8. Cấu trúc đề tài
2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
2.2.3.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp
Việc ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp tại UBND huyện Định Hoá thời gian gần đây đã có nhiều chuyển biến rất tích cực, góp phần thay đổi so với cách thức làm việc trước đó. Nhờ triển khai ứng dụng phần mềm “Văn phòng điện tử V – Office” thực hiện việc khai thác thông tin, soạn thảo văn bản, xử lý văn bản trên mạng qua các hộp thư điện tử, chương
trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc là một giải pháp giúp lãnh đạo đơn vị chỉ đạo, điều hành, theo dõi, đôn đốc giải quyết cơng việc.
Văn phịng UBND huyện đã triển khai phiên bản V – Office chạy trên môi trường Web hiện đang trong quá trình thử nghiệm. Với phiên bản Web người sử dụng chỉ cần truy cập vào Internet để sử dụng mà không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Tạo cho người sử dụng môi trường làm việc năng động, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị; tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, photocopy tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc,...
Thông qua việc gửi tài liệu qua việc đăng tải trên Trang Website, các đại biểu có thể biết được lịch tiếp xúc cử tri; các kế hoạch, chương trình, khảo sát, giám sát của Thường trực, các Ban HĐND huyện; giúp đại biểu theo dõi, giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cơ quan nhà nước đối với những vụ việc do Đoàn ĐBQH, Thường trực HĐND tỉnh chuyển đến; các tài liệu phục vụ công tác thẩm tra của các Ban HĐND tỉnh cũng được chuyển đến các đại biểu một cách nhanh chóng và thuận tiện, giúp đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu, qua đó việc đóng góp ý kiến sẽ sâu sắc, có chất lượng hơn.
Với sự quan tâm chỉ đạo, ủng hộ của Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo Đoàn ĐBQH cùng với tinh thần luôn nghiên cứu, rút kinh nghiệm để khắc phục những tồn tại, việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào trong hoạt động của Văn phịng UBND huyện đã từng bước hoàn thiện và phát triển, vừa thực hiện tốt Chỉ thị của Chính phủ, của tỉnh về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử, đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan Nhà nước, vừa góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổ chức phục vụ hoạt động bầu cử Đại biểu Quốc hội và Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2021 – 2026. Công tác tham mưu được dựa trên nguồn thông tin của công tác tổng hợp vì vậy u cầu thơng tin thu được phải chính xác rõ ràng. Nguồn thơng tin thường được tìm kiếm đó là các loại
tài liệu, các văn bản, báo cáo, thông tin chỉ đạo, điều hành, lịch cơng tác, chương trình kế hoạch và các tài liệu, văn bản khác. Trong đó, phần mềm Microsoft word được sử dụng đối với công tác soạn thảo văn bản, phần mềm excel hỗ trợ tính tốn, lập bảng biểu, phân tích thơng số,…
Bên cạnh đó, trong việc ứng dụng CNTT trong cơng tác tham mưu, tổng hợp tại UBND huyện Định Hoá đã sử dụng các trang thiết bị hiện đại như máy tính, camera, điện thoại bàn, máy fax,… và các phần mêm tìm kiếm trên các trình duyệt như Google chrome, cốc cốc hoặc các bộ lọc trong phần mêm Excel giúp cho việc tìm kiếm thơng tin trở nên nhanh nhạy, chính xác. Đối với các thông tin trao đổi về công việc thường nhật giữa các cán bộ, nhân viên trong cơ quan cũng được tận dụng hiểu quả thông quá các mạng xã hội như Messenger, Zalo từ đó tiết kiệm chi phí hơn so với các kênh liên lạc như gọi điện hoặc nhắn tin qua truyền thống.
Đối với các cơng việc văn phịng cơ bản như xây dựng các chương trình cơng tác của cơ quan, đưa ra danh sách các chương trình cụ thể và lịch làm việc cuả lãnh đạo cũng được thuận tiện hơn rất nhiều khi có nhiều các mẫu văn bản thay thế chỉ cần thư ký hoặc nhân viên cấp dưới tới điền nội dung cần thiết vào. Các phần mềm hỗ trợ chính xác và chuẩn hố các mẫu văn bản theo quy chuẩn của Nhà nước như Microsoft Word cũng thường xuyên được sử dụng.
Như vậy có thể thấy rằng, ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp đã tạo được những hiệu quả rõ rệt đối với văn phòng cơ quan, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cáo tính chính xác khi thực hiện cơng việc.