(Nguồn: Tác giả)
a. Yêu cầu về sự thiết thực
Hiện đại hóa văn phịng là một q trình lâu dài, cần có kế hoạch, lộ trình và chiến lược hiện thực hóa. Hiện đại hóa văn phịng có ảnh hưởng tới mọi nguồn lực cũng như hoạt động của văn phòng. Thực tế, hiện đại hóa cơng tác văn phịng cần nguồn kinh phí khá lớn, hơn nữa thành tựu khoa học - kỹ thuật đang phát triển từng ngày, từng giờ. Vì vậy, khi tiến hành hiện đại hóa cơng tác văn phịng cần chú ý tới những nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng công việc.
Sự thiết thực trong cơng tác hiện đại hóa văn phịng bắt buộc phải có sự đồng bộ nhưng vẫn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nội dung. Việc thu lợi ích cao hơn chi phí bỏ ra cho hiện đại hóa chính là biểu hiện của việc đáp ứng yêu cầu của hiện đại hóa.
b. Yêu cầu về sự minh bạch thơng tin
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng đáp ứng nhu cầu cải cách hành chính của các cơ quan, tổ chức là chủ trương, chính sách của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo văn phòng cùng với sự thực hiện của tồn thể đội ngũ nhân sự trong cơ quan nói chung, văn phịng nói riêng. u cầu về sự minh bạch thông tin thể hiện qua việc nắm bắt, thấu hiểu được tinh thần cũng như mọi thông tin về hiện đại hóa của các CBNV trong văn phịng nói riêng, cơ quan, tổ chức nói chung. Kết quả q trình cơng tác này sẽ được cơng bố theo giai đoạn và cơng khai cho tồn thể
nhân viên trong văn phịng cơ quan. Tất cả các CBNV đều có quyền đưa ra sáng kiến, góp ý cho cơng tác này của văn phịng, cơ quan để đạt hiệu quả kín đáo.
Bên cạnh đó, u cầu về minh bạch thơng tin cũng nhận được sự đồng tình về mặt tinh thần của tồn thể CBNV trong văn phòng, cơ quan. Mọi CBNV nhất định đều cảm nhận được trách nhiệm, vai trị của mình trong hoạt động chung; đồng thời tự nâng cao ý thức và năng lực của mình để hồ mình vào cơng việc để quy trình hiện đại hóa văn phịng được hồn thiện.
c. Yêu cầu về sự tiết kiệm
Trên thực tế, hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một q trình lâu dài và tiêu rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Chính vì vậy, việc đồng bộ hóa trang thiết bị văn phịng là một điều khó khăn, đáng suy nghĩ khi đưa ra quyết định có nên bỏ một khoản phí lớn như vậy ra một lúc hay khơng, nhất là đối với văn phịng cịn eo hẹp về kinh phí, điều kiện kinh tế cịn yếu. Vì vậy, cần có sự chọn lọc, ưu tiên cho những đối tượng cần thiết trước, cần chia theo nhiều giai đoạn. Tuyệt đối không nên đầu tư quá lãng phí vào tất cả mọi mặt hoạt động mà nên đầu tư cho những nội dung thứ yếu. Các khoản đầu tư cần có sự cân nhắc và lựa chọn kỹ lưỡng sao cho thiết thực và phù hợp với nhu cầu, điều kiện sử dụng thực tế.
1.3. Vai trị của hiện đại hóa cơng tác văn phịng
Mọi sự vật hiện tượng luôn luôn vận động và phát triển không ngừng. Phát triển là khuynh hướng chung của thế giới. Chính vì vậy, hiện đại hóa cơng tác văn phịng có vai trị hết sức quan trọng khơng chỉ đối với hoạt động của văn phịng nói riêng mà cịn đối với hoạt động của tồn cơ quan tổ chức nói chung.
Thứ nhất, hiện đại hóa cơng tác văn phịng góp phần nâng cao năng suất
lao động, chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng; đồng thời, giảm tối đa sức lao động của nhân sự.
Thứ hai, hiện đại hóa cơng tác văn phịng góp phần giảm bớt thủ tục hành
chính, giấy tờ sự vụ, giảm bớt khâu trung gian, giúp tinh giản bộ máy văn phịng; đồng thời, giúp cán bộ cơng nhân viên trong văn phịng có thêm thời gian nghiên cứu và sáng tạo trong công tác điều hành, quản lý.
Thứ ba, hiện đại hóa cơng tác văn phịng góp phần kiện tồn bộ máy văn
phòng, nhất là kiện tồn bộ máy đội ngũ cơng chức trong cơ quan góp phần từng bước hiện đại hóa cơng tác hành chính. Nhất là việc hiện đại hóa thơng qua ứng dụng CNTT - đây được đánh giá là một bước nhảy lớn giúp cho cơng tác văn phịng trở nên đơn giản hơn, chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm hơn.
Thứ tư, hiện đại hóa cơng tác văn phịng góp phần đảm bảo tốt hơn chức
năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần.
Như vậy, xã hội ngày càng phát triển, khoa học - cơng nghệ ngày càng tiến bộ, cơng tác hiện đại hóa văn phịng xuất hiện đã chứng tỏ vai trị hết sức quan trọng và cần thiết trong mỗi cơ quan, tổ chức.
1.4. Nội dung hiện đại hóa cơng tác văn phịng
“Văn phịng khơng giấy, văn phịng điện tử, văn phịng tự động hóa, văn phịng xanh, ....” đó là những cụm từ, những mơ hình văn phịng được nhắc đến nhiều hiện nay. Trên thực tế, để hiện đại hóa cơng tác văn phịng được diễn tiến thì cần có nhận thức đúng về vị trí, nhiệm vụ và vai trị của văn phịng. Để cơng tác hiện đại hóa văn phịng được diễn tiến thì bắt buộc phải tiến hành 3 nội dung chính này song song: linh hoạt, đổi mới, sáng tạo về đội ngũ nhân sự trong văn phòng; đồng bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng và các nghiệp vụ hành chính. Nội dung trên có ảnh hưởng qua lại với nhau. Vì vậy, ba nội dung trên cần được phát triển một cách đồng bộ. Đồng chí Đỗ Mười (Ngun Tổng Bí thư) cho rằng: “Hiện đại hóa văn phịng cũng khơng tốn kém lắm, điều
kiện để tăng cường cơ sở vật chất cũng khơng khó lắm; cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại”[3] . Như vậy, hiện đại hóa văn phịng theo cách hiểu của
đồng chí Đỗ Mười cũng đề cập đến nội dung con người là quan trọng nhất và xét trên tình hình cụ thể, trong giới hạn của một bài khóa luận tốt nghiệp tơi xin phép được đề cập đến bốn nội dung sau:
[3] Đồng chí Đỗ Mười, Bài phát biểu tại Đại hội Đảng bộ TW, ngày 30/11/1994
18
Hình 1.3. Nội dung Hiện đại hóa cơng tác văn phịng
(Nguồn: Internet)
1.4.1. Về chủ trƣơng chính sách hiện đại hóa văn phịng
Để thực hiện cơng tác hiện đại hóa văn phòng, cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hóa các q trình thực hiện nhiệm vụ của văn phịng như sau:
- Thể chế hóa: ban hành văn bản quy định về quy trình hoạt động, điều hành nhân sự, công tác tổ chức, quy chế về tổ chức bộ máy,.....;
- Quy trình cơng tác: Xây dựng bộ tiêu chuẩn đầy đủ, khả thi, phù hợp với cơ quan về quy trình cơng tác;
- Hiện thực hóa việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào hoạt động của văn phịng, chuẩn hóa và cơng khai hóa trong giải quyết cơng việc phục vụ lãnh đạo và tồn cơ quan, tổ chức nói chung.
1.4.2. Về đội ngũ nhân sự
Trong bất kỳ một vị trí cơng việc nào nhân sự cũng luôn được đề cao, ln đứng ở vị trí trung tâm, nhất là trong cơng tác văn phịng. Tuy nhiên, lao động văn phịng theo mơ hình kiểu cũ - lao động giấy tờ, sự vụ, đơn giản thường ít được quan tâm đào tạo hơn, cịn lao động kiểu mới thì ngược lại. Có thể khẳng định rằng, lao động trong văn phòng kiểu mới, hiện đại hơn sẽ được quan tâm và đánh giá cao hơn, bởi người lao động trong môi trường kiểu mới là lao động thơng tin với sự năng động, sáng tạo. Chính vì vậy, hiện tại cơ quan, tổ chức
hoạt động theo hướng hiện đại hóa thường rất chú trọng đến nguồn nhân lực: thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nhân lực với mong muốn họ có thể làm hết khả năng, trình độ của mình; đồng thời, người lao động có thể làm việc đạt đến trình độ đa năng, tồn diện về nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, nhất là kỹ năng xử lý thông tin và kỹ năng giao tiếp - ứng xử.
Để có thể đạt được trình độ tồn diện, thích ứng và làm việc hiệu quả trong văn phòng hiện đại, nhân sự trong văn phòng phải đảm bảo hai yêu cầu sau:
- Yêu cầu về trình độ chun mơn và năng lực cơng tác:
Nhân sự trong văn phịng phải có đủ: năng lực và trình độ chun mơn để thực hiện các chức năng và các nhiệm vụ cơng việc mà vị trí việc làm u cầu. Đồng thời, người làm cơng tác văn phịng cần tự trau dồi kinh nghiệm, tự linh động trong việc xử lý các tình huống phát sinh.
- Yêu cầu về phẩm chất:
Bác Hồ đã dạy:“Có tài mà khơng có đức là người vơ dụng, có đức mà
khơng có tài thì làm việc gì cũng khó.” Đội ngũ nhân sự cần yêu cầu về phẩm
chất nhằm phản ánh được bản chất mới mà văn phòng hiện đại và các đơn vị sử dụng đòi hỏi ở người lao động văn phòng.
Như vậy, đổi mới, nâng cao chất lượng nhân sự làm cơng tác văn phịng nên được đặt ở vị trí trọng tâm. Chất lượng nhân sự có tốt thì hiệu quả cơng việc mới cao. Đặc biệt, nhân sự phải đảm bảo đầy đủ yếu tố: phẩm chất, năng lực và chun mơn thì nhân sự trong văn phịng mới có đủ năng lực để hồn thành cơng việc, nhiệm vụ được giao mới hiệu quả tốt nhất, đóng góp tích cực và làm chủ cơng cuộc đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
Tóm lại, “tài” và “đức” có mối quan hệ biện chứng, khơng thể tách biệt. Để trở thành một CBNV văn phòng tốt mỗi nhân sự phải thường xuyên rèn luyện cả đức và tài.
1.4.3. Về kỹ năng, nghiệp vụ văn phịng Cơng tác Tham mƣu – Tổng hợp
Trong hoạt động quản lý, tham mưu tổng hợp là công tác quan trọng trong 20
văn phòng, đây là hoạt động cá nhân hoặc tập thể tìm kiếm, thu thập thơng tin hữu ích để đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, sáng tạo, đặc biệt và khả thi lên lãnh đạo phê duyệt. Có thể thấy, tham mưu là kết quả của tổng hợp và tổng hợp quyết định chất lượng tham mưu.
- Đề xuất thực hiện công tác xây dựng và đơn đốc thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác
Chương trình kế hoạch cơng tác là phương tiện để theo dõi các hoạt động được thực hiện như thế nào, có đúng với thời gian, nội dung, đầy đủ chi tiết như kế hoạch đã đề ra hay chưa, có thống nhất với nhau hay khơng. Thực hiện công tác xây dựng và đơn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác là một hoạt động cần thiết, nên được tiến hành thường xuyên trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào.
Công tác Văn thƣ – Lƣu trữ
- Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
+ Công tác văn thư:
“ Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”.4
Cơng tác văn thư là một trong những nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động cung cấp và đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý được xuyên suốt. Công tác này phải được thực hiện thống nhất và được thực hiện bởi bộ phận văn thư chuyên trách tại văn phịng.
Cơng tác văn thư bao gồm các nội dung:
Soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính;
Quản lý và giải quyết văn bản đến;
Quản lý văn bản đi;
Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”.
+ Cơng tác lưu trữ:
“Cơng tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu”.[5]
Công tác lưu trữ bao gồm các hoạt động nghiệp vụ:
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ;
Bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cơ quan
“Họp, hội nghị (gọi chung là họp) là một hình thức của hoạt động quản lý
nhà nước, một cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật”.[6]
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, hội họp là nhiệm vụ thường xuyên của văn phịng. Cơng tác này gồm các nội dung:
Chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp;
Công tác chuẩn bị địa điểm, lễ tân, khánh tiết;
Công tác đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật cho các cuộc hội họp, hội nghị.
- Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan
Thông tin là căn cứ cần thiết, buộc phải có mặt ở tất cả các khâu trong hoạt động quản lý, điều hành, là căn cứ quan trọng, cần thiết cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định quản lý và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của các đơn vị. “Thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, trong
tài liệu,...Thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra, là dữ liệu quan trọng phục vụ
[5] Khái niệm Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011;
[6] Khái niệm Họp – Quyết định số: 45/2018/QĐ-TTg ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý,
cơng tác tìm kiếm của người sử dụng. Thơng tin được tạo ra trong q trình hoạt động của cơ quan, nhà nước và được ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản”[7] . Có thể khẳng định rằng: “Thơng tin là những quy phạm pháp luật
và những điều được nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cần được tổ chức thu thập, xử lý để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọn những phương án hành động, ban hành các quyết định quản lý”.
Người làm công tác văn phịng phải nhanh nhạy, linh hoạt, sáng tạo có kỹ năng thu thập, tiếp nhận và xử lý thơng tin có liên quan tới tổ chức và hoạt động của các đơn vị ở các nguồn khác nhau. Đặc biệt, người thực hiện công tác này sau khi xử lý thông tin phải phản hồi lại cho lãnh đạo văn phòng qua các kênh như: văn bản, báo chí, hội họp,...Đồng thời, phổ biến, truyền đạt tới các đơn vị, bộ phận liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao đúng hạn và hiệu quả.
Trong văn phòng hiện đại, các kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng được xây dựng đồng bộ với sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại đã góp phần nâng cao chất lượng cơng tác, giúp cho cơng việc hành chính văn phịng được vận hành thơng suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất và hợp lý. CBNV phải học tập, trao rồi kinh nghiệm để hiện đại hóa các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính văn phịng giúp rút ngắn các khâu trung gian, các quy trình, thủ tục nghiệp vụ hành chính khiến các cơng việc trở nên dễ dàng, nhanh chóng, nhẹ nhàng hơn mà hiệu quả và