3.3.1. Cơ cấu tổ chức trong công ty.
Để cho việc ứng dụng thông tin được thực hiện tốt, công ty nên tổ chức thêm phòng IT, chuyên xử lý các vấn đề về tin học cho tồn cơng ty.
Cơng ty Bảo Việt Kiên Giang nên tách phịng giám định bồi thường thành hai phòng chuyên trách việc giám định và bồi thường. Nhằm chun mơn hóa hoạt động giám định, tách khỏi hoạt động giải quyết bồi thường để nâng cao tính chuyên nghiệp và sự chính xác trong hoạt động giám định và bồi thường, hạn chế hành vi trục lợi bảo hiểm.
Bên cạnh những phòng ban chuyên trách, cơng ty tùy theo tình hình cơng việc có thể thành lập thêm "Các nhóm làm việc" trực thuộc Ban Giám Đốc để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Chức năng: Các nhóm này tùy theo nhu cầu lãnh đạo của công ty mà Giám Đốc công ty ra quyết định thành lập để làm tham mưu cho Giám Đốc giải quyết một yêu cầu cụ thể nào đó. Khi kết thúc cơng việc thì nhóm này sẽ giải tán.
- Nhiệm vụ: xây dựng kế hoạch, nhân sự, thời gian tổ chức để thực hiện nhiệm vụ được giao, phối hợp các phịng ban trong cơng ty, tổng cơng ty để trao đổi nội dung liên quan, thu thập các thông tin dữ liệu để phục vụ cho nhiệm vụ được giao, đưa ra được các kết luận theo từng yêu cầu cụ thể của Giám Đốc.
- Quyền hạn: được phép đề nghị điều động cán bộ của các phịng ban khác được phân cơng phối hợp để thực hiện nhiệm vụ của nhóm đề ra, sử dụng các chương trình, dữ liệu của cơng ty khi có u cầu, được phép u cầu cung cấp tài chính, phương tiện phục vụ cơng việc của nhóm.
3.3.2. Cơng nghệ thơng tin.
Ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động kinh doanh đã trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra một cách rộng rãi, phổ biến. Việc ứng dụng đó khơng chỉ đơn giản là sử dụng các phương tiện khoa học - công nghệ hiện đại. Quan trọng hơn, nó là đại diện cho một phương thức hoạt động kinh doanh ưu việt, đem lại hiệu quả và chất lượng hoạt động tối đa, giảm chi phí, thời gian và sức người.
Để tăng cường năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh và các hoạt động quản lý doanh nghiệp, Bảo Việt Kiên Giang cần nhanh chóng đẩy mạnh tin học hóa hoạt động kinh doanh bằng cách ứng dụng các phần mềm tiên tiến như:
Phần mềm quản lý khách hàng CRM (Customer Relationship
Managerment): CMR giúp cập nhật, lưu trữ, quản lý hiệu quả các thông tin của khách hàng: tài khoản, nhu cầu, liên lạc… , thơng qua đó Bảo Việt Kiên Giang có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý, xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phần mềm quản lý nghiệp vụ Insure J: Phần mềm quản lý nghiệp vụ Insure J được viết với sự kết hợp của các chuyên viên tin học và các cán bộ của từng nghiệp vụ nhằm khắc phục những thiếu sót do khơng hiểu nghiệp vụ từ chính những lập trình viên. Có khả năng đáp ứng được nhu cầu về quản lý nghiệp vụ cho toàn hệ thống và khắc phục những thiếu sót của chương trình quản lý nghiệp vụ BV Prop hiện nay.
Phần mềm kế toán Sun Accounts: là phần mềm kế toán quốc tế theo mơ hình quản lý tập trung, phù hợp với thị trường Việt Nam và hoạt động bảo hiểm.
Hệ thống quản lý công văn nội bộ Lotus Notes: Lotus Notes tạo cho những người sử dụng một điểm truy cập đơn, danh sách liên hệ nhắn tin tức thời, các ứng dụng và các trang web, tích hợp các tính năng truyền tin tức thời của Lotus nhằm đưa ra những cảnh báo thời điểm và cho phép người sử dụng thực hiện những cuộc trao đổi với đồng nghiệp mà không phải mở một ứng dụng riêng, phản hồi nhờ chức năng theo dõi và những chỉ dẫn hình ảnh cho người dùng thấy rõ khi họ chuyển đi hoặc trả lời các email. Với cường độ công việc hiện tại của Bảo Việt Kiên Giang cần phải xử lý nhiều, nhanh, hiệu quả thì Lotus là một giải pháp phù hợp.