8. Cấu trúc đề tài
2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
2.2.1.2. Về thực tiễn:
Huyện Định Hoá là đơn vị tiên phong của tỉnh thực hiện ứng dụng công nghệ thơng tin trong triển khai phịng họp truyền hình, giao ban trực tuyến trong phạm vi huyện. Qua một số hội nghị trực tuyến của huyện cho thấy đây là cách tổ chức họp hiện đại, thể hiện nhiều mặt tích cực, đáng để các địa phương khác áp dụng.
Định Hố hiện có 30 xã, thị trấn, trong đó có những xã cách trung tâm huyện hơn 20km. Vì vậy, mỗi lần tổ chức hội họp, cán bộ các xã phải đi lại vất vả, mất nhiều thời gian. Năm 2015 - 2020, huyện đã triển khai lắp đặt trang thiết bị hệ thống phịng họp hội nghị truyền hình, giao ban trực tuyến trên địa bàn. Đây cũng là địa phương đầu tiên của tỉnh làm được việc này và hiện huyện đang chuyển dần hình thức tổ chức họp truyền thống sang trực tuyến.
Là đơn vị có nhiệm vụ hướng dẫn cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn triển khai lắp đặt hệ thống phịng họp hội nghị truyền hình, giao ban trực tuyến, đồng thời hướng dẫn các đơn vị triển khai vận hành, sử dụng hệ thống phòng họp trực tuyến. Ngay sau khi UBND huyện ban hành kế hoạch, phòng đã phối hợp với UBND các xã, thị trấn, các cơ quan, đơn vị khảo sát từng địa điểm dự kiến lắp đặt, tư vấn lên phương án bố trí thiết bị, hệ thống đường mạng internet của từng đơn vị để triển khai phương án lắp đặt đảm bảo thuận lợi nhất trong quá trình thực hiện. Đến đầu tháng 12-2020 đã hoàn thành việc
triển khai lắp đặt thiết bị phịng họp hồn chỉnh, mỗi phòng họp 1 thiết bị THHN Polycom G200, 3 chiếc tivi LG 55 in, 1 giá treo tivi, camera di động, 2 giá treo tường tivi, thiết bị lưu trữ nguồn UPS, hệ thống âm thanh hội trường gồm: amply, loa, mic, bục phát biểu và các phụ kiện khác. Hệ thống đường truyền internet cho 33 phòng họp gồm 30 xã, thị trấn, văn phịng huyện ủy, Cơng an huyện, Ban chỉ huy Quân sự huyện, với tổng kinh phí trên 5,7 tỷ đồng.
Sau khi lắp đặt thiết bị, Phịng Văn hóa - Thơng tin và Thể thao huyện đã phối hợp với Viễn thông Thái Nguyên triển khai tập huấn huấn cơng tác vận hành sử dụng thiết bị hệ thống phịng họp hội nghị truyền hình, giao ban trực tuyến, vận hành thử kết nối từ điểm cầu cấp huyện với các điểm cầu phòng họp trực tuyến của các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn. Kết quả đã kết nối thông suốt các điểm cầu đều vận hành tốt. Ngày 14/12/2020, lần đầu tiên, Huyện ủy đã triển khai quán triệt Nghị quyết Đại hội Đại biểu Đảng bộ tỉnh lần thứ XX, Nghị quyết Đại hội Đại biểu huyện Định Hoá lần thứ XXIV nhiệm kỳ 2020-2025 thông qua hệ thống hội nghị trực tuyến từ điểm cầu trung tâm của huyện đến 33 điểm cầu gồm 30 xã, thị trấn, Công an, Ban Chỉ huy quân sự huyện. Hội nghị đã thành công và để lại nhiều dấu ấn tốt đẹp. Tại hội nghị có 4 đảng bộ triệu tập Ban Chấp hành mở rộng, 29 Đảng bộ triệu tập toàn đảng bộ, với tổng số gần 5.700 cán bộ, đảng viên được dự, nghe quán triệt nghị quyết tại hội nghị.
Nếu như trước đây, mỗi lần tổ chức triển khai, quán triệt nghị quyết của Trung ương, tỉnh huyện, thì Huyện ủy phải triệu tập bí thư các đảng bộ đến học tập, tiếp thu, sau đó, bí thư các đảng bộ về truyền đạt lại cho đảng viên trong đảng bộ, tùy vào số lượng đảng viên của đảng bộ nhiều hay ít để chia lớp cho phù hợp, thì nay các đảng bộ sẽ triệu tập đảng viên tại đơn vị để học trực tuyến. Là một trong những địa phương cách xa trung tâm huyện nhất, mỗi lần huyện triệu tập họp, cán bộ xã Bình Thành phải đi lại rất vất vả và mất nhiều thời gian, nên việc tổ chức được hội nghị trực tuyến khiến cán bộ ở
đây rất phấn khởi.
Đồng chí Nguyễn Văn Vịnh, Bí thư Đảng ủy xã Trung Lương cho biết: Ngoài giao ban hằng tháng, huyện có rất nhiều việc cần triệu tập họp, nhất là dịp cuối năm, cán bộ xã thường xuyên phải lên huyện họp. Mỗi lần họp, chúng tôi phải đi từ rất sớm, vì đường thì xa mà tuyến đường từ xã lên huyện hiện nay đang tu sửa nên đi lại rất vất vả. Tồn xã có 200 đảng viên, đợt học tập nghị quyết vừa qua, xã đã triệu tập toàn bộ đảng viên đến hội trường để học trực tuyến, mong là sắp tới, huyện sẽ tăng cường tổ chức hội nghị trực tuyến, để chúng tôi giảm bớt thời gian và chi phí đi lại.
Qua tổ chức thành cơng việc học tập, quán triệt nghị quyết theo hình thức phịng họp trực tuyến, huyện đã tổ chức thêm nhiều cuộc họp theo hình thức này. Đến nay, đã khẳng định được hiệu quả thiết thực trong ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai hệ thống phòng họp trực tuyến trên địa bàn huyện. Khơng chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, mà việc tổ chức họp trực tuyến còn hạn chế việc tiếp xúc, tập trung đông người, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 vẫn diễn biến phức tạp. Từ đây huyện sẽ khai thác triệt để cơ sở vật chất, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của Huyện ủy, HĐND, UBND huyện đối với các địa phương, đơn vị trên địa bàn, giảm dần các hội nghị tập trung đông người theo cách truyền thống.
Trong giai đoạn 2016 - 2020, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại các cơ quan, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn đã được quan tâm đầu tư xây dựng, cơ bản đáp ứng yêu cầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin; 100% các Cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn có mạng Internet và mạng nội bộ (mạng LAN) với tổng số 551 máy tính (trong đó có 442 máy tính để bàn và 109 may tính xách tay), trên 93,6% máy vi tính (trừ các máy tính sử dụng để soạn thảo văn bản mật) được kết nối mạng internet với tốc độ trung bình 100MB để khai thác và trao đổi thông tin trên môi trường mạng;
huyện đã đầu tư nâng cấp mạng truyền số liệu chuyên dùng đến 23 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để phục vụ họp trực tuyến và khai thác các dữ liệu dùng chung của tỉnh.
Trong giai đoạn 2016 – 2020, huyện Định Hoá đang sử dụng 04 cơ sở dữ liệu chuyên ngành gồm: Hệ thống thông tin quản lý hộ ngh o tiếp cận đa chiều Thái Nguyên, hệ thống cập nhật dữ liệu thông tin cung cầu lao động của ngành Lao động – Thương binh và Xã hội; hệ thống quản lý thông tin kết qủa thi đua khen thưởng tỉnh Thái Nguyên của ngành Nội vụ; hệ thống quản lý hộ tịch của ngành Tư pháp và các phần mềm dùng chung của tỉnh như: hệ thống quản lý văn bản và hỗ trợ điều hành; Hệ thống phần mềm một cửa; Cổng thông tin điện tử huyện, trang thông tin điện tử xã, thị trấn,… hiện nay, các cơ quan chuyên môn thuộc huyện đang phối hợp với dọc liên quan triển khai các phần mềm CSDL như: CSDL quản lý cán bộ công chức, CSDL về đất đai theo quy định.
2.2.2. Nguồn lực cần thiết để ứng dụng công nghệ thông tin có hiệu quả tại UBND huyện Định Hố
2.2.2.1. Nguồn lực từ các chính sách của nhà nước
Thời gian qua, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thái Nguyên đã thực hiện và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025 công tác đầu tư, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật thông tin được lãnh đạo quan tâm và đầu tư cho các phòng, đảm bảo đáp ứng cơ bản yêu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ. Đến nay, có 100% cán bộ, cơng chức của Sở sử dụng máy tính, mạng nội bộ (LAN) và kết nối internet băng thông rộng. Mạng truyền số liệu chuyên dùng và triển khai các phần mềm dùng chung (VIC), các dịch vụ công trực tuyến.
Hiện tại 80% thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo sở, được đưa lên Cổng thông tin điện tử, Trang thông tin điện tử của đơn vị, trong đó 95% văn bản nội bộ của các phịng được trao đổi dưới dạng điện tử, không sử dụng
văn bản giấy (văn bản xem để biết, dự thảo xin ý kiến, giấy mời họp, tài liệu cuộc họp), có 90% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước được trao đổi dưới dạng điện tử song song với văn bản giấy. Có 30% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan Nhà nước được trao đổi hồn tồn dưới dạng điện tử, khơng sử dụng văn bản giấy. Các cơ quan, đơn vị tiếp tục quan tâm triển khai sử dụng phần mềm quản lý chuyên ngành đem lại hiệu quả cao như phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của Sở…
Việc ứng dụng CNTT trong lĩnh vực giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) được tỉnh hết sức chú trọng và đẩy mạnh thực hiện, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao tính cơng khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, hướng đến tạo sự hài lòng cho người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong giải quyết TTHC. Đến nay, phần mềm một cửa điện tử dùng chung đã được triển khai ứng dụng tại Trung tâm phục vụ hành chính cơng tỉnh và kết nối đến 100% sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố. Việc luân chuyển hồ sơ TTHC giữa các cơ quan, đơn vị liên quan trong quá trình giải quyết TTHC đã được thực hiện trên hệ thống.
Năm 2020, tỉnh đề ra những mục tiêu cụ thể trong ứng dụng CNTT về hạ tầng CNTT, ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Nhà nước, phục vụ người dân, doanh nghiệp, để xây dựng nguồn nhân lực CNTT đáp ứng yêu cầu công việc, hàng năm, các cơ quan, đơn vị đều tổ chức đào tạo, tập huấn về CNTT nhằm bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý Nhà nước về CNTT, kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT, quản trị chuyên sâu,… cho cán bộ, công chức từ cấp tỉnh đến cấp xã; 100% cán bộ chuyên trách CNTT của các cơ quan, đơn vị được tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về an ninh, an tồn thơng tin, góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Trong giai đoạn 2016-2020, huyện Định Hóa đã bố trí kinh phí cho các nhiệm vụ, dự án ứng dụng CNTT của các cơ quan nhà nước là 4,5 tỷ đồng. Cụ thể: kinh phí nâng cấp phần mềm một cửa điện tử cấp xã 800.000.000
đồng; kinh phí mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của huyện, của xã là 3,3 tỷ đồng.
2.2.2.2. Nguồn lực từ con người
Trong tất cả các lĩnh vực cần được ưu tiên phát triển khơng riêng gì CNTT thì yếu tố con người cũng đóng một vai trị vơ cùng quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng, tiến độ, hiệu quả công việc. Phát huy được nhân tố này là nhiệm vụ hàng đầu đối với các cơ quan tổ chức và mỗi cá nhân. Việc nhận thức được con người là nguồn lực trung tâm của sự phát triển có tác động mạnh mẽ đến phát triển các nguồn lực khác trong xã hội, để từ đó ở mỗi cấp độ quản lý từ vĩ mô đến vi mô đồng bộ đưa ra các giải pháp phù hợp để phát triển nguồn lực này.
Con người là nguồn lực trung tâm của sự phát triển có tác động mạnh mẽ đến phát triển các nguồn lực khác trong xã hội, để từ đó ở mỗi cấp độ quản lý từ vĩ mơ đến vi mô đồng bộ đưa ra các giải pháp phù hợp để phát triển nguồn lực này. Đặc biệt trong phát triển cơng nghệ thơng tin thì con người càng đóng góp vai trị thiết yếu vì đặc thù ngành này địi hỏi sự nhạy bén, chú ý quan sát và chun mơn nghiệp vụ vững vàng để có thể giải quyết cơng việc hiệu quả nhất có thể.
Phối hợp với các cơ quan chuyên ngành của tỉnh tổ chức huấn luyện, bồi dưỡng về an tồn, an ninh thơng tin, xây dựng, triển khai Kiến trúc chính quyền điện tử cho đội ngũ cán bộ phụ trách công nghệ thông tin của các cơ quan, đơn vị; cử cán bộ chuyên trách tham gia các lớp tập huấn về CNTT do tỉnh tổ chức.
Nâng cao hiệu quả công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức, năng lực hỗ trợ cho người dân và doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả hệ thống dịch vụ công trực tuyến và ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính; khai thác thơng tin kinh tế - xã hội của huyện thông qua Cổng thông tin điện tử huyện.
Hiện nay tại UBND huyện Định Hố có 2 nhân viên thay phiên túc trực
và chịu trách nhiệm đảm bảo duy trì các hệ thống máy móc trong tồn cơ quan. Ngồi ra, đối với các phịng ban việc sử dụng các trang thiết bị máy móc hiện đại vào các nghiệp vụ cơ bản khá linh hoạt và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu cơng việc. Bên cạnh đó, cán bộ, cơng nhân viên nguời lao động tại đây luôn được trau dồi kỹ năng thông quá các buổi tập huấn hoặc họp giao ban hàng tuần để giải quyết kịp thời các khó khăn khi sử dụng, vận hành máy móc, trang thiết bị.
2.2.2.3. Nguồn lực từ phát triển hạ tầng kỹ thuật
Tiếp tục nâng cấp, thay thế hệ thống máy tính cho cán bộ, cơng chức; rà sốt, mở rộng hạ tầng đường truyền số liệu chuyên dùng đến các đối tượng theo yêu cầu, phù hợp phạm vi và tình hình triển khai Chính quyền điện tử tỉnh, bảo đảm u cầu về kỹ thuật, kết nối, an tồn thơng tin.
Triển khai từng bước các hạ tầng kỹ thuật phục vụ các ứng dụng thông minh, đảm bảo kết nối, chia sẻ cho các đơn vị theo phân cấp quản lý.
Tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện mạng LAN của các cơ quan hành chính, bổ sung các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu công việc (được kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng ). Triển khai các ki-ốt điện tử, điểm giao dịch công cộng và kết nối với các hệ thống thông tin để tạo thuận lợi cho công dân, tổ chức tiếp cận các dịch vụ công trực tuyến dùng chung của huyện, của tỉnh thông qua phương tiện điện tử
2.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ trong côngtác văn phịng tại UBND huyện Định Hố tác văn phịng tại UBND huyện Định Hố
2.2.3.1. Ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp
Việc ứng dụng CNTT trong công tác tham mưu tổng hợp tại UBND huyện Định Hoá thời gian gần đây đã có nhiều chuyển biến rất tích cực, góp phần thay đổi so với cách thức làm việc trước đó. Nhờ triển khai ứng dụng phần mềm “Văn phịng điện tử V – Office” thực hiện việc khai thác thông tin, soạn thảo văn bản, xử lý văn bản trên mạng qua các hộp thư điện tử, chương
trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc là một giải pháp giúp lãnh đạo đơn vị chỉ đạo, điều hành, theo dõi, đơn đốc giải quyết cơng việc.
Văn phịng UBND huyện đã triển khai phiên bản V – Office chạy trên môi trường Web hiện đang trong quá trình thử nghiệm. Với phiên bản Web người sử dụng chỉ cần truy cập vào Internet để sử dụng mà không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Tạo cho người sử dụng môi trường làm việc năng động, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị; tiết kiệm thời gian, giảm chi phí in ấn, photocopy tài liệu, rút ngắn thời gian xử lý công việc,...
Thông qua việc gửi tài liệu qua việc đăng tải trên Trang Website, các đại biểu có thể biết được lịch tiếp xúc cử tri; các kế hoạch, chương trình, khảo sát, giám sát của Thường trực, các Ban HĐND huyện; giúp đại biểu theo dõi, giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của các cơ quan nhà nước đối với