Hình 2.10 Máy chấm công bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
2.2. Khái quát chung về Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng nghiệp
nông nghiệp
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ được ban hành tại Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB của Bộ trưởng Bộ NN&PTNN ngày 20 tháng 3 năm 2017 về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ như sau:
Chức năng:
- Cũng giống như văn phòng, Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ NN&PTNN cũng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Văn phòng Bộ tham mưu tổng hợp về việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác và phục vụ hoạt động của Bộ, đồng thời, người làm công tác văn phịng phải tổng hợp, theo dõi, đơn đốc các tổ chức, cơ quan về việc thực hiện chương trình.
- Văn phịng Bộ NN&PTNT có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
Để thực hiện những chức năng nói trên, Văn phòng Bộ thực hiện những nhiệm vụ cụ theo các nhóm sau:
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác tham mƣu
+Xây dựng chương trình, lịch làm việc của lãnh đạo Bộ;
+Tham mưu cho lãnh đạo Bộ trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt
động của Bộ, đơn đốc và thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác;
+ Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành quy chế làm việc và các quy định nội bộ khác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được ban hành.
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác tổng hợp, thi đua khen thƣởng, truyền
thông
+ Lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện cơng tác của Bộ;
+Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản;
ban hành thơng báo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của lãnh đạo Bộ với các cơ quan, địa phương khác (khi có yêu cầu của lãnh đạo Bộ);
+ Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác của cơ quan đơn vị. Văn phòng Bộ là đầu mối tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan và các đơn vị để điều phối, đơn đốc thực hiện. Mặt khác, Văn phịng Bộ trực tiếp xây dựng
chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần của ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó;
+Theo dõi, đánh giá, phân loại công chức hằng tháng, năm theo quy định;
+Công tác thi đua khen thưởng;
+Công tác truyền thông; lưu trữ và quản lý các nguồn thơng tin chính
thức để đại diện cho lãnh đạo Bộ đưa ra những phát ngơn chính thức với truyền thơng, báo chí. Theo sự phân cơng của Bộ trưởng, Văn phịng là đầu mối cung cấp thông tin cho truyền thơng đại chúng, báo chí, các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Nhóm nhiệm vụ về hiện đại hóa hành chính, kiểm sốt thủ tục hành
chính
+ Tiếp nhận, thẩm tra thủ tục ban hành, thể thức văn bản, các hồ sơ trình lãnh đạo Bộ;
+Ứng dụng Công nghệ thơng tin trong cơng tác văn phịng;
+Áp dụng hệ thống quản lí chất lượng ISO vào hoạt động quản lí;
+Điều hành bộ phận một cửa, một cửa liên thơng;
+Kiểm sốt thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ;
- Nhóm nhiệm vụ về hoạt động đảm bảo thông tin
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ;
+ Truyền đạt thông tin quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định quản lí được lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
+ Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của lãnh đạo Bộ. Các nguồn thông tin đầu vào, đầu ra, thơng tin phản hồi, thơng tin quản
lí đều được Văn phịng kiểm sốt và tổ chức đảm bảo thơng tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để phục vụ cho hoạt động quản lí của lãnh đạo Bộ;
+ Theo dõi, đôn đốc việc thi hành làm đầu mối quan hệ công tác với các Bộ, ngành, trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo phân cơng.
- Nhóm nhiệm vụ về cơng tác giúp việc và đảm bảo hậu cần:
+Thực hiện các nhiệm vụ giúp việc cho Bộ trưởng, Thứ trưởng (gọi
chung là lãnh đạo Bộ);
+Quản lí và tổ chức hội họp;
+Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ các đồn cơng tác của Bộ;
+ Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo Bộ duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chuẩn bị các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi như: các tài liệu phục vụ chuyến đi, nơi ăn ở, phương tiện đi lại, kinh phí và một số yếu tố khác;
+ Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, cơng chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ, công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ; thực hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ trưởng
+ Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và cơ quan Bộ. Thông qua công việc lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phịng;
+Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan;
+Tổ chức cơng tác phịng chống lụt bão, phịng chống cháy nổ, đảm bảo
an ninh, an tồn, trật tự, vệ sinh lao động; bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, cơng chức, viên chức người lao động;
+Quản lí cơng tác tài chính, kế tốn trong Văn phịng; lập kế hoạch dự 34
tốn kinh phí hoạt động hàng năm;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Vào ngày 20 tháng 3 năm 2017, Bộ trưởng Bộ NN&PTNTN đã ban hành Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ, trong đó có ban hành khá cụ thể và chi tiết về từng vị trí cơng việc/ cấp bậc trong cơ quan như sau:
- Lãnh đạo Văn phòng Bộ: Bao gồm Chánh Văn phịng Bộ và các Phó Chánh Văn phịng Bộ;
- Các tổ chức chun mơn, nghiệp vụ:
1 Phịng Hành chính 2 Phịng Tổng hợp
3 Phịng Văn thư – Lưu trữ 4 Phịng Truyền thơng 5 Đồn xe
- Đơn vị sự nghiệp công lập: Trung tâm Dịch vụ thương mại nơng nghiệp;
- Phịng có lãnh đạo là Trưởng phịng và Phó Trưởng phịng;
- Trung tâm có Giám đốc, Phó Giám đốc được bổ nhiệm, miễn nhiệm theo phân cấp quản lý cán bộ của Bộ và quy định của pháp luật.
2.3. Tình hình hiện đại hóa cơng tác Văn phịng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn hiện nay
2.3.1. Chủ trƣơng chính sách hiện đại hóa cơng tác văn phịng
Bộ NN&PTNN đã nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hóa các q trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng như:
- Ban hành các quy chế về tổ chức bộ máy, nhân sự, quy trình hoạt động, điều hành, cơng tác tổng hợp, văn thư - lưu trữ và quản trị,....Ví dụ: ngày 13 tháng 4 năm 2022 Bộ NNPTNT đã ban hành Quyết định số 1303/QĐ-BNN- TCLN về việc cơng bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực lâm nghiệp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ NN&PTNT; ngày 27 tháng 4 năm 2022 Bộ NN&PTNT đã ban hành Quyết định số 1531/QĐ -BNN-PC Ban hành Quy chế hoạt động của Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật của Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Xây dựng bộ tiêu chuẩn về Quy trình cơng tác. Ví dụ: ngày 06 tháng 4 năm 2022 Bộ NN&PTNT đã ban hành Quyết định số 1303/QĐ-BNN-TCL về việc cơng bố thủ tục hành chính sửa đổi, bổ sung lĩnh vực Lâm nghiệp thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Bộ Nông nghiệp và PTNT đào tạo chuyển đổi áp dụng TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của văn phịng, chuẩn hóa và cơng khai hóa trong giải quyết cơng việc phục vụ lãnh đạo và toàn cơ quan. Trong hai ngày 29 và 30/5/2018, Bộ Nông nghiệp và PTNT phối hợp với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng (Trung tâm Quacert) tổ chức khóa đào tạo chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng từ TCVN ISO 9001:2008 sang TCVN ISO 9001:2015 cho đại diện cán bộ đầu mối ISO của các đơn vị thuộc Bộ.
Khóa đào tạo nhằm cung cấp kiến thức chung về TCVN ISO 9001:2015, từ đó nhận biết sự khác biệt giữa ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015. Thơng qua khóa đào tạo, các cán bộ, cơng chức là đầu mối ISO tại các đơn vị nắm rõ được nội dung, trình tự các bước thực hiện chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 để áp dụng chuyển đổi tại cơ quan, đơn vị mình và định kỳ thực hiện cơng tác duy trì, cải tiếp áp dụng TCVN ISO 9001:2015 trong thời gian tiếp theo. Có thể thấy Bộ NN&PTNT đã rất chú trọng đến cơng tác hiện đại hóa văn phịng. Bộ đã đề ra chủ trương chính sách khá cụ thể và rõ ràng.
Hình 2.3. CBNV Bộ NN&PTNT tập huấn ISO 9001:2015
(Nguồn: Internet)
2.3.2. Đội ngũ nhân sự
Theo Chủ tịch Hồ Chí Minh: “cán bộ là cái gốc của mọi công việc”. Như vậy, con người chính là yếu tố cần thiết nhất, liên quan đến sự phát triển của cơ quan. Đây là yếu tố liên quan trực tiếp đến việc quyết định vận mệnh của cơ quan, tổ chức.
2.3.2.1. Tình hình đội ngũ nhân sự trong văn phịng
Quản lý đầy đủ thơng tin nhân sự, chuẩn xác và kịp thời chính là quản lý nhân sự tốt. Nếu những năm trước, Văn phòng Bộ cần bổ sung nhân sự gấp thì từ năm 2022 đội ngũ nhân sự trong văn phòng Bộ đã cải thiện về số lượng và chất lượng; đồng thời, bộ máy tổ chức hành chính của Văn phịng Bộ được sắp xếp căn cứ vào khối lượng và mức độ của công việc đã phần nào đáp ứng nhu cầu phát triển của Bộ.
Mỗi vị trí trong Văn phịng Bộ lại đảm nhiệm từng công việc khác nhau, theo lĩnh vực chuyên môn nhất định và được căn cứ dựa vào các văn bản đã được ban hành. Ví dụ: Thơng báo số 700/TB-VP về việc phân cơng nhiệm vụ Lãnh đạo Văn phòng Bộ ngày 26 tháng 11 năm 2021.
Thứ nhất, đối với Chánh văn phịng – Phó Chánh Văn phịng Bộ: +Chánh Văn phòng Bộ: Chánh Văn phòng sẽ trực tiếp điều hành và
chịu
trách nhiệm trước Bộ và là người quy định nhiệm vụ cho các phòng ban, cá nhân khác.
+Phó Chánh Văn phịng Bộ: Phó Chánh Văn phịng là người chỉ đạo một số
mặt cơng tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ và trước pháp luật.
Thứ 2, đối với Trưởng phịng – Phó Trưởng phịng:
Chịu tồn bộ các hoạt động hành chính, đảm bảo cơ sở hạ tầng và xây dựng quy chế, quy định, quy trình, kế hoạch, nội quy hành chính. Ngồi ra, Trưởng phòng cũng chịu trách nhiệm giám sát, đánh giá việc thực hiện kế hoạch của toàn bộ nhân viên trong phịng và xây dựng, duy trì, phát triển các mối quan hệ với chính quyền địa phương và các cơ quan cơng quyền.
Thứ 3, đối với nhân viên Hành chính:
nhanh; mua sắm tài sản và chịu trách nhiệm về các cơng việc hành chính khác.
Thứ 4, đối với nhân viên Văn thư:
Nhân viên văn thư sẽ là người trực tiếp soạn thảo và ban hành văn bản; đồng thời là người quản lý và sử dụng con dấu.
Thứ 5, đối với nhân viên Lưu trữ:
Chịu trách nhiệm lưu trữ, sắp xếp và bảo quản tất cả các văn bản, hồ sơ giấy tờ và tài liệu liên quan đến quá trình hình thành và phát triển của Bộ.
Thứ 6, đối với nhân viên Quản lý tài sản:
Nhân viên Quản lý tài sản là người thực hiện các chỉ đạo của cấp trên về việc đảm bảo cơ sở hạ tầng, đề xuất các phương án đảm bảo cơ sở hạ tầng và mơi trường làm việc đươc an tồn, sạch sẽ và khoa học; đồng thời nhân viên Quản lý tài sản sẽ phải chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tài sản và văn phòng phẩm.
Thứ 7, đối với nhân viên Lễ tân – hành chính:
Thực hiện cơng việc lễ tân, tổng đài, chuyển phát thư từ, tiếp khách và quản lý người ra vào trong Bộ.
Thứ 8, đối với nhân viên Tạp vụ:
Đảm bảo vệ sinh và phục vụ Căngtin trong Bộ.
Thứ 9, đối với Lái xe:
Có trách nhiệm đưa đón Lãnh đạo và cán bộ, nhân viên đi cơng tác, cơng việc khi có nhu cầu sử dụng xe.
Cuối cùng, đối với nhân viên Bảo vệ:
Đảm bảo an toàn cơ sở vật chất và an ninh trong Bộ và quản lý xe cộ trong Bộ.
Nhìn chung việc bố trí, sắp xếp giữa các vị trí cơng việc tương ứng khá logic và phù hợp với nhiệm vụ, chức năng của văn phịng. Các vị trí việc làm này có mối quan hệ hỗ trợ, bổ sung, giúp đỡ nhau để hồn thành được nhiệm vụ được giao.
2.3.2.2. Trình độ chun mơn
thơn, hiện tại đội ngũ nhân sự cố định làm việc tại Văn phịng Bộ đều có trình độ từ Cao đẳng trở lên.
STT Trình độ chun mơn
1 Thạc sỹ ngành Quản trị văn phòng
2 Cử nhân đại học ngành Quản trị kinh doanh
3 Cử nhân đại học ngành lưu trữ học và quản trị
văn phòng
4 Cử nhân đại học ngành hành chính học
5 Cử nhân đại học ngành văn thư lưu trữ
6 Cử nhân đại học ngành du lịch
7 Cao đẳng
8 Khác
Bảng 2.1. Bảng Thống kê số lƣợng CBNV thuộc Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
(Nguồn: Phịng Lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) Từ bảng
thống kê trình độ chun mơn của CBNV thuộc Văn phịng Bộ, chúng ta có thể thấy nhân sự thuộc Văn phịng Bộ có trình độ đào tạo khá cao. Qua quan sát tại Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn, hầu hết các CBNV làm việc rất nhiệt tình, sáng tạo, đặc biệt đều là nhân sự có trình độ nên việc tiếp thu với những tiến bộ khoa học, cơng nghệ và những đổi mới khá nhanh nhạy, đây chính là thuận lợi cho q trình hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ.
Tuyển dụng nhân sự được dựa vào nhu cầu cơng việc theo tình hình thực tế, Văn phịng Bộ tuyển dụng theo phương châm: “Tuyển đúng người, đúng việc, đúng số lượng và đảm bảo cơ cấu hợp lý”. Công tác tuyển dụng nhân sự được thực hiện theo quy trình chung của Bộ, có thể do sự đề xuất của Trưởng phòng và dựa trên kế hoạch cụ thể.
Ngồi ra, Trưởng phịng cũng chủ động xem xét, bổ nhiệm, thăng chức cho những CBNV có năng lực, tố chất và đồng thời chấm dứt hợp đồng với những CBNV thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ công việc. Khen
thưởng, bổ nhiệm hay kỷ luật đều phải dựa vào các văn bản quy định của Nhà nước, của Cơ quan và một số quy định riêng của Bộ, điều này thể hiện sự khách quan cho tất cả mọi người.
Trong năm 2022, văn phòng bộ đã được bổ sung thêm về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Đây là một sự việc đổi mới nhằm phù hợp hóa với sự