(Nguồn: Internet)
Theo nghĩa gốc trong tiếng Nhật, 5S có nghĩa là: STT Từ 1 Seiri (Sàng lọc) 2 Seiton (Sắp xếp) 3 Seiso (Sạch sẽ) 4 Seiketsu (Săn sóc) 5 Shitsuke (Sẵn sàng) Bảng 1.2. Nguyên tắc 5S của Nhật Bản (Nguồn: Internet)
1.4.5. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của văn phịng
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một q trình và có sự gắn kết giữa các yếu tố, tuy nhiên ngoài yếu tố về con người, cơ sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật đến quy trình nghiệp vụ khoa học hợp lý thì cần có sự kết hợp của CNTT. Việc ứng dụng CNTT vào q trình hiện đại hóa văn phòng sẽ là bậc thang giúp cho CBNV hồn thành tốt hơn cơng việc văn phịng mà mình đảm nhận.
Mặc dù ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng là một việc đáng trân trọng, đáng vui mừng và tự hào; tuy nhiên, để quy trình hiện đại hóa văn phịng được hài hịa, phù hợp và khả thi thì bắt buộc người làm cơng tác văn phịng phải có đầy đủ năng lực để giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Đáp ứng yêu cầu phát triển của xã hội, việc đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng cũng như trong hoạt động cơ quan, tổ chức là yêu cầu cấp thiết hiện nay.
Bên cạnh đó, việc đầu tư mua sắm trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng phải đồng bộ, phù hợp; đồng thời phải đào tạo, trang bị các kiến thức, kỹ năng cho các CBNV để từ đó họ có thể ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào quá trình hoạt động để có thể phát huy tối đa hiệu quả của các trang thiết bị đó và giảm thiểu tối đa sức lao động của con người.
1.5. Các nhân tố ảnh hƣởng tới hiện đại hóa cơng tác văn phịng
một nhân tố. Cơng tác hiện đại hóa văn phịng cũng vậy, cơng tác này chịu ảnh hưởng bởi hai nhân tố, đó là:
1.5.1. Nhân tố bên ngồi
1.5.1.1. Điều kiện chính trị, pháp lý
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng cần chú trọng đến điều kiện chính trị pháp lý, bởi: Việc hiện đại hóa văn phịng cũng phải nằm trong khn khổ mà pháp luật cho phép.
1.5.1.2. Điều kiện tự nhiên
Các yếu tố địa lý, khí hậu, các nguồn tài nguyên thiên nhiên,...có ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện hiện đại hóa cơng tác văn phịng, bởi: nếu điều kiện tự nhiên thuận lợi việc lựa chọn địa điểm cơ quan, mua sắm trang thiết bị cũng thuận lợi, dễ dàng hơn và ngược lại.
1.5.1.3. Điều kiện kinh tế
Điều kiện kinh tế có ảnh hưởng khá rõ rệt đến cơng tác hiện đại hóa văn phịng bởi: thực tế đã chứng minh kinh tế phát triển thì nền văn hóa, nhu cầu ăn mặc của con người cũng có tính thẩm mỹ cao hơn và đương nhiên cơng tác văn phòng cũng nên phát triển theo hướng hiện đại hóa.
1.5.1.4. Điều kiện xã hội
Điều kiện xã hội chính là các yếu tố về trình độ, quan niệm, truyền thống, đạo đức, tình hình trật tự an ninh,....Những yếu tố này có ảnh hưởng phần nào tới việc xây dựng nếp sống văn hóa cơng sở, xây dựng nội dung và nhiệm vụ cơng tác văn phịng hiện đại.
1.5.1.5. Khoa học kỹ thuật
Khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển mạnh mẽ như vũ bão. Do đó, CNTT đã làm thay đổi căn bản nội dung, hình thức và các phương pháp nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.
1.5.2. Nhân tố bên trong
Nhân tố bên trong khá phong phú và đa dạng, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của văn phòng. Cụ thể:
1.5.2.1. Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị
Cơ quan có quy mơ lớn đồng nghĩa với việc quản lý sẽ vất vả hơn bởi có nhiều bộ phận, nhiều công việc phức tạp và lĩnh vực hoạt động rộng hơn. Cơ cấu tổ chức cũng phức tạp hơn, ảnh hưởng đến nội dung và nhiệm vụ của văn phòng hiện đại. Chính vì vậy, cơ quan cần chú trọng hơn về yếu tố này.
1.5.2.2. Yếu tố con người
Con người là trung tâm của hoạt động văn phịng, vì vậy mọi hoạt động dù là trực tiếp hay gián tiếp đều phải thơng qua con người. Với những nhân sự có trình độ, có năng lực thì cơng việc dù có địi hỏi cao, khắt khe đi nữa thì họ cũng sẽ vẫn làm tốt công việc mà họ đảm nhận và ngược lại. Thời đại 4.0 - thời đại của công nghệ thơng tin đã bao phủ khắp mọi nơi, vì vậy, con người không thể lúc nào cũng dậm chân tại chỗ mà phải “chạy”, phải cố gắng nâng cao năng lực để khẳng định được vị trí của mình trong cơng việc.
1.5.2.3. Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị
Những quy định này được xem là căn cứ để toàn thể CBNV thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
1.5.2.4. Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tình trạng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật không chỉ phục vụ cho cơng tác văn phịng với các nghiệp vụ khác mà cịn tạo mơi trường làm việc thoải mái, gần gũi, thư giãn hơn cho CBNV. Các thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại sẽ góp phần giảm thiểu sức lao động cho người lao động, nâng cao năng suất làm việc.
* Tiểu kết
Trong chương 1, tác giả đã khái qt hóa hệ thống cơ sở lý luận về cơng tác văn phòng và hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Tác giả đã trình bày các khái niệm về văn phịng, cơng tác văn phịng và lựa chọn cách hiểu duy nhất về các khải niệm này. Qua đó làm sáng tỏ được khái niệm về hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Trên cơ sở trình bày các khái niệm tác giả đã trình bày các nội dung của hiện đại hóa cơng tác văn phịng bao gồm: Chủ trương chính sách hiện đại hóa cơng tác văn phịng; đội ngũ nhân sự; kỹ năng nghiệp vụ văn phòng; cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của
văn phịng. Đồng thời, tác giả trình bày ngun tắc, yêu cầu và những nhân tố ảnh hưởng tới hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Các vấn đề đã được đề cập ở chương 1 làm cơ sở cho việc khảo sát thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông mà tác giả sẽ trình bày ở chương 2.
CHƢƠNG 2.
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN
2.1. Khái qt chung về Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn