Hình 2.10 Máy chấm công bằng vân tay
8. Bố cục của đề tài
3.2. Các nhóm giải pháp
3.2.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đạ i Thân thiệ n Hiệu
- Hiệu quả”
+ Thứ nhất, CBNV phải đề cao trách nhiệm của bản thân với từng vị trí cơng việc cụ thể, thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Các đơn vị nên có kế hoạch xây dựng bản mơ tả cơng việc phù hợp với từng vị trí nhân sự, hồn thiện văn bản quy định cụ thể về vị trí việc làm ...để làm cơ sở thực hiện công việc được tốt hơn;
- Lãnh đạo Văn phòng cần gương mẫu, làm tốt cơng tác với vai trị là người đứng đầu cơ quan, tổ chức;
- Phát huy phương pháp giao ban tháng của Văn phòng trên văn phòng điện tử theo hướng chủ động, trách nhiệm;
- Tăng cường quan tâm phối hợp, hỗ trợ Cơ quan đại diện Văn phịng phía
Nam trong quản lý cơ sở vật chất, tổ chức các hoạt động chung của Bộ tại phía Nam, nhất là thường trực cải cách hành chính của Bộ và thực hiện cải cách hành chính của Văn phịng;
- CBNV cần nỗ lực hơn nữa để hoàn thành tốt việc tổ chức thực hiện trên cơ sở các quy định của từng lĩnh vực công tác cụ thể, thường xuyên, nghiêm túc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
+ Thứ hai, CBNV cần tự giác nâng cao ý thức; tăng cường kỷ luật, kỷ
cương hành chính ở mỗi đơn vị.
- Mỗi CBNV cần phải nắm vững kỹ năng, nghiệp vụ của mình; nghiêm chỉnh chấp hành về giờ giấc làm việc, chế độ báo cáo, nghỉ ngơi, quy định về văn hóa cơng sở,.. của cơ quan;
- Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, giao ban, nhắc nhở, chỉ đạo, hỗ trợ các vị trí việc làm cịn yếu kém;
- CBNV phải chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, của cơ quan, tổ chức về việc sử dụng kinh phí, ngân sách nhà nước. Phải đề cao việc sử dụng tiết kiệm nguồn kinh phí và chống tệ nạn tham nhũng, lãng phí.
+Thứ ba, đảm bảo điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn cho cán bộ công chức.
- Phòng làm việc nên được sắp xếp ổn định, ngăn nắp, đảm bảo các điều kiện làm việc cần thiết cho cán bộ công chức, nhất là hệ thống máy chủ, mạng và thiết bị tin học;
- Cần có kế hoạch phịng ngừa, khắc phục nhanh các sự cố về phần mềm
tin học;
- Trang bị đầy đủ các công cụ làm việc phù hợp cho cán bộ công chức, người lao động để nâng cao năng suất, chất lượng các công việc dịch vụ, phục vụ cơ quan;
- Cần có nguồn kinh phí dự trù để đảm bảo kinh phí hoạt động cho các cơng việc không đủ nguồn nhân lực biên chế để thực hiện (chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị, phục vụ các hội nghị…) cho hoạt động cải cách hành chính; mua sắm trang thiết bị cần thiết; phát triển các phần mềm ứng dụng tin học.
+Thứ tư, xây dựng chính sách khuyến khích từng CBNV và tập thể làm việc năng động, sáng tạo, trách nhiệm, năng suất. Đồng thời, đề ra quy chế thi đua, khen thưởng rõ ràng.
- Bộ NN&PTNT cần để ra kế hoạch tổ chức các phong trào thi đua, giúp
gắn kết các CBNV lạ gần nhau hơn để trao đổi và học hỏi kinh nghiệm với mục đích nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng;
- Thường xuyên phát động phong trào mỗi CBNV và tập thể hãy mạnh dạn thực hiện quy chế dân chủ. Tự tin trao đổi, bàn bạc, nghiên cứu các ứng dụng CNTT hữu ích, khả thi để đưa vào làm việc;
- Khuyến khích CBNV và tập thể làm việc tích cực, năng động, sáng tạo
và linh hoạt. Hạn chế tối đa việc làm thêm ngồi giờ hành chính. Nếu làm thêm phải có phương án hỗ trợ hợp lý;
- Đồng thời chủ động xây dựng nếp sống văn hóa cơng sở góp phần xây dựng mơi trường làm việc xanh, sạch, đẹp, có nề nếp, kỷ luật, kỷ cương, văn minh, hiện đại.
+Thứ năm, tiếp tục bố trí ổn định, sử dụng hiệu quả đội ngũ cán bộ cơng
- Lãnh đạo Văn phịng trực tiếp chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra bản mơ tả các vị trí việc làm; đồng thời, thường xuyên làm tốt công tác tư tưởng, sâu sát, nắm bắt kịp thời nguyện vọng và khó khăn của cán bộ cơng chức, người lao động, động viên phấn đấu; đồng thời với giáo dục nâng cao trách nhiệm công tác.
*Tiểu kết:
Trong chương 3, đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ NN&PTNT được tác giả dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng ở chương 2 và chủ trương đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước về hiện đại hóa cơng tác văn phịng. Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một vấn đề đang được rất nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm. Họ luôn cố gắng đưa cơ quan, tổ chức của mình hướng tới mơ hình “Văn phịng hiện đại, tiết kiệm và hiệu quả”. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng vậy. Mặc dù mong muốn là vậy nhưng khi triển khai, thực hiện cịn gặp phải rất nhiều khó khăn. Qua q trình thực tập và tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ, tác giả cũng có một số nhận xét, đánh giá chủ quan và khách quan về công tác này; đồng thời, tác giả cũng mạnh dạn xin được đề xuất một số biện pháp với mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn. Tác giả rất hi vọng, một số biện pháp mà tác giả đề xuất có tính khả thi và có thể được đưa vào thực tiễn tại Bộ NN&PTNT.
PHẦN KẾT LUẬN
Hiện đại hóa cơng tác văn phịng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần có đối với mỗi cơ quan, tổ chức nói chung và Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn nói riêng. Bài khóa luận tốt nghiệp trên đã trình bày cơ sở lý luận và thực trạng hiện đại hóa cơng tác văn phịng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thơn trên phương diện: Chủ trương, chính sách hiện đại hóa cơng tác văn phịng; Tình hình nhân sự trong văn phịng; Thực tiễn thực hiện kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng; Các cơ sở vật chất, trang thiết bị trong văn phịng và Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình hoạt động của văn phịng. Từ đó, tác giả đã đánh giá chung về cơng tác hiện đại hóa văn phịng tại Bộ đồng thời đưa ra nguyên nhân và đề xuất một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác hiện đại hóa Văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn.
Trên đây là bài khố luận tốt nghiệp của tơi, mặc dù bản thân đã cố gắng hồn thiện bài; tuy nhiên khơng tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, kính mong Thầy/Cơ giáo cùng tồn thể Cơ/Chú, Anh/Chị trong cơ quan Bộ góp ý để bài khóa luận của tơi được hồn thiện hơn. Tơi xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Trần Thị Dịu - Khóa luận tốt nghiệp “Văn phịng điện tử (E
-Office) và
những ứng dụng hệ điều hành, quản lý trong việc điều hành, quản lý và hoạt động của văn phòng” Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học
Quốc gia Hà Nội (2011);
[2] Lê Thị Mỹ Duyên - Khóa luận tốt nghiệp“Hiện đại hóa cơng tác văn
phịng tại Cơng ty cổ phần MOG Việt Nam” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2020);
[3] Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS. Trần Phương Hiền
năm 2012, Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân;
[4] Nghiêm Kì Hồng năm 2015, Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản
trị văn phòng và Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia – TP.HCM;
[5] Nguyễn Thị Huyền - Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa văn
phịng tại
Cơng ty Cổ phần đầu tư Xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM thành phố Hà Nội” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018);
[6] Nguyễn Thị Thu Hương - Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng cơng nghệ
thơng tin trong cơng tác văn thư tại văn phịng Bộ Lao động thương binh và Xã hội”
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (2013); [7] ] Tạ Thị Nhật Lệ - Khóa luận tốt nghiệp “Đổi mới hoạt động văn phịng
cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa cơng tác hành chính” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2018);
[8] Phan Thúy Quỳnh - Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa cơng tác văn
phịng tại văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn” Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội (2017);
[9] Chính phủ: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về cơng tác văn thư, ban hành
05/3/2020;
[10] Chính phủ: Quyết định 129/2007/QĐ – TTg ban hành quy chế văn hóa cơng sở tại các cơ quan hành chính nhà nước, ban hành 02/8/2007;
[11] Chính phủ: Nghị định 101/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 8 năm 2020
của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ;
[12] Chính phủ: Nghị định 15/2017/NĐ-CP ngày 17 tháng 02 năm 2017
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
[13] PGS.TS. Vũ Thị Phụng năm 2021, Lý luận về Quản trị văn
phòng,
[14] TS. Văn Tất Thu năm 2011, Tổ chức và hoạt động của Văn
phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị Quốc gia Hà
Nội.
[15] PGS.TS. Văn Tất Thu năm 2020, Quản trị văn phòng, NXB Bách khoa Hà Nội.
[16] Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XIII của NXB Chính trị
[17] https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van- phong/1-3-to-chuc-van-phong/1-3-4-hien-dai-hoa-cong-tac-van-phong [Truy cập ngày 27/02/2022]
[18] http://doan.edu.vn/do-an/cong-tac-van-phong-trong-boi-canh-hien- dai-hoa-nen-hanh-chinh-nha-nuoc-2256/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[19] https://indembassyhavana.org/hien-dai-hoa-cong-tac-van-phong- slide/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[20] https://www.quora.com/What-is-modernization [Truy cập ngày 27/02/2022] [21] https://tranminhdung.vn/hien-dai-hoa-van-pAhong-la-gi/ [Truy cập ngày 27/02/2022] [22] https://www.hi-reit.com/modernize-office-space/ [Truy cập ngày 27/02/2022] [23] https://ivypanda.com/essays/modernization-theory/ [Truy cập ngày
27/02/2022]
[24] https://dangcongsan.vn/day-manh-cai-cach-tu-phap-va-hoat-dong-tu- phap/day-manh-thuc-hien-chuong-trinh-tong-the-cai-cach-hanh-chinh-nha-nuoc-
giai-doan-2021-2030-589874.html [Truy cập ngày 27/02/2022]
[25] https://quanlydoanhnghiep.edu.vn/khai-niem-chuc-nang-nhiem-vu- cua-van-phong-va-quan-tri-van-phong/ [Truy cập ngày 27/02/2022]
[26] https://www.mard.gov.vn/Pages/default.aspx [Truy cập ngày 27/02/2022]
[27] https://www.mard.gov.vn/VanBan/Pages/he-thong-van-ban.aspx [Truy cập ngày 27/02/2022]
[28] https://moha.gov.vn/thanh-nien/tin-tuc/chuong-trinh-tong-the-cai- cach-hanh-chinh-nha-nuoc-giai-doan-2021-2030-46352.html [Truy cập ngày 13/03/2022]
PHỤ LỤC
Phụ lục 01: Sơ đồ các giai đoạn hình thành và phát triển của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(Nguồn: Internet) Thời kì KHÁNG CHIẾN KIẾN QUỐC (1945 – 1954 XÂY DỰNG CHỦ NGHĨA XÃ HỘI VÀ ĐẤU TRANH THỐNG NHẤT ĐẤT NƢỚC (1955-1975)
Thời kì
Cuối năm 1960, sau Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III, với xu thế phát triển mạnh thuỷ điện, Nhà nước chuyển Tổng cục Điện lực thuộc Bộ Công nghiệp nặng sáp nhập vào Bộ Thuỷ lợi, đổi tên Bộ Thuỷ lợi thành Bộ Thuỷ lợi và Điện lực.
Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông Trƣờng,
Tổng Cục Thuỷ Sản, Tổng Cục Lâm Nghiệp (1960)
Cuối tháng 4 năm 1960, Hội đồng Bộ Trưởng đã họp, thảo luận và ra Nghị quyết trình Quốc hội, đề nghị Quyết định tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng Cục Thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp
Bộ Thuỷ Lợi (1962)
Ngày 28 tháng 12 năm 1962, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 216-CP tách Tổng cục Điện lực ra khỏi Bộ Thuỷ lợi và Điện lực để chuyển sang trực thuộc Bộ Công nghiệp nặng, đổi tên Bộ Thuỷ lợi và Điện lực thành Bộ Thuỷ lợi.
Uỷ Ban Nông Nghiệp Trung Ƣơng (1971)
Năm 1969, thực hiện chủ trương phân cấp quản lý các Nông-Lâm trường cho địa phương quản lý, Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường và Tổng cục Lâm nghiệp chỉ được giao quản lý trực tiếp một số Nông Lâm trường, Trạm trại chủ yếu làm giống và thí nghiệm; đồng thời Chính phủ mong muốn có một tổ chức đủ mạnh để điều hành sản xuất nông nghiệp đi lên sản xuất lớn xã hội chủ nghĩa. Trên cơ sở Tờ
Thời kì ĐẤT NƢỚC THỐNG NHẤT, XÂY DỰNG VÀ BẢO VỆ TỔ QUỐC XÃ HỘI CHỦ NGHĨA (1976 – 1985)
Thời kì
GIAI ĐOẠN ĐỔI MỚI TỪ 1986 ĐẾN
NAY
Thời kì
ngành, nhiều lĩnh vực có chức năng gần giống nhau, giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt giữa các Bộ; để nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi và phát triển nông thôn.
Từ ngày 03/10 – 28/10/1995, tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khố IX thơng qua Nghị quyết về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm và Bộ Thuỷ lợi.
3. Thời kỳ tháng 8/2007 đến nay.
Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn (8/2007)
Tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá XII (tháng 8/2007) đã quyết định hợp nhất Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Phụ lục 02: Tủ và giá đựng tài liệu lƣu trữ tại Bộ NN&PTNT
Phục lục 03. Trang thiết bị kỹ thuật tại Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Tác giả)
Phụ lục 04. Cơ sở vật chất tại Bộ NN&PTNT
Phụ lục 05. Mẫu thƣ của Bộ NN&PTNT
(Nguồn:Tác giả)
Phụ lục 06. Hình ảnh giao diện phần mềm chữ ký số
Phụ lục 07. Một số văn bản do Bộ và Văn phòng Bộ NN&PTNT ban hành
(Nguồn: Tác giả)
Phụ lục 08. Một số quy định tại Bộ NN&PTNT
Phụ lục 09. Ảnh chụp cùng chị hƣớng dẫn thực tập và các bạn sinh viên trong nhóm thực tập tại Văn phịng Bộ NN&PTNT
(Nguồn: Tác giả)
Phụ lục 10. Nhóm sinh viên thực tập đang sắp xếp tài liệu tại Phòng Lƣu trữ của Bộ NN&PTNT
Phụ lục 11. Phiếu khảo sát
PHIẾU KHẢO SÁT VỀ CƠNG TÁC HIỆN ĐẠI HĨA VĂN PHÕNG
TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN