8. Cấu trúc đề tài
2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng
2.2.3.3. Ứng dụng CNTT trong quản lý trang thiết bị tài sản
Những năm qua, vấn đề đầu tư phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước ln được UBND huyện Định Hố rất quan tâm đầu tư. Trong công tác quản lý tài sản công, việc ứng dụng công nghệ thông tin thời gian qua đã tập trung xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công; xây dựng, vận hành Trang thông tin điện tử về tài sản công và triển khai dịch vụ công trực tuyến. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản công trở thành một chủ trương xuyên suốt, thống nhất trong các văn bản pháp lý, nhằm bắt kịp với xu thế phát triển công nghệ hiện nay, phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý điều hành.
UBND huyện Định Hoá đã xây dựng và vận hành 04 cơ sở dữ liệu về tài sản công gồm: Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước (quản lý tài sản là đất nhà, trụ sở làm việc, cơ sở hoạt động sự nghiệp; xe ô tô các loại, các loại tài sản khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/1 đơn vị tài sản, tài sản dự án); cơ sở dữ liệu về tài sản là cơng trình cấp nước sạch nơng thơn tập trung; cơ sở dữ liệu về tài sản kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ; cơ sở dữ liệu về tài sản cố định tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Nhằm giúp cơ quan cấp trên và địa phương cấp dưới có điều kiện thực hiện đúng và kịp thời quy định này; đồng thời, góp phần đổi mới một bước công tác quản lý nhà nước về tài sản theo hướng hiện đại, hiệu lực và hiệu quả. Đến nay, cơ sở dữ liệu đã cập nhật và quản lý, lưu trữ lượng thông tin rất lớn. Trong đó, theo thống kê từ cơ sở dữ liệu về tài sản công, cơ sở dữ liệu đã lưu trữ quản lý được thông tin của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên phạm vi địa bàn huyện.
UBND huyện Định Hoá đã áp dụng phần mềm Microsoft Excel 2007 để quản lý các trang thiết bị văn phòng. Số lượng tài sản trong cơ quan đều được mã hoá và quản lý trên phần mêm excel. Máy chủ của cơ quan được lắp đặt tại phịng hành chính, ngồi ra các trang thiết bị tại cơ quan ln được cập nhật trạng thái khi có dấu hiệu hư hỏng để được khắc phục kịp thời.
2.2.3.4. Ứng dụng CNTT trong công tác hội họp
Hội họp là một trong những công tác thường xuyên được diễn ra tại hầu hết các cơ quan, đơn vị; công nghệ thông tin với các tiện ích của mình đã được ứng dụng triệt để và hộ trỡ rất nhiều trong việc tổ chức các cuộc hội họp. Gồm 3 bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị
- Xác định mục đích cuộc họp: - Xây dựng nội dung cuộc họp - Chuẩn bị về thời gian và địa điểm - Xác định về thành phần tham dự - Mời họp
- Chuẩn bị trang thiết bị: hồ sơ, tài liệu, thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,…
Trong công chuẩn bị được nhân viên thực hiện đầy đủ và đảm bảo Bước 2: Trong cuộc họp
- Điều khiển cuộc họp - Ghi lại nội dung cuộc họp - Bế mạc
Bước 3: Sau cuộc họp
- Đánh giá hiệu quả và mục đích đạt được so với mục tiêu ban đầu
- Hoàn thiện các văn bản tổng kết - Quyết tốn với bộ phận tài chính
Với các cuộc họp lớn ở UBND huyện Định Hoá và các hội nghị long trọng sẽ cần có sự đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, ngồi các cơng việc chuẩn bị thơng thường thì các cơng tác về lễ tân, an ninh, âm thanh ánh sáng cũng được rà soát cẩn thận. Các ứng dụng họp trực tuyến trở nên phong phú hơn, tính năng đa dạng đáp ứng nhu cầu họp mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp. Với việc các ứng dụng cơng nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Vì khơng phải lo lắng khi làm việc ở bất cứ đâu: ở nước ngồi, đi cơng tác... mà lại có cuộc họp quan trọng sắp diễn ra ở cơ quan, việc họp ln có thể sắp xếp dễ dàng và nhanh chóng nhất, các ứng dụng họp trực tuyến hiện đang phổ biến nhất hiện nay như: Zoom Cloud Meeting, Skype hay Google Hangout Meet,…