- Tổ chức ựiều tra:
4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.2.3 Giao dịch ựàm phán và ký kết, thực hiện hợp ựồng xuất khẩu
Giao dịch ựàm phán: Sau khi nhận ựược ựơn ựặt hàng của khách hàng, công ty sẽ tiến hành xét duyệt, nếu ựồng ý, công ty sẽ viết thư xác nhận gửi cho khách hàng, nếu không chấp nhận thì công ty sẽ gửi ựến khách hàng một thư trả lời ựồng thời ựưa ra ựiều kiện mới ựể hai bên có thể thoả thuận tiếp. Sau khi hai bên thống nhất các ựiều kiện thì hợp ựồng ựược xác lập. Mỗi bên xác nhận làm hai bản, giữ lại một bản và gửi cho bên kia một bản. Hợp ựồng xuất khẩu ựược ký kết. Hợp ựồng này có thể ựược thể hiện dưới hình thức văn bản, qua e-mail, qua ựiện thoại hoặc là khách hàng trực tiếp ựến công ty ựặt hàng.
Ký kết hợp ựồng: Việc giao dịch ựàm phán có kết quả tốt thì coi như ựã
hoàn thành cơ bản việc ký hợp ựồng. Một số ựiều khoản ựược quan tâm trong hợp ựồng mà công ty ký với các ựối tác nước ngoài.
+ điều khoản về chất lượng sản phẩm: Trong hợp ựồng ựiều khoản về chất lượng rất ựược các ựối tác nước ngoài quan tâm, nhất là khách hàng Nhật. Chất lượng sản phẩm do phòng kiểm tra chất lượng của công ty thực hiện. Sau ựó ựại diện phắa nước ngoài sẽ kiểm tra lại theo ựúng yêu cầu thoả thuận trong hợp ựồng. Nếu chất lượng sản phẩm ựạt yêu cầu, phắa ựối tác sẽ cung cấp giấy chứng nhận về chất lượng cho công ty ựể sản phẩm có thể xuất khẩu. Nếu chất lượng sản phẩm không ựạt ựược yêu cầu như ựã thoả thuận thì công ty buộc phải làm lại lô hàng ựó, sao cho ựáp ứng ựược yêu cầu về chất lượng của phắa ựối tác.
+ điều khoản về thời hạn giao hàng: thời hạn giao hàng phải ựảm bảo ựủ thời gian cho công ty có thể ựặt hàng, thu mua nguyên, phụ liệu, ựủ thời gian sản xuất số lượng hàng hoá theo hợp ựồng, vận chuyển hàng hoá ựến ựịa ựiểm giao hàng và ựiều ựặc biệt quan trọng là thời ựiểm giao hàng phải ựảm bảo ựược tắnh mùa vụ của sản phẩm (tức sản phẩm của công ty phải phù hợp với ựiều kiện, thời tiết của nước nhập khẩu).
+ điều khoản về phương tiện vận tải: Công ty thường ký hợp ựồng theo giá FOB nên ựối tác thường là người chọn và tiến hành thuê vận tải.
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 77
+ điều khoản về thanh toán: đây là một trong những ựiều khoản mà công ty rất quan tâm khi ký hợp ựồng với các ựối tác nước ngoài. đối với những hợp ựồng có trị giá lớn hơn 10.000 USD thì công ty bắt buộc ựối tác phải thực hiện thanh toán bằng phương thức mở L/C ựể ựảm bảo vấn ựề thanh toán. đối với những hợp ựồng có giá trị nhỏ hơn 10.000 USD công ty có thể sử dụng phương thức ựiện chuyển tiền, phương thức nhờ thu. Thông thường công ty thực hiện thanh toán với các ựối tác như sau: đối tác chỉ ựịnh người cung cấp nguyên vật liệu cho công ty và sẽ thanh toán hộ công ty. Khi thanh toán, số tiền này ựược trừ vào giá FOB xuất khẩu mà họ thanh toán hộ. Hoặc ựối tác chỉ ựịnh người cung cấp nguyên vật liệu cho công ty, nhưng không thanh toán hộ mà cung cấp hoá ựơn ựể công ty tự thanh toán.
Thực hiện hợp ựồng xuất khẩu hàng may mặc
Trong quá trình thực hiện hơp ựồng của công ty thường gặp khó khăn trong việc ựảm bảo tiến ựộ sản xuất do công ty bị phụ thuộc vào bên thứ ba là những nhà cung cấp
nguyên phụ liệu. Công ty còn gặp khó khăn trong trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm do yêu cầu khắt khe về chất lượng sản phẩm của các ựối tác, ựặc biệt là ựối tác Nhật Bản, việc thực hiện thủ tục Hải quan... Những ựiều này có thể làm cho công ty giao hàng chậm, giao hàng không ựúng yêu cầu, dẫn ựến phát sinh thêm chi phắ ựể làm lại hàng hoá, phải chịu thêm một khoản tiền phạt chậm giao hàng theo thoả thuận trong hợp ựồng. Việc thực hiện hợp ựồng của công ty ựược tiến hành như sau:
+ Kiểm tra mở L/C tại ngân hàng
+ Xin giấy phép xuất khẩu (Bắt ựầu từ năm 2007 không phải xin giấy phép xuất khẩu cho các lô hàng vì bỏ hạn ngạch)
+ Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Căn cứ vào những ựiều khoản trong hợp ựồng ựã ký với ựối tác ựể lập kế hoạch và phương án thu mua nguyên phụ liệu, sau ựó tiến hành sản xuất. đối với hợp ựồng gia công, công ty sẽ nhận nguyên
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 78
liệu sau khi ký hợp ựồng và tiến hành thu mua nguyên, phụ liệu cần thiết khác. đối với hợp ựồng ựặt hàng, sau khi ký hợp ựồng công ty sẽ tiến hành thu mua nguyên liệu chắnh từ các nhà cung cấp do ựối tác chỉ ựịnh, thu mua nguyên, phụ liệu khác ngay trong nước hoặc các thị trường khác như Trung Quốc, Hồng Kông ... Sau ựó, công ty tiến hành sản xuất theo kế hoạch, phương án ựã lập ra. Tuỳ thuộc vào mặt hàng mà công ty nhận gia công, ựối tác ựặt hàng mà việc sản xuất của công ty ựược tiến hànợể xắ nghiệp, phân xưởng phù hợp. Các xắ nghiệp sẽ tiến hành sản xuất theo ựúng mẫu mã, sản phẩm hai bên ựã thống nhất ký trong hợp ựồng.
+ Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Sau các công ựoạn sản xuất và ựến công ựoạn cuối cùng của sản phẩm, bộ phận kỹ thuật (KCS) của công ty thực hiện công tác kiểm tra và phắa ựối tác cũng tiến hành kiểm tra. Nếu sản phẩm ựạt yêu cầu thì công ty thực hiện bước tiếp theo là làm thủ tục Hải quan cho lô hàng. Còn nếu không ựạt yêu cầu, công ty phải sửa chữa lại hàng hoá phù hợp với yêu cầu, có thể bị phạt chậm giao hàng, ựiều này gây thiệt hại nhiều mặt cho công ty.
+ Làm thủ tục Hải quan cho lô hàng xuất khẩu: Công ty thực hiện ựăng ký gửi tờ khai Hải quan, cơ quan Hải quan kiểm tra tờ khai và gửi lại cho công ty phiếu tiếp nhận tờ khai và tiến hành làm các thủ tục Hải quan tiếp theo cho lô hàng xuất khẩu. Nhiệm vụ này do phòng kế hoạch thị trường thực hiện.
+ Giao hàng: đối với mặt hàng gia công, công ty thường tiến hành giao hàng cho ựại diện của ựối tác ngay tại công ty. đối với hợp ựồng mua bán hàng may mặc theo ựơn ựặt hàng thì công ty thường giao hàng tại cảng Hải Phòng.
+ Làm thủ tục thanh toán: Là công việc quan trọng trong quá trình thực hiện hợp ựồng xuất khẩu hàng may mặc của công ty. Công ty sẽ phải lập bộ chứng từ thanh toán ựầy ựủ, chắnh xác, phù hợp với yêu cầu về chứng từ và phương thức thanh toán mà hai bên ựã thoả thuận trong hợp ựồng. Với những hợp ựồng có giá trị lớn, công ty sử dụng phương thức thanh toán tắn dụng mở L/C. Với những khách hàng có uy tắn, quan hệ làm ăn lâu dài Trị giá hợp ựồng không lớn, công ty thực hiện thanh toán theo phương thức nhờ thu thông qua
Trường đại học Nông Nghiệp Hà Nội Ờ Luận văn thạc sĩ khoa học kinh tế ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. 79
ngân hàng Vietcombank hoặc sử dụng phương thức thanh toán chuyển khoản, ựiện chuyển tiền...
+ Giải quyết khiếu nại (nếu có): Trong quá trình thực hiện có thể vì lý do nào ựó vi phạm những quy ựịnh ựược thoả thuận trong hợp ựồng như giao hàng châm, sản phẩm không ựúng mẫu mã, không ựảm bảo yêu cầu chất lượng ... Tuỳ thuộc vào nội dung khiếu nại của ựối tác mà tiến hành bồi thường theo thoả thuận giữa hai bên.