(Nguồn: Internet) Thứ hai, việc sử dụng chữ ký số trong cơng tác văn phịng giúp bảo mật,
tiết kiệm thời gian và chi phí. Đồng thời, sử dụng chữ ký số giúp điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu, cho phép nhiều người cùng ký trên một tài liệu. Ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn việc ứng dụng chữ ký số
giúp hoạt động hành chính điện tử đang được nâng tầm đẩy mạnh.
Thứ ba, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ứng dụng máy chấm
vân tay trong công tác quản lý nhân sự: Bộ NN&PTNT đã thực hiện việc chấm công bằng máy chấm vân tay. Đây là một việc làm đúng, phù hợp với tình hình hiện tại của Bộ và của tiến trình hiện đại hóa đất nước. Việc sử dụng máy chấm công bằng vân tay tại Bộ đã bước đầu mang lại hiệu quả cho công tác quản lý nhân sự, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức cho việc phải đến từng phòng ban điểm danh số lượng nhân sự đi làm, góp phần nâng cao cơng tác tự kỷ luật, kỷ cương hành chính.
Qua q trình thực tập và tìm hiểu về tình trạng sử dụng máy chấm cơng bằng vân tay tác giả nhận thấy hầu hết CBNV văn phòng đều thực hiện chấm vân tay vào lúc trước 8h sáng và 17h chiều các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ sáu. Công tác này nhận được khá nhiều sự đồng tình và hứng khởi của CBNV; tuy nhiên, cũng có khơng ít CBNV cịn phàn nàn và cảm thấy chưa hài lòng về việc Bộ ứng dụng phần mềm này vào công tác quản lý nhân sự, bởi: mất thời gian cho việc xếp hàng đợi chấm công bằng vân tay cả lúc đến làm và lúc tan làm, đôi khi máy chấm vân tay không nhận được vân tay, máy báo lỗi do vân tay của nhân sự bị mờ hoặc dính nước nên máy khơng nhận ảnh hưởng tới việc tính cơng của nhân sự.
Hình 2.10. Máy chấm cơng bằng vân tay
Thứ tư, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tổ chức các cuộc họp
trực tuyến từ xa giúp các CBNV giao tiếp với nhau mà khơng có sự cản trở nào dù có vị trí địa lý cách xa nhau hàng nhìn cây số hay đang cách ly. Việc họp trực tuyến mang lại lợi ích cho tất cả các phịng ban, đơn vị với mục đích phục vụ các cuộc họp và đưa ra những thơng báo, chỉ đạo, quyết định nhanh chóng và kịp thời.
Nhìn chung, Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn đã ứng dụng cơng nghệ thơng tin hữu ích phục vụ cho hoạt động của văn phòng, nhất là việc ứng dụng quản lý khối lượng lớn hệ thống văn bản đi – đến của Bộ.
2.4. Đánh giá chung về hiện đại hóa cơng tác văn phịng tại Bộ Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn
2.4.1. Ƣu điểm
Qua q trình khảo sát và trực tiếp thực tập tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tác giả nhận thấy rằng, Bộ NN&PTNT đã đạt được khá nhiều điểm tích cực về cơng tác hiện đại hóa văn phịng, nhất là việc ứng dụng CNTT. Qua đó đã cho tác giả có cái nhìn tồn diện hơn về Bộ Nơng nghiệp – một Bộ với tên gọi là Nông nghiệp nhưng thực chất lại rất công nghiệp hóa trong cơng tác văn phịng, cơng tác quản lý, cụ thể:
2.4.1.1. Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phịng khá quan tâm đến hiện đại hóa cơng tác văn phịng:
+ Ban hành một số văn bản chỉ đạo, quyết định về việc hiện đại hóa cơng tác văn phịng, nhất là việc ứng dụng CNTT. Đồng thời đề xuất lên cấp trên về việc Văn phòng Bộ mong muốn được đẩy nhanh tiến độ hiện đại hóa cơng tác văn phịng và mong muốn Ban Lãnh đạo,cấp trên xem xét có chính sách hỗ trợ.
+ Ban Lãnh đạo đã trực tiếp xây dựng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức.
+ Có kế hoạch triển khai dịch vụ cơng trực tuyến khá thành công và thực hiện triển khai Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN với nhiều chuyển biến tích cực.
2.4.1.2. Cơng tác quản lý nhân sự
Nhìn chung, bộ máy văn phịng, các bộ phận, phịng ban và nhân sự được bố trí, sắp xếp phù hợp, tổ chức đúng với quy định của Nhà nước và của Bộ, tương thích với năng lực của nhân sự với từng vị trí việc làm góp phần mang tính ổn định, nâng cao hiêụ quả công việc và giúp nhân sự làm chủ được cơng tác hiện đại hóa văn phịng.
+ Chất lượng nhân sự làm cơng tác Văn phịng trong Văn phòng Bộ đã và đang từng ngày đảm bảo đầy đủ ba yếu tố: trình độ chun mơn, phẩm chất và năng lực cơng tác. Chính vì vậy, nhân sự đã đóng góp tích cực và làm chủ cơng cuộc đổi mới, hiện đại hóa cơng tác văn phịng.
+Các CBNV thường xuyên sự trao đổi, hỗ trợ nhau trong công việc;
+ Bộ NN&PTNT có cái nhìn mới về việc tuyển dụng và đánh giá nhân sự: xem hiệu quả công việc là một yếu tố quan trọng để đánh giá cán bộ. Chứ Bộ khơng chỉ nhìn vào bằng cấp đề đánh giá.
Như vậy, Bộ NN&PTNT có nhận thức, phương thức quản lý và đào tạo nhân sự khá phù hợp với tình hình của Bộ, của q trình hội nhập hóa. Đây là điều đáng vui mừng, đáng học hỏi.
2.4.1.3. Công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phịng
- Cơng tác xây dựng và triển khai thực hiện chƣơng trình, kế hoạch
cơng tác:
+ Việc xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cơng tác được Văn phòng Bộ thực hiện đúng hạn, đầy đủ thơng tin. Khơng những vậy, Văn phịng Bộ cịn thường xun cập nhật thơng tin lên các phương tiện công cộng để đảm bảo cung cấp đầy đủ chương trình, kế hoạch cơng tác.
- Cơng tác văn thƣ:
Cơng tác văn thư tại Bộ NN&PTNT ngày càng thực hiện chun nghiệp; trong đó, việc ứng dụng phiếu trình điện tử đã mang lại một bước đột phá mới đối với với cơng tác quản lý phiếu trình và giải quyết cơng việc. Có thể nói, nhờ ứng dụng CNTT mà cụ thể là sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ cơng việc, cơng tác văn thư đã có bước tiến mới so với cơng tác văn thư thực hiện
theo phương thức thủ công.
+ Phần mềm quản lý văn bản có kết nối liên thông với các Bộ,
ngành,...bằng trục liên thơng của Chính phủ. Tồn bộ văn bản đến và đi đều dược scan và cập nhật trên hệ thống, đồng thời được chuyển giao trên mơi trường mạng. Đây là tính năng ưu việt của phần mềm và đã đóng góp tích cực vào cơng tác hiện đại hóa văn phịng của Bộ.
+ So với cách làm thủ cơng như trước thì hiện tại cơng tác văn thư có ứng dụng phần mềm đã rút ngắn rất nhiều thời gian và khoảng cách địa lý để các cá nhân, đơn vị có thể tiếp cận văn bản thơng qua file mềm.
- Công tác lưu trữ:
Cơng tác lưu trữ đã được Phịng Lưu trữ thuộc trách nhiệm của Văn phòng Bộ và được CNBV trong Văn phòng thực hiện khá tốt. Cụ thể:
+Văn phịng Bộ có chính sách quan tâm tới cơng tác chỉnh lý tài liệu vì vậy, hàng năm Văn phịng Bộ đã ký hợp đồng với các đơn vị bên ngoài hỗ trợ công tác chỉnh lý hồ sơ tài liệu của cơ quan cùng với chuyên viên phòng Lưu trữ. Đây là một kế hoạch đã phần nào thể hiện được sự quan tâm của Lãnh đạo đối với công tác lưu trữ cũng như CBNV thực hiện công tác này;
+Bộ NN&PTNT đã quy định riêng về việc lưu trữ các văn bản, hồ sơ mật. Các văn bản này được Bộ NN&PTNT lưu trữ, cất giữ an toàn, đảm bảo việc khai thác, sử dụng đúng với quy định của Nhà nước.
+ Lãnh đạo Văn phịng thường xun đơn đốc, nhắc nhở và xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho các CBNV làm công tác quản lý và nộp lưu tài liệu, nhất là tài liệu mật của cơ quan để đảm bảo tính an tồn tuyệt đối cho các tài liệu;
+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ, rà soát giá trị tài liệu đặc thù và thời hạn tài liệu lưu trữ nộp lưu các tài liệu lưu trữ đến thời hạn theo quy định vào lưu trữ lịch sử;
+Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và phục vụ tốt nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của cán bộ trong và ngoài cơ quan bằng hình thức khai thác trực tiếp hoặc gián tiếp.
+ Lãnh đạo Bộ, Văn phịng cùng tồn thể CBNV đã tham gia tích cực và gặt hái nhiều thành cơng trong công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ;
+Hồ sơ công việc và sổ công văn đi đến cho các đơn vị trong khối cơ quan Bộ đều được bảo đảm an tồn, có đầy đủ bìa để đảm bảo thực hiện tốt cơng tác văn thư lưu trữ.
- Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan:
Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp tại Bộ NNN&PTNT ngày càng hiệu quả, việc ứng dụng hình thức họp trực tuyến góp phần giảm thiểu chi phí đi lại và tiết kiệm thời gian,...
- Tổ chức và quản lý đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan:
Qua khảo sát thực tiễn tại cơ quan, tác giả nhận thấy công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của Bộ đã được Ban Lãnh đạo quan tâm, quản lý một cách chặt chẽ và yêu cầu các phịng ban thực hiện đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho Lãnh đạo Bộ thực hiện hoạt động quản lý, điều hành bộ máy cũng như ra quyết định quản lý. Đồng thời, Ban Lãnh đạo cũng khuyến khích tồn bộ CBNV trong Văn phịng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, thân thiết với các đơn vị trong và ngồi Bộ.
Văn phịng Bộ đã tìm kiếm, thu thập và chọn lọc thơng tin từ các nguồn khác nhau; đồng thời, xây dựng các báo cáo theo đúng thời hạn và có chất lượng tương đối tốt.
2.4.1.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng tại Bộ hiện tại đang được quan tâm và đầu tư đúng mức, mỗi phịng ban, vị trí việc làm lại được trang bị khá đầy đủ máy móc, thiết bị phục vụ công việc;
+ Cảnh quan tại Bộ khá đẹp và thống mát, có nhiều cây xanh, con thú và thác nước tạo sự thoải mái có CBNV và khách khi đến Bộ;
+ Có xây dựng kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng các trang thiết bị văn phòng theo định kỳ và phân công rõ ràng người quản lý, người chịu trách nhiệm cho vấn đề này;
+CBNV văn phòng hầu hết đều tự ý thức trong việc bảo vệ của cơng. Vì
thế, trang thiết bị của văn phòng Bộ hầu hết được sử dụng khá bền.
2.4.1.5. Ứng dụng công nghệ thông tin
Ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng là một niềm vui của tồn bộ CBNV trong Văn phịng Bộ. Đây là một bước tiến mới tác động tích cực đến hiệu quả cơng việc. Đồng thời, thúc đẩy tồn bộ CBNV tự rèn luyện năng lực và khẳng định năng lực của bản thân với vị trí cơng việc của mình.
Văn phịng Bộ NN&PTNT ứng dụng CNTT đã tạo ra mạng lưới, làn sóng giúp các đơn vị khác lên kế hoạch triển khai ứng dụng CNTT phù hợp với đơn vị của mình trong cơng việc.
2.4.2. Hạn chế
Bộ NN&PTNT dù đã đạt được một số thành tựu trong việc thực hiện cơng tác hiện đại hóa văn phịng; tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế như sau:
2.4.2.1. Hạn chế trong việc triển khai chủ trương chính sách
+Bộ vẫn cịn chậm, một số đơn vị cịn thiếu quyết liệt trong chỉ đạo, điều
hành và triển khai cơng tác cải cách hành chính.
2.4.2.2. Cơng tác quản lý nhân sự
+Bộ NN&PTNT mặc dù có quan tâm đến cơng tác quản lý nhân sự, tuy nhiên một số hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhân sự chưa khả thi.
+Nguồn kinh phí cho đầu tư nhân sự và cơ sở vật chất trang thiết bị cịn hạn chế. Chính vì vậy, mơi trường học tập với môi trường làm việc của CBNV chưa thực sự đồng bộ, dẫn tới hiệu quả của quá trình đào tạo chưa thật sự tốt.
2.4.2.3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phịng
- Cơng tác xây dựng, đơn đốc thực hiện chƣơng trình, kế hoạch cơng tác:
Cơng tác xây dựng, đơn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ chưa thực sự phù hợp với tình hình thực tế của Bộ. CBNV và Lãnh đạo chưa có sự gắn kết chặt chẽ; vì vậy, việc ứng dụng CNTT trong công tác này chưa tốt, gây mất nhiều thời gian, đơi khi cịn bỏ sót cơng việc và làm giảm hiệu quả công việc.
- Công tác văn thƣ, lƣu trữ cơ quan:
+ Ban Lãnh đạo chưa tích cực phổ biến, hướng dẫn sử dụng phiếu trình điện tử cho CBNV.
+Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ cịn chậm do nguồn kinh phí của Bộ eo hẹp ảnh hưởng tới năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơng việc.
+Thiếu khơng gian chun biệt để chứa bì và văn bản.
Về công tác lưu trữ
Việc ứng dụng CNTT đối với cơng tác lưu trữ cịn nhiều hạn chế, cụ thể:
+ Tài liệu lưu trữ chưa được để ở nơi có điều kiện tốt để sắp xếp. Hiện tại, vẫn đề trên sàn nhà dẫn đến mất mát, thất lạc, tài liệu bị nhàu nát, bẩn....;
+Kho lưu trữ còn nhỏ và cũ, chưa đáp ứng được nhu bảo quản theo tiêu chuẩn của Cục Luu trữ;
+ Các trang thiết bị được bảo quản chưa tốt, chưa hiện đại, nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng chưa theo tiêu chuẩn. Đặc biệt, chưa có phần mềm lưu trữ chun dụng. Chính vì vậy, hiện taị Văn phịng Bộ lên kế hoạch và bắt đầu triển khai xây dựng phần mềm lưu trữ chuyên dụng, tích hợp đầy đủ các tính năng phục vụ cơng tác lưu trữ.
- Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan
+ Công tác lập kế hoạch tổ chức các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan còn nhiều hạn chế, bởi: cán bộ nhân viên cịn thiếu kinh nghiệm và kỹ năng. Chính vì vậy, khi xảy ra sự cố cịn bị động và khơng có kinh nghiệm để giải quyết tình huống;
+ Cơ sở vật chất, trang thiết bị chưa đảm bảo trong việc tổ chức các hội nghị, hội họp cho cơ quan nên đã ảnh hưởng đến một số cuộc họp, làm giảm hình ảnh và tính chun nghiệp trong hoạt động của Văn phịng Bộ;
+Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp
cho cơ quan còn hạn chế, họp trực tuyến qua phần mềm hội nghị truyền hình cịn kết nối chậm, cán bộ nhân viên cịn thiếu kinh nghiệm cho cơng tác này, vì vậy, Bộ cần tổ chức tập huấn hướng dẫn sử dụng cách thức hội họp trực tuyến qua phần mềm.
- Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan:
+Hệ thống thông tin liên lạc của Bộ khơng ổn định, thường xun bị
hỏng hóc, mất tín hiệu nên ảnh hưởng tới cơng tác khai thác thơng tin của CBNV. Đặc biệt, báo cáo mà Văn phịng Bộ xây dựng chưa thực sự tối ưu, mới chỉ dừng lại ở việc liệt kê các công việc dẫn đến CBNV chưa hồn thành được cơng việc.
2.4.2.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phịng
+ Cơng tác tu sửa, bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất chưa được thực hiện theo kế hoạch bảo dưỡng định kỳ 2 lần/năm mà chỉ dừng lại ở mức 1 lần/năm:
+ Một số máy móc bị hỏng, thiết bị mạng còn thường xuyên bị lỗi nhưng chưa được xử lý, sửa chữa thay thế kịp thời đã ảnh hưởng không tốt đến tiến độ