2.2. Khái quát chung về Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triểnnông nghiệp nông nghiệp
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ được ban hành tại Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNN ngày 20 tháng 3 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:
Chức năng:
- Cũng giống như văn phòng, Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNN cũng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Văn phòng Bộ tham mưu tổng hợp về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ, đồng thời, người làm cơng tác văn phịng phải tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan về việc thực hiện chương trình.
- Văn phịng Bộ NN&PTNT có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Để thực hiện những chức năng nói trên, Văn phịng Bộ thực hiện những nhiệm vụ cụ theo các nhóm sau:
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác tham mƣu
+Xây dựng chương trình, lịch làm việc của lãnh đạo Bộ;
+Tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt
động của Bộ, đơn đốc và thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác;
+ Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác của Bộ; theo dõi, đơn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được ban hành.
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác tổng hợp, thi đua khen thƣởng, truyền
thông
+ Lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện cơng tác của Bộ;
+Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản;
ban hành thông báo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo Bộ với các cơ quan, địa phương khác (khi có yêu cầu của lãnh đạo Bộ);
+ Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác của cơ quan đơn vị. Văn phòng Bộ là đầu mối tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan và các đơn vị để điều phối, đơn đốc thực hiện. Mặt khác, Văn phịng Bộ trực tiếp xây dựng
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó;
+Theo dõi, đánh giá, phân loại công chức hằng tháng, năm theo quy định;
+Công tác thi đua khen thưởng;
+Công tác truyền thông; lưu trữ và quản lý các nguồn thơng tin chính
thức để đại diện cho lãnh đạo Bộ đưa ra những phát ngơn chính thức với truyền thơng, báo chí. Theo sự phân cơng của Bộ trưởng, Văn phịng là đầu mối cung cấp thơng tin cho truyền thơng đại chúng, báo chí, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Nhóm nhiệm vụ về hiện đại hóa hành chính, kiểm sốt thủ tục hành
chính
+ Tiếp nhận, thẩm tra thủ tục ban hành, thể thức văn bản, các hồ sơ trình lãnh đạo Bộ;
+Ứng dụng Công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng;
+Áp dụng hệ thống quản lí chất lượng ISO vào hoạt động quản lí;
+Điều hành bộ phận một cửa, một cửa liên thơng;
+Kiểm sốt thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ;
- Nhóm nhiệm vụ về hoạt động đảm bảo thông tin
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;
+ Truyền đạt thông tin quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định quản lí được lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
+ Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Bộ. Các nguồn thông tin đầu vào, đầu ra, thông tin phản hồi, thông tin quản
lí đều được Văn phịng kiểm sốt và tổ chức đảm bảo thơng tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để phục vụ cho hoạt động quản lí của lãnh đạo Bộ;
+ Theo dõi, đôn đốc việc thi hành làm đầu mối quan hệ công tác với các Bộ, ngành, trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo phân cơng.
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
+Thực hiện các nhiệm vụ giúp việc cho Bộ trưởng, Thứ trưởng (gọi
chung là lãnh đạo Bộ);
+Quản lí và tổ chức hội họp;
+Thực hiện cơng tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ các đồn cơng tác của Bộ;
+ Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo Bộ duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác;
+ Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, cơng chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ, công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ; thực hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng
+ Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và cơ quan Bộ. Thông qua công việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phịng;
+Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan;
+Tổ chức cơng tác phịng chống lụt bão, phòng chống cháy nổ, đảm bảo
an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động;
+Quản lí cơng tác tài chính, kế tốn trong Văn phịng; lập kế hoạch dự 34
tốn kinh phí hoạt động hàng năm;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Vào ngày 20 tháng 3 năm 2017, Bộ trưởng Bộ NN&PTNTN đã ban hành Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ, trong đó có ban hành khá cụ thể và chi tiết về từng vị trí cơng việc/ cấp bậc trong cơ quan như sau:
- Lãnh đạo Văn phòng Bộ: Bao gồm Chánh Văn phịng Bộ và các Phó Chánh Văn phịng Bộ;
- Các tổ chức chun mơn, nghiệp vụ:
1 Phịng Hành chính 2 Phòng Tổng hợp
3 Phòng Văn thư – Lưu trữ 4 Phịng Truyền thơng 5 Đồn xe
- Đơn vị sự nghiệp cơng lập: Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp;
- Phịng có lãnh đạo là Trưởng phịng và Phó Trưởng phịng;
- Trung tâm có Giám đốc, Phó Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ và quy định của pháp luật.
2.3. Tình hình hiện đại hóa cơng tác Văn phịng của Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn hiện nay
2.3.1. Chủ trƣơng chính sách hiện đại hóa cơng tác văn phịng
Bộ NN&PTNN đã nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hóa các q trình thực hiện nhiệm vụ của văn phịng như:
- Ban hành các quy chế về tổ chức bộ máy, nhân sự, quy trình hoạt động, điều hành, cơng tác tổng hợp, văn thư - lưu trữ và quản trị,....Ví dụ: ngày 13 tháng 4 năm 2022 Bộ NNPTNT đã ban hành Quyết định số 1303/QĐ-BNN- TCLN về việc cơng bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực lâm nghiệp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ NN&PTNT; ngày 27 tháng 4 năm 2022 Bộ NN&PTNT đã ban hành Quyết định số 1531/QĐ -BNN-PC Ban hành Quy chế hoạt động của Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật của Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Xây dựng bộ tiêu chuẩn về Quy trình cơng tác. Ví dụ: ngày 06 tháng 4 năm 2022 Bộ NN&PTNT đã ban hành Quyết định số 1303/QĐ-BNN-TCL về việc cơng bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Lâm nghiệp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Bộ Nông nghiệp và PTNT đào tạo chuyển đổi áp dụng TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của văn phịng, chuẩn hóa và cơng khai hóa trong giải quyết cơng việc phục vụ lãnh đạo và toàn cơ quan. Trong hai ngày 29 và 30/5/2018, Bộ Nông nghiệp và PTNT phối hợp với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng (Trung tâm Quacert) tổ chức khóa đào tạo chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng từ TCVN ISO 9001:2008 sang TCVN ISO 9001:2015 cho đại diện cán bộ đầu mối ISO của các đơn vị thuộc Bộ.
Khóa đào tạo nhằm cung cấp kiến thức chung về TCVN ISO 9001:2015, từ đó nhận biết sự khác biệt giữa ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015. Thơng qua khóa đào tạo, các cán bộ, cơng chức là đầu mối ISO tại các đơn vị nắm rõ được nội dung, trình tự các bước thực hiện chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 để áp dụng chuyển đổi tại cơ quan, đơn vị mình và định kỳ thực hiện cơng tác duy trì, cải tiếp áp dụng TCVN ISO 9001:2015 trong thời gian tiếp theo. Có thể thấy Bộ NN&PTNT đã rất chú trọng đến cơng tác hiện đại hóa văn phịng. Bộ đã đề ra chủ trương chính sách khá cụ thể và rõ ràng.