Với các nhiệm vụ kế toán cơ bản trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là: - Thu thập, phản ánh, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin về tình hình tiếp nhận, quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng tài sản cố định; tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp; xác định các khoản chênh lệch thu chi hoạt động và trích lập các quỹ; tình hình dịch vụ sản xuất kinh
doanh; tình hình tiền và vật tư, tiền quỹ, quỹ lương, thanh tốn, cơng nợ, xây dựng cơ bản của đơn vị…
- Thực hiện kiểm tra, kiểm sốt tình hình chấp hành dự tốn thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. Kiểm tra việc quản lý sử dụng các loại vật tư, tài sản của đơn vị; kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, kỷ luật thanh tốn cơng nợ…
- Theo dõi và kiểm sốt tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự tốn cấp dưới; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới…
- Lập và nộp đúng hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan Tài chính theo quy định…
Các đơn vị thành viên và trực thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM đã thực hiện công tác kế toán như sau:
2.3.1 Về việc áp dụng hệ thống chứng từ kế toán
Các đơn vị đều thực hiện theo đúng nội dung theo quy định của Luật kế toán,
Nghị định số 128/2004/NĐ-CP và quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, bao gồm:
- Sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu bắt buộc) và biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu hướng dẫn) theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC. Bên cạnh đó các đơn
vị cũng có sử dụng mẫu chứng từ kế toán theo các văn bản khác. Đa số các chứng từ kế toán đều lập bằng máy vi tính để làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ ghi bằng tiếng nước ngoài khi ghi sổ các đơn vị đều dịch ra tiếng Việt theo đúng quy định. - Các đơn vị có mở sổ đăng ký mẫu chữ ký nhân viên kế toán và thủ trưởng đơn vị (kể cả người được ủy quyền) theo quy định. Các đơn vị có áp dụng việc lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP.
2.3.2 Về việc sử dụng và ghi chép tài khoản kế toán
Để phản ánh nội dung kế toán trong đơn vị bao gồm:
- Kế toán vốn bằng tiền; - Kế toán vật tư, tài sản;
- Kế toán các khoản đầu tư tài chính (nếu có); - Kế tốn thanh tốn;
- Kế tốn nguồn kinh phí, vốn, quỹ; - Kế tốn chi;
- Kế toán các khoản thu; - Kế toán chênh lệch thu, chi.
Các đơn vị sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 19/2006/QĐ-
BTC để ghi chép, phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tài chính phát sinh theo các đối tượng và nội dung kế toán. Hiện tại các đơn vị khi hạch toán các nội dung kế toán đều theo quy định, kết cấu và phương ghi chép kế toán được ban hành trong quyết định này.
2.3.3 Về việc áp dụng hệ thống sổ kế tốn và hình thức kế tốn
Đa số các đơn vị đều mở sổ kế tốn, ghi sổ, khóa sổ, và sửa chữa sổ kế toán theo
quy định của Luật kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP và quyết định số
19/2006/QĐ-BTC. Các đơn vị đều áp dụng mẫu sổ kế toán theo quy định trong
quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, có đơn vị đã thiết kế thêm mẫu sổ có cải biên để
phù hợp với tình hình đơn vị mình. Có một số mẫu sổ các đơn vị chưa sử dụng hết. Căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của đội ngũ kế toán, điều kiện trang thiết bị, các đơn vị lựa chọn hình thức kế tốn phù hợp để đáp ứng nhiệm vụ và yêu cầu quản lý kế tốn kết hợp với sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính như sau:
- Có 5 đơn vị sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung - Có 4 đơn vị sử dụng hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái - Có 14 đơn vị sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ban Kế hoạch – Tài chính đã triển khai một chương trình kế tốn chung trên máy vi tính cho các đơn vị áp dụng từ năm 2006.
2.3.4 Về việc lập báo cáo tài chính và quyết tốn ngân sách
Các đơn vị trực thuộc nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách
mỗi báo cáo 2 bộ như sau:
- Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí NSNN và kết quả xử lý số dư đã được Kho bạc nhà nước xác nhận (các mẫu, biểu ban hành theo công văn số 893/STC- KBTPHCM ngày 18/12/2008) về ĐHQG chậm nhất là 45 ngày sau khi kết thúc thời gian chỉnh lý quyết toán. Theo các mẫu sau:
+Tình hình thực hiện dự tốn kinh phí thường xun của các nhiệm vụ được
chuyển sang năm sau (không phải xét chuyển) của ngân sách trung ương theo hình thức rút dự toán niên độ-Phụ lục 03A: Biểu số 03/ĐVDT.
+ Tình hình thực hiện dự tốn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản của các nhiệm vụ được chuyển sang năm sau (không phải xét chuyển) của ngân sách trung ương
theo hình thức rút dự toán niên độ-Phụ lục 03B: Biểu số 03/ĐVDT.
+ Báo cáo số dư dự toán, dư tạm ứng kinh phí thường xuyên ngân sách năm…
đề nghị xét chuyển sang năm sau- Phụ lục 04A: Biểu số 02/ĐVDT.
+ Báo cáo số dư dự tốn, dư tạm ứng kinh phí đầu tư XDCB ngân sách năm…
đề nghị xét chuyển năm sau- Phụ lục 04B: Biểu số 02/ĐVDT.
- Báo cáo tài chính (các mẫu, biểu theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/03/2006):
+ Báo cáo tài chính quý: Các đơn vị dự toán cấp III (các đơn vị thành viên và trực thuộc) gửi báo cáo về ĐHQG TP.HCM chậm nhất là 10 ngày sau khi kết thúc quý.
+ Báo cáo tài chính năm: Các đơn vị dự toán cấp III (các đơn vị thành viên và trực thuộc) gửi báo cáo về ĐHQG TP.HCM chậm nhất là 30 ngày sau khi kết thúc năm.
- Báo cáo quyết toán ngân sách năm (các mẫu, biểu theo quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/03/2006): lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế tốn năm sau khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật: Các đơn vị dự toán cấp III (các đơn vị thành viên và trực thuộc) gửi báo cáo về ĐHQG TP.HCM chậm nhất là 90 ngày sau khi kết thúc năm.
ĐHQG TP.HCM có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho 23 đơn vị thành viên, trực thuộc và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài
chính năm của đơn vị trực thuộc cho Bộ Tài chính.