8. Cấu trúc đề tài
1.4. Nguyên tắc ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng
thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ công dân. Đẩy mạnh việc ứng dụng cần chú trọng công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện các kế hoạch, cơ chế, chính sách để đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật thông tin cơ bản đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được giao. Các sở, ban, ngành cần quan tâm đầu tư, nâng cấp hạ tầng CNTT. Trong đó, đơn vị đã mua sắm, đầu tư thêm các thiết bị đảm bảo an tồn thơng tin là rất cần thiết. Công khai, minh bạch hoạt động hành chính nhà nước để phục vụ người dân và doanh nghiệp là mục tiêu nhằm cải cách thủ tục hành chính. Các cơ quan, đơn vị cần tạo điều kiện môi trường pháp lý thuận lợi hơn nữa để thúc đẩy ứng dụng và phát triển cơng nghệ thơng tin (CNTT) tại địa phương mình. Qua đó, góp phần quan trọng xây dựng chính quyền điện tử và cải cách hành chính, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội địa phương.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải thúc đẩy chương trình đổi mới hoạt động của cơ quan nhà nước và chương trình cải cách hành chính. Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn xác định phát triển công nghệ thông tin là một trong những giải pháp để hiện đại hóa nền hành chính và là cơng cụ quan trọng trong việc thực hiện cải cách hành chính. Với mong muốn tạo nên sự công bằng, minh bạch và hiệu quả, việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cải cách hành chính cịn được xác định là động lực quan trọng thúc đẩy kinh tế – xã hội phát triển, giảm phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh cuộc cách mạng cơng nghiệp 4.0.
Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phịng cần thực hiện nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc chính xác và phù hợp: Việc cung cấp, trao đổi
thông tin
phải bảo đảm chính xác và phù hợp với mục đích sử dụng. Đối với những thông tin được đề nghị cung cấp đang lưu trữ trên hệ thống mạng tin học của bên cung cấp thơng tin thì hai bên thỏa thuận việc trao đổi thông tin qua hệ thống mạng tin học hoặc phương tiện lưu trữ điện tử. Việc truyền, nhận dữ liệu qua hệ thống mạng tin học phải phù hợp với điều kiện kỹ thuật của hai
bên và tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Khi có đủ điều kiện thì các bên tiến hành thống nhất phương án kỹ thuật kết nối trao đổi thông tin, đảm bảo mơ hình trao đổi thơng tin, hạ tầng truyền thơng và an tồn bảo mật theo đúng quy định của pháp luật.
- Quy trình, thủ tục hoạt động phải công khai, minh bạch:
các cơ
quan tổ chức, hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải chủ động cơng khai, minh bạch trừ nội dung thuộc bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh và nội dung khác theo quy định của pháp luật. Việc công khai, minh bạch phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ, kịp thời theo trình tự, thủ tục do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quy định và phù hợp với quy định của pháp luật.
- Sử dụng thống nhất tiêu chuẩn, bảo đảm tính tƣơng thích về cơng
nghệ trong tồn bộ hệ thống thơng tin của các cơ quan nhà nước. Để đảm bảo
kết nối thông suốt, đồng bộ và khả năng chia sẻ, trao đổi thơng tin an tồn, thuận tiện, ngày 15/12/2017, Bộ Thông tin và Truyền thông đã ra Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT. Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước được ban hành k m theo Thông tư này gồm các tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng hoặc khuyến nghị áp dụng cho hệ thống thông tin của cơ quan Nhà nước về kết nối, về tích hợp dữ liệu, về truy cập thơng tin và về an tồn thơng tin. Theo đó, đối với truy cập thơng tin về văn bản, Tiêu chuẩn khuyến nghị áp dụng định dạng văn bản Word mở rộng của Microsoft (.docx) và bắt buộc áp dụng định dạng văn bản Plain Text (.txt) dành cho các tài liệu cơ bản khơng có cấu trúc, định dạng Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8, 1.9 dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác nhau… Về nén dữ liệu, bắt buộc áp dụng một hoặc cả hai tiêu chuẩn. Trong thời hạn 01 năm từ ngày 01/07/2018, hệ thống thông tin của cơ quan Nhà nước đang hoạt động cần được rà sốt và có phương án, lộ trình chuyển đổi, nâng cấp phù hợp. Thơng tư này có hiệu lực từ ngày 01/07/2018.
- Bảo đảm an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả: hiện
cơ quan, đơn vị đều đang chủ quản và vận hành nhiều hệ thống CNTT ứng dụng trong nghiên cứu thiết kế, chế tạo, trong các dây chuyền sản xuất quốc phòng nên nếu bị phá hoại sẽ làm tổn hại đặc biệt nghiêm trọng tới quốc phịng, an ninh quốc gia. Vì vậy, bảo đảm an tồn thơng tin, an ninh mạng luôn là nhiệm vụ quan trọng, nặng nề, ln tiềm ẩn các tình huống bất ngờ, cần được quan tâm thường xuyên. Bên cạnh đó cũng cần đảm bảo các tiêu chí về tiết kiệm và có hiệu quả trong cơng việc nhằm giảm thiệt hại từ ngân sách vào các chi phí khơng cần thiết khi đầu tư vào các trang thiết bị đã cũ, lỗi thời.
- Ngƣời đứng đầu cơ quan nhà nƣớc phải chịu trách nhiệm: về
việc
ứng dụng công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Theo các quy định của pháp luật hiện hành, cá nhân người đứng đầu CQHC được giao nhiệm vụ tổ chức điều hành các công việc của cơ quan; quản lý cán bộ dưới quyền, quản lý tài sản công; là người trực tiếp tổ chức triển khai các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Để họ thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ, pháp luật quy định người đứng đầu CQHC có thẩm quyền ban hành và phải chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ thông tin thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Và trong một nhà nước pháp quyền, hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức nhà nước đều phải được thực hiện theo quy định của pháp luật.
Tiểu kết
Trong chương 1, tác giả đã hệ thống lại cơ sở lý luận về văn phịng, cơng nghệ thơng tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phịng. Bên cạnh đó đưa ra nội dung, vai trị và ngun tắc của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phịng. Nhờ vậy, ta có thể thấy được những nền tảng kiến thức cơ bản nhất và từ đó là tiền đề để làm sáng tỏ các nội dung ở chương 2.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HÓA
2.1. Khái quát về UBND huyện Định Hoá và văn phịng UBND huyện Định Hóa
2.1.1. Khái qt về UBND huyện Định Hố
2.1.1.1. Vị trí địa lý và lịch sử hình thành
Định Hố là một huyện miền núi nằm ở phía tây bắc tỉnh Thái Ngun, Việt Nam có vị trí địa lý:
- Phía đơng giáp huyện Phú Lương và huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn
- Phía tây giáp huyện Yên Sơn, tỉnh Tuyên Quang - Phía nam giáp huyện Đại Từ
- Phía bắc giáp huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn
Huyện Định Hóa ngày nay, thời nhà Lý thuộc về châu Định Biên, thời thuộc Minh là châu Tuyên Hóa, đầu đời Lê gọi là huyện Tuyên Hóa. Năm Quang Thuận thứ 7 (1466) đời vua Lê Thánh Tơng đổi làm châu Định Hóa, có 46 xã 27 trang và thuộc phủ Phú Bình, thừa tuyên Thái Nguyên.
Khoảng cuối thế kỷ XIX, dưới quyền cai trị của thực dân Pháp, xã Nghĩa Tá được nâng lên thành tổng Nghĩa Tá. Năm 1913, chính quyền Pháp cắt tổng Nghĩa Tá (gồm các xã Phong Huân, Lương Yên, Nghĩa Tá) về huyện Chợ Đồn, tỉnh Bắc Kạn và hai xã Phú Lâm, Thành lập thuộc tổng Định Biên Thượng về huyện Sơn Dương tỉnh Tuyên Quang. Trước ngày khởi nghĩa giành chính quyền (26/3/1945), châu Định Hố có 8 tổng 30 xã 1 thị trấn.
Sau ngày khởi nghĩa giành chính quyền, châu Định Hóa được đổi tên là châu Ngơ Quyền, cuối tháng 6/1945 đổi tên là phủ Vạn Thắng. Đến ngày 25/3/1948, theo sắc lệnh số 148 - SL của Chủ tịch chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa: Bỏ phủ, châu, quận, đơn vị hành chính trên cấp xã gọi là huyện, châu Định Hóa đổi là huyện Định Hóa. Cũng trong thời kỳ kháng
chiến chống Pháp, một số xã được sáp nhập với nhau hoặc điều chỉnh địa giới, do đó tên xã cũng có nhiều thay đổi.
Ngày 17/2/1965, theo quyết định số 46 - NV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, xã Kim Phượng được chia làm 2 xã: xã Kim Phượng gồm các xóm Quảng Cáo, Thái Chi, Ninh Na; xã Kim Sơn gồm các xóm Nà Mị, Nghĩa Trang.
Ngày nay, Định Hóa có 24 đơn vị hành chính cấp xã (23 xã, 1 thị trấn).
2.1.1.2. Truyền thống cách mạng
Hiện nay, ATK cịn nhiều di tích về nơi ở và làm việc của Bác như nền nhà, hầm làm việc, cây râm bụt Bác trồng, phiến đá Bác thường nằm nghỉ trưa... ATK là nơi ghi lại nhiều sự kiện lịch sử trọng đại của dân tộc. Ngày 6/12/1953, tại đồi Tỉn Keo, Bộ Chính trị BCH TW đã họp thông qua kế hoạch tác chiến - tấn công chiến lược Ðông Xuân 1953- 1954 để làm nên chiến thắng Ðiện Biên Phủ lẫy lừng, kết thúc thắng lợi cuộc kháng chiến trường kỳ, gian khổ của dân tộc. Nhiều sắc lệnh quan trọng của Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hồ được ký ban hành tại đây, trong đó có luật về nghĩa vụ quân sự, sắc lệnh tổng động viên... về giảm tô và cải cách ruộng đất... Thủ đô ATK cũng là nơi diễn ra các hoạt động ngoại giao của nước ta thời ấy. Thật khó để hình dung, ở nơi xa xơi này, nơi mà hơn nửa thế kỷ sau ngày kháng chiến chống Pháp thành công, cách nửa quả đồi, mới thấy một ngôi nhà, lại là Thủ đơ gió ngàn kháng chiến, nơi đặt “đại bản doanh” của Trung ương Đảng, Chính phủ, Bộ Tổng Tham mưu, Bộ Quốc phòng,…
Hàng năm, nhân dân, cán bộ từ mọi miền tổ quốc vẫn trở về đây, nơi đồng bào vẫn một lịng thủy chung son sắt, cùng ơn lại những kỷ niệm xúc động của một quá khứ hào hùng. Mỗi địa danh lịch sử và mỗi dấu ấn của Chủ tịch Hồ Chí Minh để lại trên đất Thái Ngun đều có giá trị lịch sử to lớn, là tài sản vô giá của đất nước, của dân tộc Việt Nam nói chung và của đồng bào nhân dân các dân tộc tỉnh Thái Nguyên nói riêng.
Hệ thống di tích các cơ quan Trung ương, cơ quan của Bác, cơ quan
Chính phủ, cơ quan Bộ tổng tư lệnh, Bộ Quốc phịng... trên đất Thái Ngun ln là niềm tự hào của đồng bào các dân tộc vùng ATK. Cả trong quá khứ và hiện tại, ATK Định Hóa ln là địa chỉ đỏ để nhân dân cả nước “trơng về Việt Bắc mà ni chí bền”...
2.1.1.2. Giới thiệu về UBND huyện Định Hoá
Địa chỉ: số 01, phố Tân Lập, thị trấn Chợ Chu, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên.
Điện thoại: 0208 3878453 Fax: 0208.3878.813
Mail: ubnddinhhoa@thainguyen.gov.vn
- Chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của UBND huyện Định Hoá:
+ Chức năng: Ủy ban nhân dân huyện Định Hoá do Hội đồng nhân dân
huyện Định Hoá bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn:
1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát
triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông
của pháp luật.
4. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến
pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
6. Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.
- Cơ cấu của UBND huyện Định Hoá gồm:
1. Ủy ban nhân dân huyện Định Hố gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên.
2. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện gồm có các phịng và cơ quan tương đương phịng.
* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hố
(Xem phụ lục 1 – sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hố)
2.1.2. Khái qt về văn phịng UBND huyện Định Hoá
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phịng UBND huyện Định Hố Định Hố
Chức năng
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chun mơn, phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp
đúng đắn.
- Chức năng giúp việc theo ngành
Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị, dự án thông qua các công việc cụ thể như xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phịng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản…
- Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện vật chất như phương tiện, thiết bị. dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện vật chất phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả là phương châm hoạt động của cơng tác văn phịng.
Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu:
Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, cụ thể như sau:
1. Với chức năng là cơ quan chun mơn, Văn phịng tổng hợp, giúp
Uỷ ban nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ: - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật; Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo