8. Cấu trúc đề tài
1.2. Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng
1.2.2.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp
Một công việc rất quan trọng nữa trong cơng tác văn phịng tại mỗi cơ quan tổ chức đó là chuẩn bị các cuộc họp. Ứng dụng CNTT trong các cuộc họp có thể thấy trong các nhiệm vụ như: truyền dẫn thông tin trong cuộc họp mà phổ biến là mạng truyền dẫn vô tuyến được hiểu là mạng truyền tải sử dụng cơng nghệ như sóng Viba hoặc rất phổ biến hiện nay như Wifi. Ngồi ra ứng dụng CNTT cịn phục vụ các cuộc họp trực tuyến đang phát triển nhanh và mạnh mẽ hơn bao giờ hết hơn trong thời đại công nghệ 4.0 này. Các ứng dụng họp trực tuyến trở nên phong phú hơn, tính năng đa dạng đáp ứng nhu cầu họp mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp. Với việc các ứng dụng cơng nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Vì khơng phải lo lắng khi làm việc ở bất cứ đâu: ở nước ngồi, đi cơng tác... mà lại có cuộc họp quan trọng sắp diễn ra ở cơ quan, việc họp ln có thể sắp xếp dễ dàng và nhanh chóng nhất, các ứng dụng họp trực tuyến hiện đang phổ biến nhất hiện nay như: Zoom Cloud Meeting, Skype hay Google Hangout Meet,… Bên
cạnh đó, ứng dụng CNTT trong cơng tác hội họp cịn được thể hiện qua hỗ trợ việc cung cấp thông tin, tài liệu mà các thành viên khi họp có thể trao đổi các thơng tin với nhau bằng việc chia sẻ các dữ liệu rất thuận tiện qua thư điện tử như Gmail.
Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp gồm 3 giai đoạn và hiện tại đa phần các cơ quan đểu có ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cả 3 giai đoạn này:
Giai đoạn trước cuộc họp: đây là thời gian cần phải chuẩn bị và lên kế
hoạch triển khai các cuộc họp tuỳ vào mức độ lớn nhỏ, quan trọng ít, quan trọng nhiều để sắp xếp sao cho phù hợp các nội dung liên quan. Nhiều phịng họp ở một số cơ quan có trang bị máy chiếu, máy tính cũng như các thiết bị về âm thanh, ánh sáng cần thiết để phục vụ cho quá trình hội họp tại cơ quan đơn vị được hiệu quả. Ngoài ra, đối với trước mỗi cuộc họp cũng cần chuẩn bị các tài liệu, kế hoạch cho phù hợp, trước đây khi ứng dụng CNTT chưa phổ biến thì để tổ chức cuộc họp người nhân viên văn phòng cần gửi giấy mời đến người cần tham dự tuy nhiên hiện nay nếu khách mời ở xa hoặc các cuộc họp khẩn thì ta hồn tồn có thể lựa chọn các hình thức mời họp khác như Mail, tin nhắn.
Giai đoạn trong cuộc họp: việc ứng dụng CNTT trong phục vụ và hỗ
trợ hội họp sẽ khiến cho công tác hội họp tại cơ quan, đơn vị trở nên chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Bên cạnh đó, cuộc họp sẽ được diễn ra nhanh chóng, mạch lạc và cập nhật đầy đủ các thơng tin nội dung liên quan đến các vấn đề trong cuộc họp mà các thành viên trong cuộc họp có thể cảm nhận trực tiếp qua âm thanh, hình ảnh cụ thể.
Giai đoạn sau cuộc họp: sự tiện ích của việc ứng dụng CNTT trong hội họp có thể biểu hiện qua việc thư ký có thể dễ dàng ghi lại nội dung cuộc họp, tổng kết và thông báo kết luận của cuộc họp bởi các phần mềm hỗ trợ
Có thể thấy rằng, trong thời buổi ứng dụng CNTT phổ biến và mang lại nhiều lợi ích như hiện nay thì việc sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết như: loa, mic, máy chiếu, máy vi tính, tivi màn hình lớn,… sẽ góp phần làm cho các cuộc họp trở nên thú vị và đạt được hiệu quả cao hơn.