Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Các cuộc họp tổ chức trong Bộ thường là: họp thường kỳ hằng tháng, họp giao ban, họp hội ý, họp giải quyết các cơng việc, họp phổ biến… Phịng Hành chính – Tổng hợp có trách nhiệm thực hiện cơng tác chuẩn bị, hậu cần và hỗ trợ từ giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn đang diễn ra cuộc họp cho đến giai đoạn kết thúc cuộc họp.
Về công tác chuẩn bị tài liệu họp, CBNV trong văn phịng có trách nhiệm chuẩn bị các tài liệu phục vụ cuộc họp. Nhân viên Lễ tân – hành chính có trách nhiệm đón tiếp Lãnh đạo và khách mời, chuẩn bị địa điểm, nước uống, hoa quả,... phục vụ cuộc họp. Nhân viên quản lý tài sản có trách nhiệm chuẩn bị hệ thống máy móc, âm thanh, ánh sáng phục vụ tốt cho cuộc họp.
Trong quá trình tiến hành các cuộc họp, Trưởng phòng HCTH giao cho nhân viên trong phịng có trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp cũng như ghi chép lại các nội dung, ý kiến mà các lãnh đạo và các phòng ban phát biểu, đồng thời cử nhân viên túc trực tại cuộc họp để đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật đạt hiệu quả tốt nhất và giải quyết các tình huống phát sinh nếu có.
Khi kết thúc cuộc họp, nhân viên phòng sẽ trực tiếp thu dọn và vệ sinh phòng họp để trả lại địa điểm họp đúng nguyên trạng.
2.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
một trong những yếu tố có thể xem là ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động cơng tác của Văn phịng. Việc quản lý và sử dụng TTB - CSVC được quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ.
Với các tài sản của Văn phòng sẽ do phòng Quản trị - Y tế phụ trách quản lý; tuy nhiên với các thiết bị điện tử phạm vi quản lý sẽ thuộc về Trung tâm CNTT. Qua quá trình khảo sát, tác giả đã thống kê được một số trang thiết bị của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:
STT Tên thiết bị 1 Bàn ghế làm việc 2 Máy tính cố định 3 Điều hòa 4 Máy photocopy 5 Máy scan 6 Máy fax 7 Tủ đựng tài liệu 8 Điện thoại cố định 9 Máy in 10 Máy chiếu
11 Máy chấm công vân tay
12 Bàn ghế họp, tiếp khách
13 Camera
Bảng 2.3. Bảng thống kê trang thiết bị của Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Phịng Lưu trữ)
Nhìn chung, TTB kỹ thuật của văn phịng Bộ được trang bị khá đầy đủ và trang bị phù hợp với nhu cầu sử dụng và đối tượng sử dụng. Các thiết bị khá hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế của Văn phòng Bộ [Xem phụ lục 03].
Với các phịng ban có hoạt động đặc thù đã được lắp đặt thêm máy photo riêng có tính năng tích hợp cả scan và in ấn. Bên cạnh đó, các phịng ban cũng được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cơng tác văn phịng như: bút, sổ, giấy A4, kéo, ghim, kẹp ghim, dao dọc giấy,....Khơng những vậy, ở
một số phịng ban cịn được trang bị thêm bàn tiếp khách, hệ thống điều hòa, quạt thơng gió, bình hoa, cây cảnh,...
Về khơng gian làm việc, Văn phịng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thơn nằm ở tịa nhà A2, địa chỉ số 2 Ngọc Hà – Ba Đình – Hà Nội. Tịa nhà nằm ở vị trí trung tâm nhìn thẳng từ cổng chính của Bộ. Tịa nhà gồm 3 tầng với 14 phòng làm việc và được phân chia theo từng khu vực.
Đối với phịng tiếp khách ln bố trí vị trí lễ tân trực để thể hiện được sự lịch sự khi khách đến và có thể thuận tiện cho việc tiếp nhận thơng tin. Trong phịng tiếp khách được bố trí, sắp xếp và trang bị đầy đủ bàn ghế, nước uống và điều hòa,... sang trọng, lịch thiệp để phục vụ khách đến trao đổi cơng việc [Xem
phụ lục 04].
Khối Văn phịng được bố trí riêng: phịng Kế tốn và Phịng Văn thư – Lưu trữ trang thiết bị văn phòng đều được lắp đặt tại mỗi phòng làm việc. Đặc biệt, tại Bộ được lắp đặt mạng lưới wifi miễn phí và tại sảnh chờ có máy tính bàn thuận tiện cho việc tra tìm thơng tin của khách được nhanh chóng hơn. Có thể thấy rằng, Bộ NN&PTNT khơng những quan tâm đến tồn thể CBNV mà cịn quan tâm tới khách. Khn viên của Bộ có rất nhiều cây xanh, con thú, lồi hoa và thác nước rất đẹp, sạch sẽ, thống mát tạo mơi trường làm việc thoải mái cho CBNV.
2.3.4.1. Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng
Việc mua sắm, sửa chữa và bổ sung trang thiết bị tại Bộ được thực hiện dựa trên đề xuất của Ban Lãnh đạo và dựa vào tình hình thực tế như: số lượng trang thiết bị hỏng hóc cần mua, số lượng CBNV sử dụng, nguồn kinh phí của cơ quan.
2.3.4.2. Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Bộ NN&PTNT quy định việc quản lý, theo dõi trang thiết bị văn phòng theo từng đối tượng cụ thể.
Đối với các tài sản cố định và máy móc thiết bị điện tử sẽ tiến hành dán tem và ghi thông tin của thiết bị, đây được coi là việc kiểm kê, theo dõi, đánh giá trang thiết bị một cách thủ công nhưng vẫn mang được hiệu quả công việc.
Không chỉ thực hiện việc dán tem, CBNV Phòng Quản trị - Y tế sẽ tiếp tục tiến hành ghi vào Sổ quản lý theo dõi tài sản để nắm bắt đầy đủ thơng tin, tình trạng của trang thiết bị văn phịng để có kế hoạch mua sắm, sửa chữa đồng bộ, để khơng bị động khi cần tới trang thiết bị đó. Mặc dù Bộ NN&PTNT có quan tâm tới cơng tác quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phịng tuy nhiên, cơng tác này vẫn chưa đảm bảo, chưa thực sự tốt; vì vậy, cần đề ra một số biện pháp để khắc phục tình trạng này. Qua quá trình khảo sát bằng phiếu khảo sát, tác giả nhận được thông tin như sau:
Hình 2.6. Tỷ lệ đánh giá mức độ của CBNV Văn phòng về CSVC – TTB tại Bộ phù hợp với công tác HĐHVP
(Nguồn: Tác giả khảo sát)
Như vậy, qua phiếu khảo sát, 75% CBNV trong Văn phòng Bộ đánh giá cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Bộ là phù hợp với cơng tác hiện đại hóa văn phịng; 7,5% là bình thường; cịn lại 10% là khơng phù hợp. Điều này chứng tỏ rằng, cơ sở vật chất, trang thiết bị cần được quan tâm, đầu tư hơn nữa.
2.3.4.3. Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
Dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo văn phòng Bộ việc thanh lý trang thiết bị kỹ thuật sẽ do Phòng Quản trị - Y tế và Phòng Tài vụ tiến hành kiểm tra. Hai đơn vị này sẽ phối hợp với nhau và đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế và
phần mềm quản lý để xác định giá trị tài sản, cuối cùng báo cáo tình hình thực tế với Chánh Văn phịng để làm thủ tục thanh lý.
Tóm lại, tại Bộ NN&PTNT cơ sở vật chất – trang thiết bị tương đối đầy đủ và khá hiện đại, đi liền với việc sử dụng CSVC – TTB kỹ thuật thì CBNV trong văn phòng phải chấp hành nghiêm túc quy định 5S. Quy định 5S được Bộ NN&PTNT dán ở cửa các phòng ban với mục đích tồn thể CBNV trong Bộ có thể ghi nhớ và thực hiện tốt quy định này.
Hình 2.7. Mơ hình cơng sở 5S tại Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Tác giả)
Một số CBNV sử dụng máy tính cá nhân phục vụ cơng việc cũng được Văn phịng Bộ đề xuất chính sách hỗ trợ chi phí hao mịn khi sử dụng cơng cụ cá nhân làm việc.
2.3.5. Ứng dụng công nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của văn phịng
Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn ngồi sử dụng tài liệu lữu trữ bằng hình thức thủ cơng đã ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của văn phịng như:
Thứ nhất, Bộ sử dụng phần mềm E-Office để phục vụ cho hoạt động quản
Hình 2.8. Giao diện hệ thống quản lý văn bản và điều hành
(Nguồn: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn) E-Office là giải pháp văn
phịng điện tử được EITSC xây dựng trên nền Web bao gồm các chức năng phục vụ việc quản lý điều hành công việc như: Quản lý văn bản, Quản lý công việc, Hồ sơ tài liệu, Lịch làm việc, Tin tức…Mỗi cán bộ nhân viên sẽ có một mật khẩu riêng để truy cập vào ứng dụng nội bộ này và họ có thể nắm bắt được các thơng tin từ Bộ, từ văn phịng.
Hình 2.9. Tính năng chính của ứng dụng E-Office
(Nguồn: Internet) Thứ hai, việc sử dụng chữ ký số trong cơng tác văn phịng giúp bảo mật,
tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời, sử dụng chữ ký số giúp điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu, cho phép nhiều người cùng ký trên một tài liệu. Ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn việc ứng dụng chữ ký số
giúp hoạt động hành chính điện tử đang được nâng tầm đẩy mạnh.
Thứ ba, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ứng dụng máy chấm
vân tay trong công tác quản lý nhân sự: Bộ NN&PTNT đã thực hiện việc chấm công bằng máy chấm vân tay. Đây là một việc làm đúng, phù hợp với tình hình hiện tại của Bộ và của tiến trình hiện đại hóa đất nước. Việc sử dụng máy chấm công bằng vân tay tại Bộ đã bước đầu mang lại hiệu quả cho công tác quản lý nhân sự, giảm thiểu tối đa thời gian và cơng sức cho việc phải đến từng phịng ban điểm danh số lượng nhân sự đi làm, góp phần nâng cao cơng tác tự kỷ luật, kỷ cương hành chính.
Qua q trình thực tập và tìm hiểu về tình trạng sử dụng máy chấm công bằng vân tay tác giả nhận thấy hầu hết CBNV văn phòng đều thực hiện chấm vân tay vào lúc trước 8h sáng và 17h chiều các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ sáu. Công tác này nhận được khá nhiều sự đồng tình và hứng khởi của CBNV; tuy nhiên, cũng có khơng ít CBNV cịn phàn nàn và cảm thấy chưa hài lòng về việc Bộ ứng dụng phần mềm này vào công tác quản lý nhân sự, bởi: mất thời gian cho việc xếp hàng đợi chấm công bằng vân tay cả lúc đến làm và lúc tan làm, đôi khi máy chấm vân tay không nhận được vân tay, máy báo lỗi do vân tay của nhân sự bị mờ hoặc dính nước nên máy khơng nhận ảnh hưởng tới việc tính cơng của nhân sự.
Hình 2.10. Máy chấm cơng bằng vân tay
Thứ tư, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức các cuộc họp
trực tuyến từ xa giúp các CBNV giao tiếp với nhau mà khơng có sự cản trở nào dù có vị trí địa lý cách xa nhau hàng nhìn cây số hay đang cách ly. Việc họp trực tuyến mang lại lợi ích cho tất cả các phịng ban, đơn vị với mục đích phục vụ các cuộc họp và đưa ra những thơng báo, chỉ đạo, quyết định nhanh chóng và kịp thời.
Nhìn chung, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thôn đã ứng dụng cơng nghệ thơng tin hữu ích phục vụ cho hoạt động của văn phòng, nhất là việc ứng dụng quản lý khối lượng lớn hệ thống văn bản đi – đến của Bộ.
2.4. Đánh giá chung về hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn
2.4.1. Ƣu điểm
Qua quá trình khảo sát và trực tiếp thực tập tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tác giả nhận thấy rằng, Bộ NN&PTNT đã đạt được khá nhiều điểm tích cực về cơng tác hiện đại hóa văn phịng, nhất là việc ứng dụng CNTT. Qua đó đã cho tác giả có cái nhìn tồn diện hơn về Bộ Nơng nghiệp – một Bộ với tên gọi là Nông nghiệp nhưng thực chất lại rất cơng nghiệp hóa trong cơng tác văn phịng, cơng tác quản lý, cụ thể:
2.4.1.1. Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phịng khá quan tâm đến hiện đại hóa cơng tác văn phòng:
+ Ban hành một số văn bản chỉ đạo, quyết định về việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng, nhất là việc ứng dụng CNTT. Đồng thời đề xuất lên cấp trên về việc Văn phòng Bộ mong muốn được đẩy nhanh tiến độ hiện đại hóa cơng tác văn phịng và mong muốn Ban Lãnh đạo,cấp trên xem xét có chính sách hỗ trợ.
+ Ban Lãnh đạo đã trực tiếp xây dựng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cơng chức, viên chức.
+ Có kế hoạch triển khai dịch vụ công trực tuyến khá thành công và thực hiện triển khai Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN với nhiều chuyển biến tích cực.
2.4.1.2. Cơng tác quản lý nhân sự
Nhìn chung, bộ máy văn phịng, các bộ phận, phòng ban và nhân sự được bố trí, sắp xếp phù hợp, tổ chức đúng với quy định của Nhà nước và của Bộ, tương thích với năng lực của nhân sự với từng vị trí việc làm góp phần mang tính ổn định, nâng cao hiêụ quả công việc và giúp nhân sự làm chủ được công tác hiện đại hóa văn phịng.
+ Chất lượng nhân sự làm cơng tác Văn phịng trong Văn phịng Bộ đã và đang từng ngày đảm bảo đầy đủ ba yếu tố: trình độ chun mơn, phẩm chất và năng lực cơng tác. Chính vì vậy, nhân sự đã đóng góp tích cực và làm chủ cơng cuộc đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
+Các CBNV thường xuyên sự trao đổi, hỗ trợ nhau trong cơng việc;
+ Bộ NN&PTNT có cái nhìn mới về việc tuyển dụng và đánh giá nhân sự: xem hiệu quả công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá cán bộ. Chứ Bộ khơng chỉ nhìn vào bằng cấp đề đánh giá.
Như vậy, Bộ NN&PTNT có nhận thức, phương thức quản lý và đào tạo nhân sự khá phù hợp với tình hình của Bộ, của quá trình hội nhập hóa. Đây là điều đáng vui mừng, đáng học hỏi.
2.4.1.3. Công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phịng
- Cơng tác xây dựng và triển khai thực hiện chƣơng trình, kế hoạch
cơng tác:
+ Việc xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác được Văn phịng Bộ thực hiện đúng hạn, đầy đủ thơng tin. Khơng những vậy, Văn phịng Bộ cịn thường xun cập nhật thông tin lên các phương tiện công cộng để đảm bảo cung cấp đầy đủ chương trình, kế hoạch cơng tác.
- Công tác văn thƣ:
Công tác văn thư tại Bộ NN&PTNT ngày càng thực hiện chuyên nghiệp; trong đó, việc ứng dụng phiếu trình điện tử đã mang lại một bước đột phá mới đối với với cơng tác quản lý phiếu trình và giải quyết cơng việc. Có thể nói, nhờ ứng dụng CNTT mà cụ thể là sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, công tác văn thư đã có bước tiến mới so với cơng tác văn thư thực hiện
theo phương thức thủ công.
+ Phần mềm quản lý văn bản có kết nối liên thơng với các Bộ,
ngành,...bằng trục liên thơng của Chính phủ. Tồn bộ văn bản đến và đi đều dược scan và cập nhật trên hệ thống, đồng thời được chuyển giao trên mơi trường mạng. Đây là tính năng ưu việt của phần mềm và đã đóng góp tích cực vào cơng tác hiện đại hóa văn phịng của Bộ.
+ So với cách làm thủ cơng như trước thì hiện tại cơng tác văn thư có ứng dụng phần mềm đã rút ngắn rất nhiều thời gian và khoảng cách địa lý để các cá nhân, đơn vị có thể tiếp cận văn bản thơng qua file mềm.
- Công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ đã được Phòng Lưu trữ thuộc trách nhiệm của Văn phòng Bộ và được CNBV trong Văn phòng thực hiện khá tốt. Cụ thể:
+Văn phịng Bộ có chính sách quan tâm tới cơng tác chỉnh lý tài liệu vì