8. Cấu trúc đề tài
1.2. Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng
1.2.2.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư – lưu trữ
Công tác văn thư, lưu trữ là một nghiệp vụ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thiết yếu, giúp hỗ trợ chuyển đổi các phương thức từ thủ cơng sang tự động hố, nhằm giải quyết nhanh chóng, khoa học và chính xác các tài liệu hoặc vấn đề cần xử lý. - Công tác quản lý văn bản: hiện nay hầu hết các cơ quan, đơn vị đã và đang sử dụng các thành tựu công nghệ thơng tin vào các hoạt động văn phịng
của mình. Trong công tác quản lý văn bản, các văn bản sẽ được đăng ký và có mã số cụ thể phục vụ thuận tiện cho việc tra cứu mà không gây mất nhiều thời gian. Tất cả các văn bản đều được đăng ký, sắp xếp, bảo quản và quản lý về thông tin tại văn thư. Tiếp theo đó sau khi đăng ký thơng tin vào sổ và trên hện thống máy tính thì cán bộ văn thư sẽ làm thực hiện các thủ tục để phân loại đối với từng loại văn bản trong đó có văn bản đi và văn bản đến. Hiện nay, CloudOffice là một phần mềm có những ứng dụng tiện ích trong việc quản lý và khai thác sử dụng văn bản đi và đến.
- Công tác lưu trữ: ứng dụng CNTT trong phân loại tài liệu trong công tác lưu trữ là một bước khơng thể bỏ qua vì nó liên quan đến nội dung cũng như giá trị của các loại tài liệu khác nhau và giúp phục vụ tốt cho quá trình tìm kiếm tài liệu sau này. Cũng như các nghiệp vụ khác, ứng dụng CNTT vào cơng tác lưu trữ có quy trình và các bước cụ thể. Sau khi phân loại tài liệu, thống kê nhu cầu khai thác, nghiên cứu tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào cơ sở dữ liệu căn cứ vào số lượng tài liệu cần lưu trữ để ứng dụng tin học vào quản lý lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm được dễ dàng với các mục đích tìm kiếm tài liệu theo: loại tài liệu, thời gian của tài liệu, người nộp tài liệu, số ký hiệu, chuyên đề hoặc ngành hoạt động và theo mức độ khẩn cấp.
- Công tác soạn thảo văn bản: Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngơn ngữ nhất định nào đó.
Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những địi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những địi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản. Hiện nay, với sự phát triển của CNTT thì việc áp dụng các thành tựu của khoa học hiện đại vào các cơng việc văn phịng, trong đó có cơng tác soạn thảo văn bản là một hoạt động tất yếu
bởi các tính chất giải quyết nhanh và hiệu quả cơng việc.