Dự báo nhu cầu được thực hiện dựa trên các số liệu bán hàng; các chương trình, hoạt động marketing; xu hướng tiêu dùng và các điều kiện kinh tế liên quan…. Ngày nay, với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin, cơng tác dự báo đã được số hố nhằm
đơn giản hố cơng tác dự báo, đồng thời tăng độ chính xác của các số liệu dự báo. Dự
báo là tiền đề giúp doanh nghiệp lập các kế hoạch về sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự..., tạo điều kiện cho nghiệp luơn chủ động đối phĩ với các tình huống cĩ thể xảy ra.
Trong hệ thống quản trị chuỗi cung ứng, hệ thống thơng tin liên kết trong tồn chuỗi là một yêu cầu bắt buộc, thơng qua đĩ các thơng tin về hàng hố, thị trường... thường xuyên được cập nhật đến từng điểm của chuỗi, nhờ đĩ giúp giảm được thời
gian và chi phí trong truyền tải thơng tin. Đồng thời nĩ cũng giúp doanh nghệp xác
định được xu hướng tiêu dùng, dự báo được nhu cầu trong tương lai, từ đĩ cĩ thể
giảm lượng hàng hố, vật tư tồn kho, nâng cao khả năng cung ứng của doanh nghiệp. Nhờ quản trị chuỗi cung ứng, doanh nghiệp cĩ thể tăng cường quản lý cung thơng qua việc sử dụng cơng xuất, tồn kho dự trữ từ các nhà cung ứng khác, đồng thời quản lý cầu thơng qua việc sử dụng các chính sách thương mại như chiết khấu ngắn hạn, khuyến mại…
Muốn quản trị dây chuyền cung ứng thành cơng thì trước hết phải quản lý được hệ thống thơng tin. Hệ thống thơng tin bao gồm thơng tin trong nội bộ từng tổ chức
(doanh nghiệp, nhà cung cấp, khách hàng của doanh nghiệp), thơng tin trong từng bộ phận chức năng (logistics, kỹ thuật, kế tốn – tài chính, sản xuất,…), thơng tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải,…) và sự kết nối thơng tin giữa các tổ chức, bộ phận, cơng đoạn nêu trên.
Trong hệ thống phức tạp đĩ thì xử lý đơn đặt hàng của khách hàng chính là trung tâm thần kinh của tồn bộ hệ thống . Tốc độ và chất lượng của luồng thơng tin để xử lý đơn hàng tác động trực tiếp đến chi phí và hiệu quả của tồn bộ quá trình. Nếu
thơng tin được trao đổi nhanh chĩng, chính xác thì hoạt động sẽ tiến hành hiệu quả. Ngược lại nếu trao đổi thơng tin chậm chạp, sai sĩt sẽ làm tăng các khoản chi phí lưu kho, lưu bãi, vận tải, làm cho việc giao hàng diễn ra khơng đúng thời hạn và làm mất khách hàng sẽ là điều khơng tránh khỏi. Nghiêm trọng hơn nữa là nếu thơng tin khơng chính xác, kịp thời cĩ thể làm cho sản xuất kém hiệu quả do phải thường xuyên thay
đổi kế hoạch, qui mơ để đáp ứng yêu cầu thực tế, nếu tình trạng đĩ kéo dài sẽ đẩy
doanh nghiệp đến thua lỗ, thậm chí phá sản
Thực tế đã chứng minh rằng, máy tính và những thành tựu của cơng nghệ thơng tin đã cĩ những đĩng gĩp quan trọng quyết định sự lớn mạnh trong lĩnh vực cung ứng vật tư. Nhờ cĩ máy tính mà số luợng hồ sơ, chứng từ khổng lồ được ghi lại và xử lý. Các nhân viên cung ứng được giải phĩng khỏi những cơng việc sự vụ giấy tờ, cĩ điều kiện tập trung vào những cơng việc mang tính chiến lược, sáng tạo, đưa ra những
quyết định kịp thời đúng đắn. Máy vi tính giúp xử lí số liệu, tổng hợp nhu cầu vật tư nhanh chĩng, chính xác. Máy tính giúp xác định đúng được lượng vật tư tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào. Việc sử dụng cơng nghệ thơng tin để thu thập, phân tích thơng tin liên quan đến dây chuyền cung ứng cĩ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của cơng ty. Ví dụ, một cơng ty chuyên sản xuất máy tính đã nhận thấy rằng trước kia cĩ rất nhiều thơng tin đã khơng được sử dụng trong khi lập kế hoach sản xuất và xác định mức dự trữ. Bộ phận sản xuất đã khơng cĩ đầy đủ thơng tin về nhu cầu của khách
hàng thành ra họ đã quyết định mức độ sản xuất và dự trữ một cách thiếu căn cứ.
Nhưng từ khi lắp đặt và sử dụng hệ thống phần mềm quản lý dây chuyền cung ứng, cơng ty đã cĩ thể thu thập, phân tích dữ liệu để đưa ra một mức độ dự trữ hợp lý. Việc sử dụng hệ thống phần mềm này của cơng ty đã cắt giảm một nửa chi phí dự trữ bởi
cơng ty đưa ra quyết định là dựa trên các thơng tin chính xác, thực tế chứ khơng phải dự đốn như trước kia.
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp ( Enterprise Resource Planning - ERP): Là hệ thống báo cáo và xử lý, theo dõi các giao dịch một cách tồn diện. Hệ thống này cung cấp các phương tiện để kiểm tra nguồn lực về mặt tổ chức bao gồm
con người, qui trình và cơng nghệ. Hệ thống này được coi là “xương sống” (backbone) của cơng ty hay tổ chức trong việc cung cấp thơng tin và hỗ trợ để đưa ra những quyết định thơng minh trong dây chuyền cung ứng nhờ những thơng tin trung
thực, kịp thời. Hệ thống ERP theo dõi thơng tin trong khi đĩ Internet cung cấp phương pháp xem xét thơng tin.
Phần mềm quản trị chuỗi cung ứng (SCM- Supply Chain Management) ở mức
độ cao hơn hệ thống ERP . Phần mềm này hỗ trợ để đưa ra những quyết định mang
tính phân tích cùng với những thơng tin chính xác. Phần mềm quản trị kho (Warehouse Management Software – WMS) cĩ khả năng kiểm sốt quá trình cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm.