8. Cấu trúc đề tài
2.3. Đánh giá chung về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn
cơng tác văn phịng
2.3.1. Ưu điểm
-Thứ nhất, lãnh đạo huyện Định Hố rất qan tâm đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng và đạt được nhiều kết kết quả.
Căn cứ vào tình hình của địa phương, huyện đã tập trung triển khai các nội dung sau: thực hiện đầu tư hệ thống hội nghị trực tuyến trên địa bàn huyện và thực hiện thuê mạng truyền số liệu; đầu tư nâng cấp phần mềm một cửa điện tử tích hợp chữ ký số; nâng cấp cập nhật, bổ sung các dịch vụ công
trực tuyến mức độ 3; nâng cấp hệ. thống quản lý văn bản và điều hành của huyện, của xã bên cạnh đó phối hợp thực hiện Đề án lưu trữ điện tử theo Kế hoạch số 111/KH-UBND ngày 20/08/2020 của UBND tỉnh Thái Nguyên.
UBND huyện Định Hố cũng giao Văn phịng chủ trì bổ sung tiêu chí lập hồ sơ điện tử vào bảng chấm điểm hiệu quả hàng năm để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thành viên; xây dựng kế hoạch, tổ chức kiểm tra thực hiện các quy định của pháp luật, về văn thư lưu trữ, văn, bảo vệ bí mật nhà nước, cải cách hành chính trong cơ quan.
- Thứ hai, Văn phịng UBND huyện đã đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đáp ứng đầy đủ hoạt động của Văn phòng.
Cùng với những trang thiết bị tiên tiến, hiện đại, hệ thống máy chiếu, đ n chiếu sáng, phòng họp, phòng làm việc, phương tiện giao thông đi lại đã giúp cho cơng tác văn phịng được diễn ra một cách thông suốt, đảm bảo phục vụ CBCNV và Lãnh đạo cơ quan.
- Thứ ba, công tác quản lý và đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên, người lao động trong văn phòng, đổi mới tư duy, đổi mới cách thức làm việc.
Việc tuyển dụng, sử dụng CBCNV đã xem xét, đánh giá một cách khách quan, toàn diện trên tất cả các lĩnh vực chứ khơng riêng gì bằng cấp; nhất là xem hiệu quả công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá cán bộ. Chính vì vậy, trong cơng tác cán bộ khơng lấy đa số để có một quyết định mang tính tuyệt đối. Bởi vì mỗi một cán bộ khơng giống nhau hồn tồn về nhận thức, về trình độ cũng như hồn cảnh và q trình học tập, phấn đấu.
Xây dựng đội ngũ CBCNV, bồi dưỡng kỹ năng được Văn phòng xác định là một trong những nội dung trọng tâm, đóng vai trị quyết định thành cơng trong việc thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn phịng. Nhìn chung cơng tác bồi dưỡng đã bám sát nhu cầu thực tế của công việc. Nhu cầu nâng cao kiến thức, nghiệp vụ bước đầu được đáp ứng một cách thiết thực.
Nhìn chung, các vị trí việc làm được xây dựng một cách cụ thể, trong đề án xây dựng vị trí việc làm do Phịng Hành chính soạn thảo, đã mơ tả rõ từng vị trí cơng việc và những người có tiêu chuẩn phù hợp với vị trí làm việc
đó. Đó được coi là đề tài nghiên cứu mà các Lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm sát sao, và có hướng chỉ đạo phù hợp.
- Thứ tư, Văn phịng UBND huyện Định Hố đã ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận.
Trong quá trình hoạt động khơng ngừng nâng cao trình độ và bắt nhịp với xu thế về kỹ thuật cơng nghệ, UBND huyện Định Hố đã tạo ra một phương thức làm việc mới có sử dụng CNTT trong các cơ quan hành chính nhà nước, nâng cao hiệu quả làm việc của lãnh đạo, công chức, viên chức nhà nước; nhiều đơn vị đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống sang điều hành qua mạng máy tính, thiết lập được hệ thống thơng tin điện tử.
Hình ảnh 3: nơi tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính tại UBND huyện Định Hố
2.3.2. Nhược điểm
- Chưa xây dựng và triển khai được hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa, cũng như quản lý các cuộc họp.
- Hệ thống thông tin báo cáo phục vụ công tác điều hành của cơ quan
chưa hồn thiện, các báo cáo cịn bị sai lệch và chưa đồng nhất, công tác tổng hợp báo cáo vẫn cịn thủ cơng và mất nhiều thời gian
Hệ thống thơng tin quản lý có tính tích hợp và liên thơng chưa cao; Các hệ thống thông tin phục vụ trực tuyến cho Lãnh đạo quản lý cịn chưa thực sự linh hoạt; Các tiện ích khai thác số liệu chưa được tập trung nên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu ngày cao của cơ quan.
- Tính linh hoạt chưa cao: Các hệ thống CNTT đang áp dụng trong văn phòng UBND huyện còn thiếu sự linh hoạt, mềm dẻo do thiết kế ứng dụng thường tập trung vào đáp ứng ngay các yêu cầu của nghiệp vụ, chưa tham số hóa được các thơng số cần quản lý và tính tốn cũng như khả năng mở rộng trong tương lai, do đó thay đổi mơ hình quản lý hoặc bổ sung nghiệp vụ thường mất nhiều thời gian cho việc bổ sung mới hoặc phải xây dựng lại mới. - Tích hợp và chia sẻ thơng tin: Các hệ thống CNTT khá độc lập và riêng rẽ, chưa có sự liên thơng giữa các nghiệp vụ, chưa có hệ thống CSDL mở dùng chung để quản lý các bộ mã, danh mục dùng chung là cơ sở cho các hệ thống kết nối thơng tin.
- Về nguồn nhân lực: Trình độ nhân sự chưa đồng đều, chưa có sự phối hợp, huy động, sử dụng được hiệu quả toàn bộ lực lượng ICT trong ngành. Nhân lực hiểu và đáp ứng được u cầu cơng nghệ mới cịn hạn chế.
Công tác quản lý và đổi mới tư duy của đội ngũ cán bộ, công chức, người lao động. Hoạt động đào tạo bồi dưỡng chưa thật sự gắn với kế hoạch, quy hoạch bố trí, sử dụng của từng đơn vị từ đó dẫn đến tình trạng nhiều CBCNV được bổ nhiệm chức vụ lãnh đạo, quản lý nhưng trình độ, chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được với yêu cầu;
2.3.3. Nguyên nhân
- Vẫn cịn tồn tại nhiều khó khăn như:
Một số lãnh đạo cơ quan, đơn vị huyện, thật sự quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động cơ quan nhà nước nên chưa được quan tâm kiểm tra, theo dõi việc thực hiện trong đơn vị mình, trong thực hiện cịn giao cho cán bộ phụ trách xử lý thay. Một số đơn vị lãnh đạo chưa tham
gia vào quy trình xử lý văn bản trên môi trường mạng.
- Nhiều cán bộ, công chức chưa có thói quen, kỹ năng ứng dụng CNTT,
chưa hình thành văn hóa chia sẻ thơng tin.
- Một số lãnh đạo các cấp chưa thực sự quyết tâm, chỉ đạo sâu sát, ưu tiên ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động.
- Kinh phí triển khai cho ứng dụng CNTT của địa phương còn thấp so với nhu cầu thực tế.
+ Do khối lượng cơng việc q nhiều, nên Lãnh đạo văn phịng đã không quan tâm sát sao từng khâu nghiệp vụ, dẫn đến tình trạng bng lỏng quản lý, kiểm tra giám sát cịn mang tính chất quan liêu, giấy tờ, chưa sát với thực tế.
- Bên cạnh đó cịn do những nguyên nhân chủ quan và khách quan sau:
+ Nguyên nhân khách quan có thể được cho là thời tiết, khơng khí và mơi trường làm việc, qua thời gian sẽ gây nên những hỏng hóc cho hệ thống cơ sở hạ tầng.
+ Nguyên nhân chủ qua được cho là do quá trình sử dụng, con người chưa giữ gìn, bảo quản trang thiết bị đúng cách, khi hỏng hóc nhẹ khơng biết cách sửa chữa, cho đến khi máy móc hỏng hóc nặng thì phải th người về sửa chữa, gây tốn kém kinh phí. Những năm gần đây do cắt giảm chi tiêu cơng nên kinh phí cấp cho Văn phịng hoạt động và làm việc bị giảm nhiều, khiến cho mọi chi tiêu cần phải cân nhắc.
- Công tác quản lý và đạo tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên, người
lao động chưa tiếp cận hiện đại hóa là do:
+ Nhận thức của CBCC về vai trò của hiện đại hóa cơng tác văn phịng,
một số cán bộ cịn thiếu ý thức phấn đấu và ngần ngại học tập. Một bộ phận cán bộ có tâm lý chạy theo bằng cấp, trình độ chun mơn và tính chun nghiệp chưa cao, gây khó khăn cho q trình thực hiện cơng vụ.
+ Việc đánh giá kết quả của những người được cử đi đào tạo bồi dưỡng
chưa được quan tâm đúng mức, nguồn ngân sách còn nhiều hạn chế nên việc cấp kinh phí đào tạo đội ngũ CBCC nhất là việc đào tạo nguồn cán bộ trẻ. + Các vị trí việc làm thiếu do việc luân chuyển cán bộ chưa hợp lý, các CBCC đến tuổi về hưu và nghỉ trước chế độ chưa có đội ngũ kế cận. Thiếu vị trí làm việc nhưng khó tìm được người phù hợp và gắn bó với cơng việc.
- Việc Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, nguyên nhân chủ
yếu dẫn đến số lượng người không sử dụng thường xuyên phần mềm văn phịng điện tử.
+ Một bộ phận khơng nhỏ CCVC cịn hạn chế về sử dụng cơng nghệ thông tin trong cơng tác văn phịng.
+ Đa số cịn lười truy cập mạng, làm việc thủ công là lề lối đã ăn mòn từ
xưa.
+ Việc sử dụng văn phịng điện tử trở nên khó khăn hơn khi thường
xuyên xảy ra những lỗi cơ bản, gây mất thời gian trong việc sửa chữa.
- Khó khăn lớn nhất của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khi triển khai các công nghệ mới là không gắn kết được lợi ích của chuyển đổi số với mục tiêu sản xuất kinh doanh.
Tiểu kết
Trong chương 2 tác giả đã trình bày về ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phịng tại UBND huyện Định Hố. Những vấn đề mà tác giả trình bày ở chương 2 sẽ giúp tác giả đưa ra những định hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng tại UBND huyện Định Hoá.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
VĂN PHÕNG TẠI UBND HUYỆN ĐỊNH HOÁ
3.1. Định hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của UBND huyện Định Hoá giai đoạn 2020 – 2025
3.1.1. Chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Định Hoá trong việc ứngdụng và phát triển CNTT giai đoạn 2020 - 2025 dụng và phát triển CNTT giai đoạn 2020 - 2025
Thực hiện Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”; Nghị quyết số 01-NQ/TU ngày 31/12/2020 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030; Kế hoạch số 80/KH-UBND ngày 20/4/2021 của UBND tỉnh về thực hiện Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030.
Thực hiện Chương trình hành động số 75/CTr-HU ngày 20/03/2021 của Ban Chấp hành Đảng bộ huyện Định Hóa về việc thực hiện Nghị quyết số 01- NQ/TU ngày 31/12/2020 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Chương trình chuyển đổi số tỉnh Thái Nguyên giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030. UBND huyện Định Hóa xây dựng kế hoạch thực hiện Chương trình chuyển đổi số huyện Định Hóa giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030.
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng Cơng nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ về việc ban hành Chương trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW
ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển cơng nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020; Chỉ thị số 20/CT-UBND ngày 08/9/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, kế hoạch đầu tư công trung hạn 5 năm 2016-2020; Công văn số 820/STTTT-CNTT ngày 19/11/2014 của Sở Thông tin và Truyền thông về việc xây dựng kế hoạch trung hạn 5 năm 2016 - 2020 cho hạng mục ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin; Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 23/10/2017 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc ứng dụng công nghệ thơng tin, an tồn thơng tin mạng của các cơ quan nhà nước tỉnh Thái Nguyên đến năm 2020, trong giai đoạn 2016-2020, UBND huyện Định Hóa đã ban hành nhiều văn bản thực hiện về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và bảo đảm an tồn thơng tin mạng giai đoạn 2016 - 2020 trên địa bàn huyện.
3.1.2. Đổi mới và nâng cao nhận thức và tăng cường sự lãnh đạo đối với việc ứng dụng, phát triển CNTT với việc ứng dụng, phát triển CNTT
Đối với một huyện trung du miền núi phía Bắc như huyện Định Hố thì việc tun truyền nâng cao nhận thức đối với đại đa số tầng lớp nhân dân là vơ cùng quan trọng vì thơng q đó các chỉ đạo trong đối với việc ứng dụng và phát triển CNTT sẽ dễ dàng, hiệu quả hơn.
Tăng cường và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức và kiến thức về CNTT trong xã hội, bảo đảm CNTT là một trong các nội dung trọng tâm, thường xuyên trong các chương trình truyền thơng của các cơ quan thông tin đại chúng các cấp. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong việc phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về CNTT.
Xây dựng một số chương trình truyền hình và phát thanh của tỉnh, chuyên mục trên các kênh thông tin của huyện Định Hố để tun truyền, phổ biến thơng tin, nâng cao nhận thức và kiến thức công nghệ thông tin-truyền thông cho Nhân dân.
3.1.3. Triển khai kịp thời, có hiệu quả các cơ chế, chính sách pháp luật về ứng dụng và phát triển CNTT luật về ứng dụng và phát triển CNTT
Cụ thể hóa các văn bản của Chính phủ, bộ, ngành về ứng dụng và phát triển CNTT phù hợp với điều kiện của tỉnh nhằm tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi cho việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển Chính quyền điện tử của tỉnh gồm:
- Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp tại các cơ quan. Chuẩn hóa các quy trình, tiêu chuẩn chuyên ngành, quy định về tạo nguồn thông tin, trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các đơn vị được thuận lợi và an toàn.
- Quy định quản lý các dự án ứng dụng CNTT, sử dụng, khai thác các
hệ thống thông tin trên địa bàn tỉnh.
Tạo các cơ chế để thu hút đầu tư và phát triển thị trường CNTT:
- Xây dựng các chính sách nhằm hỗ trợ phát triển thị trường CNTT, đặc biệt chú ý đến việc khuyến khích sử dụng các sản phẩm và dịch vụ CNTT được tạo ra trong tỉnh, trong nước. Tạo hành lang pháp lý để hình thành các tổ chức cung cấp dịch vụ hỗ trợ tổ chức, cá nhân trong quá trình triển khai thực hiện các thủ tục liên quan đến mơ hình Chính quyền điện tử.
- Xây dựng các chính sách ưu tiên sử dụng các sản phẩm công nghệ
thông tin sản xuất trong nước, có thương hiệu Việt Nam trong các cơng trình, hệ thống thơng tin của Đảng, Nhà nước.
3.1.4. Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng CNTT
Triển khai và đưa vào vận hành, sử dụng hệ thống mạng truyền số liệu