đảm bảo các cấp được tiếp cận thơng tin chính xác, kịp thời.
Kết quả điều tra cho thấy Ban Giám hiệu của đơn vị không thường
xuyên nhận được kịp thời các báo cáo hoạt động và các báo cáo tài chính. Để khắc phục điều này đòi hỏi đơn vị phải xây dựng mạng lưới thông tin hữu
hiệu và được truyền đạt đến mọi nhân viên và có sự chấp nhận thông tin từ
các nhân viên.
- Xây dựng hệ thống tiếp nhận và ghi nhận thông tin đối với các thơng tin bên ngồi (các cơ sở đào tạo liên kết)
Các cơ sở đào tạo liên kết (trong và ngồi tỉnh) chiếm một phần khơng nhỏ trong hoạt động của trường. Tuy nhiên việc trao đổi thông tin về các cơ sở này lại không được chú trọng thực hiện và các thông tin về các khoản thu, chi và thanh toán với các cơ sở này chưa được cung cấp kịp thời và đầy đủ.
Bảo vệ thông tin là một việc quan trọng. Đơn vị cần quy định đến các nhân viên về vai trò và trách nhiệm của họ liên quan đến giai đoạn nào của q trình xủ lý thơng tin và từ đó tránh việc những đối tượng khơng liên quan
được tiếp xúc với thông tin. Đồng thời như vậy cũng sẽ giúp các nhân viên
báo cáo những tình huống bất thường cho các cấp quản lý phù hợp.
- Chú ý xây dựng bản dự tốn có chất lượng tốt.
Để đạt được điều này, kế toán nên căn cứ vào các vấn đề sau:
+ Các chủ trương của Đảng và Nhà nước về phát triển giáo dục để làm căn cứ đề xuất nhu cầu đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật cho trường.
+Các chỉ tiêu phát triển của các đơn vị liên quan và tác động đến hoạt
động sự nghiệp của trường (như Bộ Xây dựng, Bộ Giáo dục và đào tạo)
+ Các số liệu, chỉ tiêu của tình hình thực hiện các năm trước, ước tính thực hiện của năm báo cáo để từ đó thấy được khả năng tăng giảm của các chỉ tiêu và từ đó lập được bảng dự tốn chính xác.
+ Các số liệu, định mức chỉ tiêu đã được cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ghi trong các quyết định và văn bản khi hướng dẫn lập dự toán