8. Cấu trúc đề tài
2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
2.2.3.2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính
hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần khơng nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
- Tại UBND huyện Định Hoá, việc xây dựng hệ thống mạng Lan, kết
nối luôn đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các phòng ban liên quan. - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong q trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thơng tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu khi nhận.
- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an tồn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.
a. Trong công tác soạn thảo văn bản
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phịng khơng giấy sẽ hình thành, cơng việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt ln phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.
Đối với những người hay sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản thì chắc chắn sẽ cần tìm hiểu nhiều phần mềm để lựa chọn phần mềm tốt nhất. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm khác nhau có thể phục vụ nhu cầu của khi soạn thảo văn bản. Đối với bộ phân văn phịng tại UBND huyện Định Hố có sử dụng chủ yếu các phần mềm soạn thảo văn bản sau:
+ Microsoft Office
Đầu tiên phải kể đến chính là Microsoft Office. Chắc hẳn bạn sẽ không thể không biết đến ứng dụng phổ biến này. Thiết kế giao diện đơn giản, thân thiện giúp cho người dùng có thể thao tác nhanh chóng với các thanh cơng cụ.
Phần mềm này mang đến những tính năng như:
Phần mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản với nhiều công cụ khác nhau, từ
việc điều chỉnh font chữ, định dạng, căn chỉnh văn bản…
Phần mềm Excel giúp tạo bảng tính, thực hiện các phép tính để tính tốn và xử lý cơng việc văn phịng.
Phần mềm PowerPoint hỗ trợ những tính năng về thuyết trình bằng
cách ch n biểu đồ, ch n âm thanh, video hay hình ảnh sống động.
Phần mềm Outlock giúp quản lý email, quản lý lịch làm việc, hợp
đồng, thông tin khách hàng…
Phần mềm Access giúp quản lý dữ liệu tốt hơn. + FocusWriter
Với những người thường xuyên phải soạn thảo văn bản thì phần mềm FocusWriter là thích hợp hơn cả. Phần mềm này đã có sẵn cho các hệ điều hành khác nhau, cho phép bạn có thể ẩn các ứng dụng khác.
Đây là phần mềm có dung lượng nhẹ, được thiết kế ra để tránh những rắc rối do những ứng dụng xử lý văn bản phức tạp gây ra. FocusWriter được coi là phần mềm xử lý văn bản tồn màn hình, dễ thao tác, dễ sử dụng và có
Hình ảnh 1: Phần mềm FocusWriter
+ Jarte
Đây là phần mềm có giao diện vơ cùng gọn gàng, giúp việc soạn thảo văn bản nhanh chóng, dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo nhiều tài liệu trong 1 cửa sổ bằng cách dùng những tab ở trên cùng. Ngoài ra, phần mềm này cịn có tính năng Word Wrapping – q trình chia 1 phần văn bản thành các dòng để phù hợp với chiều rộng có sẵn của trang. Bên cạnh đó, phần mềm này cịn có những tính năng như:
Chỉnh sửa văn bản với những cơng cụ cơ bản như sao chép, kiểm tra
chính tả…
Có thể ch n hình ảnh, ch n liên kết, ch n các phép tính hoặc các đối
tượng khác.
Có thể định dạng các font chữ với nhiều kiểu khác nhau.
Các tính năng khác như điều chỉnh số lượng từ, phóng to, thu nhỏ, chỉnh số trang, ký tự…
Hình ảnh 2: Phần mềm Jarte b. Trong cơng tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản đi:
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
ngun vẹn và sử dụng đúng mục đích trong q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phịng Hành chính).
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Tại UBND huyện Định Hố, cán bộ phụ trách văn thư có trách nhiệm theo dõi công văn, văn bản đi, cụ thể như sau:
Lập bảng theo dõi văn bản, công văn đi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản.
Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người quản lý có trách nhiệm liên quan để xem xét, giải quyết.
Tuy nhiên, từ khi sử dụng các phần mềm ứng dụng CNTT thì tại văn phịng UBND huyện Định Hố có rất nhiều thay đổi so với cách làm việc thơng thường trước đó. Ví dụ như việc sử dụng excel vào công tác quản lý văn bản, khi đó cán bộ văn thư hồn tồn có thể chủ động nhập các số liệu thông tin liên quan lưu dưới dạng các file dữ liệu khác nhau và khi cần thiết có thể gửi qua mail để chuyển đến các các nhân, đơn vị, phòng ban liên quan kịp thời và kết hợp lại scan các tài liệu giúp bảo mật thơng tin tối ưu và nhanh chóng hiệu quả nhất có thể.
Tất cả văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào hệ thống .
Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan tổ chức. Số đi có thể chia thành nhiều số văn bản khác nhau phù hợp với yêu cầu quản lý .
Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an tồn trong mơi trường mạng.
Văn thư cơ quan thực hiện cấp số, ngày tháng, năm vào văn bản bằng chức năng của hệ thống.
Đối tượng nhận văn bản giấy (Thông tư số 01/2019/TT-BNV)
-Cơ quan tổ chức, cá nhân không đáp ứng yêu cầu điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử.
-Cơ quan tổ chức cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng), văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi đến cơ quan, tổ chức.Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến (hay cịn gọi là cơng văn đến). Việc giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên và tuân thủ theo quy trình sau:
Tại UBND huyện Định Hố quản lý văn bản đến có quy trình như sau: -Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
-Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan - hoặc chánh văn phòng xem xét
-Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ
-Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời Tiếp nhận và theo dõi văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận.
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được đăng ký vào hệ thống tập trung tại văn thư cơ quan
Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan , tổ chức
Giải quyết văn bản đến trên hệ thống cần kịp thời đúng thời hạn quy định được tính khi văn thư phát hành văn bản đi. Trường hợp quá 15 ngày làm việc mà ban/phịng khơng giải quyết xong phải báo cáo lãnh đạo được giao phụ trách lĩnh vực có liên quan để chỉ đạo giải quyết hoặc cập nhật nội dung xử lý trên hệ thống, trừ thời gian xin ý kiến HĐTV.
Tiếp nhận văn bản điện tử đến: kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ TT&TT. Tính tồn vẹn đầy đủ về văn bản ,tài liệu được gửi đến qua hệ thống.
Cơ quan tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thơng báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan , tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản .
Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin văn bản điện tử đến theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định dạng và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/04/2016 của Bộ TT &TT và quyết định số 28/2018/QĐ-TTg NGÀY 12/07/2018 của thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Số đến , thời gian đến, các luồng tiếp nhận, luân chuyển, vết xử lý thời
gian trả lại...phải được lưu trong hệ thống
Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy , ký số của cơ quan tổ chức theo quy định , việc số hóa tài liệu gửi k m văn abrn có định dạng giấy căn cứ vào danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý thực tiễn hoạt động .
Thời gian giải quyết văn bản
-Mặc định là 15 ngày làm việc và được tính từ khi văn bản được chuyển đến tài khoản của Ban/phịng chủ trì xử lý.
-Đối với các văn bản có thời hạn giải quyết chậm hơn so với với quy định cần có giải trình cụ thể lý do và phải được lãnh đạo cơ quan chấp thuận.
-Đơi với các văn bản có thời hạn giải quyết cụ thể thì sẽ được lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo Ban/phòng xác định thời hạn xử lý tương ứng.
Cơng việc của Ban/phịng hoặc chun viên chủ trì được coi là đã hồn thành khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:
-Văn bản đã được người có thẩm quyền ký duyệt và văn thư cơ quan cấp số , phát hành theo quy định
- Các nhiệm vụ cơng việc được giao hồn thành đúng tiến độ , đảm bảo đúng chất lượng hiệu quả ,đúng quy định và được người giao việc đồng ý về nội dung đề xuất
-Đính k m văn bản liên quan đến công việc được giao và lập hồ sơ công việc -Đối với cơng việc có u cầu văn bản trả lời thì khi kết thúc cơng việc bắt buộc phải chọn văn bản đã phát hành đính k m
Người chủ trì có trách nhiệm xác thực về kết quả hồn thành cơng việc được giao trên hệ thống văn phòng điện tử và chịu trách nhiệm về nội dung công việc trước người giao nhiệm vụ
Nguyên tắc cơng nhận kết quả hồn thành cơng việc
- Lãnh đạo cơ quan tổ chức cơng nhận kết quả hồn thành công việc của CBNV thuộc phạm vi , lĩnh vực công việc được phân cơng phụ trách .Có
trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ điện tử/giấy giao nộp và lưu trữ vào cơ quan theo quy định .
-Lãnh đạo cơ quan công nhận kết quả hồn thành cơng việc của Ban/phòng
Văn bản đến lãnh đạo cơ quan hoặc người có thẩm quyền chỉ đạo phân phối văn bản thì được hiểu là văn bản /công văn .Khi lãnh đạo đã phân xử lý văn bản tới các Ban/phịng/cá nhân thì nội dung này được hiểu là cơng việc .
Do UBND huyện Định Hố chưa có phần mềm xử lý văn bản nên hoạt động quản lý văn bản đi và văn bản đến vẫn được làm theo phương pháp thông thường thông qua ghi phiếu xử lý văn bản, nhập vào sổ đăng ký sau đó nhập vào phần mềm excel để quản lý và khai thác sử dụng.