3.1. CÁC GIẢI PHÁP TÀI CHÍN HỞ CẤP ĐỘ DOANH NGHIỆP
3.1.3.1. Hạ tầng cơng nghệ thơng tin
Trong xu thế cạnh tranh tồn cầu ngày nay, thì cơng nghệ thơng tin đã và sẽ đĩng một vai trị cực kỳ quan trọng trong năng lực cạnh tranh cốt yếu của các doanh nghiệp. Bởi vì cơng nghệ thơng tin với hệ thống kỹ thuật được trang bị sẽ là nền tảng cho việc phát triển các ứng dụng phần mềm về quản lý, phối hợp, tương tác trong tất cả các hoạt động của quá trình kinh doanh.
Hầu hết các thương hiệu bán lẻ thành cơng đều cĩ quy mơ lớn với mạng lưới bán lẻ rộng khắp. Và để giữ liên lạc thường xuyên với nhau để đảm bảo cung cấp đủ hàng địi hỏi các doanh nghiệp phải phát triển hạ tầng cơng nghệ thơng tin.
Cơng tác quản lý địi hỏi phần mềm phải cĩ khả năng bảo mật cao, truy xuất từ xa, hỗ trợ ra quyết định... phù hợp với tốc độ phát triển kinh doanh của hệ thống siêu thị Co.op Mart, cuối năm 2005, Saigon Co.op đã đầu tư gần 1.5 triệu đơ la Mỹ đầu tư hệ thống điện tốn hiện đại ERP (kết nối với các nhà cung cấp kiểm sốt tồn kho, đặt hàng và bổ sung hàng tự động) nhằm hiện đại hĩa tồn bộ hoạt động kinh doanh của hệ thống siêu thị Co.op Mart.
ERP – Hệ quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise resources Planning) là bộ giải pháp cơng nghệ thơng tin cĩ khả năng tích hợp tồn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, cĩ thể tự động hĩa các quy trình quản lý. Mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác, với khách hàng đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Chẳng hạn module CRM (quản lý quan hệ khách hàng) hay phần mềm kế tốn trước đây là
những phần mềm riêng biệt nay cũng được tích hợp vào hệ thống ERP. ERP hỗ trợ rất lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh sản xuất vì tất cả các hoạt động của doanh nghiệp sẽ được tự động hĩa gần như tồn bộ từ việc mua nguyên vật liệu, quản lý dây chuyền sản xuất, quản lý kho, bán hàng... đặc biệt là những doanh nghiệp đang quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực cĩ nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Việc triển khai thành cơng ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Cấu trúc của hệ thống ERP gồm 5 phần chính
Quản lý giao dịch khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): cung cấp các tính năng và cơng cụ phục vụ cho tiếp thị, bán hàng, dịch vụ, hỗ trợ tìm kiếm, thu hút và giữ khách.
Kinh doanh thơng minh (Business Intelligence): cung cấp thơng tin đặc thù về kinh doanh ở mọi lĩnh vực của cơng ty – từ tiếp thị và bán hàng, vận hành của hệ thống mạng đến các chiến lược và kế hoạch về tài chính.
Quản lý dây chuyền cung cấp (Supply Chain Management): tích hợp hệ thống cung cấp mở rộng và phát triển một mơi trường kinh doanh thương mại điện tử thực sự. Chương trình cho phép doanh nghiệp cộng tác trực tiếp với khách hàng, nhà cung cấp ở cả hai phương diện mua và bán, chia sẻ thơng tin.
Thương trường (Marketplace): cung cấp một hạ tầng cộng tác tạo nên mơi trường kinh doanh ảo, giúp mở rộng khả năng hiểu biết về thị trường cũng như sự liên kết chặt chẽ giữa các quy trình kinh doanh với nhau.
Nơi làm việc (Workplace): là một cổng ra của cơng ty cho phép truy xuất thơng tin, ứng dụng, dịch vụ bên trong cũng như ngồi cơng ty bất kỳ lúc nào. Mọi nhân viên, khách hàng, nhà phân phối, đầu tư, các đối tác mơi giới trung gian...
đều cĩ thể sử dụng cổng vào này với chế độ bảo mật và phân quyền theo chức năng.
Những ưu điểm vượt trội của phần mềm ERP so với các phần mềm quản lý khác
Tính tích hợp là ưu điểm lớn nhất của phần mềm ERP so với các phần mềm thơng thường khác. Thay vì phải dùng nhiều phần mềm quản lý khác nhau cho các bộ phận các phịng ban thì nay tất cả các bộ phận, phịng ban sẽ tác nghiệp trên một phần mềm duy nhất.
ERP quản lý tồn bộ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đĩ, thơng tin đầu vào của bước này là thơng tin đầu ra của bước trước và thơng tin đầu ra của bước này cũng là thơng tin đầu vào của bước kế tiếp...
ERP thực hiện tốt trong việc phối hợp hoạt động của các phịng ban trong doanh nghiệp trong khi các phần mềm quản lý rời rạc thường chỉ phục vụ cho một phịng ban cụ thể và khơng cĩ khả năng phối hợp hay hỗ trợ các phịng ban hay bộ phận khác. Tuy Saigon Co.op đã đầu tư hệ thống cơng nghệ thơng tin hiện đại nhưng cho đến nay chương trình này vẫn đang trong giai đoạn chạy thử, và chỉ mới áp dụng cho các siêu thị cĩ quy mơ nhỏ và các siêu thị mới khai trương. Vì vậy, để tạo được một sự kết nối thống nhất trong tồn hệ thống, Saigon Co.op phải nhanh chĩng xúc tiến việc áp dụng chương trình phần mềm ERP cho tồn hệ thống.
Ngồi ra, với tốc độ phát triển mạng lưới rộng khắp cả nước của Saigon Co.op thì vấn đề bảo mật thơng tin khi sử dụng chương trình kết nối tồn hệ thống cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Hiện nay, mức đầu tư hàng năm cho lĩnh vực cơng nghệ thơng tin của Saigon Co.op vẫn cịn thấp, trong khi Wal-mart đầu tư 7% doanh thu cho cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin (doanh thu Wal-mart 600 tỷ đơ la Mỹ) thì Saigon Co.op chỉ chi khoảng 0.4 triệu đơ la Mỹ trên doanh thu 600 triệu đơ la Mỹ cho hệ thống này.[32]
Do đĩ, Saigon Co.op cần phải cĩ kế hoạch và gia tăng mức đầu tư cho lĩnh vực cơng nghệ thơng tin.