XÂY DỰNG SỐ 2 3.1 Mục tiêu
3.2.5 Hoạt động giám sát
Giám sát là khâu cuối cùng của hệ thống kiểm sốt nội bộ, nó là q trình mà nhà quản lý đánh giá lại chất lượng của hệ thống kiểm soát.
- Thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ
Hiện nay trong đơn vị có thành lập bộ phận thanh tra do đại hội cơng
đồn lập nên. Tuy nhiên vai trò của ban thanh tra này gần như không phát huy được tác dụng do nhiều nguyên nhân (được lập ra từ các đồn viên trong cơng
đoàn, là những người khơng có đủ chun mơn để kiểm tra các báo cáo, là
một hoạt động từ công đoàn…). Để hoạt động giám sát nâng cao hiệu quả
giúp ban lãnh đạo quản lý tốt thì đơn vị nên thành lập một bộ phận kiểm soát nội bộ gồm những người có chun mơn. Bộ phận kiểm sốt nội bộ sẽ báo cáo trực tiếp và kịp thời với các cấp phụ trách và Ban Giám hiệu từ đó nâng cao chất lượng hệ thống kiểm sốt nội bộ.
- Tăng cường hoạt động giám sát thường xuyên
Để hoạt động giám sát được đạt hiệu quả đơn vị nên tiếp cận các thông
tin từ mọi đối tượng trong và ngồi đơn vị để từ đó kịp thời phát hiện các gian lận hay các nghi ngờ gian lận.
Bên cạnh đó Ban Giám hiệu cũng nên thường xuyên xem xét các báo cáo hoạt động và nhờ đó phát hiện ra các biến động bất thường.
- Sử dụng có hiệu quả các báo cáo bất thường
Tất cả nhân viên trong đơn vị phải báo cáo các nghiệp vụ bất thường, bất hợp lý mà họ phát hiện ra. Để thực hiện tốt thủ tục này, cần xem xét các vấn đề sau:
+ Hướng dẫn cụ thể cho nhân viên thế nào là bất thường, thế nào là bất hợp lý.
+ Báo cáo kịp lúc
+ Phải báo cáo cho người có trách nhiệm và đúng thẩm quyền. + Phải quy định cụ thể người có trách nhiệm xử lý các báo cáo này. + Người xem xét các báo cáo phải tương đối độc lập