8. Cấu trúc đề tài
1.2. Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng
1.2.2. Ứng dụng công CNTT vào các nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng
1.2.2. Ứng dụng công CNTT vào các nghiệp vụ trong hoạt động vănphịng phịng
1.2.2.1. Ứng dụng CNTT trong cơng tác tham mưu, tổng hợp
Tham mưu là một loại nhiệm vụ, hoạt động mang tính chuyên nghiệp, chuyên trách của một cá nhân, một bộ phận trong tổ chức, phục vụ cho lãnh
đạo trong việc ban hành quyết định, tổ chức thực hiện quyết định. Bộ phận tham mưu được xây dựng đúng với chức năng giúp lãnh đạo ban hành các quyết định một cách chính xác, hợp lý, đạt hiệu quả cao cũng như tăng cường hiệu quả tổ chức thực hiện các quyết định.
Tham mưu tổng hợp là hoạt động đề xuất các phương án, ý kiến và đưa ra các giải pháp đóng góp nhanh chóng, chính xác, mang tính khả thi cho cấp trên, thủ trưởng cơ quan dựa trên các thơng tin uy tín và hữu ích.
+ Đây là những chức năng cơ bản của cơng tác văn phịng có vai trị quan trọng của bộ phận trợ lý, thư ký tổng hợp đó là tham mưu cho lãnh đạo về việc lập chương trình kế hoạch tuần, tháng, quý…Đây là nhiệm vụ quan trọng mà bộ phận trợ lý, thư ký tổng hợp cần phải rất thận trọng trong việc tìm hiểu thơng tin. Hơn nữa, người tham mưu cần có một cái nhìn khách quan, tổng thể để phân tích, chọn lọc những thơng tin mới để tìm ra được hướng đi đúng cho cơ quan.
+ Xây dựng kế hoạch, phối hợp chuẩn bị tài liệu và tổ chức thực hiện thành công các hợp đồng ký kết các dự án quan trọng, các hội nghị, các cuộc họp …
• Rà sốt, đơn đốc các đơn vị phịng/ban thực hiện ý kiến chỉ đạo của cấp trên, kết luận nhằm đảm bảo hồn thành các cơng việc của các đơn vị theo đúng tiến độ.
• Trong cơng tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhờ việc ứng dụng CNTT được áp dụng trong quá trình tìm kiếm và xử lý thơng tin được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả cơng việc được nâng cao.
Ứng dụng CNTT trong cơng tác tham mưu cịn được sử dụng vào các vấn đề như sau:
- Thu thập thông tin: thu thập thông tin hiệu quả là công cụ mở rộng
quan điểm căn bản nhất mà các nhà lãnh đạo đều cần có. Thơng tin chất lượng đảm bảo sự lãnh đạo hoạt động hiệu quả, tạo ra các mơ hình thơng tin – nơi
các ý tưởng xuất hiện và đưa rá các tiêu chí sàng lọc và đánh giá ý tưởng. Ngày nay, thông qua các thiết bị hiện đại như máy ghi âm, máy ghi hình hoặc các thiết bị điện thoại có bố nhớ lớn cũng được xử dụng nhiều hơn trong công việc.
- Xử lý thông tin: là sự thay đổi thông tin theo bất kỳ cách nào mà người quan sát có thể phát hiện được. Như vậy, đây là một q trình mơ tả mọi thứ xảy ra và giải quyết các vấn đề khi đã tiếp nhận được những thơng tin đó từ bộ phận nhân viên, thư ký nhằm giải quyết để hồn thành tiến độ cơng việc và các nội dung cần được xử lý đi theo đúng hướng, điều đó vơ cùng quan trọng và cần thiết trong công tác tham mưu tổng hợp.
- Truyền tin: là một hành động phát phát những thơng điệp điện tín thơng qua các phương tiện truyền thơng, các thơng tin có thể là một chuỗi các đơn vị số liệu hoặc các nhóm của chúng được gọi bằng những các tên khác nhau như khung dữ liệu hay khối dữ liệu. Như vậy, truyền tin nói đến q trình giao thơng tin tức thơng qua một kênh truyền thơng để hồn thành nhiêm vụ cần xử lý trong q trình thực hiện cơng tác tham mưu, tổng hợp trong quản trị văn phòng.