Hình 2.10 Máy chấm công bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
3.2. Các nhóm giải pháp
3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ
+Thứ nhất, cần xây dựng các phần mềm lập hồ sơ điện tử. Hiện tại Bộ
+Thứ hai, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử. +Thứ ba, tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử.
Trang thiết bị được coi là trợ thủ đắc lực của cơng tác văn phịng. Trang thiết bị phù hợp, đồng bộ sẽ đem lại hiệu quả tốt cho hoạt động của văn phòng và ngược lại. Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho cơng tác văn phịng; tuy nhiên, để lựa chọn được trang thiết bị văn phòng phù hợp cho cơ quan cần dựa vào các tiêu chí:
+ Đối tượng sử dụng: Mua trang thiết bị văn phòng cần phù hợp với người sử dụng nhất là vị trí cơng việc mà họ đang làm;
+ Nguồn kinh phí: Trang thiết bị văn phịng khi mua cần phù hợp với điều kiện kinh tế của cơ quan, phải tiết kiệm, tuy nhiên, cần phải lựa chọn sản phẩm phù hợp với đối tượng sử dụng, phải kiểm tra thử trước khi mua để đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và biết cách sửa chữa khi xảy ra sự cố.
+ Bảo mật: Trang thiết bị sử dụng phải được bảo mật tuyệt đối, một số thiết bị nên có chức năng bảo mật thơng tin như: máy tính,.. .
+Hiện đại: CBNV Văn phịng cần tham mưu cho Lãnh đạo về việc mua TTB văn phòng. Văn phòng hiện đại là văn phịng có đầy đủ trang thiết bị có tính năng tích hợp. Do vậy, CBNV cần tham mưu cho Lãnh đạo về việc lựa chọn các thiết bị có tính năng tích hợp như: máy scan có thêm chức năng photocopy và fax, photocopy tích hợp in màu....
Cơng nghệ thơng tin đang được ứng dụng một cách sâu rộng trong lĩnh vực quản lý hành chính của các cơ quan nhà nước. Qua quá trình thực tập tại Bộ NN&PTNT tác giả thấy rằng: Trên cơ sở tiếp thu những ý kiến đóng góp của các cán bộ cơng chức của các đơn vị, nhằm khắc phục những nhược điểm, bất cập của phần mềm Văn phòng Bộ đã triển khai xây dựng và sử dụng phiên bản mới của phần mềm văn phòng điện tử , hoạt động trên nền tảng Sharepoint 2015. Đồng thời, nên số hóa tài liệu lưu trữ để giảm bớt khối lượng kho lưu trữ, phần mềm tiện ích và nhỏ gọn hơn. Hơn nữa, dễ dàng sử dụng, tìm kiếm tài liệu.