Hình 2.10 Máy chấm công bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
3.2. Các nhóm giải pháp
3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế
+ Thứ nhất, Ban Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Văn phịng cần nhìn nhận rõ
hơn về vai trị của cơng tác hiện đại hóa văn phịng. Cần xây dựng và ban hành các quyết định liên quan đến việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng như: Quy định về việc ứng dụng CNTT phần mềm vào các nghiệp vụ văn phịng; đồng
thời, cần nghiêm túc rà sốt và hồn thiện hệ thống văn bản để làm cơ sở pháp lý cho việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
+ Thứ hai, phổ biến các quyết định, văn bản ban hành và tích cực
tun
truyền cho tồn thể CBNV trong Bộ về vai trị, ý nghĩa của cơng tác hiện đại hóa văn phịng giúp họ có nhận thức đúng đắn về cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
+ Thứ ba, xây dựng các quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản và
đặc biệt là lập hồ sơ điện tử.
+Thứ tư, Ban Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa về cơng tác văn phịng,
lên
kế hoạch tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng như: ứng dụng các phần mềm vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến công tác,...Với mục đích nâng cao kiến thức và kỹ năng cho cán bộ nhân viên trong văn phòng Bộ. Đặc biệt, cần tổ chức các lớp học bồi dưỡng riêng cụ thể về ứng dụng CNTT và phần mềm điện tử để CBNV có thể sử dụng thành thạo trong q trình thực hiện cơng việc và đẩy mạnh việc phổ biến văn bản điện tử, giảm bớt số lượng giấy tờ và tài liệu trong Bộ, hướng tới mơ hình “văn phịng khơng giấy”.
+ Thứ năm, CBNV cần chịu khó học hỏi, nâng cao năng lực vào việc ứng
dụng hệ thống quản lý ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, ISO 9001:2015 - đây thực chất là một phương pháp quản lý nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính ứng với từng cơng việc theo trình tự nhất định đã được quy định tại nhiều văn bản quy phạm pháp luật và quy định, quy chế trong cơ quan. Nhìn chung, ISO 9001:2015 được áp dụng vào thực tiễn góp phần hiện đại hóa cơng tác văn phịng bởi có quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý.
Thứ sáu, có kế hoạch, thanh tra, kiểm tra, giám sát thủ tục hành chính.
Đồng thời, có quy chế khoa học, phù hợp, khả thi về việc CBNV thực hiện nghiêm túc kỷ luật, kỷ cương hành chính trong thực thi cơng vụ.