Thực trạng QTRRTN của BIDV

2.2 Thực trạng công tác QTRRTN tại BIDV

2.2.4.2 Thực trạng QTRRTN của BIDV

Kết quả tổng hợp báo cáo RRTN của các chi nhánh cho thấy, RRTN của tồn hệ thống nhìn chung đã giảm qua các năm từ năm 2008 đến năm 2011. Năm 2008, toàn hệ thống đã xảy ra 157.292 lỗi RRTN, 124.044 lỗi năm 2009, 85.160 lỗi năm 2010 và 68.244 lỗi RRTN năm 2011, so sánh năm 2011 với năm 2008 đã giảm 89.073 lỗi tƣơng ứng 72,37%. Trong các nghiệp vụ thì nghiệp vụ thẻ xảy ra nhiều lỗi RRTN nhất, tiếp theo là nghiệp vụ chứng từ, đứng thứ ba là nghiệp vụ tín dụng. Cụ thể các lỗi RRTN đƣợc ghi nhận qua các năm, nhƣ sau:

Bảng 2.2: Tổng hợp số lƣợng lỗi RRTN theo nghiệp vụ 2008-2011

STT Loại nghiệp vụ 2008 2009 2010 2011 Tổng số lỗi

1 Tiền gửi 12.420 8.609 7.857 4.208 33.094 7,61% 2 Chuyển tiền 11.552 7.625 6.427 5.204 30.808 7,09% 3 Ngân quỹ 6.742 3.785 1.840 1.419 13.786 3,17% 4 Chứng từ 31.418 25.239 17.913 10.955 85.525 19,67% 5 Thẻ 34.616 31.596 25.439 25.850 117.501 27,03% 6 Tín dụng 24.780 20.898 10.961 10.102 66.741 15,35% 7 Điện toán 14.847 10.340 7.879 4.620 37.686 8,67% 8 Thông tin khách hàng 12.887 9.833 2.666 2.271 27.657 6,36% 9 Tài trợ thƣơng mại 762 436 288 71 1.557 0,36% 10 Tổ chức cán bộ 7.273 5.683 3.783 3.172 19.911 4,58%

11 Kinh doanh ngoại tệ 54 166 220 0,05%

12 Tài chính 44 86 130 0,03%

13 Kiểm tra nội bộ 5 72 77 0,02%

14 Quản lý rủi ro 4 28 32 0,01%

Tổng cộng 157.297 124.044 85.160 68.224 434.725 100%

Nguồn: Báo cáo đánh giá RRTN tại BIDV 2008-2011

Hầu hết các lỗi có mức độ rủi ro cao đã giảm, chỉ xảy ra ở một số chi nhánh, tuy nhiên một số lỗi do cán bộ cố tình vi phạm, dẫn đến RRTN đã xảy ra, mặc dù các sai sót này đã đƣợc Trụ sở chính cảnh báo qua nhiều kỳ báo cáo.

Nhóm sai sót nhiều nhất ở các mặt nghiệp vụ nhƣ: chứng từ, tín dụng và thẻ… đã giảm mạnh qua từng năm, tuy nhiên vẫn xảy ra với tần suất lớn tại hầu hết các chi nhánh và lặp lại qua các năm.

(i) Rủi ro trong nghiệp vụ tiền gửi

Để thu hút khách hàng, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh, BIDV đã triển khai các sản phẩm tiền gửi với nhiều tính năng và tiện ích hấp dẫn. Do đó, tình hình huy động vốn của BIDV qua các năm tăng trƣởng nhanh chóng. Mặc dù quy mơ huy động vốn tăng nhƣng lỗi sai sót trong nghiệp vụ này đã giảm qua các kỳ.

Xét về lỗi tác nghiệp, Tiền gửi là nghiệp vụ đứng thứ 5 về số lỗi tác nghiệp, chiếm 7,61%, tập trung chủ yếu vào các sai sót trong cơng tác hạch tốn và chế độ chứng từ kế toán.

Biểu đồ 2.2: Lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tiền gửi

Nguồn: Báo cáo đánh giá RRTN tại BIDV 2008-2011

 Lỗi có mức độ rủi ro cao nhất trong nghiệp vụ này là: Thực hiện, phê duyệt giao dịch vƣợt hạn mức

Lựa chọn tài khoản hạch toán sai

Kiểm sốt viên khơng phát hiện việc nhập sai giao dịch của giao dịch viên Giao dịch viên có hai user ở trạng thái hoạt động

Sử dụng chung user, password.

Giao dịch viên, kiểm soát viên thực hiện giao dịch trên tài khoản chính mình.  Lỗi xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ này là:

Giao dịch viên nhập giao dịch khơng chính xác (chọn sai mã sản phẩm, chọn nhầm loại tiền tệ, hạch toán nhầm tài khoản...).

Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, ủy nhiệm chi của khách hàng không ghi đủ thông tin theo quy định.

Chữ ký khách hàng trên chứng từ không khớp với chữ ký đăng ký trong hệ thống. Tính đến hết năm 2011, một số lỗi đã đƣợc các chi nhánh khắc phục triệt để, nhƣ: nhập thông tin khách hàng, gán quyền mẫu dấu, chữ ký khách hàng không

chính xác; chứng từ bị sửa chữa, tẩy xóa, viết nhiều màu mực, nhiều nét chữ.

Nguyên nhân chính của những lỗi tác nghiệp trên xuất phát từ sự cẩu thả, sơ

suất, không kiểm tra kỹ chứng từ của cán bộ, một số trƣờng hợp do lƣợng khách hàng đông nhƣng số tiền giao dịch nhỏ nên đã ảnh hƣởng đến quá trình tác nghiệp của cán bộ.

Để quản trị được những RRTN trong nghiệp vụ tiền gửi, BIDV đã ban hành

các văn bản và chƣơng trình quản lý nhƣ:

Ban hành mới Quy định nghiệp vụ nhận tiền gửi cho phù hợp với các quy định của NHNN; đảm bảo an toàn tài sản của BIDV và khách hàng; quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên có liên quan đến nghiệp vụ nhận tiền gửi.

Chƣơng trình quản lý hạn mức giao dịch và hạn mức phê duyệt: nhằm cảnh báo và hỗ trợ trong việc quản lý các giao dịch vƣợt hạn mức.

Chƣơng trình lập chứng từ giao dịch khách hàng: nhằm giúp khách hàng trong khâu lập chứng từ giao dịch, hạn chế đƣợc sai sót, sửa chữa chứng từ, .

Ban hành quy chế xử lý trách nhiệm cá nhân tập thể trong hoạt động tác nghiệp nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của các bộ phận tham gia thực hiện nghiệp vụ.

Kiểm sốt việc mở, khóa user, password của bộ phận điện toán

Những quy định, những chƣơng trình này ra đời cho thấy các lỗi RRTN đã giảm mạnh, giúp BIDV kiểm soát đƣợc những RRTN trong nghiệp vụ này.

(ii) Rủi ro trong nghiệp vụ tín dụng

Năm 2011 tại Việt Nam xảy ra hàng loạt các vụ vỡ nợ tín dụng có liên quan đến cán bộ ngân hàng cũng nhƣ các sự cố rủi ro tín dụng, điều này làm ảnh hƣởng đến bức tranh toàn cảnh về thực trạng RRTN của các ngân hàng. Tại BIDV tỷ lệ nợ xấu đã đƣợc giảm dần qua các năm nguyên nhân do BIDV đã định hƣớng chú trọng quan hệ tín dụng đối với khách hàng nhóm 2 và khơng cho vay đối với những khách hàng thuộc các nhóm nợ xấu cũng nhƣ việc tuân thủ quy định chuyển nợ nhóm 1.

Tín dụng là nghiệp vụ có số lỗi lớn thứ 3 chiếm 15,35% trong các mặt nghiệp vụ, năm 2008 xảy ra 24.780 lỗi, năm 2009 xảy ra 20.898 lỗi, năm 2010 xảy ra

10.961 lỗi và năm 2011 xảy ra 10.102 lỗi tác nghiệp.

Việc tuân thủ quy chế điều hành tín dụng của các chi nhánh đã đƣợc thực hiện tƣơng đối nghiêm túc, chỉ còn một số ít các chi nhánh vi phạm nhƣ: cho vay đối với khách hàng ngoài địa bàn chƣa đƣợc Trụ sở chính chấp thuận, cho vay vƣợt quyền phán quyết, cho vay vƣợt giới hạn tín dụng của chi nhánh.

Ngồi ra, nghiệp vụ tín dụng cịn phát sinh một số lỗi có mức độ rủi ro cao khác nhƣ: cán bộ tự ý sửa đổi thông tin ngày đến hạn/lãi suất; tự ý gia hạn nợ trên hệ thống khi khơng có tờ trình, phê duyệt của lãnh đạo; đề xuất cho vay vƣợt quá giới hạn giá trị tài sản đảm bảo theo quy định chính sách khách hàng doanh nghiệp; phán quyết cho vay khi khách hàng chƣa đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định; thực hiện định giá hoặc định giá sai tài sản đảm bảo.

Biểu đồ 2.3: Cơ cấu lỗi tác nghiệp trong nghiệp vụ tín dụng

Nguồn: Báo cáo đánh giá RRTN tại BIDV năm 2011

 Sai sót tác nghiệp của cán bộ trƣớc khi cho vay:

Cho vay vƣợt quyền phán quyết của chi nhánh, vƣợt giới hạn tín dụng Cho vay ngồi địa bàn chƣa đƣợc Trụ sở chính chấp thuận

Khơng thực hiện đúng cơ cấu tín dụng

Cho vay khi chƣa đủ hồ sơ (hồ sơ pháp lý, hồ sơ khoản vay) theo quy định Xác định hạn mức tín dụng khi chƣa đầy đủ căn cứ điều kiện cần thiết

Lỗi xảy ra nhiều nhất trong khâu trƣớc khi cho vay gồm: cho vay khi chƣa đầy đủ hồ sơ theo quy định; không thực hiện đăng ký giao dịch đảm bảo; cầm cố xe nhƣng bảo hiểm đã hết hiệu lực; khai báo thông tin tài sản đảm bảo trong hệ thống

khơng đúng thực tế.

 Sai sót tác nghiệp của cán bộ trong khi cho vay:

Chứng từ là căn cứ giải ngân không đủ, đảm bảo cơ sở pháp lý

Giải ngân tiền mặt với khối lƣợng lớn nhƣng không kiểm tra sử dụng vốn kịp thời, khơng căn cứ vào mục đích sử dụng vốn vay.

Bảng kê rút vốn khơng có kênh thanh tốn cụ thể, phát vay sai bảng kê, sai số tiền; phát vay sai bảng kê rút vốn, sai số tiền trên bảng kê rút vốn.

Qua các kỳ báo cáo, các lỗi trong khi cho vay đã giảm mạnh, trong đó giảm nhiều nhất là giải ngân khơng căn cứ vào tiến độ thực hiện dự án và tiến độ tham gia vốn tự có theo cam kết của khách hàng, giải ngân khi chƣa hoàn thành thủ tục về tài sản đảm bảo.

 Sai sót tác nghiệp của cán bộ sau khi cho vay: Chƣa kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay

Khâu nhận và bàn giao tài sản đảm bảo có nhiều sai sót nhƣ: chƣa đăng ký giao dịch đảm bảo; định giá tài sản đảm bảo tiền vay, nhận tài sản đảm bảo chƣa đúng theo quy định; hồ sơ tài sản thế chấp chƣa đảm bảo hợp pháp, hợp lệ, cầm cố xe nhƣng bảo hiểm đã hết hiệu lực.

Xếp hạng tín dụng nội bộ thiếu trung thực

Sai lệch thông tin về lãi suất, ngày đến hạn giữa hệ thống và hợp đồng tín dụng; gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ không đúng quy định.

Sau khi cho vay là khâu xảy ra nhiều lỗi nhất trong nghiệp vụ tín dụng: Lỗi xảy ra nhiều nhất là sai sót trong khâu kiểm tra mục đích sử dụng vốn vay, chƣa thực hiện đánh giá định kỳ tài sản đảm bảo. Bên cạnh đó, sai sót trong phân loại nợ, xếp hạng tín dụng nội bộ chƣa đúng quy định, tự ý gia hạn nợ vẫn còn tồn tại.

Để quản trị được những RRTN trong nghiệp vụ tín dụng, BIDV đã ban hành

các văn bản và chƣơng trình quản lý nhƣ:

Nâng cấp chƣơng trình phân loại nợ, xếp hạng tín dụng nội bộ

Ban hành mới Quy định về tín dụng bán lẻ và tín dụng doanh nghiệp cho phù hợp với các quy định của NHNN; đảm bảo an toàn tài sản của BIDV và khách hàng;

quy định trình tự, thủ tục, thẩm quyền cấp tín dụng đối với khách hàng.

Phân cấp trách nhiệm cũng nhƣ nâng cao vai trò trách nhiệm của các bộ phận: bộ phận quan hệ khách hàng, bộ phận quản trị tín dụng; bộ phận giao dịch và bộ phận hậu kiểm nhằm kiểm sốt việc nhập thơng tin khách hàng vay vào hệ thống cũng nhƣ kiểm soát các khoản vay.

Những quy định, những chƣơng trình này ra đời cho thấy các lỗi RRTN đã giảm mạnh, giúp BIDV kiểm soát đƣợc những RRTN trong nghiệp vụ này.

(iii) Rủi ro trong nghiệp vụ chuyển tiền

Hiện nay, BIDV đã tham gia tất cả các kênh thanh toán do NHNN tổ chức và đang tiến tới triển khai mơ hình thanh tốn đa phƣơng. Với thế mạnh là mạng lƣới rộng, chất lƣợng tốt, dịch vụ thanh toán đã đem lại nguồn thu ổn định, bền vững cho BIDV, năm 2011 thu từ dịch vụ thanh toán đạt xấp xỉ 600 tỷ đồng. Tăng trƣởng về số lƣợng giao dịch và doanh số chuyển tiền qua các năm, tuy nhiên số lỗi tác nghiệp đã giảm dần từ 11.552 lỗi tác nghiệp năm 2008, đến năm 2011 chỉ còn 5.204 lỗi tác nghiệp. Nghiệp vụ chuyển tiền đứng thứ 6 trong tổng số lỗi tác nghiệp, xảy ra tổng số 30.808 lỗi, chiếm 7,09%. Các lỗi xảy ra chủ yếu tại nghiệp vụ chuyển tiền đi trong nƣớc, chiếm tới 78% tổng số lỗi trong nghiệp vụ này.

 Rủi ro cao nhất trong nghiệp vụ này là: Thực hiện phê duyệt giao dịch vƣợt hạn mức

Khơng đảm bảo khả năng thanh tốn đối với các lệnh chuyển tiền đi tại các thời điểm thực hiện lệnh

Khơng theo dõi điện tra sốt đi/đến; hạch toán sai tài khoản Lệnh chuyển tiền đƣợc thực hiện nhiều lần

Không tuân thủ quy định về quản lý ngoại hối và kinh doanh tiền tệ  Lỗi xảy ra nhiều nhất trong nghiệp vụ này là:

Chứng từ thanh tốn của khách hàng khơng hợp lệ

Soạn điện khơng chính xác dẫn đến giao dịch bị hủy hoặc bị tra soát, chậm trễ trong việc trả tiền cho ngƣời thụ hƣởng

Không thực hiện chuyển tiền đi kịp thời hoặc đúng ngày hiệu lực theo yêu cầu của khách hàng (trong điều kiện hệ thống hoạt động bình thƣờng, thời điểm nhận lệnh thanh toán trƣớc giờ ngừng nhận lệnh).

Ngun nhân chính của tình trạng trên là do sơ suất, nhầm lẫn, chƣa nắm rõ biểu phí giao dịch, chƣa đọc kỹ hƣớng dẫn chuyển tiền đã dẫn đến tình trạng phải thực hiện tra sốt, gây chậm trễ trong việc thanh tốn, hồn trả cho khách hàng.

Để quản trị được những RRTN trong nghiệp vụ chuyển tiền, BIDV đã ban

hành các văn bản và chƣơng trình quản lý nhƣ:

Ban hành mới Quy định về Chuyển tiền đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về hoạt động thanh toán chuyển tiền; quy định rõ trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị tham gia vào quy trình thanh tốn chuyển tiền cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng dịch vụ thanh toán chuyển tiền của BIDV nhằm đảm bảo an tồn và hiệu quả. Nâng cao chƣơng trình Swift Editor cũng nhƣ chƣơng trình SIBS để đảm bảo hoạt động chuyển tiền đƣợc thông suốt.

Phân cấp hạn mức chuyển tiền cho các chi nhánh

Tổ chức kiểm tra trình độ của các kiểm soát viên chuyển tiền quốc tế.

Chƣơng trình lập chứng từ giao dịch khách hàng: nhằm giúp khách hàng trong khâu lập chứng từ giao dịch, hạn chế đƣợc sai sót, sửa chữa chứng từ, .

Những quy định, những chƣơng trình này ra đời cho thấy các lỗi RRTN đã giảm mạnh, giúp BIDV kiểm soát đƣợc những RRTN trong nghiệp vụ này.

(iv) Rủi ro trong nghiệp vụ chứng từ và hạch toán kế toán

Các lỗi xảy ra tại nghiệp vụ chứng từ và hạch tốn kế tốn thƣờng có độ rủi ro khơng cao nhƣng lại xảy ra với số lƣợng lớn tại nhiều chi nhánh. Đây là nghiệp vụ

có số lỗi đứng thứ 2, xảy ra tổng số 85.525 lỗi từ 2008-2011, chiếm 19,67% trong tổng lỗi các mặt nghiệp vụ.

 Rủi ro cao nhất trong nghiệp vụ này là: Thực hiện giao dịch vƣợt hạn mức

Khơng kiểm sốt tài khoản trung gian Không chấm đối chiếu chứng từ và báo cáo Hạch toán sai (tài khoản, mã tiền tệ, ngày giá trị).  Lỗi xảy ra nhiều nhất và phổ biến ở các chi nhánh:

Thiếu chữ ký của giao dịch viên, chữ ký của kiểm soát viên, của thủ quỹ và dấu (nếu có) trên chứng từ

Nộp chậm chứng từ hoặc nộp thiếu chứng từ về bộ phận hậu kiểm Khơng kiểm sốt chứng từ và chấm báo cáo kịp thời

Khơng kiểm sốt đƣợc tài khoản trung gian

Một số lỗi có tần suất xảy ra nhiều đã giảm so với kỳ trƣớc, tuy nhiên vẫn xảy ra với số lƣợng lớn, đây là những lỗi xảy ra nhiều nhất trong tất cả các nghiệp vụ: thiếu chữ ký của cán bộ trên chứng từ, ghi sai nội dung giữa các yếu tố trên chứng từ, chứng từ có số tiền bằng chữ khơng khớp với số tiền bằng số…

Ngồi ra, một số lỗi liên quan đến cơng tác hậu kiểm mặc dù đã đƣợc cảnh báo nhƣng vẫn xảy ra và có xu hƣớng tăng: bộ phận hậu kiểm khơng kiểm sốt chứng từ và chấm báo cáo kịp thời, khơng kiểm sốt đƣợc tài khoản trung gian dẫn đến tài khoản trung gian còn số dƣ trong thời gian dài hoặc dƣ ngƣợc.

Để quản trị được những RRTN trong nghiệp vụ chứng từ và hạch toán kế toán, BIDV đã ban hành các văn bản và chƣơng trình quản lý nhƣ:

Ban hành mới Quy định về Chế độ chứng từ kế toán nhằm đảm bảo việc sử dụng chứng từ kế toán hợp lý, khoa học, phù hợp với chƣơng trình quản lý nghiệp vụ và thực tế hoạt động của BIDV, tuân thủ quy định của pháp luật và nâng cao chất

Các kết quả đạt đƣợc:

Quy trình QTRRTN tại BIDV