1. 51 Tại Việt Na m:
2.3.2.1Lập kế hoạch mua hàng
2.3 Thực trạng hoạt động chuỗi cung ứng tại cơng ty
2.3.2.1Lập kế hoạch mua hàng
Cơ sở của việc lập kế hoạch là việc dự đốn được những khả năng cĩ thể xảy ra trong tương lai. Trong khi đĩ, về lý thuyết, hoạt động của chuỗi cung ứng được
thực hiện từ đầu vào đến đầu ra của sản phẩm, do vậy mọi quyết định trong hoạt động chuỗi cung ứng phải dựa vào việc dự báo nhu cầu và dự báo khả năng cung ứng. Trên cơ sở số lượng cầu dự báo, một loạt các quyết định liên quan sẽ được thực hiện: - Bộ phận sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất trên cơ sở năng suất máy mĩc và nguồn nhân sự .
- Bộ phận marketing : Nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược tung sản phẩm mới; kế hoạch xúc tiến bán hàng; các chương trình khuyến mãi,..
- Bộ phận kinh doanh : Bố trí lực lượng bán hàng; dự dự kiến nhu cầu của thị trường. - Bộ phận tài chính: Lập kế hoạch ngân sách thu, chi ; tính tốn giá thành sản phẩm. - Bộ phận nguồn nhân lực : chuẩn bị lực lượng lao động; tuyển dụng, sa thải…
Hiện nay Cơng ty chưa cĩ một phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch cung ứng; việc lập kế hoạch chủ yếu căn cứ vào kế hoạch và chiến lược từ bộ phận kinh doanh và Marketing. Trong khi đĩ bộ phận marketing và bán hàng chỉ quan tâm đến việc làm thế nào để đạt được mục tiêu về doanh số đồng thời vẫn đảm bảo các quy định của
pháp luật, mỗi nhân viên phụ trách sản phẩm cĩ kế hoạch và cách làm riêng, vì thế số lượng hàng hố tiêu thụ khơng tuân theo một quy luật nào cả, và bộ phận cung ứng phải đi theo từng phụ trách sản phẩm để lập kế hoạch cung ứng riêng cho các sản
phẩm khác nhau. Biện pháp bán hàng chủ yếu của cơng ty hiện nay là “đẩy” (push), các chương trình khuyến mãi được xây dựng và triển khai một cách nhanh chĩng Với cách này lượng hàng tiêu thụ tăng lên đột biến mà khơng hề xuất phát từ nhu cầu thực sự của thị trường, và ngay sau khi những chương trình dạng này kết thúc, lượng hàng tiêu thụ ở tháng kế tiếp lại rớt xuống rất mạnh. Cách làm này đã đẩy hoạt động cung
chính, nhân sự cũng bị động theo, làm mất đi vai trị lập kế hoạch, một hoạt động chủ yếu của chuỗi cung ứng. Hậu quả của nĩ là trong nhiều trường hợp khi marketing và kinh doanh dự báo sai nhu cầu đã dẫn đến hàng loạt các quyết định sai như tồn kho
cao, làm tăng chi phí tồn trữ, ảnh hưởng đến chất lượng hàng hố…
2.3.2.2 Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Nhà cung cấp thực sự là một tài nguyên vơ giá gĩp phần trực tiếp vào thành cơng của cơng ty. Chính vì vậy cơng ty rất quan tâm, chú trọng vấn đề làm thế nào để lựa chọn được nhà cung cấp tốt.
Nhà cung cấp bao gồm : Nguyên vật liệu, thành phẩm, dịch vụ và các nguồn lực khác phục vụ hoạt động của Cơng ty. Căn cứ vào nhu cầu và và đặc thù của các
loại sản phẩm, nhân sự mua hàng cũng được chia thành từng mảng hàng khác nhau như phụ trách nguyên phụ liệu, bao bì đĩng gĩi, vật tư thiết bị,..
Cơng ty cĩ chính sách mở với tất cả các nhà cung cấp cĩ khả năng muốn tham gia vào việc cung cấp vật tư dịch vụ cho Cơng ty. Qua thời gian hoạt động, uy tín của Cơng ty đã được nhiều người biết đến nên danh sách các nhà cung cấp khá đa dạng.
Hệ thống nhà cung cấp được xây dựng từ ba nguồn chính sau : - Nhà cung cấp truyền thống.
- Nhà cung cấp mới do đối tác giới thiệu ; nhà cung cấp trực tiếp liên hệ giới thiệu với Cơng ty.
- Nhà cung cấp mới tìm kiếm qua các trang website chuyên ngành mua bán.
Cơng ty đã xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau :
Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật : Khả năng đáp ứng các yêu cầu về phạm vi cung cấp, số lượng, chất lượng hàng hố, tiêu chuẩn cơng nghệ, tiêu chuẩn sản xuất, tính năng kĩ thuật, tỷ lệ hư hỏng của các lần giao hàng.
Tiêu chuẩn về cơng nghệ
+Cơng nghệ sản xuất: xuất xứ của thiết bị, tiêu chuẩn chế tạo, trình độ cơng nghệ + Chi phí vận hành: tổn thất khi vận hành, tiêu hao nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế và các khoản chi phí vận hành khác (nếu cĩ)
Tiêu chuẩn về thanh tốn : Thanh tốn tiền mặt, chuyển khoản ; Thanh tốn ngay hay trả châm.
Tiêu chuẩn về giá : So sánh với các nhà cung cấp cĩ cùng điều kiện
Tiêu chuẩn về thời gian đáp ứng đơn hàng : Thời gian kể từ khi Cơng ty gửi
đơn hàng cho nhà cung cấp đến khi hàng nhập kho.
Các tiêu chuẩn khác:
+ Điều kiện hợp đồng: mức độ đáp ứng các điều kiện hợp đồng theo yêu cầu của cơng ty
+ Thời gian thực hiện hợp đồng so với yêu cầu của cơng ty và cam kết hồn thành hợp đồng của nhà cung cấp.
+ Các nội dung khác (nếu cĩ)
Tuỳ theo hàng hố, dịch vụ của hợp đồng mà cơng ty sẽ cĩ những bảng điểm đánh giá khác nhau. Tuy nhiên, thường thì cơng ty sẽ căn cứ vào bảng điểm chuẩn sau:
Bảng 2.5 : Bảng điểm chuẩn của cơng ty khi đánh giá nhà cung cấp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
STT Tiêu chí đánh gía Số điểm
1 Tiêu chuẩn về kỹ thuật, cơng nghệ 35
2 Tiêu chuẩn về giá 25
3 Tiêu chuẩn về thời gian đáp ứng đơn hàng 20
4 Tiêu chuẩn về thanh tốn 10
5 Tiêu chuẩn về khác 10
Tổng cộng 100
Nguồn : Cty Tân Tân Nhập hàng từ nhà cung cấp :
Bộ phận mua hàng :
- Đảm bảo kế hoạch nhập kho nguyên phụ liệu đúng qui định về kế hoạch nhập
nguyên phụ liệu.
- Đảm bảo nguyên phụ liệu mua vào đạt tiêu chuẩn chất lượng của cơng ty. - Trả hàng khi nguyên phụ liệu đĩ khơng đạt so với tiêu chuẩn, cĩ quyền thay
Hình 2.4: Quy trình nhập kho nguyên liệu tại Cơng ty CP Tân Tân
Nguyên phụ liệu nhập kho
Khơngđạt Lập báo cáo, biên bản KPH Nhập kho Lưu kho Xử lý Sản xuất Đạ t Kiểm tra
Tái kiểm tra Khơng đạt
Báo cáo và lưu hồ sơ
Đạ
Kiểm sốt chất lượng đầu vào :
- Soạn thảo các quy trình, qui định, tiêu chuẩn, hướng dẫn cơng việc, và biểu mẫu kiểm tra liên quan đến việc kiểm sốt chất lượng nguyên phụ liệu.
- Chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra thử nghiệm.
- Kiểm tra nguyên phụ liệu (nhập kho, chào hàng, nghiên cứu) theo các yêu cầu, tiêu chuẩn, các quy trình, quy định, các hướng dẫn đã được ban hành.
- Ngăn chặn kịp thời và lập biên bản KPH khi phát hiện sự KPH đối với nguyên phụ liệu.
2.3.2.3 Sản xuất :
Căn cứ vào đơn đặt hàng của phịng kinh doanh, nhà máy tiến hành lập kế
hoạch sản xuất đáp ứng theo đơn đặt hàng.